Dokumentenverwaltung (new)

Zweck und Funktion

Die Dokumentenverwaltung in Master Data wird zur Erstellung von Vorlagen benutzt, welche z.B. für den Versand von Serienbriefen verwendet werden können.

Auf Basis des Schülers / der Schülerin (SuS) und den damit verbundenen Daten (z. B. Klasse / GV etc.) können Vorlagen mit diversen Platzhaltern / Seriendruckfeldern erstellt und daraus Seriendokumente generiert werden.

Diese Beschreibung behandelt die beiden Untermenüs des Moduls DOKUMENTENVERWALTUNG.

[ V ] - Unter Vorlagen befinden sich bereits erstellte Vorlagen [ V... = Kapitel Vorlagen ].

[ D ] - Unter Dokumente sind die damit generierten Dokumente aufgelistet [ D... = Kapitel Dokumente ].

Abgrenzung: Unter Schulleitung | Dokumente können Dateien systematisch in verschiedene Ordner abgelegt werden. Diese können anschliessend von allen Personen mit der jeweils benötigten Berechtigung angesehen oder auch geändert werden. Sprich: Ein Ablagesystem für Dateien aller Art, welche aus PUPIL verwendet werden können. Jene Dokumente stehen in keinem Bezug zu dieser Dokumentenverwaltung.

Neuigkeiten und Erweiterungen

Folgende Erweiterungen aus Neuigkeiten sind in dieser Dokumentation integriert.

2023-05 | Das Modul DOKUMENTENVERWALTUNG wurde per Mai 2023 komplett überarbeitet. Die wichtigsten Neuerungen sind:

• In der Übersicht DOKUMENTE werden nur die Dokumente angezeigt, welche die PUPIL Benutzerin / der Benutzer selber erstellt hat. Dadurch wird ermöglicht, einem erweiterten Benutzer:innen-Kreis die Dokumentenverwaltung freizuschalten, da nicht mehr alle alles einsehen können.
• Die Erstellung der Dokumente erfolgt zentral in der Ansicht VORLAGEN. Die Ansicht DOKUMENTE zeigt die erstellten Dokumente und enthält die Funktionen zu dessen Verwaltung.
• Die Vorlagen sind in vier verschiedene Kategorien/Laschen unterteilt:
  [ 1 ] - Meine persönlichen Vorlagen
  [ 2 ] - Vorlagen der Schule
  [ 3 ] - Kantonale Vorlagen
  [ 4 ] - Vorlagen von PUPIL
  Die Bedeutung und Funktionsweise wird in Kapitel V.1 - Tabs und Ordner beschrieben.
• Erstellte Dokumente können in einen Ordner des Personendossiers kopiert werden. Dies geschieht nicht mehr automatisch. Der Grund: Der stark erweiterte Funktionenumfang beim Personendossier ermöglicht eine vielfältige und spezifische Ordnerstruktur. Eine entsprechende Ordner-Freigabe dazu muss vorhanden sein. Diese Rechteverwaltung obliegt in der Regel beim Admin / bei der Schuladministration.
• Neben der bereits bestehenden Auswahl von Personen, Klassen und Gruppen können neu auch mit einem in Master Data gespeicherten Filter Dokumente generiert werden.
• Das Anwendungsprinzip der Platzhalter $aktuell...$ und $zukuenftig...$ wurde umgestellt und damit vereinfacht. Referenziert wird neu auf das aktuelle Semester. Also unabhängig, ob eine SuS-Selektion auf aktueller oder zukünftiger Klasse basiert → in der Vorlage wird mit $zukuenftig...$ auch (nur) die zukünftige Klasse ausgegeben. Im Kapitel V.2.2.c - Wann welche Platzhalter folgt eine ausführlichere Erläuterung dazu.

V.0 - Ansicht Vorlagen

Das Fenster Vorlagen kann je nach Konstellation und vorhandenem Umfang unterschiedliche Ansichten aufweisen.

Hier eine Grundansicht mit den vier Tabs sowie der Ordner-Anzeige:

Die Erläuterungen zu [ A - E ] befindet sich in Kapitel V.1 - Tabs und Ordner.

Hier eine Ansicht ohne angelegte Ordner oder in einem Ordner, wo sich nur Vorlagen befinden:

Die Funktionalitäten in dieser Ansichten wird ab Kapitel [ V.2 ] - Vorlagen beschrieben. Ebenso das Arbeiten mit Vorlagen.

Beim Arbeiten mit Vorlagen ist ein gewisse Systematik bei der Vorgehensweise angesagt. Wem soll was mitgeteilt werden - und wann? Soll die Vorlage immer wieder verwendet werden können z. B. Einteilung Kindergarten neues Schuljahr? Oder geht's um die Vorbereitung eines möglichen E-Mail Versandes an alles GV eines Standortes? Sollen die generierten Dokumente im Personendossier abgelegt (in welchem Ordner?) oder ausgedruckt werden? Werden die Zielpersonen bei Bedarf einzeln ausgewählt? Oder mehrere Klassen oder Gruppen miteinander? Der Möglichkeiten sind vieler.

Ein wichtiger Vorteil der PUPIL DOKUMENTENVERWALTUNG: Die Adress- und Informationsdatenbank ist zentral und à jour.

V.1 - Tabs und Ordner

Diese vier Tabs sind fix vorgegeben und haben diesen Zweck:

[ A ] - Meine persönlichen Vorlagen

Dies ist der Hauptordner der Benutzerin. Hier können Ordner, Unterordner oder Vorlagen angelegt werden. Zudem wie bei Punkt [ E ] ersichtlich, auch umbenennen, verschieben, kopieren und löschen. Die Funktion "löschen" ist aktiv, sobald sich kein Inhalt mehr in einem Ordner befindet.

Bei den folgenden drei Tabs können nur Benutzer:innen mit den entsprechenden Sonderrechten Mutationen vornehmen. Sinn und Zweck dieser Ordner: Vorgesetzte stellen hier Vorlagen zur Verfügung, welche von "normalen" Dokumentenverwaltung Benutzer:innen ab hier in den Tab [ Meine persönlichen Vorlagen ] kopiert werden können.

[ B ] - Vorlagen der Schule

​Vorlagen der Schulleitung u/o der Schulverwaltung

[ C ] - Kantonale Vorlagen

Kantonale Vorlagen, welche vom Schulträger eingesetzt werden

[ D ] - Vorlagen von PUPIL

Allgemeingültige Vorlagen oder Musterbeispiele von PUPIL zur Verfügung gestellt.

V.2 - Vorlagen

In der Ansicht VORLAGEN werden neue Ordner oder Vorlagen [ 1 ] erstellt. Die Platzhalterübersicht [ 2 ] zeigt die möglichen Platzhalter. Die Suchfelder Vorlagentyp wählen [ 3 ] und Vorlage suchen [ 4 ] dienen der Selektion für die Anzeige. Aktion für gefilterte Vorlagen [ 5 ] enthält Aktionen, welche den ausgewählten Vorlagen zugewiesen werden können.

V.2.1 - Button [ + Neu ]

Mit dem Button [ + Neu ] werden neue Ordner u/o neue Vorlagen angelegt. Für den neuen Ordner ist eine Bezeichnung zu erfassen.

Bei Vorlagen erscheint dieses Modal, welches bedingt, dass der Verwendungszweck dieser Vorlage bekannt ist. Vorlagename und Dateiupload kann später wieder beliebig geändert werden. Nicht jedoch der Vorlagetyp. Studiere zuvor das Kapitel V.3 - Vorlagentyp wählen mit der Matrix. Die zu verwendenden Platzhalter bestimmen den Vorlagentyp. Verschiedene Kombinationen sind möglich.

Das Vorgehen wird in Kapitel V.7 - Neue Vorlage erläutert.

V.2.2.a - Platzhalter (grundsätzliches)

Die folgenden Platzhalter können im Word Dokument an beliebiger Stelle hinterlegt werden und werden dann durch die Stammdaten aus Master Data ersetzt. In der Platzhalterübersicht werden sämtliche Platzhalter aufgeführt, welche unterteilt sind in die Register

Allgemein | Einzelpersonen | Eltern | Familie | Anstellungsverfügungen | Massnahme | Berufsauftrag Vertrag | Stammdatenüberprüfung | Tagesstruktur

Platzhalterübersicht: Bitte beachte folgende Kombinationsmöglichkeiten. In Kapitel V.2.2.c - Wann welche Platzhalter zeigt die Matrix die Kombination in grafischer Form auf.

V.2.2.b - Platzhalterübersicht

Im grauen Feld befinden sich die Platzhalter, rechts daneben die entsprechende Bezeichnung aus der Datenbank (Master Data). Befindet sich der Mauszeiger auf dem Feld des gewünschten Platzhalters, so erscheint das Kopier-Icon. Ein Klick darauf und der Platzhalter-Wert befindet sich in der Zwischenablage. Nach dem Wechsel zum Word Dokument kann dieser Platzhalter-Wert dort an gewünschter Stelle eingefügt werden.

Die neuen Platzhalter bei Schulbetrieb | Klasseninformationen | Lehrpersonen | Schulleiter:innen | Dokumentenersteller:innen sind in der HelpDoc 2022-12: Neue Platzhalter aufgeführt.

V.2.2.c - Wann welche Platzhalter

Im Tab EINZELPERSONEN bei den Platzhalter-Gruppen Klasse / Schule / Lehrperson etc. hat es $aktuell...$ und $zukuenftig...$ Werte. Der Bezug dazu ist immer das derzeit aktuelle Semester. Das ist NEU und damit wird die Verwendung dieser beiden Platzhalter-Versionen vereinfacht. Die Erklärung am konkreten Beispiel soll's plausibel aufzeigen.

Dokumente erstellen für → Personen: $aktuell...$ = Klasse jetzt oder bei $zukuenftig...$ = zukünftige Klasse

Dokumente erstellen für → Klassen oder Gruppen: Hier ist zuvor die Auswahl des Semesters zu treffen, jedoch:

• Ich nehme die Vorlage "4. Klasse im nächsten Semester" und selektiere dazu die 3. Klässler im jetzigen Semester → die Platzhalter-Version $zukuenftig...$ sind in dieser Vorlage einzupflegen.

• Ich nehme die Vorlage "4. Klasse im nächsten Semester" und selektiere dazu die 4. Klässler in nächsten Semester → die Platzhalter-Version $zukuenftig...$ sind in dieser Vorlage einzupflegen.

Dokumente erstellen für → Filter aus Personen: Die SuS werden dazu mit Semester und entsprechender Klasse gespeichert:

• Ich nehme die Vorlage "4. Klasse im nächsten Semester" und den Filter "3. Klässler im jetzigen Semester" → die Platzhalter-Version $zukuenftig...$ sind in dieser Vorlage einzupflegen

• Ich nehme die Vorlage "4. Klasse im nächsten Semester" und den Filter "4. Klässler in nächsten Semester" → die Platzhalter-Version $zukuenftig...$ sind in dieser Vorlage einzupflegen

Die Platzhalter referenzieren sich auf das aktuelle Semester, unabhängig der zu treffenden Auswahl von Klassen oder Gruppen für die Erstellung der Dokumente.

V.3 - Vorlagentyp wählen

Wie bereits unter V.2.2.a erwähnt, können Platzhalter und Vorlagentyp nicht beliebig kombiniert werden. Die Matrix: Welche Platzhalter in welchen Vorlagentypen zeigt die möglichen Kombinationen.

Vereinfachtes Anwendungsbeispiel mit einer Vorlage Typ Familie

Der Brief soll die Adresse der Familie, die Anrede der Eltern sowie der Name des Kindes enthalten.

Der Platzhalter [ $gv_anrede_begruessung$ ] aus Register [ Eltern ] kann nicht verwendet werden, weil der Vorlagentyp hier [ Familie ] ist.

V.4 - Vorlage suchen

Bei vernünftiger Benennung der Vorlagen generiert die Sucheingabe auch eine vernünftige Selektion. Die Eingabe "kiga" listet sämtliche Vorlagen auf, welche dieses Wort enthält. Es wird nicht in Unterordnern gesucht.

V.5 - Aktion für gefilterte Vorlagen

Die ausgewählten Ordner oder Vorlagen sind so zu kopieren, zu verschieben oder zu löschen.

V.6 - Funktionsmenü Vorlagen

In der Vorlagenübersicht stehen folgende Funktionen zur Auswahl:

V.6.1 - In Word bearbeiten

Bitte beachte dazu die Ausführungen betreffend Wordintegration. Erstmalig muss der Zugriff auf den Server freigeschaltet werden. Das Vorgehen dazu ist in dieser HelpDoc Passwort für Zugriff auf Word-Dokumente beschrieben.

V6.2 - Herunterladen

Das Gegenteil vom Dateiupload beim Erstellen einer neuen Vorlage. Damit kann eine bestehende Vorlage heruntergeladen werden. Das Modal "speichern unter..." öffnet sich - oder nicht → je nach Konfiguration deines Browsers.

V.6.3 - Bearbeiten

Mit [ bearbeiten ] wird das Modal [ Vorlage bearbeiten ] geöffnet. Der Vorlagename sowie die WORD-Vorlage kann geändert werden. Nicht jedoch der Vorlagetyp, der ist fix! Wurde dieser falsch festgelegt → nochmals neue Vorlage in PUPIL erstellen, den passenden Vorlagetyp zuordnen und die WORD-Vorlage wieder reinziehen.

V.6.4 - Verschieben

Die ausgewählte Vorlage kann in einen anderen Ordner / an einen anderen Ort verschoben werden, welcher sich im Register [ Meine persönlichen Vorlagen ] befindet. Nur mit spezifischen Admin-Rechte sind auch die übrigen drei Register eingeblendet.

V.6.5 - Kopieren

Analog "verschieben", mit dem kleinen, aber feinen Unterschied → das Original bleibt bestehen.

V.6.6. - Neue Dokumente erstellen

Der Hauptzweck - hier spielt die Musik! Damit werden die erstellten Vorlagen mit der gewünschten SuS-Auswahl verbunden und die "Serien"-Dokumente werden erstellt.

Personen → die Auswahl erfolgt via SuS, egal, ob SuS oder GV angeschrieben werden

Klassen → durch die Vorwahl des Semesters können jene Klassen ausgewählt werden

Gruppen → durch die Vorwahl des Semesters können jene Gruppen ausgewählt werden

Filter aus Personen → die Selektion kann mit oder ohne Semester gespeichert werden. Bei der Verwendung im Zusammenhang mit Vorlagen → meistens inkl. Semester.

V.6.7 - Zur Dokumentenübersicht

Wechselt zur Ansicht Dokumente und selektiert auf die ausgewählte Vorlage. Die Übersicht Dokumente wird in Kapitel D.1 - Dokumentenverwaltung | Untermenü Dokumente beschrieben.

V.7 - Neue Vorlage erstellen

Mit [ + Neu → Vorlage ] öffnet sich das Modal [ Neue Vorlage hochladen ]:

Eine frei wählbare Bezeichnung für die Vorlage ist zu erfassen. Tipp: Wähle eine aussagekräftige Bezeichnung wie z. B. "SJW - Neuzuzüger - PUPIL Connect".

Verwendung der verschiedenen Vorlagentypen

Familie: Für jede/n SuS wird pro Korrespondenzadresse einen Brief erstellt.

Eltern: Für jeden Elternteil der SuS wird ein Brief erstellt.

Einzelperson: Die ausgewählte Person wird direkt angeschrieben.

Stammdatenüberprüfung: Anschrift der (neuen) Eltern / gesetzlichen Vertreter, um deren vorerfassten Stammdaten verifizieren zu lassen.

Der zu wählende Vorlagentyp bestimmt, welche Platzhalter verwendet werden können. Die Abhängigkeit von Vorlagentyp und Platzhalter ist nachfolgend erläutert. Siehe dazu auch die V.3 - Vorlagentyp und Platzhalter.

V.7.1 - Spezialfall Anstellungsverfügungen

Bei Anstellungsverfügungen wird die Vorlage wohl in der Dokumentenverwaltung erstellt. Das entsprechende Dokument hingegen wird in Master Data | Personen (SuS/GV/P...) | Personen | Besoldungen generiert.

• Dokument "Anstellungsverfügung" mit den gewünschten Platzhaltern aus den Registern "Allgemein" und "Anstellungsverfügungen" einfügen
• Wechsel zu Master Data | ... | Besoldungen und beim betreffenden MA im Register "Besoldungen" auf das Icon "Besoldungsdokumente". Dann im Feld Vorlagentyp die gewünschte Vorlage "Anstellungsverfügung" auswählen. Voraussetzung ist, dass bereits eine Besoldung bei der Mitarbeiterin erfasst ist.

• Mit dem Button "speichern" wird das Dokument erstellt und befindet sich im Register "Dokumente". Die Werte aus der gewählten Besoldung werden via Platzhalter im neu erstellten Dokument eingefügt.

V.7.2 - Spezialfall Stammdatenüberprüfung

Bei der Stammdatenüberprüfung wird die Vorlage wohl in der Dokumentenverwaltung erstellt. Das entsprechende Dokument hingegen wird unter Schulverwaltung | Stammdatenüberprüfung generiert.

Das Vorgehen Stammdatenüberprüfung ist in der separaten HelpDoc erläutert.

V.8 - Neue Dokumente erstellen

Im Untermenü Vorlagen bzw. in der Übersicht Vorlagen wird die gewünschte Vorlage gesucht. Das Feld [ Vorlage suchen ] bezieht sich nur auf die aktuelle Übersicht und sucht nicht in den Unterordner oder den anderen Registern.

Via Funktionsmenü Vorlagen wird die Aktion [ Neue Dokumente erstellen ] aufgerufen. Im Modal [ Dokumente erstellen ] stehen zur Auswahl:

Das Zusammenspiel von Vorlage, Vorlagentyp, Platzhaltern und diesen Selektionsmöglichkeit von Personen, Klassen, Gruppen und Filter aus Personen ist in den Kapiteln Vorlagen und Platzhalter beschrieben.

Mit [ Speichern ] der getroffenen Auswahl wird der Prozess zur Generierung der Dokumente gestartet und es erfolgt automatisch der Wechsel in die Ansicht DOKUMENTE.

Damit sind erst mal die Seriendokumente generiert, erreicht haben Sie die Zielpersonen damit noch nicht! Wie erfolgt die Zustellung an die Empfänger? Wie werden Nicht-E-Mail-Empfänger selektiert und separat bedient werden? Wo erfolgt die Ablage der erstellten Dokumente?

D.1 - Dokumentenverwaltung | Untermenü Dokumente

Der Weg zur Übersicht der Dokumente führt entweder via Untermenü Dokumente oder aus der Ansicht Vorlagen via Funktionsmenü bei einer Vorlage → Zur Dokumentenübersicht. Beim Generieren von neuen Dokumenten wird automatisch in diese Ansicht gewechselt.

Die Suchfelder Vorlage wählen / Klasse/Gruppe wählen / Person wählen / Version wählen können einzeln oder in Kombination selektiert werden. Das Ergebnis resultiert aus einer UND-Verknüpfung → alle Kriterien treffen zu.

Ohne Auswahl werden alle Dokumente angezeigt, was je nach Anzahl einen kurzen Moment dauern kann. Die Doppelpfeile (rauf-runter) rechts in den Spaltentitelfeldern bewirken die Sortierung der Datensätze nach dieser Spalte. Mehrfachsortierungen sind hier nicht möglich. Dazu ist die Verwendung der Suchfelder gedacht.

Ein einzelnes Dokument lässt sich über die Icons rechts herunterladen, in WORD öffnen oder löschen. Sobald mehrere Dokumente gleichzeitig markiert sind, stehen mit [ Aktion für gefilterte Ergebnisse ] diese Funktionen zur Verfügung:

• Per E-Mail versenden | setzt eine vorhandene, gültige E-Mail voraus | das Modal [ E-Mail versenden ] wird geöffnet und der [ A ] - Betreff wird vermerkt (freies Textfeld), bei [ B ] - auch eine Kopie der E-Mail an den angemeldeten Benutzer aktiviert oder nicht, sowie bei [ C ] - den Text dieser E-Mail erfasst.

  

• Alle einzeln herunterladen | öffnet das Fenster "speichern unter" mit der Auswahl des Speicherortes für die Zip-Datei (oder gemäss Browser Einstellung).
• Alle in einem Dokument herunterladen | die erstellten Dokumente werden alle in einem Word Dokument abgelegt.
• Löschen | löscht das Dokument in dieser Übersicht.
• Im Dossier ablegen | kopiert die Dokumente in den jeweiligen Ordner des betroffenen SuS. Es können nur vordefinierte Ordner angewählt werden. Siehe dazu die Hinweise betreffend Personendossier in dieser Anleitung oder weiterführende Informationen unter 2022-01: Personendossier überarbeitet.

Tipps und Ticks

Platzhalter Bild [ $bild$ ]

Um den Platzhalter Bild in einer Vorlage zu verwenden, ist folgendes Vorgehen zu wählen:

• Ein Bild in der gewünschten Grösse (Breite x Höhe) in der Vorlage platzieren
  Tipp: Es kann ein x-beliebiges Pseudo-Bild sein. Relevant ist - neben der Position - lediglich das Format mit Breite und Höhe.
• Das Pseudo-Bild mit rechter Maustaste markieren und bei [ Alt-Text anzeigen... ] bzw. [ Alternativtext anzeigen... ] den Platzhalter $bild$ setzen

Nach dem Erstellen des Dokuments werden für alle Personen, bei welchen ein Bild hinterlegt ist, das Bild in diesem Format angezeigt.

Für stärker auf visuelles fokusierte Anwender:innen folgende Darstellung:

[ A ] - Bild mit rechter Maustaste markieren

[ B ] - Alt-Text... / Alternativtext... wählen

[ C ] - den Platzhalter $bild$ hier einfügen

...und die Vorlage wie üblich hochladen

Das Ergebnis:

Formatierung Abschnittwechsel falsch?

Ein allfälliger Abschnittwechsel (fortlaufend) ist wie folgt in Abschnittwechsel (nächste Seite) zu mutieren:

Den ersten Abschnittwechsel markieren [ 1 ], dann im Register Layout [ 2 ] auf Seite einrichten [ 3 ] und im gleichnamigen Modal das Register "Layout" wählen [ 4 ]. Hier sind diese Einträge vorzunehmen:

Mit dieser Aktion werden die Datensätze in separate Seiten getrennt:

Vorlagen für Etiketten

Etiketten via Vorlagen Dokumentenverwaltung sind nur bedingt möglich. Eine Ausgabe von z. B. drei Etiketten nebeneinander auf einer Zeile ist nicht möglich. Machbar sind hingegen "Etiketten Streifen" wie z. B. solche Formate:

Hierzu wird eine Vorlage wie dieses Muster erstellt:

Danach das weitere Vorgehen "wie gehabt" → alle Dokumenten in einem Dokument → je nachdem dann den Abschnittwechsel von "neue Seite" auf "fortlaufend" ändern (siehe oben).