Dokumentenablage

Zweck und Funktionen

Die Dokumentenablage dient vornehmlich Schulleitungen oder Schulverwaltungen dazu, Reglemente und Formulare abzulegen und Mitarbeitenden freizugeben. Im Modul kann festgelegt werden, wer zu welchem Ordner Schreib- bzw. Lesezugriff hat.

Das Modul ist nicht gedacht, um Daten auszutauschen, denn es kann nur von Usern mit einem PUPIL-Login verwendet werden. Um Daten auszutauschen, soll das Modul Datenaustausch verwendet werden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Dokumentenablage

In der Dokumentenablage sind die Dateien, Links und Ordner abgelegt und je nach Freigabeeinstellungen hat der Benutzer Zugriff auf unterschiedliche Ordner.

1. Neu: Damit lassen sich neue Dateien, Links und Ordner anlegen. In der Dokumentenablage steht nur die Option "Ordner erstellen" zur Verfügung. In den Ordnern stehen dann die Optionen "Ordner erstellen", "Datei hochladen", "Mehrere Dateien hochladen" und "Link hinzufügen" zur Verfügung. Die Optionen "Datei hochladen" und "Mehrere Dateien hochladen" unterscheiden sich, indem bei der Option "Datei hochladen" der Name der Datei selber bestimmt werden kann und nicht automatisch vom eigentlichen Dateinamen übernommen wird.
2. Pfad: Mit dem Pfad lässt sich schnell durch die Struktur navigieren, indem man auf den entsprechenden Ordner im Pfad klickt.
3. Aktion für selektierte Ergebnisse: Die Optionen Löschen und Verschieben stehen zur Verfügung.
4. Action Icons: Es stehen die Optionen bearbeiten, in den Papierkorb verschieben, verschieben, kopieren und herunterladen zur Verfügung.
5. Versionierung: Eine Datei kann mehrere Versionen haben. Dies wird hier dargestellt.

Ordner bearbeiten

Ein einzelner Ordner kann bearbeitet werden. Dabei können in erster Linie die Zugriffseinstellungen definiert werden.

1. Schreibberechtigung: Rollen, die Schreibberechtigungen haben, können dem Ordner Elemente hinzufügen, innerhalb des Ordners Elemente bearbeiten und löschen sowie in diesen Ordner oder aus diesem Ordner Elemente verschieben.
2. Leseberechtigung: Rollen, die Leseberechtigung haben, können lediglich Elemente aus diesem Ordner herunterladen.
3. Alle Rollen zuordnen: Mit einem Klick auf diesen Button können der Schreib- bzw. Leseberechtigung alle Rollen zugeordnet werden, die das Modul freigegeben haben.

Datei bearbeiten

Eine einzelne Datei kann bearbeitet werden und dabei kann eine neue Version hochgeladen werden.

1. Bezeichnung: Die Bezeichnung einer Datei muss nicht zwingend identisch sein mit dem Dateinamen der hochgeladenen Datei.
2. Uploader: Möchte eine neue Version hochgeladen werden, kann die Datei via Drag and Drop hier angehängt werden.
3. Version: Die Versionsnummern werden automatisch um ein Zehntel erhöht. Mit der Checkbox kann die Versionsnummer zur nächsten ganzen Zahl erhöht werden.
4. Versionsverlauf: Ältere Versionen lassen sich aus dem Versionsverlauf löschen und herunterladen.

Papierkorb

Im Papierkorb sind alle gelöschten Elemente. Der Benutzer sieht nur jene Elemente, zu denen er einen Zugriff hatte.

1. Aktion für selektierte Ergebnisse: Es stehen die Optionen "Wiederherstellen" und "Definitiv löschen" zur Auswahl.
2. Definitiv löschen: Wird dieses Icon angeklickt, wird das Element definitiv gelöscht. Es gibt keinen Weg, wieder an das Element zu gelangen.
3. Wiederherstellen: Wird dieses Icon angeklickt, verschwindet das Element aus dem Papierkorb und wird wieder am selben Ort abgelegt, von dem es gelöscht wurde.

Suche

Die Suche ist eine Textsuche, welche Datei-, Link- und Ordnernamen durchsucht. Wird der Suchbegriff im im Suchfeld eingegeben und mit Enter abgeschlossen, öffnet sich folgendes Fenster.

1. Suchtab: Es gibt nur einen Suchtab. Wenn nach einem neuen Begriff gesucht wird, wird der neue Suchbegriff in diesen einen Tab übernommen. Mit dem Kreuz lässt sich der Suchtab schliessen.
2. Direktlink: Mit einem Klick auf den Direktlink, wird der Benutzer auf den Ablageort des jeweiligen Elements geleitet.

Dokumentenablage-Admin

Der Dokumentenablagen-Admin ist ein Spezialrecht. Mit dem Dokumentenablage-Admin hat der Benutzer Zugriff auf alle Ordner der Dokumentenablage und kann alle Ordner, Links und Dateien bearbeiten. Der Dokumentenablage-Admin wird einer entsprechenden Rolle angehängt und wird nicht über das Modul definiert.