Sitzungen & Protokolle (neu)

A - Einführung und Vorbereitung 

Zweck und Funktionen

Das Modul Sitzungen bietet eine umfassende Lösung für die Planung, Durchführung und Dokumentation von Sitzungen, insbesondere für Behörden und Lehrerteams. Es ermöglicht die kollaborative Erstellung, Bearbeitung und Nachverfolgung von Traktanden sowie die strukturierte Protokollführung und Aufgabenverwaltung. Die Möglichkeit, Traktanden zu kategorisieren, Amtsperioden und Registraturen zu verwalten sowie Protokollauszüge zu erstellen zu speichern und zu verteilen, trägt zusätzlich zur Effizienz bei. Die Erstellung der Protokolle, Protokollauszügen oder Traktandenlisten basiert auf individuell formatierbaren Word-Vorlagen. 

Das neue Modul SITZUNGEN löst die bestehende Sitzungslösung unter der Hauptnavigation Schulbehörde ab.

Hierarchie innerhalb des Moduls Sitzungen 

Die Hierarchie innerhalb des Moduls sieht folgendermassen aus: 

▶️ Sitzungen & Protokolle: Unter dieser Kategorie werden alle Sitzungen und deren wichtigen Informationen aufgelistet. 

▶️ Beschlüsse: Hier werden alle getätigten Beschlüsse sitzungsübergreifend aufgelistet. 

▶️ Pendenzen: Innerhalb der jeweiligen Sitzung können Pendenzen zu Traktanden erfasst werden. Der Navigationspunkt bietet eine sitzungsübergreifende Auflistung aller Pendenzen. 

▶️ Gremien: In Gremien können neue Gremien erstellt werden. Auch die Zugriffsberechtigungen für das entsprechende Gremium wird hier definiert. 

▶️ Einstellungen: In den Einstellungen werden die Grundeinstellungen zu den Gremien verwaltet. Diese Einstellungen bildet die Vorlage für die Erstellung der einzelnen Sitzungen. 

A1 - Grundeinstellungen 

Bevor das Sitzungsmodul in den Einsatz genommen werden kann, sind die Gremien und ihre Mitglieder/-innen sowie die Grundeinstellung zu erfassen. Ebenso sind die entsprechenden Vorlagen zu erstellen. 

Gremien & Rechtverteilung 

Button [+ Gremium erstellen ]: Mit Klick auf diesen Button öffnet sich ein Modal, um ein neues Gremium zu erstellen. In diesem Modal können der Name des Gremiums hinzugefügt werden und der Status (aktiv oder inaktiv) festgelegt. Zusätzlich wird festgelegt, wer mit welchen Grundrechten Zugriff/Einsicht zu diesem Gremium erhält: 

• Administrator/-innen: Verfügen über umfassende Rechte für das entsprechende Gremium und deren Sitzungen. Im Normalfall werden Protokollführende sowie der Vorsitz mit Administrations-Rechten versehen. 
• Mitglieder/-innen: Hier werden ständige Mitglieder dieses Gremiums definiert, welche aktiv an den Sitzungen teilnehmen. Teilnehmende werden als Einzelpersonen ausgewählt. 
• Sichtbar für:  Optional können Rollen definiert werden, welche die Sitzungen des entsprechenden Gremiums einsehen und auf das Protokoll zugreifen können. Diesen Rollen zugehörige Personen können jedoch Traktanden nicht bearbeiten und sind im Normalfall nicht selbst Teilnehmende der Sitzung (nur Leserechte zur Information). 

Action Icons: Das Gremium kann bearbeitet werden und sofern es noch nicht verwendet worden ist, auch gelöscht werden.   

Grundsätzlich gilt für das komplette Sitzungsmodul: Benutzer/-innen haben nur Zugriff und Einsicht auf Sitzungen eines Gremiums, dem sie auch zugewiesen sind. 

Folgende Tabelle gibt einen Überblick, welche Rolle über welche Rechte innerhalb des Sitzungsmoduls verfügt. 

Einstellungen vornehmen 

In den Einstellungen können wiederkehrende Informationen und Vorlagen zu den einzelnen Gremien definiert werden. Um die Einstellungen eines Gremiums zu ändern/hinzuzufügen, ist dieses auszuwählen.  

Basierend auf diesen Einstellungsinformationen werden die einzelnen Sitzungen erstellt. Diese Einstellungen dienen somit als "Vorlage" für die einzelnen Sitzungen.

Die Einstellungen sind in folgende Register gegliedert. 

▶️ Allgemein: Unter Allgemein werden die wiederkehrenden Basisangaben der Gremiumssitzungen definiert. Bei der Sitzungserstellung werden diese Informationen bereits vorabgefüllt. Hinweise zu einzelnen Einstellungen: 

• Teilnehmende: Ergänzen Sie hier die Teilnehmenden, welche grundsätzlich an jeder Sitzung anwesend sind. 

Ist in den Master Data der entsprechenden Person eine Funktion gepflegt, wird diese Bezeichnung in die Tabellenspalte “Funktion” übernommen. Die Funktion kann über einen Klick in die Zelle direkt bearbeitet und mit dem blauen Haken bestätigt werden.  

Nur Personen, die unter dem Gremium als Mitglieder:innen definiert wurden, können hier hinzugefügt werden. 

• Anzeige der Traktandennummer: Hier lässt sich festlegen, in welchem Format die Darstellung des nummerierten Traktandums erfolgen soll. 

2) Vorlagen: Hier kann festgelegt werden, welche Vorlagen innerhalb einer Sitzung bei Klick auf die entsprechenden Funktionen bereits vorausgewählt sind. 

Die Felder können auch leergelassen werden.  

Desweitern lässt sich der E-Mail Text für die beiden Funktionalitäten zum Versand einer Sitzung/Protokoll oder eines Traktandums definieren. Beim effektiven Versand können diese Texte jederzeit nochmals angepasst werden. (Hier kann mit den beiden Variablen $vorname$ und/oder $nachname$ gearbeitet werden.  

3) Traktandumskategorien: Die Traktandumskategorie dienen der Kategorisierung der Traktanden. Diese Kategorien werden automatisch auf alle Meetings in diesem Gremium übernommen (und können dort jedoch jederzeit nochmals bearbeitet werden).   

Ein Modal wird geöffnet, um eine neue Traktandumskategorie zu erstellen, indem man auf „+ Traktandumskategorie erstellen“ klickt. Folgendes kann definiert werden: 

• Die Reihenfolge kann durch das Ordnungsfeld bestimmt werden. (Wir empfehlen hier, in 10er oder 100er Schritten zu arbeiten, um zu einem späteren Zeitpunkt einfach zusätzliche Kategorien dazwischen schieben zu können). 
• Optional kann eine kurze Beschreibung zur Kategorie ergänzt werden. 
• Es kann definiert werden, ob die Kategorie von allen Mitgliedern bearbeitet werden kann. Dadurch ist es möglich, dass alle Mitglieder neue Traktanden in diese Kategorie aufnehmen.  
• Optional kann die Kategorie einem Informationstyp zugeordnet werden.  

Durch die Action-Icons können diese Kategorien bearbeitet werden und sofern sie nicht verwendet, werden auch wieder gelöscht werden. 

4) Traktandenart: Die Traktandenart ist eine zusätzliche Möglichkeit die Traktanden zu unterteilen, zu charakterisieren. Dieses Feld kann je nach Bedarf individuell benutzt und definiert werden (früherere Bezeichnung: Traktandumssubkategorie). 

5) Standardtraktanden: Wird eine neue Sitzung für dieses Gremium angelegt, kann die Traktandenliste bereits durch die hier definierten Standardtraktanden vorbefüllt werden. 

Wenn man auf „+Standardtraktandum erstellen“ klickt, öffnet sich ein Modalfenster. Im rechten Teil kann das Traktandum charakterisiert und einer Kategorie zugewiesen werden.  Neben dem Titel.  Zudem können die verantwortlichen Personen angewählt werden, jedoch nur diejenigen, für welche das Gremium sichtbar ist. Dies verantwortlichen Personen (sowie die definierten Gremiumsadministratoren) können das entsprechende Traktandum innerhalb der Sitzung bearbeiten. Sollen alle Mitglieder des Gremiums das Traktandum bearbeiten können, kann der Regler “für Mitglieder bearbeitbar” aktiviert werden. 

6) Amtsperioden: Durch Klicken auf «+ Amtsperioden» lässt sich eine neue Amtsperiode hinzufügen, damit später eine Sitzung der Amtsperiode zugeordnet werden kann.  

7) Registratur: Abhängig des Gremiums ist das Erfassen des Registraturplans notwendig, um Traktanden den entsprechenden Registraturen zuzuweisen. In PUPIL ist ein dreistufiger Registratur-Plan abbildbar: 

• Ebene 1: Registraturkategorie 
• Ebene 2: Registratursubkategorie 
• Ebene 3: Registratur  

Die Traktanden werden der 3. Kategorie zugeordnet (Registratur). Die Registratur kann nur gelöscht werden, wenn sie nicht verwendet wird.  

A2 - Vorlagen 

Aus dem Sitzungsmodul direkt werden keine PDFs erstellt. Stattdessen wird mit Word-Vorlagen gearbeitet, in der Dokumentenverwaltung haben sie die Möglichkeit Ihr eigenes Design zu erstellen. 

Diese Vorlagen müssen initial eingerichtet und erstellt werden. . Unter "Vorlagen von PUPIL" stehen verschiedene Beispiele zur Verfügungen, die auch beliebig kombiniert und angepasst werden können. Abhängig von Ihren schulinternen Prozessen können dies mehr oder weniger viele sein: Traktandenliste, Vorprotokoll, Protokoll, Protokollauszug oder falls benötigt ein Beschlussprotokoll. 

Die Vorlagen werden unter Master Data – Dokumentenverwaltung – Vorlagen abgelegt. 

Ausführliche generelle Informationen zur Erstellung von Vorlagen finden Sie unter: Dokumentenverwaltung

Für das Sitzungsmodul stehen 3 unterschiedliche Vorlagentypen zur Verfügung: 

Für die generellen Sitzungsvorlagen und das Sitzungsprotokoll steht ein identisches umfangreiches Set an Platzhalter zur Verfügung, welches über die Platzhalterübersicht aufgerufen werden kann. 

FAQ zu den Sitzungsvorlagen

Gibt es Vorlagen von PUPIL, die wir als Grundlage nehmen können, um darauf basierend unsere eigenen Vorlagen zu erstellen? 

> Ja, diese Vorlagen finden Sie unter dem Reiter “Vorlagen von PUPIL” im Ordner “Sitzungen”. 

Können Variablen auch in der Kopf- und Fusszeile verwendet werden? 

Folgende Platzhalter können in die Kopf- und Fusszeilen eingebaut werden: 

• $protokoll_gremium$ 
• $protokoll_sitzungsdatum$ 
• $protokoll_amtsperiode$ 
• $zeitstempel$ 

Was ist der Unterschied zwischen den verschiedenen Teilnehmenden-Variablen? 

• Folgende Beispiele geben ein Überblick über die verschiedenen Teilnehmenden-Variabeln: 

Wie funktionieren die BLOCK-Variabeln? 

BLOCK-Variablen haben zwei Funktionsweisen: 

• BLOCK-Variabeln prüfen zudem, ob zu den Variabeln, welche umschlossen werden, Inhalte gibt. Falls nicht, wird alles innerhalb des BLOCKS nicht ausgegeben. z.B. Alles innerhalb des Platzhalter $BLOCK_SUB_traktandum_erwaegung$ wird nur ausgegeben, wenn innerhalb von PUPIL im Textfeld “Erwägung” auch etwas geschrieben wurde. 

• BLOCK-Variabeln führen eine Abfrage mehrmals durch. Das heisst, es wird innerhalb des Blocks $BLOCK_traktandum$ nicht nur ein Traktandum ausgegeben, sondern alle. 

Blocks müssen immer geöffnet und geschlossen werden. Benötigen Sie hier Unterstützung, wenden Sie sich bitte an den Support. 

Kann ich Tabellen verwenden? 

Ja, Tabellen können beispielsweise verwendet werden, um Traktandenlisten oder eine Übersicht der offenen Pendenzen zu erstellen.  

Was muss ich wissen, wenn Texte aus dem Froala-Editor aus PUPIL im Word ausgegeben werden? 

Die Texte aus dem Froala-Editor (z.B. Inhalt, Sachverhalt, Erwägung, ...) werden immer in der Word-Formatvorlage “Standard” ausgegeben. Somit ist zu beachten, dass diese Variabeln auch im “Standard” formatiert sind.  Hinweis: Froala als auch Word gibt innerhalb der Formatvorlage “Standard” die Aufzählungen und Listen mit einem Einzug aus. Dies kann aktuell nicht übersteuert werden. 

B - Sitzungen verwalten 

B1 - Ansicht: “Sitzungen & Protokolle” - Übersicht 

Innerhalb des Navigationspunktes «Sitzungen & Protokolle» sind alle Sitzungen aufgelistet. Benutzer:innen sehen nur diejenigen Sitzungen von Gremien, denen sie auch zugeteilt sind. 

1. Es kann nach Gremium, bevorstehende und vergangene Sitzungen, Vorsitzende/r und Status gefiltert werden. Ausserdem hat es ein Suchfeld, das die Sitzungen und deren Traktandeninhalte mit einer Volltext-Suche durchsucht.  
2. Unter den Aktionen kann über das Bearbeiten-Icon in die Detail-Ansicht der Sitzung gewechselt werden.  Sitzungen löschen ist nur für Administratoren möglich. Sobald ein finales Protokoll hochgeladen und der Protokollstatus auf “genehmigt” gesetzt wurde, erscheint auf dieser Ansicht ein PDF-Icon, um das dazugehörige Protokoll unkompliziert aufrufen zu können. 
3. Administratoren verfügen über die Schaltfläche [+ Sitzung erstellen], um neue Sitzungen für ihre Gremien anzulegen. 

Eine neue Sitzung erstellen 

Wenn eine neue Sitzung erstellt wird, werden die in den "Einstellungen – Allgemein" vermerkten Basisangaben bereit vorausgefüllt. Diese können jedoch jederzeit angepasst werden. 

1) Erste Traktandumsnummer der aktuellen Sitzung:  Das Feld «Erste Traktandumsnummer der aktuellen Sitzung» ist für das Nummerieren der Traktanden verantwortlich (nicht zu verwechseln mit der dynamischen Gliederungsnummer). Die Traktanden werden bei vielen Schulbehörden über alle Sitzungen durchnummeriert. Dieses Feld ist dafür da, dort weiterzumachen wo die letzte Sitzung aufgehört hat. Es wird nicht direkt an die letzte Sitzung angeknüpft. Dies muss manuell eingetragen werden. 

2) Erste Seitenzahl der aktuellen Sitzung: Werden die Protokolle mit einer fortlaufenden Seitenzahl-Nummerierung erstellt, kann die ersten Seitenzahl des Protokolls dieser Sitzung hier definiert werden. Es wird nicht automatisch an die letzte Sitzung angepasst, dies muss manuell erledigt werden.(Hinweis: Diese Seitenzahl wird nur in Dokumente des Vorlagentyps “Sitzungsprotokoll”) übernommen. 

Die Nummer der aktuellen Sitzung wird für jede Sitzung manuell gesetzt. Diese Nummer wird auch im Protokoll zu sehen sein. Auch diese wird nicht automatisch rauf gezählt. 

3) Standardtraktanden erstellen: Wird dieser Toggle aktiviert, werden die in den Einstellungen des Gremiums definierten Standardtraktanden bereits ergänzt. (Die definierten Kategorien werden immer übernommen.) 

B2 - Ansicht: “Sitzungen & Protokolle” - Einzelansicht einer Sitzung 

Die Einzelansicht einer Sitzung besteht aus drei Reitern: 

Reiter Basisinformationen:  

A) Grundlegende Informationen, die bei der Sitzungserstellung definiert wurden. Ergänzt dazu kann der Protokollstatus und der Status der Sitzung gepflegt werden: 

• Sitzungsstatus: Bei offenem Status können die Mitglieder die Traktanden im Reiter “Traktanden” bearbeiten. Wird die Sitzung in den Status “Abgeschlossen” gesetzt, ist ein Bearbeiten der Traktanden nicht mehr möglich. Nur Administratoren können den Status wieder zurücksetzen und die Traktanden nochmals freigeben. 
• Protokollstatus: Der Protokollstatus kann zwischen «In Vernehmlassung» oder «Protokoll genehmigt» entschieden werden. «In Vernehmlassung» bedeutet, dass das Protokoll entweder noch nicht da ist oder noch nicht fertig gestellt wurde. Das Protokoll kann in diesem Status noch bearbeitet werden.  Sobald der Protokollstatus auf “Protokoll genehmigt” geändert wurde, kann das finale Protokoll nicht mehr ausgetauscht werden, es sei denn der Admin stelle den Status wieder um. Zusätzlich erscheint das PDF-Icon auf der Sitzungsübersicht. 

B) Teilnehmende & Gäste 

Die Teilnehmenden werde basierend auf den Einstellungen in die Sitzung übernommen. Personen, die zwar Teil des definierten Gremiums sind, in den Einstellungen aber nicht als Teilnehmende definiert wurden, können hier nochmals hinzugefügt werden. Die Funktion kann nur innerhalb der Einstellungen bearbeitet werden. 

Gleichermassen können auch Gäste zu der Sitzung eingeladen werden, für diese gibt es unter den Teilnehmenden ein Feld « Gäste». 

C) Protokoll: Auf der rechten Seite kann das (finale) Protokoll hinzugefügt werden. Meist wird hierzu das im Word erstellte und finalisierte Protokoll als PDF abgespeichert – und falls gewünscht mit Anlagen zu einem PDF zusammengefügt. Dieser Schritt geschieht ausserhalb von PUPIL. Hier ist nur der Upload einer Datei möglich. Das Protokoll kann nur hochgeladen werden, solange der Protokollstatus auf "In Vernehmlassung" steht.

Reiter Traktanden 

Bei der Traktandenansicht handelt es sich um den Kern der vorzubereitenden und durchzuführenden Sitzungen.  

A) Alle Kategorien mit den dazugehörigen Traktanden und deren Basisinformationen werden in dieser Auflistung zusammengestellt. Die Nummerierung links entspricht der Gliederung der Sitzung und kann über das Feld Ordnung in der Kategorie und im Traktandum gesteuert werden.

B) Über die Aktionen können die einzelnen Kategorien und Traktanden bearbeitet, eingesehen und weitere Aktionen vorgenommen werden. 

C) Über den Button “Drucken” können die gewünschten Worddokumente wie Traktandumsauszug, Protokolle oder Traktandenlisten erstellt werden. 

Beschreibung der zur Verfügung stehenden Aktionen: 

Der Button “Neu” oben links steht nur Administratoren zur Verfügung. Hier können neue Kategorien, aber auch Traktanden ergänzt werden. 

Traktandum erstellen / bearbeiten: 

Das Traktandumsmodal besteht aus mehreren Reitern. Bei den Basisangaben können unter anderem folgende Felder gepflegt werden: 

• Inhalt (optional): Kann als Kurzusammenfassung des Sachverhalts, Erläuterung, etc. genutzt werden.
  Auch eignet sich das Inhaltsfeld zur kompletten Protokollierung von kleineren, weniger formellen Traktanden wie bei Teammeetings. 
• Verantwortliche Personen: Hier eingetragene Personen verfügen über zusätzliche Rechte zur Bearbeitung des Traktandums. 
• Unsichtbar für Benutzer: Traktanden können für einzelne Personen “versteckt” werden. 
• Durch Mitglieder bearbeitbar: Wieder dieser Toggle aktiviert, können alle Gremiumsmitglieder dieses Traktandum bearbeiten. 

In den weiteren Reitern kann (je nach Bedarf) der Sachverhalt, Erwägungen, die Anträge, die Beschlüsse sowie Information und Öffentlichkeitsarbeit gepflegt werden.

Drucken - Word-Dokumente erstellen: 

Über die Schaltfläche Drucken können nun Word-Dokumente für verschiedene Zwecke generiert werden. 

Die vier zur Auswahl stehenden Optionen sind mit den in den Einstellungen definierten Vorlagen verknüpft. Das heisst: Wenn “Protokoll drucken” gewählt wird, ist im folgenden Modal die Vorlage für das Protokoll bereits vorausgewählt. Gleiches gilt für die übrigen Optionen. 

Die Vorlage kann aber jederzeit vor dem Druck noch geändert werden. Mit Ausnahme des Protokollauszugs verbirgt sich hinter allen vier Optionen die gleiche Funktion. 

Protokollauszug: Sollen in einem Protokollauszug mehrere Traktanden zusammengefasst werden (oder auch nur 1 Traktandum), können diese über die Checkbox vor der Gliederungsnummer markiert werden. Wird dann über “Protokollauszug drucken” das Dokument erstellt, werden nur die markierten Traktanden berücksichtigt.  

Reiter Pendenzen 

Im Register «Pendenzen» sind alle Pendenzen von dieser Sitzung aufgelistet. Sie können dort bearbeitet und gelöscht werden. Es kann keine neue Pendenz erstellt werden. Dazu muss in das Register “Traktanden” gewechselt werden.  

B3 - Ansicht: Beschlüsse 

In diesem Bereich werden alle Beschlüsse abgelegt. Standardmässig ist die Liste nach Datum gefiltert. Sie können zusätzlich nach einem bestimmten Gremium filtern oder im Suchfeld gezielt nach einem Beschluss suchen. Bei der Suche werden folgende Felder durchsucht: 

• Beschluss-Inhalt 
• Traktandumstitel 
• Traktandumsnummer 

Die Beschlussnummer wird automatisch generiert und ist fortlaufend pro Gremium und pro Amtsperiode.  

Auf der rechten Seite bei den Action-Icons kann der gesamte Beschlusstext angezeigt werden. Das Icon «Sitzung öffnen» führt direkt zur entsprechenden Sitzung und deren Informationen im Register “Sitzungen & Protokolle”. 

Über die Checkboxen in der Liste können Beschlüsse ausgewählt werden. Mithilfe des Buttons «Auswahl drucken» lassen sich mehrere Beschlüsse in einem Beschlussprotokoll zusammenfassen. 

Für das Beschlussprotokoll gibt es einen eigenen Vorlagentyp. Unter den Platzhalter-Übersicht finden Sie die Variablen, die für das Beschlussprotokoll verwendet werden können. 

B4 - Ansicht: Pendenzen  

Die Ansicht Pendenzen gibt eine Übersicht über alle erfassten Pendenzen. 

Standardmässig sind die Toggles “Nur offene Pendenzen” und “Nur meine Pendenzen” aktiviert und die Pendenzen somit vorgefiltert. 

Über die Actions-Icons lassen sich die Pendenzen bearbeiten oder als Administrator:in auch löschen. Ausserdem öffnet sich durch den Button «Sitzung öffnen» die Sitzung, in welcher die Pendenz erfasst ist. 

Pendenzen können nicht nur direkt auf dem Traktandum unter “Sitzungen & Protokolle” erstellt werden, sondern auch auf dieser Ansicht. Um eine neue Pendenz zu erstellen, wird auf den Button «+ Pendenz erstellen» geklickt. Dadurch öffnet sich ein Modal, in dem zunächst die Sitzung ausgewählt werden muss, zu der die Pendenz gehört. Zusätzlich ist ein Traktandum, die verantwortliche Person oder Personen sowie eine Beschreibung anzugeben.