Dokumentenverwaltung

Zweck und Funktion

Die Dokumentenverwaltung in Master Data wird zur Erstellung von Vorlagen benutzt, welche z. B. für Versand von Serienbriefen verwendet werden können.

Auf Basis des Schülers / der Schülerin (SuS) und damit verbundenen Daten (z. B. Klasse / GV etc.) können Vorlagen mit diesen Platzhaltern / Seriendruckfeldern erstellt und daraus Seriendokumente generiert werden.

Diese Beschreibung behandelt die beiden Untermenüs Vorlagen [ V ] und Dokumente [ D ] der Dokumentenverwaltung.

[ V ] - Unter Vorlagen befinden sich bereits erstellte Vorlagen

[ D ] - Unter Dokumente sind die damit generierten Dokumente aufgelistet.

Abgrenzung: Unter Navigation Schulleitung | Dokumente können Dateien systematisch in verschiedene Ordner abgelegt werden. Diese können anschliessend von allen Personen mit der jeweils benötigten Berechtigung angesehen oder auch geändert werden. Sprich: Ein Ablagesystem für Dateien aller Art, welche aus PUPIL verwendet werden können. Jene Dokumente stehen in keinem Bezug zu dieser Dokumentenverwaltung.

Zur Beachtung: Voraussetzung für einen reibungslosen Ablauf sind korrekte und vollständige Informationen in den aufgerufenen Datensätzen. Unvollständige Angaben z. B. in Adressen oder Klassen können zu Störungen führen. Häufige "Baustellen" sind falsch erfasste GV beim SuS / Klassen ohne eingetragenen Schulbetrieb.

Neuigkeiten und Erweiterungen

Folgende Erweiterungen aus Neuigkeiten sind in dieser Dokumentation integriert. Die wichtigsten Elemente sind:

2022-12

• Neue Platzhalter bei Schulbetrieb | Klasseninformationen | Lehrpersonen | Schulleiter:innen | Dokumentenersteller:innen
  Aufgeführt sind die neuen Platzhalter in der HelpDoc 2022-12: Neue Platzhalter
• Neu können hinterlegte Bilder (z. B. Portrait) ausgegeben werden.
  Die Beschreibung dazu siehe Kapitel V.5 - Platzhalter Bild [ $bild$ ]

V.0 - Ansicht Vorlagen

Das Fenster [ Vorlagen ] hat folgenden Aufbau

Pos	Beschreibung
A	Vorlagen = Bezeichnungen, z. B. "Skilager Anmeldung Sportart"
B	Hochgeladen von = Ersteller (Benutzer)
C	Vorlagetyp gemäss möglicher Auswahl: Familie | Einzelpersonen | Anstellungsverfügung | Massnahme | Berufsauftrag Vertrag
D	Zuletzt geändert = Datum und Zeit der letzten Mutation
E	Legende zu Funktionen (Beschreibung nachfolgend unter V.1)
F	i Platzhalterübersicht = öffnet die Übersicht sämtlicher verfügbaren Platzhaltern (siehe Abschnitt [ Platzhalter ])
G	+ Neue Vorlage hochladen öffnet das entsprechende Modal zur Erstellung einer neuen Vorlage.

V.1 - Kurzbeschreibung der Funktionen [ E - Legende zu Funktionen ]

Die oben bei [ E ] aufgeführten Icons werden nachfolgend mit der Funktionen und den damit zusammenhängenden Informationen erläutert.

V.2 - Neue Vorlage erstellen

Mit [ + neue Vorlage hochladen ] öffnet sich folgendes Modal:

Eine frei wählbare Bezeichnung für die Vorlage ist zu erfassen. Tipp: Wähle eine aussagekräftige Bezeichnung wie z. B. "Brief Neuzuzüger betr. PUPIL".

Verwendung der verschiedenen Vorlagentypen

Familie: Für jeden SuS wird pro Korrespondenzadresse ein Brief erstellt.

Eltern: Für jeden Elternteil der SuS wird ein Brief erstellt.

Einzelperson: Die ausgewählte Person wird direkt angeschrieben.

Stammdatenüberprüfung: Anschrift der (neuen) Eltern / gesetzlichen Vertreter, um deren vorerfasste Stammdaten verifizieren zu lassen.

Der zu wählende Vorlagentyp bestimmt, welche Platzhalter verwendet werden können. Die Abhängigkeit von Vorlagentyp und Platzhalter ist nachfolgend erläutert. Siehe dazu auch die Matrix Vorlagentypen und Platzhalter am Schluss von Kapitel V3. Platzhalter.

Spezialfall Anstellungsverfügungen

Bei Anstellungsverfügungen wird die Vorlage wohl in der Dokumentenverwaltung erstellt. Das entsprechende Dokument hingegen wird in Master Data | Personen (SuS/GV/P...) | Personen | Besoldungen generiert. Das Vorgehen dazu.

• Dokument "Anstellungsverfügung" mit den gewünschten Platzhaltern aus den Registern "Allgemein" und "Anstellungsverfügungen" einfügen
• Wechsel zu Master Data | ... | Besoldungen und beim betreffenden MA im Register "Besoldungen" auf das Icon "Besoldungsdokumente". Dann im Feld Vorlagentyp die gewünschte Vorlage "Anstellungsverfügung" auswählen. Voraussetzung ist, dass bereits eine Besoldung bei der Mitarbeiterin erfasst ist.

• Mit Button "speichern" wird das Dokument erstellt und befindet sich im Register "Dokumente". Die Werte aus der gewählten Besoldung werden via Platzhalter im neu erstellten Dokument aufgeführt.

V.3 - Platzhalter

Die folgenden Platzhalter können im Word Dokument an beliebiger Stelle hinterlegt werden und werden dann durch die Stammdaten ersetzt. In der Platzhalterübersicht werden sämtliche Platzhalter aufgeführt, welche unterteilt sind in die Register

Allgemein | Einzelpersonen | Eltern | Familie | Anstellungsverfügungen | Massnahme | Vertrag | Stammdatenüberprüfung

Der vorgesehene Vorlagetyp des Dokumentes bestimmt, welche Platzhalter-Register benützt werden können. Ein verständliches "Geht-nicht"-Beispiel: Platzhalter aus [ Massnahme ] im Vorlagetyp [Eltern].

Platzhalterübersicht: Bitte beachte folgende Kombinationsmöglichkeiten:

V.3.1 - Matrix Vorlagentypen und Platzhalter

Zur besseren Veranschaulichung: Welche Platzhalter für welche Vorlagentypen

Vereinfachtes Anwendungsbeispiel mit einer Vorlage Typ Familie

Der Brief soll die Adresse der Familie, die Anrede der Eltern sowie der Name des Kindes enthalten.

Der Platzhalter [ $gv_anrede_begruessung$ ] aus Register [ Eltern ]kann nicht verwendet werden, weil der Vorlagentyp hier [ Familie ] ist.

V.4 - Platzhalterübersicht

Im grauen Feld befinden sich die Platzhalter, rechts daneben die entsprechende Bezeichnung aus der Datenbank (Master Data). Befindet sich der Mauszeiger auf dem Feld des gewünschten Platzhalters, so erscheint das Kopie-Icon. Ein Klick darauf und der Platzhalter-Wert befindet sich in der Zwischenablage. Nach dem Wechsel zum Word Dokument kann dieser Platzhalter-Wert dort an gewünschter Stelle eingefügt werden [ --> Ctrl. + V ].

Die neuen Platzhalter bei Schulbetrieb | Klasseninformationen | Lehrpersonen | Schulleiter:innen | Dokumentenersteller:innen sind in der HelpDoc 2022-12: Neue Platzhalter aufgeführt.

Tipp: [ Windows-Taste + V ]

Markiere und kopiere gleich mehrere Platzhalter-Werte nacheinander. Beim Wechsel ins Word Dokument wird mit [ Windows ] + V --> der Inhalt der Zwischenablage angezeigt und die gewünschte Auswahl kann getroffen werden:

V.5 - Wann welche Platzhalter?

Der Platzhalter $zukuenftig_klasse$ ist nicht gleichzusetzten mit (aus jetziger Sicht) der zukünftigen Klasse! Je nach Selektion ist der Bezug anders.

Die Platzhalter beziehen sich auf das aktuelle Semester - ODER - auf das ausgewählte Semester bei Auswahl von Klassen oder Gruppen. Die nachfolgende Auswahl bedeutet:

1. beim Platzhalter [ $zukuenftig_klasse$ ]
   → ausgehend vom gewählten Semester (oben S1-23-24)
   die Klasse vom Semester 2 (2023-2024)
2. beim Platzhalter [ $aktuelle_klasse$ ]
   → die im Semester 1 (2023-2024) aktuelle Klasse

Die Vorlagen Einteilungen / Klassenzuweisungen können somit in zwei Versionen vorliegen:

1. Auswahl oder Selektion von SuS auf Basis des aktuellen Semesters
   → Platzhalter $zukuenftig….$
2. Selektion von SuS via Klassen oder Gruppen durch Semester Wahl
   → beziehend auf das gewählte Semester
   → Bsp. oben: Platzhalter $aktuell…$ = die in Semester 1 (2023-2024) aktuelle…

Anders formuliert:

• Bei Auswahl [ Semester 1 (2023-2024) ] werden die Platzhalter → (dann) aktuelle Klasse / Schulhaus etc. eingesetzt
• Bei Auswahl [ Personen ] oder [ Filter aus Personen ] wird - ausgehend vom aktuellen Semester - mit Platzhalter "zukuenftig.....  das nächste Semester ausgegeben.

V.6 - Platzhalter Bild [ $bild$ ]

Um den Platzhalter Bild in einer Vorlage zu verwenden, ist folgendes Vorgehen zu wählen:

• Ein Bild in der gewünschten Grösse (Breite x Höhe) in der Vorlage platzieren
  Tipp: Es kann ein x-beliebiges Pseudo-Bild sein. Relevant ist - neben der Position - lediglich das Format mit Breite und Höhe.
• Das Pseudo-Bild mit rechter Maustaste markieren und bei [ Alt-Text anzeigen... ] bzw. [ Alternativtext anzeigen... ] den Platzhalter $bild$ setzen

Nach dem Erstellen des Dokuments werden für alle Personen, bei welchen ein Bild hinterlegt ist, das Bild in diesem Format angezeigt.

Für stärker auf visuelles fokusierte Anwender:innen folgende Darstellung:

[ A ] - Bild mit rechter Maustaste markieren

[ B ] - Alt-Text... / Alternativtext... wählen

[ C ] - den Platzhalter $bild$ hier einfügen

...und die Vorlage wie üblich hochladen

Das Ergebnis:

D - Dokumentenverwaltung | Untermenü Dokumente

Teils durch Auswahl im Untermenü Vorlagen über die Icon rechts oder via Navigation Dokumentenverwaltung | Dokumente wird die Übersicht der bereits erstellten Dokumente oder eine Auswahl davon angezeigt.

Default mässig werden hier die generierten Dokumente aufgelistet mit der zuletzt vom angemeldeten Benutzer verwendeten Vorlagen in der höchsten Version. Mit der eigenen Auswahl in den Suchfeldern lassen sich auch andere Selektionen erstellen. Die Doppelpfeile (rauf-runter) in den Spaltentitelfeldern bewirken die Sortierung der Datensätze nach dieser Spalte. Mehrfachsortierungen sind hier nicht möglich.

In den Suchfelder kann eine Kombination von Vorlage | Klasse | Person | Version gewählt werden - oder alles bleibt leer.

D.1 - neue Dokumente erstellen

Im Modal [ Dokumente erstellen ] stehen zur Auswahl:

Das [ Speichern ] nach der getroffenen Auswahl bewirkt, mit welchem Bezug dieses Dokument verwendet wird. Bei "Klassen" und "Gruppen" sind die Adressaten die entsprechenden SuS. Bei "Personen" werden häufig bestimmte bzw. einzelne Personen ausgewählt. Dafür steht das Suchfeld bei Personen [ bitte wählen ] zur Verfügung. Oder mittels Auswahl [ Filter aus Personen ] kann ein vorhandene r/ zuvor erstellter Filter aus Master Data | Personen ausgewählt werden.

Zur Beachtung: Bitte warten - Der Prozess zur Erstellung sämtlicher Dokument kann einen Moment dauern. Deshalb: Die Bestätigungsmeldung ist abzuwarten, bevor weitere Eingaben erfolgen:

D.2 - herunterladen

Das gewählte Dokument kann ganz rechts über die Icon "herunterladen" oder "in Word öffnen" aufgerufen werden. Werden eins oder mehrere Dokumente gleichzeitig markiert, so werden folgende Button zusätzlich eingeblendet:

D.2.1 - Per E-Mail versenden

Im Modal [ E-Mail versenden ] können [ A ] - Betreff entsprechend bezeichnet werden (freies Textfeld), bei [ B ] - auch eine Kopie der E-Mail an den angemeldeten Benutzer sowie bei [ C ] - den Text in der E-Mail erfasst werden.

D.2.2 - Alle einzeln herunterladen

Öffnet das Fenster "speichern unter" mit der Auswahl des Speicherortes für die Zip-Datei.

D.2.3 - Alle in einem Dokument herunterladen

Öffnet das Fenster "speichern unter" mit der Auswahl des Speicherortes für die Zip-Datei (oder gemäss Browser Einstellung).

Formatierung Abschnittwechsel falsch?

Ein allfälliger Abschnittwechsel (fortlaufend) ist wie folgt in Abschnittwechsel (nächste Seite) zu mutieren:

Den ersten Abschnittwechsel markieren [ 1 ], dann im Register Layout [ 2 ] auf Seite einrichten [ 3 ] und im gleichnamigen Modal das Register "Layout" wählen [ 4 ]. Hier sind diese Einträge vorzunehmen:

Mit dieser Aktion werden die Datensätze in separate Seiten getrennt:

​D.2.4 - löschen​

Dies löscht das Dokument in der Dokumentenverwaltung, nicht aber im entsprechenden Register Dokumente bei Personen!

D.3 - Word öffnen

Öffnet das Dokument direkt im Programm WORD. Dazu ist eine erstmalige Berechtigung für diesen Zugriff freizuschalten. Das Vorgehen ist in dieser HelpDoc Passwort für Zugriff auf Word-Dokumente beschrieben.

D.4 - löschen

Löscht das Dokument, nicht jedoch die bei Personen im Register Dokumente abgelegte Datei.