Personen - Duplikate
Aktualisiert
Zweck und Funktion
Personendaten werden entweder manuell in PUPIL erfasst u/o durch Datenlieferungen aus Umsystemen via Schnittstelle (SST) erstellt bzw. aktualisiert. Übliche SSTs sind Einwohnerkontrolle (EWK), Loganto, Geres, Innosolv, EdIS etc.
Dies kann dazu führen, dass eine Person mehrfach in PUPIL erfasst wird. Solche Duplikate können Probleme verursachen, da Schuladministrator/innen möglicherweise auf falsche Personendaten zugreifen.
PUPIL erkennt automatisch, wenn sich Personendaten verändern bzw. neue Personendaten erstellt werden. Diese Daten werden in regelmässigen Abständen automatisch mit bestehenden Personendaten abgeglichen. Wird festgestellt, dass zwei oder mehrere Personendatensätze eine einzige Person darstellen könnten, so werden diese als Duplikat markiert.
Dieser Artikel zeigt, wie PUPIL Duplikate von Schüler/innen und gesetzlichen Vertreter/innen erkennt und diese bereinigt bzw. zusammengeführt werden können.
Beispiele für die Entstehung von Duplikaten
▶️ Eine Familie zieht in die Schulgemeinde und die Kinder werden direkt zur Schule geschickt. Die Schule braucht dementsprechend einen funktionierenden Datensatz.
Die Einwohnerkontrolle braucht aber länger, um die Daten zu bearbeiten und zu erfassen. Deshalb wird die Familie durch die Schulverwaltung manuell, provisorisch erfasst.
Später kommen die Daten von der Einwohnerkontrolle über die automatische Schnittstelle mit einem neuen Schlüssel ins System. Nun ist die Person doppelt erfasst.
▶️ Beim Import werden zwei verschiedene Schlüssel zugewiesen, da das System denkt, dass es sich um verschiedene Personen handelt.
Dies geschieht bei Import von Patchwork-Familien aus anderen Schulverwaltungslösungen manchmal. Nun ist die Person doppelt erfasst.
▶️ Wenn Daten von mehreren Schulen zusammengetragen werden (z.B. Primar- und Sekundarschule), können Eltern 1x aus dem Primarschulsystem und 1x aus dem Sekundarschulsystem mit unterschiedlichen Schlüsseln importiert werden.
Weiterführende Informationen über die EWK SST sind in der Doku "Import Schnittstellen (SST) der Einwohnerkontrolle (EWK)" enthalten.
Abgrenzung
Überblick
Intervall mässig läuft im Hintergrund der Duplikate-Checker. Verschiedene Felder wie AHV-Nr., Namen, Adresse werden nach Übereinstimmung verglichen. Die erkannten Duplikate werden in Master Data → Personen (SuS/GV/LP/SV/MA/SB) → in der Ansicht "Personen - Duplikate" dargestellt.
Der Arbeitsbereich ist in drei Abschnitte unterteilt:
[ A ] • Status der Duplikatsuche
[ B ] • Gefundene Personen
[ C ] • Suchergebnisse für...
[ A ] • Status der Duplikatsuche
Hier wird die Zeit der letzten Ausführung und die der nächsten angezeigt. Zudem lassen sich nicht berücksichtigte Personen anzeigen. Standard ist der Wert "nein" aktiv. Unter "nicht berücksichtige Personen" wird verstanden: Vom Datenvergleich her nicht als möglich identische Person beurteilt. Beispiel: Identische Adresse, jedoch abweichender Name. Siehe folgendes Beispiel:
[ B ] • Gefundene Personen
Die Anzahl gefundenen Personen wird angezeigt [ 1 ] und die gesuchte Person kann mit Klick bei [ 2 ] ausgewählt werden. Oder im Suchfeld [ 3 ] kann nach Vorname oder Name gesucht werden.
Bei den aufgeführten Personen wird angegeben, wie viele mögliche, ähnliche Datensätze gefunden wurden.
[ C ] • Suchergebnisse für...
Im Sinne von schlechte Beispiele sind gute Beispiele: Hier wird bei der Auswahl von "Chris Evans" als mögliche Duplikate zwei verschiedene Personen aufgeführt. Grund: Sie haben eine identische AHV-Nr. plus ein paar leere Felder:
In der rechten Spalte "Regel" werden die möglichen Übereinstimmungen aufgeführt.
Im Beispiel "Antonella" stimmen einige Werte überein. Bei den geprüften Übereinstimmungen werden die Abweichungen rot markiert:
Die Button "zusammenführen", "nicht berücksichtigen" und "berücksichtigen" haben folgende Funktion:
▶️ nicht berücksichtigen
Zukünftig wird das bisher "vermutete" Duplikat nicht mehr berücksichtigt. Mit der Option "nicht berücksichtige Personen anzeigen? • ja/nein • im Bereich [ A ] lassen sich diese Datensätze wieder anzeigen. Der entsprechende Datensatz weist das Flag "nicht berücksichtig" auf:
▶️ berücksichtigen
Soll eine bisherige Wahl "nicht berücksichtigen" zurückgesetzt werden, so erfolgt dies mit Button "berücksichtigen". Sind in der Auswahl bei "Suchergebnisse" mehrere Datensätze mit "nicht berücksichtigen" und "berücksichtigen" vorhanden, so greift diese Aktion nur bei "nicht berücksichtigen". Kurz: Setzt "nicht berücksichtigen" wieder zurück.
▶️ zusammenführen
Vor der Zusammenführung ist folgendes zu überlegen:
• Sind bei einem SuS schon Daten wie Noten und Zeugnisse, Personendossier, Anmeldungen etc. vorgenommen worden? Die Daten werden auf dem SuS abgelegt. Wird nun ein anderer Datensatz für diesen SuS aktiviert, werden jene bisherigen Daten NICHT beim neuen SuS angezeigt!
• Benützen die Erziehungsberechtigen mit ihrer E-Mail-Adresse schon PUPIL Connect und Elternportal? Die beiden Datensätze weisen - trotz identischer E-Mail-Adresse - einen unterschiedlichen Code für z. B. PUPIL Connect auf. Sprich: Das sind zwei verschiedene Account wie "alt" und "neu". Die GVs haben sich nach einer Zusammenführung aus- und wieder einzuloggen. So wechseln sie automatisch vom inaktiven zum aktiven Account. Sonst schreiben die LPs auf den neuen Account und die GVs warten auf dem alten/inaktiven Account - vergebens - auf Antwort.
Im Bereich "gefundene Personen" kann eine Person [ 1 ] ausgewählt werden, die Duplikate enthält. Mit Button [ zusammenführen ] wird die Aktion [ 2 ] gestartet.
Im Modal "Personen zusammenführen" wird festgelegt, welcher von den Datensätzen der primäre ist und welche Werte von wo gezogen werden sollen. Alle in Suchergebnisse aufgelisteten Datensätze werden für die Zusammenführung angezeigt.
In folgenden Anschauungsbeispiel geht's nur um die Funktionen. Die beiden verschiedenen SuS "Antonella" und "Luana" werden sinnvollerweise NICHT zusammengeführt. 😉
Legende
[ 1 ] - Wann wurde der Datensatz erstellt?
[ 2 ] - Welcher der beiden soll der primäre Datensatz sein? Meistens ist der ältere zu wählen.
[ 3 ] - Mit Button [ alle auswählen ] werden schon mal alle Felder dieses Datensatzes aktiv gesetzt. Das wird in der Regel beim Datensatz mit den meisten benötigten "passenden" Feldern betätigt. Bei den übrigen Datensätzen werden dann nur die einzelnen benötigten Werte ausgewählt. Je Feldwert ist nur eine Aktivierung möglich.
[ 4 ] - Welcher Datensatz soll ignoriert, sprich: unberührt bleiben? Er wird nicht deaktiviert.
[ 5 ] - Der Übersicht halber wird jeweils nur eine Auswahl an Felder angezeigt. Mit der Aktion "weitere Informationen anzeigen" werden die restlichen auch noch aufgeführt.
[ 6 ] - Zweck der Zusammenführung ist EIN Datensatz je SuS / GV in PUPIL angezeigt zu erhalten. Hier wird nun festgelegt, welche Informationen aus welchem Datensatz im "Patchwork-Datensatz" angezeigt werden sollen.
Nachdem die zutreffenden Bezüge hergestellt wurden, wird mit Button [ weiter ] das Modal "Zuweisung der Eltern" oder "Zuweisung Schülerinnen und Schüler" angezeigt.
▶️ Variante bei SuS: Wollen Sie die unten aufgeführten gesetzlichen Vertreter für den Hauptbenutzer "Vorname Name (Schlüssel)" übernehmen?
→ Es werden die GV der Duplikate angezeigt. Nicht diejenigen aus dem primären Datensatz
→ Je aufgeführter GV kann übernehmen ja/nein und Zuweisung der Rolle Mutter, Vater, GV vorgenommen werden
→ Die übrigen Angaben aus Register "andere Informationen" werden von der alten GV-SuS Beziehung übernommen
→ Die GVs des primären Datensatzes bleiben unberührt
▶️ Variante bei GVs: Die SuS der Duplikate werden angezeigt. Nicht diejenigen des primären Datensatzes.
→ Es kann gewählt werden, welche SuS übernommen werden
→ Es wird bestimmt, ob die Basisperson Mutter, Vater u/o gesetzliche Vertreter sind
→ Die übrigen Angaben aus Register "andere Informationen" werden von der alten GV-SuS Beziehung übernommen
→ die SuS der Basisperson bleiben davon unberührt
Anwendungsbeispiel
Ein SuS wurde beim Zuzug manuell in PUPIL erfasst. Zwischenzeitlich ist via SST Loganto der "richtige" SuS in PUPIL eingetroffen. In Personen - Duplikate wird der Datensatz aufgeführt - oder via Namen Suche gefunden. Grund: Name und Adresse identisch.
Beim manuellen SuS - Schlüssel beginnend mit PUP.... - wurden bereits Einträge in Noten und Zeugnisse erstellt. Die Zusammenführung lautet somit vereinfacht:
▶️ Primärer Datensatz → manueller SuS mit PUP-Schlüssel
▶️ Adressdaten werden aus neuem EWK / Loganto-Datensatz gezogen, weil dort automatisch über SST aktualisiert
▶️ Bei den Erziehungsberechtigen ebenso
Nach der Zusammenführung
▶️ Primärer Datensatz
Die primäre Person übernimmt alle kombinierten Informationen und ist aktiv.
▶️ Duplikate
Die als Duplikate bestimmten Datensätze werden inaktiv gesetzt und das Präfix "(Duplikat)" wird dem Vornamen und dem Namen vorangestellt. Die Sozialversicherungsnummer / AHV-Nr. wird zurückgesetzt, alle externen System-IDs werden gelöscht. Und wenn es sich um Schülerinnen und Schüler handelt, werden dessen zukünftige Klassenanmeldungen entfernt.
▶️ Ignorierte Datensätze
Personen können für zukünftige Vergleiche ignoriert werden. Dies kann entweder beim Zusammenführen einer Person (siehe Screenshot unten) geschehen oder indem alle Personen eines möglichen Duplikats als zu ignorierend markiert werden. Diese Personen werden in der Benutzeroberfläche mit einem Label gekennzeichnet.
Ignorierte Personen werden in dieser Ansicht normalerweise nicht mehr angezeigt. Um sie sichtbar zu machen, ist die Option "Nicht berücksichtigte Personen anzeigen?" auf ja zu setzen.
Reihenfolge der Duplikat-Prüfungen
Der Duplikate-Checker prüft nach verschiedenen Kriterien. Diese Kriterien werden in einer bestimmten Reihenfolge abgearbeitet. Sobald ein doppelten Personensatz gefunden wird, werden - zu diesem Datensatz - keine nachfolgenden Prüfkriterien mehr ausgeführt.
Gleichheit und Ähnlichkeit
Bei der Definition dieser Regeln wird unterschieden zwischen "gleich" und "ähnlich". Beispiele:
• Peter : Peter → ist gleich
• Günter : Guenter → ist nicht gleich
Mit dem Levenshtein-Entfernungsmechanismus wird diesem Umstand Rechnung getragen. Dabei werden auch Tippfehler und Abkürzungen berücksichtigt.
Sequenz | Reihenfolge | Prüfungen |
1 | Gleiche Sozialversicherungsnummer | Sozialversicherungsnummer (AHV-Nr.) ist gleich. Die AHV-Nr. identifiziert eine Person in fast jedem Land. Auch Personen, die in der Schweiz nur arbeiten (aber nicht leben) erhalten eine AHV-Nr. Es ist nicht möglich, dass eine Person mehr als eine Sozialversicherungsnummer hat. |
2 | Gleicher Wohnort | Vorname ist ähnlich (1) Nachname ist ähnlich (3) Gleiches Geschlecht Strasse ist ähnlich (3) Strassennummer ist gleich Stadt ist ähnlich (2) Mit dieser Prüfung werden Personen gefunden, die am selben Ort leben. Durch die Verwendung des Vornamens werden Geschwister nicht berücksichtigt. Die Postleitzahl wird nicht berücksichtigt, da eine Stadt mehrere Postleitzahlen haben kann (z. B. St. Gallen = 9000, 9001, 9004, 9006, ...9014, ..., 9022). |
3 | Gleicher Geburtstag | Vorname ist ähnlich (1) Nachname ist ähnlich (3) Gleiches Geschlecht Gleicher Geburtstag Die Chance, zwei Personen mit der Datenkonstellation zu haben, ist ziemlich gering. Das Geschlecht wird verwendet, um Geschwister zu vermeiden, die am selben Tag mit ähnlichen Namen geboren wurden (z. B. Michael und Michaela). Diese Regel findet Personen, die Wohnungen umgezogen haben. |
4 | Gleiche Telefonnummer | Vorname ist ähnlich (1) Nachname ist ähnlich (3) Gleiches Geschlecht Gleiche private oder mobile Telefonnummer Fast jede Person besitzt ein Handy und die Leute neigen dazu, ihre Telefonnummern über eine lange Zeit zu behalten. Das ist also ein guter Indikator, um Duplikate zu finden. Die Überprüfung der Telefonnummer wird mit einer normalisierten Version der Telefonnummer durchgeführt. Es kann vorkommen, dass die Schulträger die Mobilnummer im Feld für die private Telefonnummer eingibt. Wir müssen also überprüfen, ob auch eine Kombination dieser Telefonnummern möglich ist. |
5 | Namenswechsel, Namensänderungen aufgrund von Heirat oder Scheidung | Vorname ist ähnlich (1) Gleiches Geschlecht Gleicher Geburtstag Strasse ist ähnlich (3) Strassennummer ist gleich Stadt ist ähnlich (2) Mit dieser Regel versuchen wir, Personen zu finden, die eine Namensänderung hatten, weil sie verheiratet oder geschieden waren, aber am selben Ort leben, aber das System hat keine Sozialversicherungsnummer (AHV-Nr.) gespeichert. |
Fussnote: (n) gibt den Levenshtein-Abstand an
Die Regelsätze sind in einer Datenbankstruktur gespeichert (JSON-Format). Sollten sich im Laufe der Zeit Anpassungsbedarf - für alle Schulträger - ergeben, könnte PUPIL entsprechende Änderungen vornehmen.
Derzeit besteht der Regelsatz aus:
Personendatenfelder | Vorname, Nachname, AHV-Nr., Geschlecht, Geburtsdatum, Strasse, Hausnummer, Ort, Handy-Nummer, Private Telefon-Nummer |
Art des Vergleichs | ähnlich = Levinsthein Distanzvergleich | gleich = Vergleiche, wenn zwei Texte gleich sind |
Leere Werte | 0 = Wenn ein leerer Wert vorhanden ist, wird die Prüfung ausgeführt. 1 = Wenn ein leerer Wert vorhanden ist, ignorieren wir diese Überprüfung |
Die Telefonnummern werden in ein normalisierte Format umgewandelt, damit sie vergleichbar werden.
Tipps und Tricks
Je nach Rollenkonzept und Ausgestaltung können bestimmte Werte als Muss-Felder gesetzt sein. Oder es werden gesuchte Datenbankfelder nicht angezeigt. Dies kann bei der Konfiguration der Rolle u/o eine Frage der Berechtigung sein. Bitte bei solchen Unklarheiten den Sachverhalt per E-Mail an den PUPIL Support zur Klärung melden.
Werden bekannte Duplikate nicht entdeckt, können manuelle Eingriffe hilfreich sein.
Primus versus Duplikat
Generelle Tipps zum Vorgehen bei der Duplikate Zusammenführung:
▶️ Ist in Master Data auch nach inaktiven Personen gesucht worden?
▶️ Ist eindeutig klar, welcher Datensatz als Primus zu wählen ist?
dabei gilt zu prüfen:
▶️ Bei welchem ist der EWK-Schlüssel vorhanden?
▶️ Sind beim SuS schon Einträge in N&Z, Journal, Förderplaner etc. gemacht worden?
▶️ Sind die GVs bereits im PUPIL Connect / Elternportal eingeloggt?
Grundregel:
→ Sind Einträge auf den SuS gemacht worden, muss jener Account als Primus weiterverwendet werden.
→ Sind GVs bereits in PUPIL Connect eingeloggt, dann jenen Account als Primus verwenden, ansonsten sie alle Chats verlieren würden.
Zusätzliche Informationen:
Mit der Zusammenführung bleiben beide Accounts in PUPIL weiterhin bestehen. Der als "Duplikat" definierte Account wird als inaktive Person geführt. Auf dem Primus-Account können weiterhin Daten aus den inaktiven Account gezogen werden (gemäss gewählter Zuordnung).
Soll die Private E-Mail eins GV-Accounts (Erziehungsberechtigen) auf einen anderen Account dieser Person transferiert werden, dann wie folgt vorgehen:
▶️ Private E-Mail entfernen und eine Nachtsynchronisation abwarten
▶️ Am Folgetag die Private E-Mail bei anderen Account einfügen und wieder Synchronisation abwarten (6 h Sync.).
So ist sichergestellt, dass in PUPIL Connect der bisherige Account deaktiviert und danach wieder ein neuer Account in PUPIL Connect mit dieser Privaten E-Mail angelegt wird.
Sind die GVs noch nicht in PUPIL Connect, dann müsste nicht zwingend eine Duplikate Zusammenführung vorgenommen werden. Der eine könnte einfach deaktiviert werden, nachdem die Private E-Mail entfernt wurden. Und der aktive Account enthält den EWK-Schlüssel und die Private E-Mail.
Nach einer Duplikate Zusammenführung sind die GV-Zuordnungen beim SuS immer zu prüfen und gegeben falls passend zu machen. Die Duplikate Zusammenführung kann nicht beurteilen, welche GV-Konfiguration beim SuS final gültig sein soll.
AHV-Nr.
Ist eine AHV-Nr. zu erfassen - weil z. B. Muss-Feld - und die korrekte AHV-Nr. ist nicht bekannt? Lösungsansatz: Es könnte eine temporäre Pseudo-AHV-Nr. erfasst werden.
Sollte vereinzelt Bedarf danach sein, hier ein paar Pseudo-AHV-Nr.:
756.1234.5678.97
756.1231.2312.34
756.1234.1234.51
756.1111.1111.13
756.1111.2222.39
756.2222.2222.24
756.3333.3333.35
756.4444.4444.46
756.5555.5555.57
756.6666.6666.68
756.7777.7777.79
756.8888.8888.80
756.9999.9999.91
Ergänzende Informationen: Ermittlung der Prüfziffer der AHV-Nr.
Bildung der Prüfziffer nach EAN13
1. Schritt:
Die einzelnen Ziffern werden von rechts nach links, beginnend mit der vorletzten Ziffer, abwechselnd mit 3 und mit 1 multipliziert. Beispiel: Versichertennummer = 756.9217.0769.85
8·3 + 9·1 + 6·3 + 7·1 + 0·3 + 7·1 + 1·3 + 2·1 + 9·3 + 6·1 + 5·3 + 7·1 =
24 + 9 + 18 + 7 + 0 + 7 + 3 + 2 + 27 + 6 + 15 + 7 = 125
2. Schritt
Die Prüfziffer ergänzt diese Summe dann zum nächsten Vielfachen von 10.
130 - 125 = 5
Daraus folgt: Prüfziffer = 5
