Stammdatenüberprüfung

Das Modul STAMMDATENÜBERPRÜFUNG ist dem Hauptmenü SCHULVERWALTUNG angegliedert.

Zweck und Funktion

Mit der Stammdatenüberprüfung lassen sich die in PUPIL geführten Daten einfach aufbereiten und einem bestimmten Personenkreis zur Prüfung, Kontrolle und Ergänzung zur Verfügung zu stellen. Und der Clou: Diese mutierten Daten lassen sich wieder in PUPIL zurück lesen.

Das Vorgehen beinhaltet diese Schritte, welche nachfolgend im Detail erläutert werden.

Stammdatenprüfung Ablauf

In einem ersten Schritt wird der Überprüfungslauf inklusive Abschlussdatum und Brief-Vorlage definiert. Anschliessend werden für diesen Überprüfungslauf die Datenfelder bestimmt und die gewünschten Personen ausgewählt. Mithilfe der Vorlage wird der Elternbrief erstellt. Die Eltern können den auf dem Brief integrierten QR-Code scannen und gelangen so nach der Eingabe des persönlichen Codes direkt zum Formular. Deren Erfassung erfolgt digital. Abschliessend überprüft die Schulverwaltung die erfassten Änderungen und kann diese wieder in die Master Data übernehmen.

Zur Veranschaulichung wird ein konkretes Beispiel Punkt für Punkt durchgespielt.

Überprüfungslauf erfassen

Als Erstes ist ein neuer Überprüfungslauf zu erstellen. Das Menü Überprüfungslauf listet im Fenster die bereits erfassten Läufe auf. Sie lassen sich hier bearbeiten oder können gelöscht werden.

Bestehende Überprüfungsläufe lassen sich kopieren. Damit können z. B. die durch Anmeldungen "geschlossene" Formulare wieder in neuen Überprüfungsläufen verwenden werden.

Mit Button [ + Neuer Überprüfungslauf ] wird das Modal [ Überprüfungslauf erfassen ] geöffnet. Zu erfassen sind hier die Elemente Titel, Abschlussdatum sowie die Vorlage. Diese Elemente lassen sich später wieder ändern.

Überprüfungslauf

Bezeichnung

Beschreibung

Überprüfungslauf erfassen

Bezeichnung: Ein aussagekräftiger, beschreibender Titel ist wichtig für eine gute Übersichtlichkeit. Die Bezeichnung ist ein Pflichtfeld.

Ablaufdatum: Bis zu diesem Datum kann das Formular von den Eltern ausgefüllt werden.

Vorlage: Auf Basis dieser Vorlage werden die Elternbriefe erstellt.

Alle drei Elemente lassen sich später anpassen oder ändern.

Beispiel Ausgangslage

Wir möchten alle Eltern von Kindern, welche im Sommer im Kindergarten starten, anschreiben um gewisse Daten zu erfragen bzw. zu prüfen.

Der Titel Neue_KG_SuS_2023/24 ist sehr prägnant und zeigt auf einen Blick, um was es bei diesem Überprüfungslauf geht. Man könnte sich überlegen, im Titel auch einen Hinweis auf die zu überprüfenden Datenfelder zu geben.

Als Ablaufdatum wurde der 1. Juni gewählt. Dies sollte der Schulverwaltung noch genügend Zeit vor den Sommerferien geben, mit den Eltern Kontakt aufzunehmen, welche dieses Formular nicht ausfüllen.

Die Word-Vorlage hat in diesem Fall keine Schuljahresbezeichnung, da wir diese Vorlage jedes Jahr wieder verwenden möchten.

Vorlage erstellen

Für den Serienbrief ist eine Vorlage zu erstellen. Genauere Informationen zum Erstellen einer solche Vorlage in PUPIL sind in der HelpDoc DOKUMENTENVERWALTUNG enthalten. Vereinfacht gesagt: Anstelle von Seriendruckfeldern werden im Word Hauptdokument Platzhalter von PUPIL eingefügt.

ACHTUNG: Der Vorlagentyp muss "Stammdatenüberprüfung" sein, ansonsten werden die Vorlagen im Menü Überprüfungslauf nicht zur Auswahl angezeigt.

Der folgende Screenshot zeigt die Übersicht der Platzhalter, welche speziell für die Stammdatenüberprüfung [ 1 ] sind. Zusätzlich zu den spezifischen Platzhaltern "Stammdatenüberprüfung" [ 2 ] können beim Vorlagentyp Stammdatenüberprüfung auch Platzhalter der Register Allgemein, Einzelpersonen und Familie [ 3 ] verwendet werden:

Platzhalterübersicht Stammdatenüberprüfung

Der QR-Code führt zum URL-Link der Anmeldeseite des Formulars. Jeder Link ist einzigartig und funktioniert im Zusammenspiel mit dem Code zur Identifizierung der Eltern. Das bedeutet, dass zwingend der Code zur Identifizierung und der Link (als Link und/oder als QR-Code) im Dokument mitgeliefert werden.

Beispiel einer Word Vorlage mit Platzhalter:

$familie_adresse$

Schulhausen, $datum_heute_text$

Liebe Eltern

Ihr Kind, $vorname$ $name$ kommt in den Kindergarten. Bitte scannen Sie den QR-Code und füllen Sie das Formular bis am 1. Juni aus.

Ihr Code ist: $code$

QR-Code: $qr-code$ oder per Link: $link$

Bei Fragen können Sie sich jederzeit an die Schulverwaltung wenden.

Vielen Dank für Ihre Mithilfe

Hans Musterschulverwalter

Tipp: Damit aus dem Platzhalter $qr-code$ einen richtigen QR-Code (Grafik) entsteht, ist eine Pseudo-Grafik mit Alternativtext zu konfigurieren. Siehe dazu die Detailbeschreibung am Schluss dieser Anleitung.

Datenfelder bestimmen

Beim Punkt "Vorlage erstellen" haben wir das Formular angesprochen, welches die Eltern ausfüllen. Dieses Formular wird unter Stammdatenüberprüfung im Tab Konfiguration zusammengestellt.

Mit Button [ + neues Feld ] öffnet das Modal [ Feld erfassen ] womit Inhalt wie auch Layout des Formulars festgelegt wird. Dieser Button ist nur sichtbar, wenn noch kein Elternteil das Formular ausgefüllt hat. Damit stellen wir sicher, dass bereits erstellte Formulardaten konsistent sind.

Im Modal "Feld erfassen" ist zu unterscheiden zwischen den beiden Feldtypen [ 1 ] und [ 2 ] und bedeutet:

Feld erfassen

[ 1 ] - Titel, Untertitel, Infotext, Trennline und Checkbox sind Gestaltungselemente und ergeben keine Daten, welche in die Master Data übernommen werden. Die Gestaltung bezieht sich auf ein Beschriftungsfeld und ein Positionsfeld für die Reihenfolge im Formular.

Nummeriere in 100er Gruppen für die Hauptelemente analog dem Register im Personenstamm. So lassen sind einzelne (vergessene) Elemente einfacher positionieren → 100 Hauptinformationen | 200 Kontaktdaten | 300 Adressdaten | 400 andere Informationen | etc.
Der GV-Datenbereich wird z. B. mit 1000er geordnet; sprich: 1200 = Kontaktdaten GV1, 2200 = GV2

Bezeichnung

Beschreibung

[ 2 ] - Feld aus Master Data Personen

Bei Auswahl "Feld aus Master Data Personen", werden weitere Felder angezeigt. Diese Daten können später von den Eingaben übernommen werden.

Die Punkte 2-8 erscheinen nur, wenn bei Punkt 1 "Feld aus Master Data Personen" gewählt wurde

2. Speichern auf Rolle

Zur Auswahl stehen SuS und die GV1 - GV4. Der Eintrag wird bei dieser Rolle/Person gespeichert.

3. Speicherort

Hier ist das Zielfeld in der Master Data auszuwählen. Der Eintrag wird bei diesem Feld in der Master Data gespeichert.

4. Bezeichnung

Diese Beschreibung wird oberhalb des Erfassungsfeldes angezeigt

5. Reihenfolge auf Formular

Damit wird die Reihenfolge im Formular festgelegt (siehe Tipp).

6. Bearbeitbar durch GV

Eltern können dieses Feld im Formular bearbeiten. Es ist beispielsweise sinnvoll Vor- und Nachnamen einer Person unveränderbar zu machen.

7. Pflichtfeld

Diese Felder müssen ausgefüllt sein, um das Formular absenden zu können

8. Bearbeiten / Löschen

Mit den bekannten Symbolen kann ein Formulareintrag bearbeitet (Stift) oder gelöscht (Mülltonne) werden.

Beispiel für den Aufbau:

Die Eltern werden in einem Infotext hingewiesen, dass im ersten Abschnitt einige Angaben zum Kind gesammelt werden. Danach folgen einige Master Data Felder des Schülers, angefangen mit dem Vor- und Nachnamen des Kindes.

Weiter unten wird informiert, dass auch über die Eltern Daten erfasst werden. Die Abschnitte können zusätzlich noch mit Trennstrichen getrennt werden. Jeder Abschnitt beginnt mit dem Vor- und Nachnamen der Person, um welche es in diesem Abschnitt geht.

Damit ist die Chance sehr gross, dass alle Angaben am richtigen Ort eingetragen werden.

Personen auswählen

Hier werden die Personen ausgewählt, für welche der Überprüfungslauf durchzuführen ist. Diese Zweiphasen-Selektion beinhaltet:

[ 1 ] - SuS via bekanntem Filter selektieren

[ 2 ] - Aus der gefilterten Auswahl die gewünschten SuS auswählen

Bezeichnung

Beschreibung

1. Filter

SuS werden mit dem bekannten Filter - dieser wird auch in der Master Data und bei Adressbuch/Listen verwendet - gefiltert.

2. Gefilterte Personen

Der Filter aus Punkt 1 generiert eine Liste von SuS.

Hier sind die SuS aufgelistet, welche bei Punkt 1 gefiltert wurden und welche nicht für den Überprüfungslauf selektiert wurden.

3. SuS speichern

Ausgewählte SuS speichern: Die in [ 2 ] markierten SuS werden für den Überprüfungslauf selektiert.

Alle gefilterten SuS speichern: Alle SuS werden für den Überprüfungslauf selektiert.

4. Personen in diesem Überprüfungslauf

Hier werden all jene SuS ausgeführt, welche die Selektionsschritte 1 /2 / 3 durchlaufen haben. Und nur die hier aufgeführten SuS werden im Stammdatenüberprüfungslauf berücksichtigt.

5. Speichern

Ist ein zuvor (fälschlicherweise) selektierter SuS zu entfernen, ist folgende Vorgehen zu wählen: alle SuS markieren (im Spaltentitel) | die zu entfernenden SuS deaktivieren | wieder speichern klicken. Siehe dazu auch die Erläuterungen nachfolgend.

Beispiel:

An unserer Beispielschule werden SuS, welche im kommenden Jahr alt genug für den Kindergarten sind, in der Klasse "Vorschule" geführt. Nach dieser Klasse wird gefiltert. Diese gefilterten SuS werden alle nach unten in den Überprüfungslauf verschoben, mit Ausnahme von 1-2 Kinder, die von den Eltern noch ein Jahr zurückgehalten werden.

Selektion in Master Data / Personen vornehmen - und kontrollieren - und diesen Filter speichern. Dadurch kann in der Stammdatenüberprüfung über diesen gespeicherten Filter einfach die getroffene Selektion aufgerufen werden.

Löschen von falsch selektierten Datensätzen

Sind in → Personen in diesem Überprüfungslauf → falsche oder viele / alle Datensätze unerwünscht, so können sie wie folgt wieder entfernt oder gelöscht werden:

• Die richtigen Datensätze markieren

• Die falschen Datensätze NICHT markieren

• Den Button [ Speichern ] anklicken

Dieses Vorgehen speichert alle ausgewählten (ok) und löscht alle nicht ausgewählten Personen (x) im Überprüfungslauf. Sprich: Keine auswählen und [ Speichern ] ergibt: Keine Personen sind mehr in Bereich → Personen in diesem Überprüfungslauf.

Erfolgreich: Schüler wurden erfolgreich aus dem Überprüfungslauf entfernt

Briefe erstellen und versenden

Die im Register "Personenauswahl" im Bereich "Personen in diesem Überprüfungslauf" - unten - ausgewählten Schüler sind auch im ersten Register "Personen" aufgeführt. Hier werden die Briefe - gemäss Vorlage - mit dem Link und dem Code für das Überprüfungsformular erstellt. Dabei gilt zu unterscheiden zwischen diesen beiden Buttons:

[ 1 - Aktion für selektierte Ergebnisse ] - hiermit werden nur Briefe für die in der Spalte ganz links ausgewählten SuS generiert. Das können einzelne Schülerinnen und Schüler sein, oder alle. Der Button wird erst aktiv, wenn mindestens ein SuS ausgewählt ist.

[ 2 - Briefe für alle gefilterten Schüler erstellen ] - hiermit werden - mit oder ohne allfällige Auswahl - sämtliche Briefe erstellt. Zuvor schon generierte Briefe werden überschrieben (siehe "zur Beachtung" nachfolgend).

Die Option "Briefe erstellen" kann nur ausgewählt werden, wenn bei diesem Überprüfungslauf eine Vorlage hinterlegt ist.
Stammdatenprüfung - Personen

Das Icon bei Brief in der zweitletzten Spalte ist anfänglich grau und kann nicht angeklickt werden. Nachdem ein Brief erstellt worden ist, wird das Icon schwarz und kann angeklickt werden. Der Brief ist über dieses Icon wieder abrufbar, falls es noch einmal gebraucht wird. Pro SuS wird hier nur ein Brief angezeigt.

Zur Beachtung
Die Briefe wurden erstellt und nun wird festgestellt, dass noch einige Lernende vergessen gingen. Oder das Nachträge eingetroffen sind. Einzelne Lernende lassen sich jederzeit hinzufügen. Wichtig ist, dass dann NICHT die Aktion [ Briefe für alle gefilterte Schüler erstellen ] durchgeführt wird. Das generiert sämtliche Briefe - inkl. Link und Code - neu. Zuvor ausgegebene Dokumente werden dadurch ungültig. Jener Link und Code passt nicht mehr.
→ Mit [ Aktion für x selektierte Ergebnisse ] werden nur die bei [ 1 ] selektierten Datensätze berücksichtigt.

Wo sind die Briefe?

In einem ZIP-Ordner und in der Dokumentenverwaltung!

Ist der Prozess der Brief Generierung abgeschlossen, werden sämtliche Dokumente in einen ZIP-Ordner abgelegt. Je nach Browser Einstellung wird der Dateiexplorer geöffnet, um den gewünschten Ablageort zu wählen oder die Ablage erfolgt im Downloadordner.

Alle Briefe ausdrucken geschieht nicht aus Stammdatenprüfung / Register Personen. Die Briefe befinden sich - wie oben erwähnt - im ZIP-Ordner und können von dort einzeln, etappenweise oder sämtliche auf einmal gedruckt werden.

Doch PUPIL bietet noch mehr. In der Dokumentenverwaltung werden die generierten Dokumente auch abgelegt. Unter Vorlage [ A ] ist die im entsprechenden Stammdatenüberprüfungslauf hinterlegte Vorlage auszuwählen:

Bsp. Überprüfungslauf

Überprüfungslauf

Bsp. Dokumentenverwaltung | Dokumente

Dokumentenverwaltung - Dokumente

Über die Aktion für selektierte Ergebnisse stehen diese Optionen zur Auswahl:

  • Per E-Mail versenden - sofern bei den GVs eine E-Mail erfasst ist
  • Alle einzeln herunterladen. Dies ist bei der Stammdatenüberprüfung meistens überflüssig, weil ZIP-Datei im Download
  • Alle ein einem Dokument herunterladen. Dies ist häufig der Fall, da der Versand per Post erfolgt. Je nach Word Vorlage und Version ist evtl. eine Änderung des Abschnittwechsels erforderlich. Siehe dazu HelpDoc Dokumentenverwaltung
  • Löschen. Nützlich, um z. B. fehlerhafte Versionen zu entfernen. Oder nicht mehr benötige Daten entfernen.
  • Im Dossier ablegen. So finden User/-innen mit Zugang zum Personendossier des SuS einfach das Dokument und können es dem Postboten V.2.0 für seine GVs nochmals mit nach Hause geben

Formular bearbeiten (ausführbar durch die GV)

Die Eltern erhalten im Brief einen Link als QR-Code zum Scannen oder als ausgeschriebener Link zum Abtippen. Jeder Link ist einzigartig. Zudem muss der Code mitgeliefert werden.

Der Link führt zu einem Login-Fenster spezifisch für diese Eltern / diesen SuS. Der mitgelieferte 8-stellige Code muss eingetippt werden.

Der individuelle Link in Kombination mit dem Code ist vergleichbar mit einem Benutzernamen und Passwort.

Nach erfolgreichem Login wird den Eltern das erstellte Formular angezeigt. Nicht bearbeitbare Felder sind grau. Pflichtfelder werden geprüft, wenn das Formular eingesendet werden soll. Sind nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

Beispiel:

In unserem Beispiel geht der Brief an einen alleinerziehenden Vater. Alle Fragen werden pflichtbewusst beantwortet, aber da es keinen GV2 gibt, bleiben diese Felder leer. In unserem Fall sind die E-Mail sowie die Strasse von GV1 und GV2 Pflichtfelder. Beim Einsenden des Formulars wird der Vater darauf aufmerksam gemacht.

Für diesen Fall lohnt es sich bei GV2 keine Pflichtfelder zu erstellen.

Änderungen prüfen, akzeptieren/ignorieren und annehmen

Der Brief ist versandt und die Eltern haben angefangen die Formulare auszufüllen. Nun kann die Schulverwaltung die Änderungen prüfen und entscheiden, ob sie auch übernommen werden sollen. Die Spalte Status gibt Auskunft über den Fortschritt der Stammdatenüberprüfung.

Der rote Hinweis zeigt, dass hier vier Einträge vorhanden sind.

Formular nicht geöffnet

Die Eltern haben den Link noch nicht verwendet

Formular gespeichert

Die Eingaben von den Eltern sind vorgenommen worden

Formular gespeichert

Das Modal "Änderungen" wurde geöffnet und der Button [ Änderung ignorieren ] oder [ schliessen ] wurde bestätigt.

Änderungen angenommen

Der Schritt "Änderung annehmen" in Aktion für selektierte Ergebnisse wurde durchgeführt. Damit sind diese Werte nun in PUPIL Master Data Personen nachgeführt.

Ein bereits bearbeitetes Formular kann von den Eltern wieder / nochmals geöffnet werden. Entweder unmittelbar nach dem Schliessen. Mit [ Änderungen übernehmen ] wird ihnen Hinweis "Vielen Dank!" angezeigt. Unten bei dieser Dialog-Anzeige ist der Button [ zum Formular ] aufgeführt, welcher wieder zurück zum Formular führt. Oder die Eltern rufen nochmals den Link auf und geben den Code ein. Es werden ihnen die erfassten Daten angezeigt. Diese können sie wieder ändern oder ergänzen.

Schulverwaltungen haben auch die Möglichkeit sich über den Link mit dem Code einzuloggen. Dies ändert den Status nicht auf "Formular geöffnet".

Mit einem Klick auf die Historie werden die von den Eltern gemachten Änderungen im Modal "Änderungen" angezeigt. Diese werden geprüft und können bei Bedarf ignoriert werden. Bei Schreib-/Tippfehlern kann sich die Schulverwaltung auch als Elternteil einloggen um diese Schreibfehler zu korrigieren.

Sind keine Änderungen vorzunehmen, kann das Modal "Änderungen" einfach wieder geschlossen werden - mit schliessen, mit X oben rechts oder mit Klick in den Bereich neben diesem Modal.

Im Beispiel unten werden die Einträge "Telefon-Nr." und "E-Mail" auf ignorieren gesetzt. Diese Werte sollen nicht in PUPIL eingelesen werden.

So werden die einzelnen Eingaben der Eltern geprüft. Anschliessend werden die akzeptierten Informationen über den Button [ 9 - Aktion für selektierte Ergebnisse ] in PUPIL eingelesen.

Muster Änderungen

Bezeichnung

Beschreibung

1. Auswahlkasten

Hier können einzelne SuS oder alle SuS zusammen selektiert werden.

2. Filter nach Status

Es gibt folgende Status:

Formular nicht geöffnet - die Eltern haben das Formular noch nicht geöffnet.

Formular geöffnet - das Formular wurde geöffnet, aber noch keine Änderungen gespeichert.

Formular gespeichert - die Eltern haben die Bearbeitung abgeschlossen.

Änderungen angenommen - die Schulverwaltung hat die Änderungen überprüft und angenommen.

3. Code

Dies ist der Code für die Eltern - gleichzusetzen mit dem Passwort für den Login auf dem Link.

Ein Klick auf das Passwort kopiert den Code.

4. Status

Hier werden die Status angezeigt. Die Beschreibung ist in Punkt 2 dieser Liste.

5. Link

Ein Klick auf den Link führt zum spezifischen, eindeutigen Link dieses SuS.

Für den Login als GV muss der Code eingetragen werden.

6. Brief

Das Symbol is grau, wenn noch kein Brief erstellt wurde

und schwarz, wenn für diesen SuS schon ein Brief erstellt wurde.

7. Historie

Die Zahl im roten Kreis zeigt, wie viele Felder von den Eltern angepasst wurden.

Ignorierte Zeilen zählen nicht zu den Änderungen.

8. Suchen

Hier kann nach Vor- und Nachnamen von Eltern oder Kindern gesucht werden.

9. Aktion für selektierte Ergebnisse

Es gibt folgende Aktionen:

Briefe erstellen - für die markierten SuS werden die Elternbriefe erstellt.

Änderungen übernehmen - für die markierten SuS werden die nicht als ignoriert markierten Änderungen übernommen.

Beispiel:

Die ersten Eltern haben das Formular ausgefüllt und eingesendet (Formular gespeichert). Als Telefon-Nummer wurde eine Nummer angegeben, die keine aktive Telefon-Nummer sein kann. Zudem wurde Strasse mit nur einem s geschrieben.

Die Schulverwaltung kann sich nun bei den Eltern mit Hilfe des Links und des Codes einloggen und den Schreibfehler korrigieren. Die offensichtlich falsche Telefon-Nummer wird als ignoriert markiert. Anschliessend können die Änderungen angenommen werden.

Tipps und Tricks

QR-Code - Pseudo-Grafik und Alternativtext

Um aus dem Platzhalter $qr-code$ einen "richtigen" QR-Code zu generieren, ist folgendes Vorgehen in der entsprechenden Vorlage zu wählen:

  • Ein Bild in der gewünschten Grösse (Breite x Höhe) in der Vorlage platzieren
    Tipp: Es kann ein x-beliebiges Pseudo-Bild sein. Relevant ist - neben der Position - lediglich das Format mit Breite und Höhe.
  • Das Pseudo-Bild mit rechter Maustaste markieren und bei "Alt-Text anzeigen..." bzw. "Alternativtext anzeigen..." den Platzhalter $qr-code$ setzen

Nach dem Erstellen des Dokuments werden für alle Personen, bei welchen ein Bild hinterlegt ist, das Bild in diesem Format angezeigt.

Für stärker auf visuelles fokussierte Anwender/-innen folgende Darstellung:

Pseudo-Grafik - QR-Code Alternativtext

[ A ] - Bild mit rechter Maustaste markieren

[ B ] - Alt-Text... / Alternativtext... wählen

[ C ] - den Platzhalter $qr-code$ hier einfügen

...und die Vorlage wie üblich hochladen

Das Ergebnis:

QR-Code generiert

Muster-Grafik zur freien Verfügung:

QR-Code Muster


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