PUPIL Personendaten Export u. Import

Aktualisiert 2 days ago von Hans-Peter Halter

Zweck und Funktionen

PUPIL bietet die Möglichkeit, zwischen zwei Schulträgern - welche beide mit PUPIL arbeiten - PERSONENDATEN auszutauschen. Beispiel: Die Primarschule und die Oberstufe bestehen aus zwei unterschiedlichen PUPIL Umgebungen. Die Primarschule kann nun die Personendaten "Schüler/innen und Erziehungsberechtigte" der 6. Klässler exportieren. Die generierte JSON Datei kann anschliessend von der Oberstufe importiert werden. Es enthält die strukturierten Daten, sprich: Family-Struktur mit Personendaten von Schülerinnen/Schüler und deren Erziehungsberechtigen.

Vorbereitung und Abstimmung

Um diesen Vorgang erfolgreich durchzuführen, sind ein paar Aspekte zu berücksichtigen. Die grundlegende Idee ist dabei: Die Daten werden EINMALIG durch Export / Import von einem PUPIL-System ins andere übertragen. Danach erfolgen die Mutationen dieser Datensätzen im Ziel-PUPIL. Die gleichen Datensätze können nicht mehr importiert werden - oder besser gesagt: Sie sollten nicht.

Im Ziel-PUPIL vorhandene Datensätze werden nicht doppelt angelegt, sofern folgende Werte im Quellen- wie auch im Ziel-PUPIL gepflegt sind:
• AHV-Nummer
• Fremdschlüssel (vom Quellen-PUPIL)
(entweder oder - nicht beides zutreffend)

Neuigkeiten

2024-11 | Berücksichtigung inaktiver Personen

Der Export von Personendaten für den Datenaustausch zwischen einzelnen Schulen berücksichtigte bisher nur aktive Personen. Ab sofort ist es möglich, auch inaktive Personen in den Datenexport einzubeziehen. Inaktive Personen werden im Zielsystem dann als aktive Personen importiert.

Überblick der Funktionen

Mit Aktion für gefilterte Personen → Export (Personendaten) exportiert die Quellen-PUPIL die gefilterten Schülerinnen und Schüler mit den dazugehörigen Erziehungsberechtigen in eine strukturierte JSON Datei.

Die Ziel-PUPIL liest diese JSON-Datei ein bei → Personen importieren. Anschliessend können diesen Schülerinnen und Schüler eine Klasse, eine Anmeldung in Tagestruktur oder Musikschule zugewiesen werden.

Es lassen sich auch Mitarbeitende auf diese Art übertragen.

Schritt für Schritt Anleitung

Quellen-PUPIL | JSON Datei erstellen

Der Schulträger Quellen-PUPIL selektiert in Master Data / Personen die gewünschten Schülerinnen und Schüler. Zum Beispiel alle derzeitigen 6. Klässler, welche im nächsten Schuljahr neu in Oberstufe Ziel-PUPIL übertreten.

Pos.	Bezeichnung	Beschreibung
1	Personen	Die Funktion wird in Master Data Personen (SuS/GV/SV/MA/SB) - Personen - ausgeführt.
2	Rolle	Für den Export der Schülerinnen und Schüler ist die Rolle "SuS" - oder entsprechende Benennung - auszuwählen. Die den SuS zugeordnete Erziehungsberechtigte (GVs) werden automatisch gezogen.
3	Stichtag	Mit dem Datum "Stichtag für Klassenzuweisung" → z. B. Semesterende - wird die Abgrenzung vorgenommen. SuS, welche jetzt noch in der Klasse sind und VOR dem Stichtag wegziehen, werden nicht mehr berücksichtigt.
4	Klasse/Gruppe	Die SuS können durch die Auswahl von Klassen, oder Gruppen, oder eines anderen eigenen Filters gewählt werden.
5	Aktion für gefilterte Personen	Mit der gewünschten Aktion werden sämtliche im Filter-Ergebnis (unten) aufgelisteten Datensätze ausgewählt. In der Statuszeile ganz unten wird das Total der gefilterten Datensätze angezeigt.
6	Export (Personendaten)	Die Aktion erstellt eine JSON Datei mit den strukturierten Datensätze der gefilterten Personen.

Gut zu wissen

Die SuS werden mit den Klasseninformationen exportiert. Der Import erfolgt anschliessend an den letzten Klasseneintrag. Sprich: Wird im Quellen-PUPIL gefiltert mit "Semester 2 (2023-2024)", so erfolgt der Import beim Ziel-PUPIL mit "Semester 1 (2024-2025).
Zudem: Diese Klasseninformationen werden als TEXT übergeben. Dadurch werden keine dieser Klassen im Ziel-PUPIL angelegt werden.
Die Schlüssel-Werte sind die AHV-Nr. sowie der Fremdschlüssel des Quellen-PUPIL. Ist im Ziel-PUPIL der identische SuS "XY" OHNE AHV-Nr. vorhanden, so würde durch den Import ein zweiter SuS "XY" angelegt werden. Durch konsequente Erfassung der AHV-Nr. in beiden PUPIL Umgebungen wird dies unterbunden.

Ziel-PUPIL | JSON Datei importieren

Für den Import eine JSON Datei sind ein paar Konfigurationen festzulegen:

Pos.	Bezeichnung	Bemerkung
1	Personen	Die Funktion wird in Master Data Personen (SuS/GV/SV/MA/SB) - Personen - ausgeführt.
2	importieren	Grundsätzlich lassen sich in PUPIL ganz unterschiedliche Quell-Dateien mit Daten von SuS, MAs, Gruppen etc. einlesen. Die entsprechenden Beschreibungen lassen sich mit Stichwort "import" finden.
3	Import	Der zu wählende Typ ist → Personen importieren (PUPIL Format).
4	Importieren für	Es lassen sich SuS und Mitarbeitende importieren. Der Vorgang "Mitarbeitende" wird nach der Abhandlung "SuS" erläutert.
5	Semester	Die Quell-PUPIL hat ein bestimmtes Semester für den Filter festgelegt. Die Ziel-PUPIL wählt hier das nachfolgende Semester aus. Das Datum in der Klasseninformation darf nicht gleich oder älter sein als in der zu importierenden Datei.
6	Standardklasse der SuS	Welche Klasse soll den SuS im neuen Semester zugeteilt werden? Dies kann eine für solche Zwecke angelegte Plan- oder Transferklasse sein.
7	Zuordnungsdatum	Per gewählten Datum wird der Eintritt in die Klasse festgelegt.
8	Rolle	Rolle der Standardmitarbeiter wird nur beim Import von Mitarbeitenden verwendet. Damit lassen sich z. B. allen zu importierenden Mitarbeitenden die Grund-Rolle "MA" zuweisen. Oder eine andere gewünschte Rolle
9	Bestehende Personen überschrieben	Sind bereits identische Personensätze vorhanden, so werden diese durch den Import überschrieben. Als vergleichende Schlüssel-Werte dienen die AHV-Nr. sowie der Fremdschlüssel von der Quellen-PUPIL.
10	Dateiupload	Die JSON Datei ist unverändert hochzuladen.

Tipps und Tricks

Import testen

Importe lassen sich testen, in dem nur 1-2 Schülerinnen oder Schüler für die Export Datei gefiltert werden. Dadurch lässt sich leicht das Ergebnis auf die gewünschte Richtigkeit prüfen. Ohne im Nachgang unnötiger Korrekturaufwand zu generieren.

E N D E dieser Anleitung.

Sollten Fragen oder Unregelmässigkeiten festgestellt werden, melden Sie bitte den Vorgang mit Vermerken wie gemachte Eingaben und eines Screenshots via support@pupil.ch.