Personen (SuS/GV/LP/SV/MA/SB)

Aktionen:

Beschreibungen:

1. Personen hinzufügen

In einem neuen Fenster kann eine neue Person (Schüler, gesetzlicher Vertreter, Lehrperson usw.) erfasst werden. Die detaillierte Erläuterung dazu ist nachfolgend zu finden. Dies dient zur manueller Erfassung einzelner Personen.

2. Familie hinzufügen

In einem neuen Fenster kann eine neue Familie (Familienmitglieder inkl. Verbindung als gesetzliche Vertreter) erfasst werden. Die detaillierte Erläuterung dazu ist nachfolgend zu finden.

Zur Beachtung: Normalerweise wird dieses Feld nicht benutzt, wenn die Daten über EdIS oder ein anderes Programm importiert werden (wofür 3. Importieren verwendet wird).

"Familie" wird in PUPIL im weiteren Sinne verwendet. Eine Familie besteht aus mindestens einer Schülerin / einem Schüler und einer weitere Person als Elternteil, Erziehungsberechtigte, Beiständin etc., wobei gesetzliche/r Vertreter/in (kurz GV) nicht im rechtlichen Sinne zu verstehen ist.

3. Importieren

Um Personen, Gruppen- oder Klassenzuteilungen aus dem EdIS, LehrerOffice oder einem anderen System zu importieren, wird diese Aktion genutzt. Hier geht es zur ausführlichen Erklärung.

4. Filter auswählen

Hier kann ein gespeicherter Filter ausgewählt oder umbenannt werden.

5. Filter

Durch klicken auf diesen Button [ Filter ] wird der Bereich mit diversen Filtermöglichkeiten ausgeklappt. Hier können Filter eingerichtet und gespeichert werden. Gespeicherte Filter können unter Punkt 4 abgerufen werden. Durch erneutes Klicken wird das Filtermenu wieder ausgeblendet. Die eingestellten Filter bleiben ausgewählt. Eine detaillierte Erläuterung dazu siehe → Kapitel Filter.

Ist das Filter-Icon blau, weist dies auf einen gesetzten Filter hin.

6. Aktiv

Im aktiven Modus können alle zurzeit aktiven User/innen gesehen werden. Wird auf das Feld geklickt, werden zusätzlich auch die inaktiven User/innen angezeigt (rot).

7. Suchfeld

In diesem Feld kann nach Vor- und oder Nachnamen gesucht werden.

8. Aktion für gefilterte Personen

Für die in der Ansicht aufgeführten Datensätze - gefiltert oder nicht - kann eine bestimmte Aktion ausgeführt werden. Die ausführliche Beschreibung dazu befindet sich im Kapitel 1.5 Aktion für gefilterte Personen.

9. Spaltenkonfiguration

Hier kann die Anzeige der Personentabelle angepasst werden.

10. Infofeld

Mit einem Klick öffnet sich das Infofeld und man sieht die wichtigsten Informationen zur erfassten Person.

11. Bearbeiten

Hier können Personen- und Familienspezifische Angaben bearbeitet werden.

12. Besoldung - Tätigkeiten

Die Ausführungen dazu erfolgen zu einem späteren Zeitpunkt.

13. Löschen

Hier kann eine Person gelöscht werden. Wobei die Person nie von der Datenbank gelöscht wird, sondern lediglich als inaktiv gekennzeichnet wird.

14. Office 365-Status ändern

Kein Kreis - Office 365 ist nicht aktiviert für diesen Benutzer.

Grüner Kreis - Diese Person hat einen aktiven Office 365 Account.

Roter Kreis - Office 365 ist für diesen Benutzer aktiv. Synchronisation hat noch nicht stattgefunden. Dies geschieht über Nacht, solange eine E-Mail Adresse und ein Passwort vergeben ist.

Bei einem inaktiv gesetzten Benutzer:in wird der grüne O365-Status erst nach ein paar Tagen automatisch inaktiv gesetzt.

Zum Thema Office 365 aktivieren besteht eine separate Dokumentation.

15. Dossier öffnen

Hier erfolgt der Zugang zu den individuell je Rollen angelegten Ordner im Personendossier. Eine detailliertere Erläuterung dazu befindet sind in Kapitel 1.9 Personendossier.

Aktionen:

Beschreibungen:

1. Rolle wählen

Hier kann eine oder mehrere Rollen gewählt werden. Ist keine Auswahl getroffen, werden alle angezeigt.

2. Semester wählen

Wähle in welchem Semester der Filter angewendet werden soll.

3. Klassen / Gruppen wählen

Hier kann eine bestehende Klasse oder Gruppe ausgewählt werden.

Im Dropdown-Menü erscheinen die Klassen zuerst, danach werden die Gruppen aufgelistet.

4. Ort wählen

Hier kann nach einem Wohnort gefiltert werden.

5. Abteilung / Niveau wählen

Hier kann nach Abteilungen und nach Niveau gefiltert werden.

Die Abteilungen (z.B. Sek und Real) können unter Master Data - Schulen/Klassen/Gruppen - Abteilung erfasst werden.

In verschiedenen Fächern können Schüler auch in Niveaugruppen eingeteilt werden. Diese können unter Master Data - Schulen/Klassen/Gruppen - Niveau erfasst werden.

6. Zusätzliche Filter wählen

Hier sind die Möglichkeiten fast unbegrenzt. Man kann jedes Personenfeld zum Filtern auswählen und eine Regel dazu auswählen. Man kann gleichzeitig mehrere aktive Filter haben.

7. Filter speichern

Man kann den erstellten Filter speichern oder einen bestehenden Filter überschreiben.

8. Filter zurücksetzen

Alle Filtereinstellungen werden gelöscht.

Aktionen:

Beschreibungen:

E-Mail Adresse generieren

In Rolle Feldberechtigung, Spalte Mailbenennungsmethode kann festgelegt werden, wie eine E-Mail Adresse einer bestimmten Rolle aussehen soll. Z. B. Vor- und Nachname (h.muster) etc.

Mit dieser Aktion wird für die ausgewählte Gruppe eine E-Mail Adresse der Schule generiert, solange die Person noch keine E-Mail hat. Bestehende E-Mails werden nicht verändert.

Passwörter generieren (initial)

Für neue Benutzer kann hier ein erstes Passwort erstellt werden.

O365 aktivieren

Für die ausgewählte Gruppe wird O365 aktiviert.

Die Synchronisation findet über Nacht automatisch statt. Wenn es eilt, kann man die Synchronisation von Hand angestossen werden.

In der Übersicht Personen ganz rechts befindet sich der rot/grüne Punkt:

Die Aktivierung in den Active Directories / O365 erfolgt über die Synchronisation, nicht durch Anklicken des grünen Punktes. Dieses Icon ist eine Statusmeldung.

Massenmutation

Das Eintrittsdatum [ A ] , das Austrittsdatum [ A ] sowie sämtliche Kundenfelder [ B ] können über eine Massenmutation für eine Selektion von Personen in globo geändert werden.

Drucken (Schülerkarte)

Hier kann die Schülerkarte / SuS Karte mit den Stammdaten des Schülers / der Schülerin ausgedruckt werden. Es bestehen zwei Möglichkeiten zum Generieren der SuS Karte!

[ A ] - aktuelles Semester

Wird von ausgewählten Datensatz in Master Data die SuS Karte generiert, so werden dafür die Daten des aktuellen Semester gezogen.

Neu werden im aktuellen Semester die Klasseninformationen unabhängig vom Eintrittsdatum ausgegeben. Bisher war dies erst nach erfolgtem Eintritt möglich.

[ B ] - bestimmtes Semester

Um die SuS Karte vom kommenden Semester / vom neuen Schuljahr zu generieren, ist via Filterfunktion zuerst das entsprechende Semester / Schuljahr zu wählen. Dadurch werden die via weiterem Filter wie Klasse oder Namen selektierten SuS Karten mit den entsprechenden Semesterdaten generiert.

Drucken (aktuelle Spalten)

Die aktuelle Auswahl (Personen und Spalten) wird als PDF erstellt.

Export (aktuelle Spalten)

Die aktuelle Auswahl (Personen und Spalten) wird als Excel erstellt.

Export (alle Spalten)

Für die aktuell ausgewählten Personen wird ein Excel mit allen Spalten erstellt.

E-Mails versenden

Das Modal [ E-Mailversand planen ] bietet zwei Auswahlmöglichkeiten:

• Standard E-Mail Applikation: Es wird in ihrer E-Mail Applikation wie z. B. Outlook eine neue E-Mail eröffnet mit den ausgewählten E-Mail Adressen im Bcc.

• In die Zwischenablage kopieren: Als erstes ist die Wahl der Trennzeichenart (Semikola, Komma) festzulegen. Damit werden die einzelnen E-Mailadressen voneinander getrennt. Folgend werden nun die ausgewählten E-Mailadressen in die Zwischenablage kopiert. Von hier können sie an der gewünschten Stelle eingefügt werden.

Etikettendruck

Hier können Adressetiketten zu den ausgewählten Personen ausgedruckt werden.

Gutschein erstellen

Hiermit kann für die ausgewählte Gruppe ein Arzt- oder Zahnarzt-Gutschein erstellt werden. Genauere Informationen zu diesem Modul gibt es hier.

Aktionen:

Beschreibungen:

1. Weitere Person hinzufügen

Zur ausgewählten Gruppe können weitere Personen hinzugefügt werden.

2. Suchen

Es kann in der Liste nach einer bestimmten Person gesucht werden. Dies ist zur Überprüfung der Vollständigkeit der Liste sehr praktisch.

3. Adresse auswählen

Die zu druckende Adresse kann hier ausgewählt werden:

A - Erste Korrespondenz Adresse = erste / oberste Adresse, welche beim SuS im Register [ andere Informationen bei "gesetzliche Vertreter" erfasst ist.

B - Alle Korrespondenz Adressen = alle Adressen der unter SuS bei GV erfassten Personen. GV mit derselben Adresse werden als eine / gemeinsame Etikette ausgegeben.

C - Lernende/Personen Adresse = jede Adresse wird einzeln ausgegeben (jeder SuS, jeder GV)

4. Etikettenformat

Etiketten mit den Aufteilungen 2x6, 3x7, 3x8, 3x9, 3x2 (Spalte x Zeilen) können ausgegeben werden. Vor dem erstmaligen Einsatz muss PUPIL das gewünschte Etikettenformat zur Konfiguration gemeldet werden. Dazu genügt in der Regel die Nennung des Fabrikates mit dessen Code (z. B. Avery-Zweckform 3474).

Aktionen:

Beschreibungen:

1. Suchfeld

Textsuche in der linken bzw. rechten Spalte

2. linke Felder

Die Felder auf der linken Seite werden in der Personentabelle nicht angezeigt. Zum Anzeigen auf die rechte Seite ziehen.

3. rechte Felder

Die Felder auf der rechten Seite werden in der Personentabelle angezeigt. Zum Ausblenden auf die rechte Seite ziehen.

4. Drag & Drop

Die einzelnen Felder können per Drag & Drop verschoben werden. Auch die Reihenfolge auf der rechten Seite (entspricht der Reihenfolge in der Tabelle) kann so angepasst werden.

5. Standard

Die eingestellte Tabelle wird als Standard gespeichert.

6. Anwenden

Die Einstellungen übernehmen und die Tabelle anzeigen.

Aktionen:

Beschreibungen:

1. Familie

Die Familienmitglieder (Mutter, Vater, Tochter, Sohn, Bruder, Schwester) werden hier in weiteren Tabs angezeigt. Es ist auch möglich mehr als einen Vater zu haben oder dass zwei Geschwister unterschiedliche Mütter haben. Abgebildet werden die Familienmitglieder, die mit der ausgewählten Person in direktem Zusammenhang stehen.

Die mouse-over Funktion zeigt zudem die zugewiesene Rolle der beim SuS erfassten Rolle an.

2. Hauptinformationen

Hier stehen die wichtigsten Informationen zu dieser Person.

3. Kontaktdaten

Die Kontaktdaten (E-Mail, Adresse und Telefonnummer) werden hier erfasst.

[ 1 ] - E-Mail an der Schule: Diese E-Mail ist relevant für den Login auf Office 365, der PUPIL-Umgebung und der Homepage der Schule. Eltern erhalten in der Regel keine E-Mail der Schule.

[ 2 ] - Private E-Mail: Bei den Eltern ist die private E-Mail relevant. Diese wird für den Login auf dem Web und der PUPIL App benötigt.

4 . Adressdaten

Das Bearbeiten (mutieren und hinzufügen) wird nachfolgend im Kapitel 1.7.1 - Adresshistorie beschrieben.

5. andere Informationen

Dies ist das umfangreichste Feld bei der Bearbeitung der Personen.

Es wird weiter unten genauer beschrieben.

6. Klasseninformationen

Die zugeteilten Klassen werden hier aufgelistet bzw. können dem SuS zugeordnet werden. Default mässig ist der Schieberegler "Schuljahr" rechts auf inaktiv gesetzt. Dadurch werden die Semester angezeigt.

Ein SuS ohne Klasse wird ein inaktiver SuS (= keine Klasse = nicht an der Schule). Ebenso seine GVs, sofern sie nicht weitere SuSs in der Schule haben

7. Niveau

In den via Dropdown selektiertem Semester werden die bei den Fächern zugeteilten Niveaus aufgelistet.

8. Kundenfelder

Siehe dazu die separate Beschreibung Kundenfelder.

9. Gesundheit

Angaben wie Hausarzt, Allergien, Unverträglichkeiten, Ernährungsbedürfnisse, Gesundheitsinformationen und Behinderung werden hier erfasst.

Beim Feld [ Allergien/Unverträglichkeiten ] lassen sich mehrere Wert aus der Liste auswählen. Nach dem ersten Klick mit der Maus wieder in das Erfassungsfeld klicken und nächsten Wert auswählen.

Zur Beachtung: Die gewünschten Werte werden unter Master Data / Allergien erfasst.

Beim Feld [ Ernährungsbedürfnisse ] liegt auch eine Tabelle mit Werte zu Grunde. Weitere Werte lassen sich hier über das [ + ] Plus-Feld eintragen.

Die hier erfassten Informationen stehen in der Tagestruktur zur Verfügung.

10. Arztbesuche

Je nach Konzept und Umsetzung von Kanton / Schule werden hier Arzt-/Zahnarztbesuche erfasst. Detailliertere Informationen über das Modul Arzt-/Zahnarzt bitte beim zuständigen Projektleiter einholen.

11. Bemerkungen

Ähnlich einem Notizbuch können im Modal [ Bemerkung eintragen ] beliebige Informationen mit Datum / Wichtig ja-nein und Text erfasst werden.

12. Therapie/SoPäd Massnahmen

Im Modal [ Therapie/Sonderpädagogische Massnahme eintragen ] erfasste Massnahmen geben Auskunft über verfügte Aktionen aus Ergotherapie, Logopädie, Psychomotorik etc.

13. Dokumente

Die in der Dokumentenverwaltung mittels Vorlagen generierten Dokumente wurden bisher beim SuS in diesem Register abgelegt. Per Herbst 2023 wird diese Funktion eingestellt. An dessen Stelle tritt das stark erweiterte Personendossier.

14. Weitere Massnahmen

Dies wird bei Gelegenheit noch ausgeführt.

15. Verrechnungen

Im Modal [ Verrechnung erfassen ] lassen sich Rechnungsinformationen erfassen. Als Status kann gesetzt werden: Bezahlt, storniert, verrechnet oder erfasst.

Abgrenzung: Damit werden keine Rechnungsbelege generiert. Über das dafür vorgesehene Modul Rechnungswesen gibt der zuständige Projektleiter gerne Auskunft.

16. Schlüssel

Der Schlüssel identifiziert eine Person eindeutig. Es darf jeden Schlüssel nur ein Mal geben.

Diese Schlüssel werden vom Umsystem geliefert, zum Beispiel von EdIS. Personen können auch in PUPIL erfasst werden, dann wird direkt ein PUP-Schlüssel generiert.

17. Bild

Die Fotos von Schüler werden für die Fotoliste unter Adressbuch / Listen benötigt.

Fotos von Lehrpersonen für die Homepage kommen von Portraits und nicht von hier.

18. Kürzel

Das Kürzel ist für Lehrpersonen bei einzelnen Applikationen wie zum Beispiel beim Modul Stundenplan, Schulplaner, Geräte und Räume etc. relevant.

Geburtsdatum

Die Eingabe Geburtsdatum erfolgt NICHT durch direkte Eingabe im Feld, sondern durch die Auswahl via Kalender. Die Vorgehensweise ist wie folgt:

[ 1 ] - Klink in das Datumsfeld. Der Kalender des aktuellen Monats wird angezeigt. Oben, beim Monat kann links / rechts beim Doppelpfeil vor- oder zurückgeblättert werden.

[ 2 ] Klick in die Anzeige von Monat Jahr (hier: Mai 2025). Die Monates diese Jahres werden zur Auswahl angezeigt. Beim Feld Jahr lässt sich vor- oder zurückblättern.

[ 3 ] Nochmaliger Klick in diese Anzeige. Nun werden die Jahre zur Auswahl angezeigt.

[ 4 ] - Ein erneuter Klick zeigt die Zehn-Jahres-Gruppe an. Entweder oben mit links/rechts zur gewünschten Zehn-Jahres-Gruppe wechseln oder in der Auswahl das betreffende Jahr anklicken. Danach geht's über die Monats-Wahl zum gesuchten Datum.

Diese Funktionalität verhindert die doch ab und an vorgekommenen falschen Datumseingaben.

19. Lehrplanstatus

Relevant für die Bista-Statistik des Kantons Zürich.

20. Schulort Vorjahr

Relevant für die Bista-Statistik des Kantons Zürich.

Aktionen:

Beschreibungen:

1. Nationalität

Das Land kann aus einer Länderliste ausgewählt werden.

2. Eintrittsdatum

Ab diesem Datum ist der Benutzer in PUPIL aktiv. Abhängig vom Import und dessen Konfiguration können Personen schon vor oder mit dem Eintrittsdatum in PUPIL vorhanden sein.

3. Austrittsdatum

Mit Austrittsdatum ist der letzte Tag an der Schule gemeint. Nach diesem Tag wird der Status dieses Benutzers (SuS, LP, MA etc.) auf inaktiv gesetzt.

Diese Personen haben dann keinen Zugriff mehr auf die PUPIL Module. Haben Eltern weitere aktive SuS, bleiben sie selbstverständlich weiterhin aktiv.

3. Tagesstruktur

Ob ein SuS an den Angeboten der Tagesstruktur teilnehmen kann oder nicht, das wird hiermit festgelegt.

4. Fotos veröffentlichen

Die GV werden befragt, ob sie ihr Einverständnis - oder eben nicht - geben, dass z. B. auf der Schulwebsite oder anderen Publikationen der Schule Fotos mit ihrem SuS abgebildet werden dürfen.

Das ist ein reines Status-Feld, welche keine aktive Funktion aufweist (automatisch Fotos sperren).

5. GV Korrespondenz

Die Korrespondenz und die Rechnungen an die gesetzlichen Vertreter können hier verwaltet werden.

Es kann bestimmt werden, ob ein GV Vater, Mutter oder GV (z.B. Vormund, Kontaktperson Kinderheim, usw.) ist. Es können auch mehrere Väter oder Mütter erfasst werden.

Die Adressen der GV werden in ihren eigenen Tabs geführt. An dieser Stelle kann aber ausgewählt werden, wer die Korrespondenz erhalten soll (mehrere Personen möglich).

Auch die Rechnungsadresse wird hier bestimmt. Mehrere Personen auszuwählen ist nur möglich, wenn sie an der gleichen Adresse leben.

Das Feld [ Rolle ] darf nicht mit der [ Rolle Feldberechtigung ] verwechselt werden. Das Feld [ Rolle ] hier ist ein einfaches Textfeld, welches zum Zweck hat, eine spezielle Rolle von zugeteilten GV zu präzisieren.

Z. B. Therapeutin, Grossmutter, Tageseltern etc.

6. GV hinzufügen

Hier können weitere gesetzliche Vertreter erfasst werden. Gemeint ist damit die funktionale und nicht die gesetzliche, rechtliche relevante Rolle von "GV". Es stehen nur Personen zur Auswahl, welche bereits in PUPIL vorhanden sind.

7. GV Adressen

Die Korrespondenz- und Rechnungsadressen werden hier zur Kontrolle der Auswahl von Punkt 5 angezeigt.

Aktionen:

Beschreibungen:

8. Rolle

Siehe dazu die Ausführungen im Kapitel 1. Rolle Feldberechtigung. Je nach zugeteilter Rolle wird Ansicht, Navigation, Berechtigung etc. gesteuert.

9. Office 365

Login aktivieren / deaktivieren

Voraussetzung: In der Rolle Feldberechtigung ist der Wert [ Microsoft 365 ist aktiv ]

Abhängig von Schnittstelle und dessen Konfiguration kann damit die Erstellung und Aktivierung des Microsoft Office 365 Active Directory Benutzers gesteuert werden. Siehe dazu die separate Dokumentation [ Office 365 aktivieren - AD Synchronisation ].

10 . Admin Dokumente

Weist dem Benutzer die Admin Berechtigung für Modul Dokumente zu.

11 . Detaillierte Benutzersynchronisation

Wenn die Schnittstelle Active Directory aktiviert ist, können detaillierte Benutzerdaten in die Properties des Active Directory Users synchronisiert werden.

12 . PUPIL

Der Benutzer erhält einen Login für PUPIL. Zwingend erforderlich ist eine eingetragene E-Mail-Adresse.

13 . Externe

Das ist ein reines Status-Feld, welches dem Benutzer das Label "Externe" zuweist.