Anmeldungen (neue Version)

Zweck und Funktion

Mit Modul ANMELDUNGEN lassen sich einfach Anlässe und Events organisieren. Es werden damit Online-Anmelde-Formulare erstellt für den internen wie auch externen Gebrauch. Nach dem Erstellen einer neuen Anmeldung mit den Grundkonfigurationen lassen sich danach beliebige Formularfelder erstellen. Neben Textfeld, Auswahlliste (mehrfach), Zähler etc. steht dafür eine breite Palette an Optionen zur Auswahl.

Der Link zu dieser Anmeldung kann auf der Schulwebsite, einer Klassenpage oder sonst wie kommuniziert werden. Die via Online-Formular erfassten Anmeldungen sind anschliessend bei dieser Anmeldung in der Teilnehmerliste ersichtlich. Die Anmeldung sieht die Erfassende und dessen geteilten Benutzer:innen. Die Teilnehmerliste lässt sich beliebig und mehrfach als Excel-Datei exportieren.

Abgrenzung

Die im bisherigen Modul ANMELDUNGEN (auslaufend) erstellten "Anmeldungen" werden nicht automatisch in die neue Version des Moduls übertragen! Der Grund liegt z. B. in den geänderten (und verbesserten) Funktionen der Formularfelder. Die benötigten "Anmeldungen" sind deshalb in ANMELDUNGEN neu zu erstellen.

1. Übersicht aller Anmeldungen

Unter Schulalltag / LPs wird mit Untermenü Anmeldungen [ A ] das entsprechende Fenster mit der Übersicht der selber erfassten Anmeldungen aufgerufen [ B ] . Plus jene Anmeldungen werden der Benutzerin / dem Benutzer angezeigt, wo andere den Eintrag [ Anmeldung teilen mit ] gemacht haben:

Fenster Anmeldungen

[ C ] - Zur Selektion "nur meine" oder mit denjenigen, wo ich als "teilen mit" aufgeführt bin.

[ D ] - Zur Selektion "alle" oder nur die "aktiven" Anmeldungen

[ E ] - Legende der Icons:

Icon

Beschreibung

1. Status editieren

Grün = aktiv, rot = inaktiv

2. Link kopieren

Damit wird der Link zum Anmeldeformular in die Zwischenablage kopiert, um ihn z. B. bei einer Page der Schulwebsite einzufügen. Oder zur Verwendung in der Dokumentenverwaltung, Vorlagen → für den Versand per E-Mail.

Neu ist der URL dieses Links "https://" vorangestellt.

3. Duplizieren

Damit wird eine Kopie dieser Anmeldung erstellt. Dies aus folgenden Gründen:

- als Vorlage für andere gleichgestaltete Kurse

- als Sicherungskopie

4. Felder Konfiguration

Damit werden im Anmeldeformular / Kontaktformular die individuellen Felder erstellt (siehe Punkt 2. Konfiguration).

5. Liste der Teilnehmenden

Die Liste aller Teilnehmenden kann hier eingesehen und als Excel Datei exportiert werden [ A ] :

Liste der Teilnehmenden
Es ist auch eine kontinuierliche Nachbearbeitung möglich. Die bearbeiteten (heruntergeladenen) Anmeldungen werden hier gelöscht.
Wird z. B. die Kursanmeldung in einem Kundenfeld eingetragen, lassen sich danach via Dokumentenverwaltung einfach Serien per E-Mail versenden.

6. Bearbeiten

Die Kopfdaten der Anmeldung lassen sich damit bearbeiten - auch nachträglich.

2. Felder-Konfiguration

Unter "Felder-Konfiguration" werden die Eingabefelder des Anmeldeformulars / Kontaktformulars erstellt. Hier einige Bespiele:

2.1 Feld erfassen

Um ein neues Eingabefeld / eine neue Konfiguration hinzuzufügen, wird auf [ + neu ] geklickt. Im Modal [ Feld erfassen ] bestehen folgende Möglichkeiten:

Feld erstellen
Im Titel (Feld: Name) dürfen keine Sonderzeichen wie Anführungszeichen, Pfeile, Sterne etc. verwendet werden. Einfache Klammern gehen in Ordnung.

Das Vorgehen dabei ist:

  • Feld bei Name benennen
    Im Feld Name wird das Eingabefeld benannt. Je nach Typ wird dessen Bezeichnung im Feld selber oder als Überschrift des Feldes angezeigt.
  • Typ auswählen (siehe Detailbeschreibung nachfolgend)
  • Erforderlich ja/nein festlegen (das Feld muss oder kann ausgefüllt werden)
  • Auf der Übersicht anzeigen (das Feld ist im Formular aktiv, inaktiv)
  • Ordnung festlegen (Tipp: Hauptelemente wie Kopf, Einleitung, Anmeldung etc. mit Hunderter- oder Tausender-Werte (1'000, 2'000...) damit sich auch nachträglich Felder einfügen und positionieren lassen.
  • dann speichern, denn erst anschliessend - mit wieder öffnen - lassen sich z. B. die gewünschten Auswahlfelder erfassen
  • Infotext notieren (nur für intern)
Die Felder Vorname, Name und E-Mail sind fix vorgegeben, auch in der Ordnung. Sie können lediglich auf anzeigen oder nicht anzeigen gesetzt werden. Grund: Diese drei Felder sind die minimale Informationen, welche bei einer Anmeldung erforderlich sind. Deswegen werden sie fix vorgegeben.

2.2 Typ wählen

Hier wird der Typ der neuen Konfiguration gewählt, welche nachfolgend im Detail beschrieben wird.

Textfeld

Es wird ein Textfeld generiert, welches nur eine einzeilige Eingabe möglich macht.

Textbereich (mehrzeilig)

Für längere Eingaben kann das Textfeld (mehrzeilig) gewählt werden. Somit hat die anmeldende Person genügend Platz für ausführlichere Bemerkungen. Die Feldgrösse passt sich automatisch dem erfassten Text an.

Das Feld darf nicht mehr als 10'000 Zeichen haben

Auswahlkasten

Mit diesem Feld wird ein Auswahlkasten generiert, welcher von der Benutzerin / vom Benutzer angekreuzt werden kann oder muss. Beispiel:

Auswahl (einfach)

Aus dieser Auswahlliste kann nur eine Antwort angewählt werden.

Tipp: Feld erfassen und speichern. Danach wieder mit [ bearbeiten ] öffnen. Erst so ist es möglich, die gewünschten Auswahlfelder anzulegen:

Mehrfachauswahl

Bei dieser Auswahlliste können mehrere Antworten angewählt werden.

Das Vorgehen für die Erfassung der Auswahlfelder ist wie oben beschrieben.

Option Ja/Nein

Das Optionsfeld funktioniert gleich, wie die Auswahl (einfach). Es unterscheidet sich lediglich im Design. Bsp.:

Option anpassen

Die Optionen lassen sich hier wie bei der Auswahl benennen. Die Anzeige unterscheidet sich wieder im Design:

Anzeige im Anmeldeformular:

Datum

Es erscheint im Anmeldeformular ein Kalender, wo das betreffende Datum angewählt werden kann.

Zähler

Beim Zähler kann von der anmeldenden Person eine Zahl zwischen 1 und Unendlich angegeben werden.

Die beim Abschnitt Extra aufgeführten Elemente dienen der Gestaltung und Gliederung des Anmeldformulars.

Titel

Der Titel kann als Kurzinformation für die Anmeldung genutzt werden. Dieser erscheint in grösserer Schrift.

Informativer Text

In kursiver Schrift erscheint der informative Text, welcher die anmeldenden Person über die bestimmte Anmeldung informiert.

Trennlinie

Mit der Trennlinie können verschiedene Abschnitte in der Anmeldung voneinander visuell getrennt werden.

Ein Beispiel, wie das Anmeldeformular aufgebaut werden kann:

3. Neue Anmeldung erfassen

Unter Schulalltag, Anmeldungen werden Events für einen gewissen Zeitraum aufgeschaltet und Personen können sich dazu anmelden. Je nach gewählter Spezifikation lassen sich z. B. die Teilnehmerzahl beschränken, eine Anmeldefrist verlängern oder laufend die Anmeldungen abarbeiten. PUPIL ermöglich so eine einfache und flexible Organisation von Events.

Anmeldungen (Beta)

Via Button [ + Anmeldung erstellen ] wird das entsprechende Modal angezeigt und die Kopfdaten für ein neues Anmeldeformular können erfasst werden:

Anmeldung erstellen

Feld

Beschreibung

1. Titel

Name des Events

2. Beschreibung

Eine Beschreibung über das Event (Einleitung)

3. Anmeldefrist von-bis

Von welchem Zeitpunkt bis zu welchem Zeitpunkt sich die jeweiligen Personen anmelden können

4. Anmeldeformat

Definieren, ob sich Personen nur einzeln oder in Gruppen anmelden können.

Mehrfach = ermöglicht die Angabe der Anzahl Teilnehmenden.

Anmeldung bearbeiten - Anmeldeformat

Musteransicht - hier an letzter Position im Anmeldeformular aufgeführt:

Anzahl der Teilnehmenden

5. Limit-Typ

Wie viele Personen sollen sich anmelden dürfen? Hier kann ein Limit gesetzt werden. Bei Auswahl von "weiches Limit" oder "hartes Limit" wird zusätzlich das Feld "Teilnehmerlimit" zur Eingabe der gewünschten Anzahl eingeblendet.

Limit-Typ

Kein Limit: Es können sich beliebig viele Personen anmelden.

Weiches Limit: Auch wenn das Limit erreicht wurde, können noch Registrationen getätigt werden. Diese kommen auf eine Warteliste. Die oder der Anmeldende wird darüber informiert.

Mehrfachanmeldungen Anmeldeformat weiches Limit

Hartes Limit: Bei dem harten Limit kann keine Registration mehr gemacht werden, sobald das Limit erreicht wurde.

Mehrfachanmeldungen Anmeldeformat hartes Limit

Hinweis: Das Limit bezieht sich auf die Anzahl der Teilnehmenden, nicht auf die Anzahl Registrationen.

6. Pro E-Mail nur eine Anmeldung

Beim Status "ja" kann mit der gleichen E-Mail-Adresse nur eine Anmeldung erfasst werden.

7. Anzeige im Web

Ist die Anmeldung nur für Mitarbeitende (intern) oder auch für Externe ersichtlich?

8. Text Anmelde-Button

Definieren, welcher Text im Anmeldebutton stehen soll.

z. B. "Anmeldung jetzt senden"

9. Eingangsbestätigung

Die angemeldete Person erhält automatisch eine Eingangsbestätigung per E-Mail.

10. E-Mail Benachrichtigung

Wenn E-Mail Benachrichtigung angewählt wurde, wird der interne Verfasser dieser Anmeldung sowie die unter "...teilen mit" erfassten internen Mitarbeiter benachrichtigt.

11. Anmeldung teilen mit

Neben der Erstellerin oder dem Ersteller können weitere (interne) Benutzer:innen beteiligt werden, um diese Anmeldung zu bearbeiten.

Ist [ 10 ] E-Mail Benachrichtigung aktiviert, erhalten auch diese Beteiligten eine Benachrichtigung.

12. Status

Eine erstelle Anmeldung kann nicht gelöscht werden. Ist sie nicht mehr aktuell bzw. wird sie nicht mehr gebraucht, so wird sie inaktiv gesetzt.

Mit den Schiebereglern [ Nur von mir erstellte Anmeldungen ] und [ Aktiv ] kann der Fokus auf nur meine aktiven Anmeldungen gefiltert werden.

4. Ansicht Webseite

Auf der Webseite können sich nach der Freigabe der Anmeldung Personen sehr einfach für das Event anmelden:

Muster Anmeldeformular

Sollten Fragen oder Unregelmässigkeiten festgestellt werden, melde bitte den Vorgang mit Vermerken wie gemachte Eingaben und eines Screenshots via support@pupil.ch.


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