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Datenaustausch

Aktualisiert von Hans-Peter Halter

Das Modul DATENAUSTAUSCH befindet sich im Hauptmodul SCHULBEHÖRDE und enthält die beiden Untermenüs Externe Benutzer/innen und Datenaustausch.

Zweck und Funktion

Mit Datenaustausch wird der Versand von Dateien erleichtert. Anstelle von grösseren Daten an mehrere Personen per E-Mail zu versenden, wird die Datei in PUPIL abgelegt. Die berechtigten Benutzer:innen erhalten per Link [ https://... ] den Zugang zur entsprechenden Datei.

Neuigkeiten und Erweiterungen

2023-05 | Neu werden externe Benutzer:innen in einer separaten Tabelle aufgelistet. Die Zugriffsberechtigungen wurden überarbeitet und dem aktuellen Security-Standard angepasst.

Externe Benutzer/innen

Externe Benutzerinnen - Übersicht

Die externen Benutzer:innen sind neu in einer separaten Tabelle geführt. Erfasst wird eine neue Benutzerin / neuer Benutzer bei [ A ] mit dem Button [ + Neu ] und den folgende Angaben:

Datenaustausch externe Benutzerinnen erstellen

Vorname und Name erscheinen dann in der Auswahl. Die E-Mail ist eine private E-Mail-Adresse. Zusätzlich muss eine Handynummer erfasst werden, damit die externe Person die Zugangsdaten für den Datenaustausch erhält.

In der Übersicht lassen sich bestehende Datensätze mutieren oder löschen [ B ].

Die externen Benutzer müssen nicht in der Master Data geführt sein. 

Datenaustausch

Datenaustausch Übersicht

[ A ] - Mit dem Button [ + Neu ] wird ein neuer Austauschordner mit folgenden Optionen angelegt:

Neuen Austauschordner erstellen
  • Gültig bis ist ein Muss-Feld. Die maximale Dauer beträgt zwei Jahre ab Erstellung des Ordners.
  • Ordnung Mit Zahlenwerten kann für die Gliederung steuert werden. Ohne Ordnung werden die Einträge nach A-Z sortiert. Tipp: Tausender-Ordnung je Ressort etc.
  • Interne Benutzer/in Leseberechtigung PUPIL Benutzer:innen mit Schule-E-Mail können Dateien einsehen
  • Interne Benutzer/in Schreibberechtigung PUPIL Benutzer:innen mit Schule-E-Mail können Dateien einsehen und bearbeiten
  • Externe Benutzer/in Leseberechtigung Externe Benutzer:innen mit Schule-E-Mail können Dateien einsehen

Diese einmal erfassten Angaben lassen sich jederzeit in der Übersicht wieder mutieren oder löschen.

Datum auswählen - so geht's: Ein Klick in das Datumsfeld öffnet den Kalender des aktuellen Monats. Mit einem weiteren Klick auf "Monat Jahr" werden alle Monates des aktuellen Jahrs angezeigt. Ein nochmaliger Klick auf "Jahr" zeigt den zehn-Jahres-Block. Mit den angezeigten << | >> kann vor- oder zurückgeblättert werden.
Die frühere Funktion, dass externe Benutzer:innen Dateien hochladen können, wurde entfernt. Die Überlegung dabei: Ohne ein Sicherheits-Check externe Daten ins interne System abzulegen, widerspricht dem heutigen Security-Standard. Alternativ besteht die Option, diesen externen Benutzer:innen eine Schul E-Mail mit entsprechendem PUPIL Account zuzuweisen.

Spezifische Informationen betreffend Systemwechsel altes / neues Modul

  • Sämtliche bisherigen Daten wie Ordner und Dateien werden übernommen
  • Sämtliche internen Benutzer:innen werden übernommen → sie erhalten alle die Schreibberechtigung
  • Sämtliche externe Benutzer:innen werden übernommen. Dabei ist jedoch zu beachten: →  Allen Externen muss die E-Mail nochmals gesandt werden Die Passwortsicherheit ist erhöht worden →  Allen Externen ist ein neues Passwort zu senden

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