In Master Data besteht die Möglichkeit für die Personendaten eigene, individuelle Felder anzulegen. Diese Kundenfelder können bestimmten Rollen zugewiesen werden. Auch kann in Master Data nach diesen Kundenfeldern gefiltert werden. Diese Anleitung beschreibt das Erstellen von Kundenfeldern sowie deren Anwendungsmöglichkeiten.
Die Reihenfolge der Einträge erfolgt auf Grund der definierten Ordnung (wird nachfolgend beschrieben). Gelöscht werden können die Einträge von den Benutzern NICHT. Es handelt sich um Datenbankeinträge, dessen Verwendung zuerst bei den entsprechenden Personen entfernt / gelöscht werden müssen. Diese Aufgabe übernimmt PUPIL AG für dich. Erstelle dazu einfach ein Ticket mit den entsprechenden Informationen.
Aktionen:
Beschreibungen:
A - Kundenfeld erstellen
Ein neues Kundenfeld kann erstellt werden.
B - Kategorie erstellen
Hiermit werden Kategorien angelegt
Die Berechtigung für [ Personen - Kundenfelder ] wird zur selektiven Freigabe empfohlen. Je intensiver damit gearbeitet wird, desto besser sollte das Konzept / die Struktur durchdacht sein. Bestehende Einträge lassen sich nur in [ Feldname ], zugeteilte [ Rollen ] sowie der [ Reihenfolge ] verändern.
Neuigkeiten
Folgende Erweiterungen aus Neuigkeiten sind in dieser Dokumentation integriert. Die wichtigsten Elemente sind:
2023-06 | Kategorien
Kundenfelder sind neu kategorisierbar. Dies vereinfacht die Handhabung und ermöglicht eine bessere Übersicht.
Die Checkbox "Ist es in Personen geöffnet" definiert, ob die Kategorie in der Personenansicht standardmässig geöffnet oder geschlossen angezeigt wird (siehe Kapitel Kundenfelder in der Personenansicht).
Master Data /Personen (SuS/GV/LP/SV/MA/SB) / Personen - Kundenfelder
1 -Kundenfeld erstellen
Durch Klicken auf [ + Kundenfelder ] öffnet sich das Modal "Kundenfeld erstellen":
Aktion
Beschreibung
A - Feldname
Der Feldname ist ein freies Textfeld, welches die Bezeichnung des Kundenfeldes darstellt. Wähle einen kurzen, aussagekräftigen Begriff.
Tipp: Beschränke dich auf ca. 20-30 Zeichen, auch wenn viel mehr möglich wären. Zu lange Begriffe in den Erfassungsmasken ergeben keine vorteilhafte Darstellung.
Tipp: Ähnliche oder gleichlautende Feldname [ B ] wie bestehende Datenbankfelder [ A ] zur besserer Unterscheidung mit dem Zusatz "KF" bezeichnen. So wird's in der Auswahl eindeutig.
B - Feldtyp
Mit Feldtyp wird der Charakter des Eingabefeldes zu diesem Kundenfeld zugewiesen werden. Folgende Feldtypen stehen zur Auswahl:
Auswahl
Beschreibung
Textfeld
Ergibt ein Textfeld mit einer einzelnen Zeile.
Textbereich
Ergibt ein Textfeld mit mehreren Zeilen.
Optional ja/nein
Man kann ja oder nein anklicken.
Datum
Man kann nur ein Datum auswählen.
Dropdown
Die möglichen Antworten müssen vorgängig definiert werden. Aus diesen Antworten kann dann ausgewählt werden.
C - Kategorie
Damit können die Kundenfelder strukturiert werden. PUPIL zeigt standardmässig die Kategorie "Kundenfelder Standard" an. Dort sind alle Kundenfelder zu finden, welche bis zum heutigen Zeitpunkt erstellt wurden.
Die Erläuterungen zu Kategorie erstellen ist nachfolgend zu finden.
D - Anzeige
In Anzeige wird festgelegt, für welche Personengruppe bzw. Rollen das Kundenfeld im entsprechenden Register des Personen Datensatzes angezeigt werden soll. Zur Auswahl stehen:
- Auf allen Personen anzeigen
- Nur auf ausgewählten Rollen anzeigen. Mit dieser Aktivierung öffnet sich das Feld Rollen, wo die gewünschten Rollen ausgewählt und eingetragen werden
E - Lese-berechtigung
Welchen Rollen sollen nur eine Leseberechtigung zugewiesen werden?
F - Schreib-berechtigung
Welchen Rollen sollen ein Schreibberechtigung zugewiesen werden? Sie können das Kundenfeld bearbeiten in Sinne von: Einen Wert zuweisen oder einen Text erfassen.
Die Berechtigung "lesen" ist NICHT Voraussetzung und wird nicht in Kombination mit "schreiben" verwendet.
G - Reihenfolge
Der Zahlenwert in Reihenfolge legt die Position in der Übersicht Personen - Kundenfelder fest. Erlaubt sind Ziffernfolge mit den Zeichen 0-9.
Vorschlag für Gruppen spezifische Ordnung:
100 - SuS / 200 - GV / 300 - MA / .... / 900 - alle / 99xx - Test, alte Felder etc.
Werden alle SuS Kundenfelder mit Ordnung 100 versehen, so erscheinen diese in alphabetischer Reihenfolge.
[ speichern ]
Mit Klick auf die Schaltfläche [ speichern ] wird das Kundenfeld erst erstellt. Bei vorherigem Schliessen des Modals gehen die Einträge verloren bzw. werden nicht gespeichert.
2- Tipp: Bezeichnung Kundenfeld
In der Übersicht Personen - Kundenfelder werden alle bereits erfassten Kundenfelder aufgeführt. Die Sortierung erfolgt auf Grund der definierten Ordnung. Unter Personen kann auch nach diesen Kundenfeldern gefiltert werden. Sämtliche verfügbaren Werte - und dies sind nicht nur Kundenfelder - werden hier in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt. Mit hinzufügen von Codes kann die Zuordnung bzw. Gruppierung sichtbar gemacht werden.
Hier ein Beispiel für Kundenfelder, welche nur der Rolle Mitarbeitern [ MA ] zugewiesen wurden:
Mit Sucheingabe [ ma erscheinen nur Werte, welche diesen Code enthalten. Der Code kann am Anfang oder am Ende stehen.
3 - Kundenfeld bearbeiten
Durch Klicken auf das Stiftsymbol [ Kundenfeld bearbeiten ] kann man die Angaben bearbeiten.
Der Feldtyp und die zugehörigen Antworten (Feldtyp Dropdown) können nicht geändert werden. Es ist allerdings möglich eine zusätzliche Antwort hinzuzufügen.
4 - Kategorien
Mit Kategorie lassen sich die Kundenfelder strukturieren und dadurch eine bessere Übersichtlichkeit schaffen.
PUPIL zeigt standardmässig die Kategorie "Kundenfelder Standard" an. Dort sind alle Kundenfelder zu finden, welche bis zum heutigen Zeitpunkt erstellt wurden.
5 - Anwendungsmöglichkeiten
Kundenfelder können wie erwähnt in Spalten angezeigt, in Listen ausgegeben oder als Platzhalter in der Dokumentenverwaltung eingesetzt werden. Hier ein Auflistung:
Master Data - Personen Spaltenkonfiguration → als Spalte anzeigen Export Excel Auswahl in Filter erweitert. Je nach Typ auch mit Operatoren wie "nicht leer", beginnt mit etc.
Master Data - Massenmutation Je nach Feldtyp lassen sich die Werte mutieren. Z. B. Dropdown → Auswahlliste
Adressbuch/Listen Mit wenigen Ausnahmen wie Arbeitsliste, Geburtstagsliste oder Telefonliste lassen sich die Kundenfelder bei "Feld hinzufügen" auswählen und integrieren.
Schulverwaltung Stammdatenüberprüfung → Register Konfiguration → [ + neues Feld ]So lassen sich z. B. Angaben zu Ärztin/Arzt bzw. Zahnärztin/Zahnarzt durch ein freies Textfeld oder ein Dropdown einsetzen.
Tipp: Beim Einsatz eines Dropdown Feldes in einem Online-Formular ist ein zusätzliches freies Textfeld für Bemerkungen bzw. Erfassung nicht vorhandener Werte anzufügen.
Master Data - Dokumentenverwaltung Die Kundenfelder können in den meisten Vorlagentypen eingepflegt werden. In der Platzhalterübersicht werden die verfügbaren Kundenfelder im unteren Bereich nach → Dynamische Feldplatzhalter aufgeführt: Die Gruppierung erfolgt nach den Kategorien der Kundenfelder.
E N D E dieser Anleitung 😉
Sollten Fragen oder Unklarheiten festgestellt werden, bitte den Vorgang mit Vermerken wie gemachte Eingaben und eines Screenshots melden via support@pupil.ch.
Tipp: Beim Einsatz eines Dropdown Feldes in einem Online-Formular ist ein zusätzliches freies Textfeld für Bemerkungen bzw. Erfassung nicht vorhandener Werte anzufügen.
