Tagesstruktur
Zweck und Funktionen
Mit dem Modul Tagesstrukturen wird die Verwaltung der Modulbetreuung digitalisiert. Unterschiedliche Standorte wie auch verschiedene Tarife können definiert werden, wodurch die Rechnungsstellung erleichtert wird. Neue Registrationen, sowie auch Anmeldungen können durch die Eltern mit nur wenigen Klicks getätigt werden.
Auf der anderen Seite haben die Eltern die Möglichkeit ihre Kinder ganz einfach über das PUPIL Elternportal für Betreuungen anzumelden. Dies in Form von Serienanmeldungen, sollten sie regelmässig eine Betreuung wünschen, oder als Einzelanmeldung, für Ausnahmefälle. Ausserdem haben die Eltern die Möglichkeit sämtliche Anmeldungen anhand einer Übersicht einzusehen, aber auch zukünftige Abmeldungen im Voraus einzutragen. Auch beim Modul „Tagesstruktur“ werden die Zugangsdaten für die Erziehungsberechtigten direkt in PUPIL generiert.
Neuigkeiten
Die Erweiterungen und Neuigkeiten sind in dieser Dokumentation nachgeführt. Die wichtigsten Elemente sind:
2021-11
- «Anmeldungen hinzufügen» heisst nun «Anmeldungen verwalten»
- Die gebuchten Anmeldungen (Zahl in Klammer) sind neu im Modal [ Anmeldungen erfassen / verwalten ] ersichtlich
- Der Status einzelner Anmeldungen kann jederzeit bearbeitet werden (sofern noch keine Fakturierung vorgenommen wurde)
- Die SuS-Übersicht enthält nun viel mehr Informationen
- Es können Notizen zur Statusänderung hinzugefügt werden
- Links für die entsprechenden Tagesstrukturen, die für externe dienen wie z.B. (Bussfahrer) können nicht mehr ohne Anmeldung in PUPIL aufgerufen werden. Dies dient dem Datenschutz der SuS.
Vorsaussetzung dafür ist eine Person in der Master Data (unpersönlich).
1. Module erstellen und verwalten
1.1 Übersicht über die Module
Unter Schulverwaltung, Tagesstruktur, Tagesstruktur Module werden alle aktiven Module angezeigt.
Die Ansicht hat drei Filteroptionen.
1. Modulgruppe selektieren
2. Datumsbereich wählen
3. Wahlmöglichkeit, ob nur die aktiven Module oder alle Module angezeigt werden sollen.
1.2 Modulgruppe bearbeiten/erstellen
Modulgruppen lassen sich in dieser Ansicht bearbeiten und erstellen.
Attribut | Beschreibung |
1. Modulgruppe bearbeiten | Wenn eine Modulgruppe angewählt wurde, kann sie mit diesem Button bearbeitet werden. Hier lässt sich die angewählte Modulgruppe bearbeiten. Geändert werden kann: der Name, die Anzahl Tarifstufen, die Beschreibung der Modulgruppe, der Standort und der Status (aktiv oder inaktiv). |
2. Zeitraum | Passen Sie den gewünschten Zeitraum an, welchen Ihnen angezeigt werden soll. |
3. Aktiv im Zeitraum | Entscheiden Sie, ob Sie lediglich die aktiven Module angezeigt haben wollen, oder ob auch die inaktiven erscheinen sollen. |
4. Tarife | Hier sehen Sie die von Ihnen vordefinierten Tarife. |
5. Modulgruppe erstellen | Wenn keine Modulgruppe angewählt wurde, kann mit diesem Button eine neue Modulgruppe erstellt werden. Hier müssen angegeben werden: der Name der Gruppe, die Anzahl Tarifstufen, (die Beschreibung der Modulgruppe), der Standort und der Status (aktiv oder inaktiv). |
1.3 Module bearbeiten/Module erstellen
Attribut | Beschreibung |
1. Modul bearbeiten | Ein erfasstes Modul kann mit diesem Icon bearbeitet werden. |
2. Modul erstellen | Ein neues Modul kann (in der bereits angewählten Modulgruppe) erstellt werden. Mit dem Icon wird ein Fenster geöffnet, welches die gleiche Struktur vorweist, wie das Fenster von Modul bearbeiten. Die unbedingt auszufüllenden Felder sind: der Name, das Datum, die Zeit, der Tag, die Tarife und die Standard Tarifstufe. |
Modal [ Modulgruppe bearbeiten ]
Die meisten Felder im Modal sind selbsterklärend bzw. bereits vorangehend beschrieben. Speziell werden nachfolgend noch Einstellungen bezüglich der Anmeldebestätigung erläutert, welche hier bei Bedarf angepasst werden können.
Die Textfelder können via Rahmenecke rechts unten [ 1 ] durch nach unten ziehen auf die gewünschte Grösse angepasst werden.
[ A ] - Im Einleitungstext können die beiden Platzhalter ${Startdatum} und ${Enddatum} verwendet werden.
[ B ] - Die Signatur lässt sich hier individuell erfassen
[ C ] - Die hier eingepflegten Platzhalter aus der unterhalb aufgeführten Auswahl bilden die entsprechenden Werte auf der Rechnung ab.
Druck-Muster der Anmeldebestätigung
[ 1 ] - Nebst dem SuS inkl. dessen Geburtsdatum werden die Anmeldungen der gewählten Modulgruppen in der Wochenübersicht ausgegeben. Dies ist eine Standardformatierung, welche nicht individuell angepasst werden kann.
2. Anmeldungen
Unter Schulverwaltung, Tagesstruktur, Anmeldung Tagesstrukturen können Anmeldungen bearbeitet, erstellt und gelöscht werden.
2.1 Übersicht über die Anmeldungen
Die Ansicht hat mehrere Filteroptionen (1-5), zwei Buttons für verschiedene Ansichten (6-7), die Registrierung kann bearbeitet werden (8-10) und ein Aktions-Button lässt verschiedene Aktionen für die selektierten Reservationen durchführen (11).
(Update 2021-11: Button 10)
2.2 Filteroptionen
Attribut | Beschreibung |
1. Datumsbereich wählen | Hier kann ein einzelner Tag oder eine Zeitspanne angewählt werden.  |
2. Wochentag(e) wählen | Die Wochentage lassen sich hier anwählen.  |
3. SuS wählen | Wenn dieser Filter leer bleibt, dann werden alle SuS angezeigt. Es können einzelne SuS oder ganze Klassen angewählt werden. Nur SuS, welche eine aktive Klassenzuteilung haben, können in der Tagesstruktur aktiviert / registriert werden. Lösungsansatz: Vorschulklasse o. ä. als temporäres Gefäss bis zum effektiven Start in der richtigen Klasse. |
4. Modul wählen | Alle erfassten Module können hier selektioniert werden. |
5. Status wählen | Der Status kann folgende Attribute aufweisen: angemeldet, anwesend, abgemeldet (rechtzeitig), abgemeldet (nicht rechtzeitig), nicht anwesend. |
2.3 Ansicht ändern
Attribut | Beschreibung |
6. SuS-Übersicht | Neu: Links für die entsprechenden Tagesstrukturen, die für externe dienen wie z.B. (Bussfahrer) können nicht mehr ohne Anmeldung in PUPIL aufgerufen werden. Dies dient dem Datenschutz der SuS. Vorsaussetzung dafür ist eine Person in der Master Data (unpersönlich). Ein neues Fenster öffnet sich. In dieser Ansicht wird mit verschiedenen Filtern die Übersicht über die Anwesenheit der SuS in den gewünschten Modulen (Datum, Modul, Klasse und offene/alle SuS) gewählt. Unter der Übersicht mit den angemeldeten Kindern am entsprechenden Tag/im entsprechenden Modul finden sich leere Felder für Notizen für jedes Modul.  Durch das Anwählen eines Kindes wird die Ansicht gewechselt. Hier lässt sich der Status für das entsprechende Kind anwählen/ändern und es zeigt eine Übersicht über die wichtigsten Informationen über das Kind (wie Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Gesundheitsinformationen, Ernährungsbedürfnisse, Gründe und Zeitdauer der Absenzen, Tags etc.). Bei Statusänderungen können Notizen hinzugefügt werden.  |
7. Tags-Übersicht | Ein neues Fenster öffnet sich. In dieser Ansicht wird die Übersicht über den aktuellen Tag (oder wählbar auch einen anderen Tag) angezeigt mit den Kindern, welche zugewiesene Tags haben. Der Filter Modulgruppe lässt die Kinder aus den gewünschten Modulgruppen anzeigen. In der Liste werden die Lernenden angezeigt, die zugehörigen Tags, die Zeit und ein grauer/grüner Button, der als erledigt (oder nicht erledigt markiert werden kann). Die Tags werden in Kapitel 4 noch genauer beschrieben.  |
Einschränkung ab 19.12.2022 bei [ 6 ] - SuS-Übersicht und [ 7 ] - Tagesübersicht
Diese Links sind zukünftig nur noch via PUPIL-Login abrufbar. D.h. vorgängig ist eine PUPIL Anmeldung erforderlich, bevor diese Links aufgerufen werden können. Ohne Anmeldung öffnet sich mit dem Link folgendes Anmeldefenster:
2.4 Registrierung bearbeiten/hinzufügen
(Update 2021-11 - Button 10)
Attribut | Beschreibung |
8. Registrierung löschen | Unabhängig der gesetzten Filter können hier SuS aus dem Modul Tagesstruktur entfernt werden. |
9. Registrierung Tagesstrukturen | Unabhängig der gesetzten Filter können hier SuS dem Modul Tagesstruktur hinzugefügt werden. Jedes Kind muss hier zuerst registriert werden, bevor eine Anmeldung durchgeführt werden kann. |
10. + Anmeldung verwalten | Update 2021-11 - bisherige Bezeichnung des Bottons war "+ neue Anmeldung hinzufügen". Neu lassen sich mit diesem Modal Anmeldungen erfassen wie auch verwalten. Für registrierte SuS (Anleitung oben unter Attribut 9) kann hier eine Anmeldung erfasst werden. Das Kind, die Modulgruppe und die Tarifstufe werden angewählt. Es wird in Datum eine Zeitspanne angegeben, für wie lange die Anmeldung gelten soll. Die wählbaren Module werden weiter unten angezeigt. Hier lässt sich für jeden Wochentag ein Haken setzen. Bereits erfasste Anmeldungen lassen sich anzeigen. Die Zahl in den Klammern gibt wieder, wie viele Anmeldungen im gewählten Zeitraum gebucht sind. Die Anmeldungen sowie die Tarifstufe können mit diesem Modal bearbeitet und eingesehen werden.  |
Hinweis zur Meldung "Mehrere Tarifstufen wurden im Zeitraum vom.... Die angezeigte Tarifstufe stimmt für folgende Daten nicht:"
Das ist keine Fehlermeldung, lediglich ein Hinweis. Im Dropdown [ Tarifstufe ] kann nur ein Wert ausgewählt werden. In der getroffenen Auswahl können hingegen Module mit verschiedenen Tarifstufen angezeigt werden. Vor der Aktivierung eines Moduls unten ist zuvor oben die gewünschte Tarifstufe zu bestimmen.
2.5 Aktion für Selektion
Attribut | Beschreibung |
11. Aktion für Selektion | Die folgenden Aktionen können für die ausgewählten Anmeldungen vorgenommen werden: Abmelden, Tags hinzufügen, Anmeldebestätigung drucken, als PDF exportieren, als Excel exportieren. Ergänzende Erläuterungen zur individuellen Konfiguration der Anmeldebestätigung sind zu finden im Abschnitt > Modal [ Modulgruppe bearbeiten ] |
Dropdown Aktion für Selektion [ 1 ]
2.6 Anmeldung bearbeiten
Neu kann unter [ 2 ] der Status einer einzelnen Anmeldungen individuell bearbeitet werden. Die Auswahl im Dropdown Status ist fix vorgegeben.
2.7 Bearbeitung in der Übersicht Reservationen
In der Übersicht "Anmeldung Tagesstrukturen" werden sowohl die selektionierten Reservationen in einer Liste angezeigt wie auch die Kommentare. Die Kommentare werden als Notizen in der Ansicht "Anwesenheit" erfasst (siehe Attribut 6 in 2.3 "Ansicht ändern").
In der Liste mit den Reservationen können Tags ausgewählt und erstellt (siehe Kapitel 4.2 "Tags erstellen") werden. Zum Auswählen wird auf das Feld geklickt, welches "Tags auswählen" anzeigt. Die bereits erstellten Tags erscheinen. Es können mehrere Tags angewählt werden.
In der Tabelle findet sich ganz rechts ein Kreuz. Durch das Anwählen dieses Kreuzes kann das Kind abgemeldet werden (abgemeldet, abgesagt oder löschen). Zusätzlich kann eine Notiz verfasst werden.
Die abgemeldeten Kinder erscheinen, wenn bei 5. "Status wählen" abgemeldet (rechtzeitig oder nicht rechtzeitig) oder nicht anwesend angewählt wird. In dieser Ansicht sind auch die Notizen sichtbar.
3. Planungsübersicht
Unter Schulverwaltung, Tagesstruktur, Planungsübersicht können Gruppeneinteilungen vorgenommen werden.
3.1 Übersicht
Attribut | Beschreibung |
1. Gruppeneinteilung wählen | Eine bereits erstellte Gruppeneinteilung kann hier angewählt werden. |
2. Gruppeneinteilung bearbeiten | Eine bereits erstellte Gruppeneinteilung kann hier bearbeitet werden. Der Name, die zugehörigen Module und der Zeitraum kann angepasst werden. |
3. Wochentag auswählen | Es ist jeweils nur ein Wochentag wählbar. |
4. Planungsgruppe erstellen | Für eine neue Planungsgruppe muss ein Namen gegeben und die gewünschte Gruppeneinteilung ausgewählt werden. |
5. Gruppeneinteilung erstellen | Hier wird eine neue Gruppeneinteilung erstellt. Angegeben werden muss der Name, das zugehörige Modul (oder mehrere) und der Zeitraum. |
3.2 Zuweisung der SuS in die erstellten Planungsgruppen
Alle SuS der entsprechenden Gruppeneinteilung am gewünschten Tag werden angezeigt. Die SuS können beliebig verschoben werden. In der Spalte links sind die noch zu planenden SuS sichtbar. In den rechten Spalten sind die erstellten Gruppen zu finden (mit den zugeteilten SuS). Per drag&drop können die SuS einzeln verschoben werden.
Durch das Aufklappen eines einzelnen Lernenden, kommen die Anzahl Reservierungen und, wenn vorhanden, die Tags zum Vorschein.
4. Tags
4.1 Tags bearbeiten
Unter Schulverwaltung, Tagesstruktur, Tags Administration können Tags bearbeitet und gelöscht werden.
Attribut | Beschreibung |
1. Tag bearbeiten | Der Name des Tags kann hier geändert werden. |
2. Tag löschen | Hier kann das Tag gelöscht werden. Zusätzlich braucht es die Bestätigung, dass dieser Tag mit allen Zuweisungen wirklich gelöscht werden möchte. |
4.2 Tags erstellen
Unter Schulverwaltung, Tagesstruktur, Anmeldung Tagesstrukturen können Tags erstellt werden. Rechts neben dem Feld "Tags auswählen" befindet sich das + Icon. Durch das Anklicken, kann hier ein neues Tag erstellt werden.
Nach dem Erstellen kann das Tag durch Doppelklick bearbeitet werden.
5. Geplante Erweiterungen
Listen über die Tages-Ansicht abrufbar: Verschiedene Listen werden über die Tagesansicht digital abgerufen werden können.
Sollten noch Fragen oder Unklarheiten bestehen, melden Sie bitte den Vorgang mit Vermerken wie gemachte Eingaben und eines Screenshots via support@pupil.ch
