Schuljahreswechsel

Der Schuljahreswechsel steht bald an. Mit einem einzigen Knopfdruck kann ins nächste Schuljahr gewechselt werden. Damit dann aber auch alle Zuteilungen und Einstellungen stimmen, müssen Vorbereitungen getroffen werden.

Den Schuljahreswechsel werden wir für jede Schule in der ersten Woche der jeweiligen Sommerferien durchführen.

Falls Sie zu einem der Punkte Fragen oder Anmerkungen haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Projektleiter oder an support@pupil.ch.

0. Semster anlegen

Unter Master Data -> Schulen/Klassen/Gruppen -> Semester finden Sie die nötigen Tools für den Semester- und den Schuljahreswechsel. (Optional: Hier wird diese Seite detaillierter erklärt und der Unterschied zwischen Semesterwechsel und Schuljahreswechsel aufgezeigt.)

Damit wir später ins nächste Semester wechseln können, muss dieses erst erstellt werden. Klicken Sie dafür auf den Button [+Neues Semester erstellen] und bestätigen Sie das Erstellen des neuen Semesters auf dem sich öffnenden Fenster.

Es empfiehlt sich unter Umständen direkt zwei Semester weitere Semester zu erstellen. Somit wäre direkt das ganze Schuljahr erstellt.

1. Schülerinnen und Schüler erfassen

Zuerst müssen die SuS des nächsten Schuljahres im Umsystem (EdiS, Lehreroffice, Scolaris), falls vorhanden, oder in der Master Data von PUPIL erfasst werden. Im Thurgau und im Kanton St. Gallen verwenden alle Schulen das SV, was die Hauptquelle der Daten ist. Die Schüler müssen zwingend da erfasst werden.

Die meisten SuS sind schon erfasst und aktiv, da sie nicht neu in die Schule eintreten sondern nur die Klasse wechseln.

Eintretende Schülerinnen und Schüler müssen komplett neu erfasst werden, bei austretenden SuS muss das Austrittsdatum erfasst werden (= letzter Tag an der Schule).

2. Klassenzuteilung fürs nächste Schuljahr einpflegen

Wenn alle SuS erfasst sind, müssen sie den neuen Klassen zugewiesen werden. Bei den meisten Schulen geschieht dies auch in den Umsystemen. Aus den Umsystemen wird aber nur eine Klassenlehrperson an PUPIL weitergegeben. Das heisst, dass jegliche weitere Lehrpersonen in der Master Data von PUPIL nachgetragen werden müssen (erklärt unter Punkt 2.3).

Diese Punkte sind nur kurz und knapp beschrieben, da wir davon ausgehen, dass die Schulverwaltung sie grundsätzlich beherrscht. Bei Fragen können Sie sich bei Ihrem Projektleiter oder beim Support melden.

2.1 Schülerinnen und Schüler aus dem SV/EdiS - mit Schnittstelle

Der automatische Import läuft, sobald mindestens 50% der SuS im nächsten Schuljahr einer Klasse zugeteilt sind. Für eine komplette Zuteilung müssen die Einträge im SV vollständig gemacht werden.

2.2 LehrerOffice / Scolaris / SV / EdiS - ohne Schnittstelle

Ohne Schnittstelle müssen zuerst die neuen Lehrpersonen erfasst werden (Mitarbeiter Import), damit diese beim Erfassen der Klassen als Lehrpersonen zugewiesen werden können.

Die Zuteilungen der SuS in die Klassen müssen vollständig im Umsystem getätigt werden, anschliessend muss ein Export generiert und in PUPIL importiert werden.

SV / EdiS - ohne Schnittstelle

Wie der Export aus dem SV / EdiS gemacht wird, kann in diesem Artikel nachgelesen werden.

LehrerOffice - Screenshots für Export

WICHTIG: Dieser Export darf nur an den Schulen gemacht werden, an welchen das LehrerOffice das führende System für die Stammdaten ist. Wenn Sie sich diesbezüglich unsicher sind, fragen Sie bei Ihrem Projektleiter oder dem Support von PUPIL nach!

Import in PUPIL

Nachdem der Export erstellt wurde, kann er in PUPIL in der Master Data importiert werden. Dies wird in der Master Data unter Personen mit dem Button [ + Importieren ] gemacht.

Mit der aktivierten Checkbox "Alte Klassenzuordnungen löschen" werden alle vorhandenen Klassenzuordnungen im gewählten Semester gelöscht. Die vergangenen Semester werden nicht angerührt.

2.3 Klassenzuteilung in der Master Data von PUPIL

In der Master Data unter Klassen können die Einstellungen fürs nächste Schuljahr getätigt werden. Bei einer bestehenden Klasse kann man einstellen, was mit den SuS und der Lehrperson dieser Klasse geschehen soll.

In grün sind die Schritte aufgezeigt, wie Sie zu dieser Ansicht gelangen.

Beispiel: Klasse bleibt bestehen

In den meisten Schulen der Schweiz bleiben SuS für 2 oder 3 Jahre mit der gleichen Lehrperson in der Klasse. In diesem Fall wählen Sie die nächste Klasse für die SuS aus (z.B. von "3. Klasse Musterlehrer" nach "4. Klasse Musterlehrer") und die Option "LP wie SuS umteilen" für die Lehrperson.

Beispiel: Klassen werden neu gemischt

An vielen Standorten wird nach einem Turnus neu gemischt. Zum Beispiel kommen alle 3.-Klässler in einen Topf und werden für die 4. Klasse neu verteilt. In diesem Fall wählen Sie "SuS temporär ablegen" und die LP teilen Sie ihrer neuen Klasse zu. Die temporär abgelegten SuS müssen dann von Hand einer Klasse zugewiesen werden.

Beispiel: Klassen treten aus

Wenn es das letzte Jahr einer Klasse ist (6. Klasse oder 3. Oberstufe), dann wählt man bei den SuS die Option "SuS archivieren" aus und teilt die LP ihrer neuen Klasse zu.

Beispiel: Lehrpersonen bleiben in der Klasse

Bleibt die Lehrperson immer auf der gleichen Stufe wählt man für die SuS die jeweils nächste Klasse aus und für die LP wählt man die Option "LP in der Klasse belassen". Dies macht zum Beispiel im Kindergarten Sinn. Die Lehrperson bleibt immer im Kindergarten und die SuS gehen jedes Jahr einen Schritt weiter.

Beispiel: Externe Schule

Möglicherweise haben Sie SuS, die extern an einer Sportschule oder in einem Timeout sind. Um diese zu verwalten sind sie in der "externen Klasse". Diese SuS werden im folgenden Jahr wieder in der externen Klasse sein. Dann wählen Sie dafür "SuS in der Klasse behalten".

2.4 Klassen mit weiteren Klassenlehrpersonen ergänzen

Die Umsysteme liefern beim Import nur eine Klassenlehrperson mit. Weitere Lehrpersonen müssen in PUPIL von Hand nachgetragen werden. Klassenlehrpersonen werden der automatisch erstellten Messengergruppen der Klassen als Admins hinzugefügt. Bei vielen Schulen mit einer Webpage von PUPIL erscheinen diese zusätzlich auch als Klassenlehrpersonen auf der Klassenhomepage.

Wenn Sie das Modul Noten und Zeugnisse verwenden: In dieser Ansicht werden auch weitere Lehrpersonen und deren Fächer erfasst (siehe Abschnitt 4.1).

2.5 Klassenzuteilung übernehmen

Wenn alle Einstellungen gemacht sind, klicken Sie in der Master Data den Button "Klassenzuteilung nächstes Semester". Es öffnet sich ein Fenster mit den Optionen Semster- oder Schuljahreswechsel und Ja , Nein oder Testlauf. Mit Testlauf wird das ganze theoretisch durchgespielt und es wird Ihnen vorgerechnet, wie sich die Anzahl der Klassen, Lehrpersonen und SuS verändert.

Sie können diesen Button auch wiederholt drücken. Die Klasseneinteilungen werden somit jedes Mal überschrieben. Wir empfehlen Ihnen weitere kleinere Einstellungen (Klassenumteilungen von SuS etc.) erst dann zu tätigen, wenn Sie diesen Button nicht mehr drücken werden. Ansonsten werden Ihre Anpassungen wieder überschrieben, wenn Sie den Button erneut drücken.

3. Gruppen kopieren

3.1 Master Data - Gruppen - Einstellungen

Auch Gruppen können ins neue Schuljahr kopiert werden. Dies geschieht am besten in Absprache mit ihrem Projektleiter.

Neu kann bei Gruppen genau wie bei Klassen unter 2.3 eingestellt werden, wie die SuS und die Lehrperson weitergegeben werden.

Bei dynamischen Gruppen gibt es keine Möglichkeit die SuS einzuteilen, da sie weiterhin nach den gewählten Auswahlkriterien gefüllt werden.

Beispiel: In der Gruppe "alle Mädchen der 1. Sek" werden im folgenden Jahr wieder alle Mädchen der 1. Sek zugewiesen. Die 1. Sek hat dann aber neue Schülerinnen.

3.2 Gruppeneinstellungen fürs nächste Semester übernehmen

Wie bei den Klasseneinteilungen unter 2.5 können auch die Gruppeneinstellungen erst als Testlauf kontrolliert werden.

3.3 Chatverläufe werden gelöscht

Beim Schuljahreswechsel werden diverse Änderungen gemacht: dynamische Gruppen werden mit neuen Personen gefüllt, Klassen können verschiedene Mutationen haben. Nach den Sommerferien sind häufig nicht mehr die gleichen Personen in den selben Gruppen- oder Klassenchats.

Um den Datenschutz sicherzustellen, müssten die Schulen sämtliche Mutationen in Gruppen- und Klassenchats überprüfen. Nur so könnten sie sicherstellen, dass niemand etwas lesen kann, das nicht für ihn/sie bestimmt ist. Ein solcher Aufwand ist für die Schulverwaltung völlig unverhältnismässig.

Aus diesem Grund werden bei allen semesterbasierten Chats die Chatverläufe gelöscht!

Dies beinhaltet sämtliche automatisch erstellten Klassenchats und alle Chats zu dynamischen und manuellen Gruppen, welche in der Master Data (und somit für ein bestimmtes Semester) erstellt wurden.

Nur bei den direkten 1-zu-1-Chats und den manuellen Gruppen, welche in der App erstellt wurden, bleiben die Chatverläufe bestehen.

4. Noten und Zeugnisse

Die Einstellungen für Noten und Zeugnisse sind nicht zwingend relevant vor dem Schuljahreswechsel. Sie müssen einfach gemacht sein, wenn das Tool vollumfänglich und korrekt funktionieren soll. Man könnte dies allerdings auch in den Sommerferien in den Wochen nach dem Schuljahreswechsel einpflegen.

4.1 Klassen: mit weiteren Lehrpersonen und deren Fächern ergänzen

Wie unter 2.3 die Klassenlehrpersonen hinzugefügt wurden, müssen die weiteren Lehrpersonen und deren Fächer eingepflegt werden.

Faustregel: Jede Lehrperson, welche mit dieser Klasse arbeitet sollte als Lehrperson genau einmal erfasst sein. Danach weist man den Lehrpersonen deren Fächer zu und gibt der Klassenlehrperson "Fächer der Stundentafel", damit diese den Überblick behalten kann.

5. LehrerOffice-Schnittstelle aktivieren

Nur relevant für Schulen mit einer LehrerOffice Schnittstelle.

Die LehrerOffice Schnittstelle für das Schuljahr 2022/23 kann grundsätzlich jetzt schon aktiviert werden. Das aktuelle Semester sollte auch noch aktiv bleiben, solange es das aktuelle Semester ist. Nach dem Schuljahreswechsel kann man den Haken beim alten Semester entfernen.


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