Schuljahreswechsel

Im Sommer findet der Schuljahreswechsel statt. Der Schuljahreswechsel beschreibt den Semesterwechsel mit Klassenwechsel (z.B. 1. Klasse → 2. Klasse).

Der Schuljahreswechsel wird von den Schulen vorbereitet: Daten werden ins nächste Semester kopiert und Mutationen werden vorgenommen.

Den Wechsel ins nächste Schuljahr (inkl. den benötigten Hintergrundarbeiten) wird PUPIL durchführen. Dies ist in den ersten Sommerferien-Wochen geplant. Bitte senden Sie einen oder mehrere Terminvorschläge, welche Ihnen für die Durchführung des Schuljahreswechsels passen, an Gregor Ammann (ammann@pupil.ch).

Falls Sie zu einem der Vorbereitungsschritte Fragen oder Anmerkungen haben, oder falls Sie die Vorbereitungen gemeinsam in einem Video-Call machen möchten, wenden Sie sich bitte an ammann@pupil.ch oder an ihren Projektleiter.

Verantwortlichkeit

Jeder Schulträger muss eine verantwortliche Person bestimmen, welche die Vorbereitungen für den Schuljahreswechsel übernimmt.

Diese Person braucht Zugriff auf folgende Ansichten:

• Master Data -> Schulen/Klassen/Gruppen -> Semester (Herzstück des Semester-/Schuljahreswechsels. Hier wird diese Seite detaillierter erklärt.)
• Master Data -> Schulen/Klassen/Gruppen -> Stundentafel
• Master Data -> Schulen/Klassen/Gruppen -> Klassen
• Master Data -> Schulen/Klassen/Gruppen -> Gruppen
• Master Data -> Schulen/Klassen/Gruppen -> Sus den Klassen zuordnen
• Master Data -> Personen -> Personen

Sollten Sie als verantwortliche Person eine oder mehrere dieser Ansichten nicht zur Verfügung haben, melden Sie sich bitte bei Ihrem Projektleiter oder bei ammann@pupil.ch, damit wir Ihnen diese Ansichten freischalten können.

1. Semester anlegen

Als erstes müssen die nächsten Semester angelegt werden. Sie können sich ein neues Semester wie ein Schublade vorstellen, in welcher danach sämtliche Informationen zu diesem Semester abgelegt werden können.

Klicken Sie dafür auf den Button [+Neues Semester erstellen] und bestätigen Sie das Erstellen des neuen Semesters auf dem sich öffnenden Fenster.

Das aktuelle Semester hat einen grünen Punkt. Alle anderen Semester einen roten Punkt. Erst in den Sommerferien, nachdem alle Vorbereitungen abgeschlossen sind, wird das aktuelle Semester umgestellt.

Best Practice:

Wir empfehlen direkt zwei weitere Semester zu erstellen. Somit wäre direkt das ganze kommende Schuljahr erstellt.

2. Stundentafel kopieren

Schritt Nummer zwei ist das Kopieren der Stundentafel.

Die Einträge der Stundentafel können unter Master Data -> Schulen/Klassen/Gruppen -> Stundentafel eingesehen und geprüft werden.

Klicken Sie auf den Button [ Stundentafel ] und wählen sie eine der möglichen Optionen aus:

Semester kopieren: Die Stundentafel des aktuellen Semesters wird ins nächste Semester kopiert

• Semester 2 (2022-2023) -> Semester 1 (2023-2024)

Schuljahr kopieren: Die Stundentafel des aktuellen Schuljahres wird ins nächste Schuljahr kopiert

• Semester 1 (2022-2023) -> Semester 1 (2023-2024)
• Semester 2 (2022-2023) -> Semester 2 (2023-2024))

Bei wiederholtem Kopieren werden vorgängige Einträge der Stundentafel überschrieben.

Best Practice:

Wir empfehlen - vor allem bei Primarschulen mit Jahreszeugnis - die Stundentafel direkt für das gesamte Schuljahr zu kopieren.

Bei Bedarf kann die Stundentafel von Hand mutiert oder wiederholt kopiert werden.

3. Klassenzuteilungen kopieren

Bevor dieser Schritt ausgeführt werden kann, müssen die nächsten Semester erstellt sowie die Stundentafel kopiert worden sein.

Die Einstellungen und Lehrpersonen der Klassen können unter Master Data -> Schulen/Klassen/Gruppen -> Klassen eingesehen und geprüft werden.

VORSICHT: Mit dem Kopieren der Klassen werden im nächsten Semester/Schuljahr alle Klassenzuteilungen überschrieben (betrifft nur SuS, welche im aktuellen Semester eine Klassenzuteilung haben).

Wir arbeiten derzeit noch an einer Option, dass nur diejenigen SuS kopiert werden, welche in den kommenden Semestern keine Einteilung haben. Diese Option wird im Juni 2023 ausgerollt.

3.1 Vorbereitung

Unter Master Data -> Schulen/Klassen/Gruppen -> Klassen können die Einstellungen für den Schuljahreswechsel getätigt werden. Bei einer bestehenden Klasse kann man einstellen, was mit den SuS und der Lehrperson dieser Klasse geschehen soll. Die Fächer werden mit den Lehrpersonen mitkopiert.

In grün sind die Schritte aufgezeigt, wie Sie zu dieser Ansicht gelangen.

Bei jeder Klasse müssen die beiden Felder "SuS nächstes Jahr" und "LP nächstes Jahr" bestimmt werden. Überprüfen Sie bei dieser Gelegenheit, dass die Felder "Stufe" und "Jahrgang" nicht leer sind, diese beiden Felder sind Pflichtfelder.

Best Practice:

Klasse bleibt bestehen

In den meisten Schulen der Schweiz bleiben SuS für 2 oder 3 Jahre mit der gleichen Lehrperson in der Klasse. In diesem Fall wählen Sie die nächste Klasse für die SuS aus (z.B. von "2. Klasse Sutter" nach "3. Klasse Sutter") und die Option "LP wie SuS umteilen" für die Lehrperson.

Klassen werden neu gemischt

An vielen Standorten wird nach einem Turnus neu gemischt. Zum Beispiel kommen alle 3.-Klässler in einen Topf und werden für die 4. Klasse neu verteilt. Und die Lehrpersonen gehen zurück in die 1. Klasse und erhalten da neue SuS. In diesem Fall wählen Sie "SuS temporär ablegen" und die LP teilen Sie ihrer neuen Klasse zu. Die temporär abgelegten SuS müssen dann von Hand einer Klasse zugewiesen werden.

Temporär abgelegte SuS können nach dem Kopieren der Klassen bequem über Master Data -> Schulen/Klassen/Gruppen -> SuS den Klassen zuordnen den neuen Klassen zugewiesen werden.

Klassen treten aus

Wenn es das letzte Jahr einer Klasse ist (z.B. 6. Klasse oder 3. Oberstufe), dann wählt man bei den SuS die Option "SuS archivieren" aus und teilt die LP ihrer neuen Klasse zu.

Lehrpersonen bleiben in der Klasse

Bleibt die Lehrperson immer auf der gleichen Stufe wählt man für die SuS die jeweils nächste Klasse aus und für die LP wählt man die Option "LP in der Klasse belassen". Dies macht zum Beispiel im Kindergarten Sinn. Die Lehrperson bleibt immer im Kindergarten und die SuS gehen jedes Jahr einen Schritt weiter.

1. Kindergarten

2. Kindergaren (wenn SuS für die 1. Klasse neu gemischt werden)

Externe Schule

Möglicherweise haben Sie SuS, die extern an einer Sportschule oder in einem Timeout sind. Um diese zu verwalten sind sie in der "externen Klasse". Diese SuS werden im folgenden Jahr wieder in der externen Klasse sein. Dann wählen Sie dafür "SuS in der Klasse behalten".

3.2 Kopieren der Klassen

Mit diesem Schritt werden

• die Klassen ins nächste Semester kopiert,
• den Klassen zugeteilte Lehrpersonen kopiert,
• die Fächer dieser Lehrpersonen kopiert
• und den Schülern die Klassenzuteilungen für das nächste Semester zugewiesen.

Klicken Sie auf [ Klassenzuteilung nächstes Semester ] und wählen Sie eine der drei Optionen aus.

Semesterwechsel: Die Klassen werden vom 1. Semester ins 2. Semester des Schuljahres kopiert.

Schuljahreswechsel: Die Klassen werden vom 2. Semester ins 1. Semester des kommenden Schuljahres kopiert (gemäss Einstellungen Schuljahreswechsel).

Schuljahreswechsel ganzes Jahr: Die Klassen werden vom 2. Semester in beide Semester des kommenden Schuljahres kopiert (gemäss Einstellungen Schuljahreswechsel).

Sie können diesen Button auch wiederholt drücken. Die Klasseneinteilungen werden jedes Mal überschrieben.

Bei einem Testlauf wird lediglich der Durchlauf simuliert und die Anzahl der Klassen, Lehrpersonen, Fächer und SuS als Vergleich zum aktuellen Semester aufgezeigt.

Best Practice

Grundsätzlich sollte das Vorgehen so sein:

• Klassen sauber einstellen (SuS und LP nächstes Jahr)
• Klassen ein Mal kopieren - wir empfehlen ein Kopieren ins ganze Schuljahr
• Mutationen, Klassenumteilungen usw. erst nach dem Kopieren tätigen
• Klassen nicht mehr kopieren, nachdem Mutationen gemacht wurden
• Mutationen können unter Master Data -> Schulen/Klassen/Gruppen -> SuS den Klassen zuordnen am einfachsten gemacht werden.

3.3 externe Umsysteme

Nur relevant für Schulen, die PUPIL nicht als Hauptsystem verwenden.

An gewissen Schulen / in gewissen Kantonen werden die Schüler-, Klassen- und Lehrpersonen-Daten in einem anderen Umsystem geführt. Da müssen die Daten wie gewohnt gepflegt werden.

Schritt 3 dieser Anleitung war nötig, damit weitere Lehrpersonen mit der Klasse kopiert werden.

3.3.1 SV/EdiS mit Schnittstelle

Der automatische Import läuft, sobald mindestens 50% der SuS im nächsten Schuljahr einer Klasse zugeteilt sind. Für eine komplette Zuteilung müssen die Einträge im SV vollständig gemacht werden.

3.3.1 LehrerOffice / Scolaris / SV / EdiS - ohne Schnittstelle

Ohne Schnittstelle müssen zuerst die neuen Lehrpersonen erfasst werden (Mitarbeiter Import), damit diese beim Erfassen der Klassen als Lehrpersonen zugewiesen werden können.

Die Zuteilungen der SuS in die Klassen müssen vollständig im Umsystem getätigt werden, anschliessend muss ein Export generiert und in PUPIL importiert werden.

SV / EdiS - ohne Schnittstelle

Wie der Export aus dem SV / EdiS gemacht wird, kann in diesem Artikel nachgelesen werden.

LehrerOffice - Screenshots für Export

WICHTIG: Dieser Export darf nur an den Schulen gemacht werden, an welchen das LehrerOffice das führende System für die Stammdaten ist. Wenn Sie sich diesbezüglich unsicher sind, fragen Sie bei Ihrem Projektleiter oder dem Support von PUPIL nach!

Scolaris

Der Export aus Scolaris wird mit dem bekannten Querry gemacht. Das gewünschte Semester muss neu gesetzt werden.

Import in PUPIL

Nachdem der Export erstellt wurde, kann er in PUPIL in der Master Data importiert werden. Dies wird in der Master Data unter Personen mit dem Button [ + Importieren ] gemacht.

Mit der aktivierten Checkbox "Alte Klassenzuordnungen löschen" werden alle vorhandenen Klassenzuordnungen im gewählten Semester gelöscht. Die vergangenen Semester werden nicht angerührt.

4. Gruppen kopieren

Bevor dieser Schritt ausgeführt werden kann, müssen die Klassen kopiert worden sein.

Die Gruppen können unter Master Data -> Schulen/Klassen/Gruppen -> Gruppen eingesehen und geprüft werden.

VORSICHT: Mit dem Kopieren der Gruppen werden im nächsten Semester/Schuljahr alle Gruppenzuteilungen überschrieben (betrifft nur Gruppen, welche im aktuellen Semester auch bestehen).

4.1 Vorbereitung

Bei Gruppen kann genau wie bei Klassen eingestellt werden, wie die SuS und die Lehrperson weitergegeben werden.

Bei dynamischen Gruppen gibt es keine Möglichkeit die SuS einzuteilen, da sie weiterhin nach den gewählten Auswahlkriterien gefüllt werden.

Beispiel: In der Gruppe "alle Mädchen der 1. Sek" werden im folgenden Jahr wieder "alle Mädchen der 1. Sek" zugewiesen. Die 1. Sek hat dann aber neue Schülerinnen.

4.2 Kopieren der Gruppen

Mit diesem Schritt werden

• die Gruppen kopiert (Name, Schlüssel, ...)
• und die SuS und LPs wie eingestellt weitergereicht.

Klicken Sie auf [ Gruppen für nächstes Semester ] und wählen Sie eine der drei Optionen aus.

Semesterwechsel: Die Gruppen werden vom 1. Semester ins 2. Semester des Schuljahres kopiert.

Schuljahreswechsel: Die Gruppen werden vom 2. Semester ins 1. Semester des kommenden Schuljahres kopiert (gemäss Einstellungen Schuljahreswechsel).

Schuljahreswechsel ganzes Jahr: Die Klassen werden vom 2. Semester in beide Semester des kommenden Schuljahres kopiert (gemäss Einstellungen Schuljahreswechsel).

Sie können diesen Button auch wiederholt drücken. Die Gruppeneinteilungen werden jedes Mal überschrieben.

Wie bei den Klassen können auch die Gruppen erst als Testlauf kontrolliert werden.

Best Practice

Wir empfehlen bei Primarschulen mit Jahreszeugnis die Gruppen direkt für das gesamte Schuljahr zu kopieren.

Anschliessend ans Kopieren sollten Gruppen, welche nicht mehr aktuell sind, in den neuen Semestern gelöscht werden.

4.3 Chatverläufe werden gelöscht

Beim Schuljahreswechsel gibt es diverse Änderungen: dynamische Gruppen werden mit neuen Personen gefüllt, Klassen können verschiedene Mutationen haben. Nach den Sommerferien sind häufig nicht mehr die gleichen Personen in den selben Gruppen- oder Klassenchats.

Um den Datenschutz sicherzustellen, wird PUPIL bei allen semesterbasierten Chats - wie auch letztes Jahr - die Chatverläufe löschen!

Dies beinhaltet sämtliche automatisch erstellten Klassenchats und alle Chats zu dynamischen und manuellen Gruppen, welche in der Master Data (und somit für ein bestimmtes Semester) erstellt wurden.

Nur bei den direkten 1-zu-1-Chats und den manuellen Gruppen, welche im Messenger direkt erstellt wurden, bleiben die Chatverläufe bestehen.

5. Abteilungen / Niveaus kopieren

Bevor dieser Schritt ausgeführt werden kann, müssen die Klassen kopiert worden sein.

VORSICHT: Mit dem Kopieren der Abteilungen und Niveaus werden existierende Eintragungen im nächsten Semester/Schuljahr überschrieben.

Klicken Sie auf [ Abteilungen / Niveaus kopieren ]. Es gibt nur eine Option. Diese Option kopiert die Abteilungen und Niveaus von allen SuS ins nächste Semester.

Best Practice

Wir empfehlen die Abteilungen und Niveaus relativ früh durchzuführen, damit anschliessend alle Mutationen von Hand erledigt werden können.

Nachdem Daten im nächsten Semester mutiert wurden, sollten die Niveaus nicht noch einmal kopiert werden.

6. Noten und Zeugnisse

Nur relevant für Schulen mit dem Modul Noten und Zeugnisse.

Die Einstellungen für Noten und Zeugnisse sind nicht zwingend relevant vor dem Schuljahreswechsel. Sie müssen einfach gemacht sein, wenn das Tool vollumfänglich und korrekt funktionieren soll. Man könnte dies allerdings auch in den Sommerferien in den Wochen nach dem Schuljahreswechsel einpflegen.

6.1 Klassen: mit weiteren Lehrpersonen und deren Fächern ergänzen

Grundsätzlich wurden die Fächer mit den Lehrpersonen zusammen mit den Klassen kopiert. Neue Lehrpersonen und deren Fächer müssen aber noch manuell eingepflegt werden.

Best Practice

Jede Lehrperson, welche mit dieser Klasse arbeitet sollte als Lehrperson genau einmal erfasst sein. Danach weist man den Lehrpersonen deren Fächer zu und gibt der Klassenlehrperson "Fächer der Stundentafel", damit diese den Überblick behalten kann.

7. LehrerOffice-Schnittstelle aktivieren

Nur relevant für Schulen mit einer LehrerOffice Schnittstelle.

Die LehrerOffice Schnittstelle für das Schuljahr 2022/23 kann grundsätzlich jetzt schon aktiviert werden.

Wichtig: Es kann nur 1 Semester aktiv sein.

Exportiert wird immer das aktuelle plus das aktivierte Semester.