Adressbuch / Listen
Zweck und Funktionen
Adressbuch / Listen startete als ein Anhängsel von Noten und Zeugnis. Sinn und Zweck ist, dass Lehrpersonen damit einfach Listen erstellen und abrufen können wie
▶️ Tel. / Adress-Listen der GVs der SuS
▶️ Klassen / Gruppen-Listen
Der Fokus liegt dabei auf den SuS und die mit ihnen zusammenhängenden Informationen. Grundsätzlich sehen die bei den Klassen erfassten Lehrpersonen die entsprechenden SuS. Abgrenzung: Andere Personenstämme wie z. B. Mitarbeiter lassen sich damit nicht aufbereiten. Dies wäre via Master Data / Personen möglich. Für mehr Infos siehe unter 3. Listen per Stichtag.
Neuigkeiten
Folgende Erweiterungen aus den Neuigkeiten Artikeln sind in dieser Dokumentation integriert. Die wichtigsten Elemente sind:
2025-04 | Kontaktdaten der ersten drei Klassenlehrpersonen
Für die ersten drei Klassenlehrpersonen sind in den folgenden Listentypen nun die Felder E-Mail, geschäftliche Telefonnummer, private Telefonnummer und Mobilnummer verfügbar: Adressliste, Arbeitsliste, Klassenliste, Gruppenliste und Telefonliste.
2024-08 | Nur ausgewählte Rollenkombinationen
Mit der unter erweiterter Filter eingeführter Option "nur ausgewählte Rollenkombinationen" werden nur noch Ergebnisse ausgegeben, bei welchen die Rollen dieser Personen exakt entspricht.
Beispiel: Erziehungsberechtige mit der zusätzlichen SuS-Rolle (wegen MUSIKSCHULE) werden mit Filter "Klasse xy" plötzlich auch in der Klassenliste aufgeführt. Mit oben erwähnten Filter wird die Rolle als Und-Bedingung interpretiert, statt der üblichen Oder-Bedingung. Es werden damit nur noch die Klassen-xy-SuS aufgeführt.
2023-08
Für verschiedene Listen können die Felder Abteilung (Stammklassentyp), Niveau und die Gruppenzuweisung ausgewählt werden.
Individuelle Sortierkriterien: Neu kann eine Liste nach allen ausgewählten Feldern sortiert werden (Sortierung nach 1. / 2. / 3. etc)
2023-05
Neben den Standardlisten, welche weiterhin allen Nutzern zur Verfügung stehen, zeigt es zudem die persönlichen Listen an, welche Sie selbst erstellt haben. Ausserdem können Sie auf Listen zugreifen, welche mit Ihnen geteilt wurden.
Listen können nur bearbeitet werden, wenn Sie die Liste unter "Meine persönlichen Listen" finden. Geteilte Listen sind zuvor in "meine Listen" zu kopieren.
Neu können Listen geteilt werden. Hier wird unterschieden zwischen Admin und User:innen
2022-11
▶️ Stichtag für Klassenzuweisung
Dieser Filter für den Stichtag ist in allen Modulen zu finden, in welchen der Personenfilter vorhanden ist (zum Beispiel Master Data Personen, Adressbuch/Listen, SuS den Klassen zuordnen, Personen - Massenmutation). Der Stichtag bezieht sind auf den Wert in Spalte "Wechsel" bei Klasseninformationen.
2022-10
Neu stehen die gleichen Filter wie in Master Data definiert zur Verfügung (auf SuS basierende Daten, siehe oben)
Neu werden die Listen allen Lehrpersonen angezeigt, welche in Master Data / Klassen hinterlegt sind. Die Zuweisung eines Faches ist nicht erforderlich
1. Übersicht
Mit Hilfe des Moduls Adressbuch / Listen können bequem Telefon-, Adress-, Arbeits- und andere Listen generiert, angepasst und ausgedruckt werden.
Die Start-Seite "Adressbuch / Listen" kann beim Aufstarten leer sein und im unteren Abschnitt "Vorlage für den Druck wählen" steht: Die aktuelle Filtereinstellungen verhindern das Laden der Vorschau:
Die Überlegung dabei: Wird in Master Data / Personen gearbeitet und bestimmte Bereiche gefiltert, so werden mit dem Wechsel zu Adressbuch/Listen jene Filter automatisch vorgetragen. Wurde nichts oder eine grosse Datenmenge gefiltert, so wird aus Perfomance Gründen die Vorschau unterbunden.
Hinweis zur Rollenvergabe im Modul MUSIKSCHULE
Damit im Modul MUSIKSCHULE alle Funktionen für Teilnehmende korrekt zur Verfügung stehen, ist die Zuweisung der Rolle "Schülerinnen und Schüler" (SuS) erforderlich.
In Fällen, bei denen Erziehungsberechtigte gleichzeitig auch als MSL Teilnehmende mit der Rolle SuS erfasst sind, kann es in anderen Modulen – insbesondere bei Übersichten oder Listen – zu Unschärfen bei der Filterung kommen. So erscheinen beispielsweise im Adressbuch/Listen oder in Master Data Personen unter dem Filter „Regelklasse xy“ nicht nur die eigentlichen SuS dieser Klasse, sondern auch deren erziehungsberechtigte Bezugspersonen mit der Rolle SuS.
Um diese Überschneidungen zu vermeiden, wurde im erweiterten Filter die neue Option "nur ausgewählte Rollenkombinationen" eingeführt.
Diese ermöglicht, dass bei der Filterung → Rollen als UND-Bedingung statt als ODER-Bedingung interpretiert werden. So können gezielter jene Personen angezeigt werden, die exakt den gewünschten Rollenkombinationen entsprechen.
Beispiele
▶️ Rolle "SuS" und Klasse xy → nur SuS dieser Klasse
▶️ Rolle "SuS" und Rolle "EWU" → nur Personen mit beiden Rollen "SuS" und "EWU"
...weiter in Adressbuch/Listen → Vorschau (unterer Bereich der Ansicht)
Soll eine Vorschau angezeigt werden, so ist der schnellste Weg: [ B ] - Filter aufklappen - [ E ] - Filter zurücksetzten, falls sinnvoll - [ C ] - Klasse/Gruppe wählen und auf das Auge-Icon klicken.
Eine ausführlichere Beschreibung dieser Funktionen siehe nachfolgend.
PDF-Vorschau - Browser Einstellung
Aktion | Beschreibung |
1. Filter | Hier wird die gewünschte Selektion vorgenommen. Entweder durch Auswahl von z. B. Klassen / Gruppen oder auch über einen in Master Data gespeicherten Filter mit entsprechender Auswahl. Ist das Filter-Icon blau = eine Selektion ist bereits vorhanden. |
2. Suchen | Mit dem Personen Suchfeld kann die gewählte Selektion auf diese Person fokussiert werden. |
3. Vorschau [ Auge ] | Mit Klick aufs "Auge" wird der Berichtsgenerator gestartet. Erst damit wird die zuvor gewählte Selektion umgesetzt und die aktuelle Listenansicht generiert. |
4. Download | Die aktuellen Listen können als PDF oder Excel heruntergeladen werden. |
5. Listenwahl | Es stehen verschiedene Listenarten wie Klassenliste, Adressliste, Namenschild etc. zur Auswahl. Diese Vorlagen -Auswahl ist fix. Hingegen lassen sich dies Vorlagen individuell anpassen (siehe nachfolgend). |
6. Vorlage anpassen | Die gewählte Liste wird default als Standard (Layout) vorgegeben. Dieses Layout lässt sich je nach Listentyp unterschiedlich individuell anpassen und erweitern. Via Editier-Icon wird das Modal [ Feld erfassen ] geöffnet. Hier lassen sich - je nach Listentyp - weitere Felder hinzufügen. Die Positionen lassen sich verschieben. Die Spaltenbreit sowie die Schrift des Feldes kann gewählt werden. Wichtig: Das so geänderte Standardlayout wird im Feld [ Name der Konfiguration ] bezeichnet. Ohne diese Bezeichnung legt PUPIL z. B. bei der Klassenliste dann einfach eine "Klassenliste 37" an (fortlaufende Nummerierung). Tipp: Vorlage als Favorit auswählen (Sternsymbol). |
7. Vorschau | Beim Öffnen von Adressbuch/Listen wird in der Vorschau der zuletzt generierte Ausdruck angezeigt. Auch nach einer getroffenen Selektion wird immer noch diese (falsche) Vorschau angezeigt. Das ist kein Fehler. Der aktuelle Bericht bzw. der Ausdruck wird erst generiert, wenn das Auge [ 3 ] gedrückt wird. |
Das Vorgehen
• Selektion wählen (Filter anklicken, öffnen)
• Vorlage für den Druck wählen
• Bei Bedarf Layout anpassen oder bestehendes Layout wählen
• Mit Klick aufs AUGE den Bericht generieren
• Ausdruck als PDF oder Excel ausgeben
Auf eine Beschreibung der Arbeitsweise des Filters wird an dieser Stelle verzichtet. Bei Bedarf ist dies Erläuterung in der HelpDoc "Personen (SuS/GV/LP/SV/MA/SB)" im Kapitel 1.4 Filter zu finden.
2. Layout konfigurieren
Nachdem der Wahl des Vorlagentyps wird das Standard Layout angezeigt. Es kann hier auch eine andere gespeicherte Layoutversion ausgewählt und/oder angepasst werden. Der Standard wird mit [ + ] angepasst. Bei einem eigenen Layout wird das Editier-Icon angezeigt.
Aktion | Beschreibung |
1. Feld hinzufügen | Hier wird festgelegt, welche Felder in der Liste abgebildet werden sollen. |
2. Reihenfolge | Ungewünschte Felder lassen sich entfernen oder die Reihenfolge kann angepasst werden. |
3. Benennung der Felder | Die ausgewählten Felder können in [ Druckname ] anders benennt werden, damit die gewünschten Bezeichnungen im PDF erscheinen. |
4. Breite | Die Reihen sind standardmässig alle gleich breit (abgestimmt auf die Anzahl der vorhandenen Reihen). Hier lässt sich die Breite auch individuell anpassen. |
5. Schrift | Passe hier die Schrift den Wünschen an. |
6. Sortierung | Sortiere die Listen nach deinen Wünschen. Mit [ + ] ganz rechts kann die Sortierung 1 um weitere Elemente ergänzt werden. Bsp. Sortierung nach Name, dann nach Vorname. |
7. Gruppieren | Es gibt zwei Arten der Gruppierung. Gruppieren nach Klassen oder nach Gruppen. Details im nächsten Abschnitt. |
8. Schriftgrösse | Hier können Sie die Schriftgrösse anpassen. Zahlen zwischen 0 und 1 verkleinern die Schrift. Zahlen grösser als 1 vergrössern die Schrift. |
9. Vorlage speichern | Eine angepasste Standardvorlage kann hier benannt werden. Ist eine Vorlage ausgewählt, kann diese hier umbenannt werden. Die Standardvorlage kann nicht verändert werden. Ist eine Standardvorlage verändert und - ohne Erfassung eines Namens - gespeichert worden, legt PUPIL automatisch eine Bezeichnung fest aus Listentyp + fortlaufende Nummer. |
10. Löschen | Hier lässt sich auch die aktuelle bzw. ausgewählte Vorlage wieder löschen. |
11. Speichern | Speichern Sie die ausgewählte Vorlage und dem angegebenen Namen. Wenn der Name nicht dem Namen der ausgewählten Vorlage entspricht, wird die Vorlage umbenannt. |
Die Vorlage → BISTA Liste lässt sich an die kantonalen Vorgaben bezüglich Export-Daten individuell anpassen:
2.0 Feld hinzufügen
Abhängig vom Vorlagentyp lassen sich unterschiedliche weitere Felder hinzufügen. So können z. B. bei der Adressliste die GV-Daten private E-Mail / Handy / Geschäftstelefon usw. hinzugefügt werden.
Mit der Erweiterung vom Aug. 2023 lassen sich auch Abteilung, Niveau und Gruppenzuweisung auswählen. Bei den Feldern wie Deutsch (Gruppenzuweisung) kann zum Beispiel in einer Klassenliste die Wahlfacheinteilung ausgewiesen werden.
Erweiterte Sortiermöglichkeiten
Je nach Liste, macht es Sinn, wenn die Inhalte nach verschiedenen Kriterien sortiert werden können. Neu kann eine Liste nach allen ausgewählten Feldern sortiert werden.
2.1 Gruppierungen
Hier wird das Zusammenspiel des Buttons 7 (Bild: Layout konfigurieren) und der Auswahl der Klassen / Gruppen (Bild: Übersicht) erklärt.
2.1.1 Klasse ausgewählt - Gruppierung nach Klasse
Es wurden eine oder mehrere Klassen ausgewählt. Die Gruppierung ist nach Klasse eingestellt:
Für jede ausgewählte Klasse wird eine Liste erstellt.
2.1.2 Klasse ausgewählt - Gruppierung nach Gruppen
Es wurden eine oder mehrere Klassen ausgewählt. Die Gruppierung ist nach Gruppen eingestellt:
Es werden für alle Gruppen, in welchen die Kinder der ausgewählten Klasse sind, eine Liste mit den ausgewählten Kindern generiert.
Beispiel:
Sek-Klasse 7.1 Signer hat Mathe und Englisch in Niveauklassen (g, m, e). Herr Signer wählt seine Klasse aus und gruppiert nach Gruppen. Nun werden für alle diese Gruppen (z.B. Englisch Niveau m) eine Gruppenliste mit den Namen aller Schüler aus Klasse 7.1 Signer generiert. Die Gruppe könnte aber auch von der Parallelklasse 7.1 Wagner Schüler haben, die auf der Liste nicht erscheinen, weil Herr Wagners Klasse nicht angewählt wurde.
2.1.3 Gruppe ausgewählt - Gruppierung nach Klasse
Es wurden eine oder mehrere Gruppen ausgewählt. Die Gruppierung ist nach Klasse eingestellt:
Die Gruppenmitglieder werden in ihre Klassen aufgeteilt und als Liste dargestellt.
2.1.4 Gruppe ausgewählt - Gruppierung nach Gruppe
Wird eine Gruppe ausgewählt, so wird eine Liste generiert, welche alle Gruppen enthält, wo Personen der gesuchten Gruppen auch enthalten sind (die Gruppierung erfolgt hier nach Gruppen). Denn die Primus-Logik ist auf Personen / SuS gelegt.
Anders formuliert: Ich möchte (nur) eine bestimmte Gruppe ausdrucken oder als PDF generieren. Somit bereite ich die Gruppenliste wie oben beschrieben auf. Dann prüfen ich, auf welcher Seite die gewünschte Gruppe vorhanden ist. Nun wähle ich via Drucker Icon die gesuchte(n) Seite(n) aus.
In diesem Beispiel befindet sich die Gruppe "5. Klasse Musik" auf Seite 1, die Gruppe "5. Kl. SPF PPP" auf Seite 13. Denn die in der Gruppe "5. Klasse Musik" vorhandenen Personen befinden sich auch in einigen anderen Gruppen.
3. Listen per Stichtag (ohne Austritte)
Listen lassen sich per Stichtag ausgeben. Unter Stichtag für Klassenzuweisung wird verstanden: Der SuS ist an diesem Datum einer aktiven Klasse zugeteilt (Datum bei Spalte "Wechsel"):
Soll eine Liste per Stichtag aufbereitet werden, wo die davor ausgetretenen SuS nicht enthalten sind, so ist der erweiterte Filter wie folgt zu definieren:
Der Ausschnitt "Austrittsdatum" oben stammt aus dem Datensatz in Master Data. Dort lässt sich bekanntlich dieser Filter auch konfigurieren:
Tipps und Ticks
Fotoliste mit leeren Feldern
Die Fotoliste wird mit unerwünschten leeren Feldern ausgegeben? Statt Foto vom SuS nur weiss? Lösungsansatz: Einfach ein Pseudo-Portrait beim SuS hinterlegen:
vorher / nachher
