2024-04 | Musikschule - Bestätigungsdokumente erstellen
2024-04 | Musikschule - Erstellung von Bestätigungen
Das Musikschul-Modul wurde mit einer tollen Funktionalität ergänzt: Neu können direkt aus der Ansicht "Anmeldungen" Bestätigungsdokumente erstellt werden. Sei dies für Anmeldebestätigungen, Mutation oder Abmeldebestätigungen.
Einigen Schulen ist die Funktionalität bereits auf dem Tagesstruktur-Modul bekannt.
Vorbereitungsarbeiten: Vorlagendokumente erstellen
Bestätigungsdokumente basieren auf Vorlagen, welche individuell erstellt werden können. Dies bietet die Möglichkeit, mehrere unterschiedliche Dokumente für verschiedene Anwendungsfälle (wie Anmeldebestätigung, Abmeldebestätigung etc.) oder für unterschiedliche Adressaten (z.B Eltern der Kinder oder erwachsene Musikschüler) erstellen zu können.
Das Arbeiten mit Vorlagen wird in der HelpDoc Dokumentenverwaltung im Detail beschrieben. Für diese Vorlagen "Musikschule" ist immer der Vorlagentyp "Musikschule" zu wählen.
In der Word-Vorlage können alle Platzhalter [ B ] eingefügt werden, welche in der Platzhalterübersicht mit Filter auf Vorlagentyp Musikschule [ A ] aufgeführt sind: Register Allgemein, Einzelpersonen, Familie, Musikschule.
Musikschule_Bestätigung_Beispiel_Pupil.docx
Musikschul Dokumente / Bestätigungen erstellen
Bestätigungsdokumente werden in der Ansicht SEMESTERPLANUNG - ANMELDUNGEN generiert.
- Die für die Dokumente zu berücksichtigenden Anmeldungen werden durch eine entsprechende Filterauswahl ausgewählt.
- Unter [ Aktion selektierte Daten ] wird der Punkt "Dokumente erstellen" ausgewählt.
- Das Modal "Bestätigung erstellen" wird angezeigt und die gewünschte Vorlage kann ausgewählt werden. Zur Auswahl angezeigt werden alle Vorlagen basierend auf dem Vorlagentyp Musikschule. Je nach Datenmenge kann die Erstellung der Dokumente einige Momente dauern.
Gemäss den hinterlegten Korrespondenzadressen beim Kind, werden nun ein oder mehrere Dokumente erstellt. Durch die Verwendung der Familienvariable wird sichergestellt, dass die Anmeldebestätigungen gemäss den beim Kind hinterlegten Korrespondenzadressen auch den korrekten Empfänger findet.
Nimmt ein/e Musikschüler/in an mehreren Kursen teil und verfügt somit über mehrere Anmeldungen, werden pro Anmeldung separate Dokumente erstellt.
Die erstellten Anmeldebestätigungen werden einerseits im Download-Bereich des Browsers abgelegt. Anderseits zusätzlich auch in der Ansicht "Dokumenten" unter Dokumentenverwaltung. Diese Handhabung wird in der HelpDoc "Dokumentenverwaltung" erläutert.
Sollten Fragen bestehen oder Unregelmässigkeiten festgestellt werden, melden Sie bitte den Vorgang mit Vermerken wie gemachte Eingaben und eines Screenshots via support@pupil.ch.
