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Datenaustausch

Aktualisiert von Hans-Peter Halter

Das Modul DATENAUSTAUSCH befindet sich - historisch bedingt - im Hauptmodul SCHULBEHÖRDE und enthält die beiden Untermenüs Externe Benutzer/innen und Datenaustausch.

Zweck und Funktion

Mit DATENAUSTAUSCH wird der Versand von Dateien erleichtert. Anstelle von grösseren Daten an mehrere Personen per E-Mail zu versenden, wird die Datei in PUPIL abgelegt. Den berechtigten Benutzer/innen - interne oder externe Mitarbeitende - kann der Zugang zum entsprechenden Ordner erteilt werden.

Neuigkeiten und Erweiterungen

2023-05 | Neu werden externe Benutzer/innen in einer separaten Tabelle aufgelistet. Die Zugriffsberechtigungen wurden überarbeitet und dem aktuellen Security-Standard angepasst.

Vorbereitungen

Um den Datenaustausch vorzunehmen, sind nur wenige Handgriffe erforderlich.

▶️ Externe Benutzer/innen erfassen

▶️ Ordner anlegen und Dateien/Dokumente hochladen

▶️ Zugriff erteilen

Die Schritte im Detail nachfolgend.

Externe Benutzer/innen

Externe Benutzerinnen - Übersicht

Die externen Benutzer/innen sind neu in einer separaten Tabelle geführt. Erfasst wird eine neue Benutzerin / neuer Benutzer bei [ A ] mit dem Button [ + Neu ] und den folgende Angaben:

Vorname und Name erscheinen dann in der Auswahl. Die E-Mail ist eine private E-Mail-Adresse. Zusätzlich ist eine Handynummer zu erfassen, damit die externe Person die Zugangsdaten für den Datenaustausch erhält.

In der Übersicht lassen sich bestehende Datensätze mutieren oder löschen [ B ].

Die externen Benutzer müssen nicht in der Master Data geführt sein. 

Datenaustausch

Datenaustausch Übersicht

[ A ] - Mit dem Button [ + Neu ] wird ein neuer Austauschordner mit folgenden Optionen angelegt:

Neuen Austauschordner erstellen
  • Gültig bis ist ein Muss-Feld. Die maximale Dauer beträgt zwei Jahre ab Erstellung des Ordners.
  • Ordnung Mit Zahlenwerten kann für die Gliederung steuert werden. Ohne Ordnung werden die Einträge nach A-Z sortiert. Tipp: Tausender-Ordnung je Ressort etc.
  • Interne Benutzer/in Leseberechtigung PUPIL Benutzer/innen mit Schule-E-Mail können Dateien einsehen
  • Interne Benutzer/in Schreibberechtigung PUPIL Benutzer/innen mit Schule-E-Mail können Dateien einsehen und bearbeiten
  • Externe Benutzer/in Leseberechtigung Externe Benutzer/innen mit Schule-E-Mail können Dateien einsehen

Diese einmal erfassten Angaben lassen sich jederzeit in der Übersicht wieder mutieren oder löschen.

Datum auswählen - so geht's: Ein Klick in das Datumsfeld öffnet den Kalender des aktuellen Monats. Mit einem weiteren Klick auf "Monat Jahr" werden alle Monates des aktuellen Jahrs angezeigt. Ein nochmaliger Klick auf "Jahr" zeigt den zehn-Jahres-Block. Mit den angezeigten << | >> kann vor- oder zurückgeblättert werden.
Die frühere Funktion, dass externe Benutzer/innen Dateien hochladen können, wurde entfernt. Die Überlegung dabei: Ohne ein Sicherheits-Check externe Daten ins interne System abzulegen, widerspricht dem heutigen Security-Standard. Alternativ besteht die Option, diesen externen Benutzer/innen eine Schul-E-Mail mit entsprechendem PUPIL Account zuzuweisen.

Zugriff erteilen

Ist ein Ordner angelegt, so wird am rechten Bildrand oben das Ausklappmenü "Weitere Informationen" angezeigt.

In "weitere Informationen" werden die im Modal "Neuen Austauschordner erstellen" erfassten internen und externen Benutzer/innen aufgeführt:

Per E-Mail werden die Benutzer/innen für den Zugriff eingeladen. Das Modal "E-Mail senden" weist diese Möglichkeiten auf:

Die Benutzer/innen lassen sich hier selektiv auswählen. Im Inhaltsfeld lassen sich die aufgeführten Format- und Layout-Optionen anwenden. Es wird empfohlen, externer Text als "unformatierter Text" einzufügen.

Die Anrede im E-Mail wird automatisch gesetzt.

Mitarbeitende erhalten, wann ausgewählt, eine E-Mail mit der entsprechenden Information.

Externe Personen erhalten dasselbe E-Mail, jedoch zusätzlich mit dem Link für den Zugang zum Datenaustausch Ordner.

Zugang • Externe Personen

Die ausgewählten Benutzer/innen erhalten eine E-Mail mit den Link für den Zugang.

Für die externen Benutzer/innen wird der benötigte Code für die Anmeldung per SMS versandt. Dessen Auslösung erfolgt über das SMS-Icon im Modal "Weitere Informationen".

Mit dem Link aus der E-Mail öffnet sich im Browser der Login "Datenaustausch":

Nach dem Initial-Login mit der E-Mail-Adresse und dem per SMS erhaltenen Passwort wird nachfolgend das Modal für die Erfassung eines eigenen Passwortes angezeigt. Das Passwort hat mindestens acht Zeichen, einen Klein- und einen Grossbuchstaben sowie eine Ziffer zu enthalten.

Das selber festgelegte Passwort ist zu merken. Es bleibt auch für spätere, weiterer freigegebene Ordner gültig.

Im Browser werden nun die freigegebenen Ordner u/o Dateien angezeigt. Ein geschlossener Ordner zeigt mit Klick auf das Ordner-Icon [ A ] dessen Inhalt an.

Mit dem Cursor auf der gesuchten Datei wird rechts das Download-Icon angezeigt [ B ] und die Datei kann heruntergeladen werden. Oder je nach Browser Einstellung wird das PDF Dokument gleich angezeigt bzw. geöffnet.

Mit [ C ] ausloggen wird das Browserfenster verlassen.

Zugang • Interne Personen

Internes Personal mit PUPIL Zugang und Zugriff auf DATENAUSTAUSCH finden folgende Ansicht vor:

[ A ] - Die mir freigegebene Ordner befinden sich im entsprechenden Register

[ B ] - Der Klick auf den Ordner Namen öffnet diesen

[ C ] - Als Menü stehen zur Verfügung: bearbeiten / löschen / herunterladen

Im Ordner stehen dann folgende Optionen zur Verfügung:

[ A ] - Mit Klick auf die PDF Datei wird diese heruntergeladen oder geöffnet - je nach Browser Einstellung

[ B ] - Dateien könnten bearbeitet (Datei Name) oder gelöscht werden

[ C ] - Dateien können selektiert werden, anschliessend wird oben rechts das Lösch-Icon angezeigt.

Mit Klick "löschen" sind sie weg. 😉

Dem DATENAUSTAUSCH liegt das kollaborative Arbeiten zu Grunde. Deshalb auch die relativ uneingeschränkten Berechtigungen. NICHIT in diesem Sinne wäre, dass ein Mitarbeitender den anderen Dinge löscht...

Tipps und Tricks

...folgen zu einem späteren Zeitpunkt.

Historisches

Spezifische Informationen betreffend Systemwechsel altes / neues Modul

  • Sämtliche bisherigen Daten wie Ordner und Dateien werden übernommen
  • Sämtliche internen Benutzer/innen werden übernommen → sie erhalten alle die Schreibberechtigung
  • Sämtliche externe Benutzer/innen werden übernommen. Dabei ist jedoch zu beachten: →  Allen Externen muss die E-Mail nochmals gesandt werden Die Passwortsicherheit ist erhöht worden →  Allen Externen ist ein neues Passwort zu senden

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