Import Schnittstellen (SST) der Einwohnerkontrolle (EWK)

Zweck und Funktionen

Für mehre Systeme von Gemeinden oder Kantone bietet PUPIL automatisierte Schnittstellen (SST) an. Dies ermöglicht, dass die aktuellen Daten der Einwohnerkontrolle (EWK) laufend in PUPIL importiert werden. Damit entfällt ein manueller Import zur Aktualisierung der Daten von Schüler/innen und dessen Erziehungsberechtige.

Diese Anleitung zeigt die unterschiedlichen Aspekte der Import Schnittstelle Einwohnerkontrolle auf.

Überblick der Funktionen

Derzeit bestehen SST für die Umsysteme GERES (div. Gemeinden bzw. Kantone), LOGANTO (SG), INNOSOLV (div. Gemeinden bzw. Kantone). Von diesen Umsystemen erfolgt eine zentrale Anlieferung der Daten in unterschiedlichen Strukturen (csv / txt / xlsx) an PUPIL. Der korrekte und kontinuierliche Import der angelieferten Daten bei den angeschlossenen Schulträger wird durch PUPIL sichergestellt.

Die Periodizität ist grundsätzlich:

  • INNOSOLV - täglich, teils wöchentlich (OE)
  • LOGANTO - täglich
  • GERES - wöchentlich (SZ)

Der Import berücksichtigt folgende Aspekte:

  • Das Kind / die Schülerin / der Schüler ist im Alter von 0 bis 17 Jahren (17.99).
  • Erstmalig werden sämtliche Informationen von SuS und GV importiert. Danach werden nur noch die Mutationen übertragen
  • Quellen-ID ist der Fremdschlüssel
    Fremdschlüssel anpassen
  • Konfession: Dieser Wert wird von den Gemeinden aus steuertechnischer Sicht betrachtet. Berücksichtigt werden die Einträge katholisch, reformiert und andere. Wird vom Schulträger die Religion detaillierter erfasst, bleibt das Feld leer. In diesem Fall wird das Feld KONFESSION im Register andere Informationen verwendet. Die entsprechende Dropdown-Auswahlliste kann Schulspezifisch geführt werden.
    Die Schule kann beim Setup entscheiden, ob der Wert "Konfession" übergeben werden soll oder nicht.

Abgrenzung

Die EdIS / SV Schnittstelle wird in der separaten HelpDoc "Export aus EdIS / SV sowie Import in PUPIL" erläutert.

Nach dem Import

Erstmalig werden sämtliche Informationen von SuS und GVs importiert. Nachfolgend werden von diesen Datensätzen nur noch die Mutationen eingelesen. Dieses Vorgehen verkürzt den Prozess wesentlich, da nicht laufend die gesamte Datenmenge importiert wird.

Nachfolgend werden typische Sachverhalte erläutert.

Datensatz vor Überschreibung schützen

In gewissen Fällen besteht das Anliegen, dass ein Datensatz in PUPIL durch den Import nicht mehr verändert wird. So z. B., wenn die Familie wegzieht und der SuS deswegen (noch) nicht inaktiv gesetzt werden soll. Mit dem Wert "ja" bei → Benutzer für den Import sperren im Register → andere Informationen werden die Daten in diesem Datensatz nicht mehr verändert.

Benutzer für den Import sperren - andere Informationen

GV - Erziehungsberechtigte inaktiv

Je nach Situation werden GV inaktiv gesetzt oder bleiben aktiv.

  • Ein GV stirbt → der Datensatz wird inaktiv in PUPIL, verbleibt jedoch in der eingetragene Familie
  • Ein GV zügelt weg → der Datensatz bleibt aktiv, die neue Adresse wird nicht importiert
    Achtung: Die Korrespondenzadresse ist manuell entsprechend zu mutieren
Ergänzung: Eltern, die ausserhalb der Gemeinde wohnen, werden vom EWK auch gesendet. Aber nur mit dem letzten Stand, den das EWK hat. Wenn also solche Eltern wieder/nochmals weiterziehen, so müssten sie auf "Benutzer für den Import sperren" = ja gesetzt werden. Und folglich die Adressen von Hand pflegen.

FAQ

  • Inaktiver SuS → aktiver SuS
    Wird ein inaktiver SuS über die SST wieder aktiviert? Nein. Es wird nur die Adresse aktualisiert. Bei diesem SuS ist manuell die neue Klasse mit den entsprechenden Daten zu erfassen. Allenfalls ist das (alte) Austrittsdatum zu entfernen.
  • Zuzug in Notification Center
    Neuzuzüger werden im Notification Center aufgeführt. Ein Wiederzuzug hingegen nicht! In diesem Fall ist der SuS manuell aktiv zu setzen (inkl. Klasse).
  • Vor Umstellung auf SST EWK
    Schulträger bereiten sich auf die Umstellung vor, indem sie die AHV-Nr. bei den SuS und GVs bereinigen. Es ist darf zu achten, dass die AHV-Nr. eindeutig ist (einmaliges Vorkommen). Auf einem Testsystem werden mehrere Durchgänge mit dem Importdatensatz durchgeführt, bis ein befriedigendes Ergebnis erzielt wird.
  • Namensänderungen
    Änderungen von Rufname, Nachname etc. sind von der Gemeinde vorzunehmen. Über die SST wird die Mutation anschliessend in PUPIL übertragen.
  • SuS älter als 18 Jahre
    Ein HPS SuS erreicht das 18. Altersjahr - überschreitet den 18. Geburtstag. Von der SST erfolgt deshalb keine Aktualisierung dieses Datensatzes mehr! Es obliegt fortan beim Schulträger, selber diesen Datensatz à jour zu halten.
    In PUPIL / Master Data / Personen ist also die Adresse der 18-jährigen Tochter manuell nachzuführen.
  • GV waren zuvor selber SuS
    Wenn ehemalige SuS selber zu GVs werden, kann dies noch nicht 100% in PUPIL gebildet werden. Wichtig ist, dass die bisherige SuS-Rolle nicht einfach entfernt wird.
  • GV und Mitarbeitende
    Werden aus GVs auch Mitarbeitende, so ist zu beachten, dass die GV-Rolle belassen wird. Auch wenn die erfassten SuS inzwischen inaktiv wurden.

Tipps und Tricks

Werden Datensätze in PUPIL vermisst, ist häufig der erste Weg zu Master Data / Personen und dort mit leerem Filter und leerem Suchfeld und Schieberegler auf "alle" statt "aktive", um zu klären, ob nicht auch inaktive Datensätze vorliegen.

Sind MUSS-Felder nicht korrekt oder überhaupt nicht befüllt, so wird ein Datensatz NICHT importiert.

E N D E dieser Anleitung.

Sollten Fragen oder Unregelmässigkeiten festgestellt werden, melden Sie bitte den Vorgang mit Vermerken wie gemachte Eingaben und eines Screenshots via support@pupil.ch.


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