Personen - Kundenfelder

Zweck und Funktion

In Master Data besteht die Möglichkeit für die Personendaten eigene, individuelle Felder anzulegen. Diese Kundenfelder können bestimmten Rollen zugewiesen werden. Auch kann in Master Data nach diesen Kundenfeldern gefiltert werden. Diese Anleitung beschreibt das Erstellen von Kundenfeldern sowie deren Anwendungsmöglichkeiten.

Die Reihenfolge der Einträge erfolgt auf Grund der definierten Ordnung (wird nachfolgend beschrieben). Gelöscht werden können die Einträge von den Benutzern NICHT. Es handelt sich um Datenbankeinträge, dessen Verwendung zuerst bei den entsprechenden Personen entfernt / gelöscht werden müssen. Diese Aufgabe übernimmt PUPIL AG für dich. Erstelle dazu einfach ein Ticket mit den entsprechenden Informationen.

Die Berechtigung für [ Personen - Kundenfelder ] wird zur selektiven Freigabe empfohlen. Je intensiver damit gearbeitet wird, desto besser sollte das Konzept / die Struktur durchdacht sein. Bestehende Einträge lassen sich nur in [ Feldname ], zugeteilte [ Rollen ] sowie der [ Reihenfolge ] verändern.

Neuigkeiten

Folgende Erweiterungen aus Neuigkeiten sind in dieser Dokumentation integriert. Die wichtigsten Elemente sind:

2023-06 | Kategorien

Kundenfelder sind neu kategorisierbar. Dies vereinfacht die Handhabung und ermöglicht eine bessere Übersicht.

Die Checkbox "Ist es in Personen geöffnet" definiert, ob die Kategorie in der Personenansicht standardmässig geöffnet oder geschlossen angezeigt wird (siehe Kapitel Kundenfelder in der Personenansicht).

Master Data / Personen (SuS/GV/LP/SV/MA/SB) / Personen - Kundenfelder

1 - Kundenfeld erstellen

Durch Klicken auf [ + Kundenfelder ] öffnet sich das Modal "Kundenfeld erstellen":

Aktion	Beschreibung
A - Feldname	Der Feldname ist ein freies Textfeld, welches die Bezeichnung des Kundenfeldes darstellt. Wähle einen kurzen, aussagekräftigen Begriff. Tipp: Beschränke dich auf ca. 20-30 Zeichen, auch wenn viel mehr möglich wären. Zu lange Begriffe in den Erfassungsmasken ergeben keine vorteilhafte Darstellung. Tipp: Ähnliche oder gleichlautende Feldname [ B ] wie bestehende Datenbankfelder [ A ] zur besserer Unterscheidung mit dem Zusatz "KF" bezeichnen. So wird's in der Auswahl eindeutig.
B - Feldtyp	Mit Feldtyp wird der Charakter des Eingabefeldes zu diesem Kundenfeld zugewiesen werden. Folgende Feldtypen stehen zur Auswahl: Auswahl Beschreibung Textfeld Ergibt ein Textfeld mit einer einzelnen Zeile. Textbereich Ergibt ein Textfeld mit mehreren Zeilen. Optional ja/nein Man kann ja oder nein anklicken. Datum Man kann nur ein Datum auswählen. Dropdown Die möglichen Antworten müssen vorgängig definiert werden. Aus diesen Antworten kann dann ausgewählt werden.
C - Kategorie	Damit können die Kundenfelder strukturiert werden. PUPIL zeigt standardmässig die Kategorie "Kundenfelder Standard" an. Dort sind alle Kundenfelder zu finden, welche bis zum heutigen Zeitpunkt erstellt wurden. Die Erläuterungen zu Kategorie erstellen ist nachfolgend zu finden.
D - Anzeige	In Anzeige wird festgelegt, für welche Personengruppe bzw. Rollen das Kundenfeld im entsprechenden Register des Personen Datensatzes angezeigt werden soll. Zur Auswahl stehen: - Auf allen Personen anzeigen - Nur auf ausgewählten Rollen anzeigen. Mit dieser Aktivierung öffnet sich das Feld Rollen, wo die gewünschten Rollen ausgewählt und eingetragen werden
E - Lese-berechtigung	Welchen Rollen sollen nur eine Leseberechtigung zugewiesen werden?
F - Schreib-berechtigung	Welchen Rollen sollen ein Schreibberechtigung zugewiesen werden? Sie können das Kundenfeld bearbeiten in Sinne von: Einen Wert zuweisen oder einen Text erfassen. Die Berechtigung "lesen" ist NICHT Voraussetzung und wird nicht in Kombination mit "schreiben" verwendet.
G - Reihenfolge	Der Zahlenwert in Reihenfolge legt die Position in der Übersicht Personen - Kundenfelder fest. Erlaubt sind Ziffernfolge mit den Zeichen 0-9. Vorschlag für Gruppen spezifische Ordnung: 100 - SuS / 200 - GV / 300 - MA / .... / 900 - alle / 99xx - Test, alte Felder etc. Werden alle SuS Kundenfelder mit Ordnung 100 versehen, so erscheinen diese in alphabetischer Reihenfolge.
[ speichern ]	Mit Klick auf die Schaltfläche [ speichern ] wird das Kundenfeld erst erstellt. Bei vorherigem Schliessen des Modals gehen die Einträge verloren bzw. werden nicht gespeichert.

2- Tipp: Bezeichnung Kundenfeld

In der Übersicht Personen - Kundenfelder werden alle bereits erfassten Kundenfelder aufgeführt. Die Sortierung erfolgt auf Grund der definierten Ordnung. Unter Personen kann auch nach diesen Kundenfeldern gefiltert werden. Sämtliche verfügbaren Werte - und dies sind nicht nur Kundenfelder - werden hier in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt. Mit hinzufügen von Codes kann die Zuordnung bzw. Gruppierung sichtbar gemacht werden.

Hier ein Beispiel für Kundenfelder, welche nur der Rolle Mitarbeitern [ MA ] zugewiesen wurden:

Mit Sucheingabe [ ma erscheinen nur Werte, welche diesen Code enthalten. Der Code kann am Anfang oder am Ende stehen.

3 - Kundenfeld bearbeiten

Durch Klicken auf das Stiftsymbol [ Kundenfeld bearbeiten ] kann man die Angaben bearbeiten.

Der Feldtyp und die zugehörigen Antworten (Feldtyp Dropdown) können nicht geändert werden. Es ist allerdings möglich eine zusätzliche Antwort hinzuzufügen.

4 - Kategorien

Mit Kategorie lassen sich die Kundenfelder strukturieren und dadurch eine bessere Übersichtlichkeit schaffen.

5 - Anwendungsmöglichkeiten

Kundenfelder können wie erwähnt in Spalten angezeigt, in Listen ausgegeben oder als Platzhalter in der Dokumentenverwaltung eingesetzt werden. Hier ein Auflistung:

1. Master Data - Personen
   Spaltenkonfiguration → als Spalte anzeigen
   Export Excel
   Auswahl in Filter erweitert. Je nach Typ auch mit Operatoren wie "nicht leer", beginnt mit etc.
2. Master Data - Massenmutation
   Je nach Feldtyp lassen sich die Werte mutieren. Z. B. Dropdown → Auswahlliste

   

3. Adressbuch/Listen
   Mit wenigen Ausnahmen wie Arbeitsliste, Geburtstagsliste oder Telefonliste lassen sich die Kundenfelder bei "Feld hinzufügen" auswählen und integrieren.
4. Schulverwaltung
   Stammdatenüberprüfung → Register Konfiguration → [ + neues Feld ]

   

   So lassen sich z. B. Angaben zu Ärztin/Arzt bzw. Zahnärztin/Zahnarzt durch ein freies Textfeld oder ein Dropdown einsetzen.
   Tipp: Beim Einsatz eines Dropdown Feldes in einem Online-Formular ist ein zusätzliches freies Textfeld für Bemerkungen bzw. Erfassung nicht vorhandener Werte anzufügen.
5. Master Data - Dokumentenverwaltung
   Die Kundenfelder können in den meisten Vorlagentypen eingepflegt werden. In der Platzhalterübersicht werden die verfügbaren Kundenfelder im unteren Bereich nach → Dynamische Feldplatzhalter aufgeführt:
   Die Gruppierung erfolgt nach den Kategorien der Kundenfelder.

   

5 - Kundenfelder löschen

Kundenfelder können durch die Anwenderin / den Anwender selber auch wieder gelöscht werden. Dabei ist zu beachten, dass die zu löschende Kundenfeldern in keinen gespeicherten Filtern mehr vorhanden sind. Und dass das Kundenfeld bei niemanden mehr befüllt ist.

Als Zwischenschritt lassen sich auch die "nicht mehr zu verwendende" Kundenfelder aus dem Blickfeld schaffen. Eine solche Kategorie wird an den Schluss gestellt und "ist es in Personen geöffnet?" auf inaktiv gesetzt.

Im folgenden Beispiel kann das Kundenfeld "<b>test" gelöscht werden. Es ist nirgends mehr befüllt vorhanden und deshalb wird auch das Lösch-Icon aktiv angezeigt.

Gefunden werden befüllte Kundenfelder bekanntlich via erweiterter Filter oder über die eingeblendete und sortierte Spalte.

Je nach Typ des Kundenfeldes lassen sich die erfassten Werte bei der Person direkt entfernen. Die Ja/Nein-Option lässt sich jedoch nicht auf "weder/noch" setzen. Deshalb sinnvollerweise direkt in Massenmutation die Kundenfelder leeren.

Detailliertere Informationen über Massenmutationen sind ein deren separaten Dokumentation zu finden.

Abgrenzung

Wir sprechen hier von Kundenfeldern löschen. Also: Das Kundenfeld als Ganzes löschen. Es ist beispielsweise nicht möglich, einen einzelnen Dropdown Wert so zu löschen, um anschliessend im Kundenfeld die entsprechende Position beim Dropdown zu entfernen.

E N D E dieser Anleitung 😉

Sollten Fragen oder Unklarheiten festgestellt werden, bitte den Vorgang mit Vermerken wie gemachte Eingaben und eines Screenshots melden via support@pupil.ch.