2023-05 | Dokumentenverwaltung

Aktualisiert 9 months ago von Hans-Peter Halter

Das Modul DOKUMENTENVERWALTUNG wurde komplett überarbeitet. Die Hauptansichten enthalten - je nach Auswahl - folgende Elemente:

Die wichtigsten Neuerungen sind:

In der Übersicht DOKUMENTE werden nur derjenigen angezeigt, welche die PUPIL Benutzerin / der Benutzer selber erstellt hat
Die Erstellung der Dokumente erfolgt nur noch über Vorlagen
Die Vorlagen sind in vier verschiedene Kategorien unterteilt:

[ 1 ] - Meine persönlichen Vorlagen

[ 2 ] - Vorlagen der Schule

[ 3 ] - Kantonale Vorlagen

[ 4 ] - Vorlagen von PUPIL

Die Bedeutung und Funktionsweise wird in Kapitel V.1 - Tabs und Ordner beschrieben.

Erstellte Dokumente können in das Personendossier kopiert werden
Neben der bereits bestehenden Auswahl von Personen, Klassen und Gruppen kann neu auch mit einem in Master Data gespeicherten Filter gearbeitet werden

Neu referenzieren sich die Platzhalter auf das aktuelle Semester. Sprich: Die Klasse vom kommenden Semester - egal, welche Auswahl getroffen wurde - wird mit $zukuenftig_klasse$ gebildet.

Dokumente aus Vorlagen - Auswahl Optionen

Die bisherigen Vorlagen sind nicht mehr ersichtlich? Mit der Erweiterung ist der "allgemeine" Tab [ Vorlagen der Schulen ] erst einmal leer. Die bisherige Vorlagen befinden sich neu bei der jeweiligen Erstellerin / dem Ersteller im Tab [ Meine Vorlagen ]. Deshalb bitte die gemeinsam verwendeten Vorlagen als erstes von den Ersteller:innen in den Tab [ Vorlagen der Schule ] kopieren. Von dort können diese ausgeführt oder in den eigenen Tab [ Meine Vorlagen ] kopiert werden.

Warum wurde das Modul überarbeitet?

Die Überarbeitung des Moduls Dokumentenverwaltung hat das Ziel, dieses Modul zu öffnen, um weiteren Personen zur Verfügung zu stehen. In Zukunft soll es auch möglich sein als Klassen- oder Fachlehrperson, als Schulische Heilpädagogin oder als Schulleiter:in Dokumente auf Grund von Vorlagen erstellen zu können.

An dieser Stelle wurde der Gedanke an Datenschutz laut. Es sollen nicht alle Personen auf alle erstellten Dokumente Zugriff haben.

--> Jede Person kann nur eigens erstellte Dokumente sehen und verwalten.

Auch besteht das Risiko, dass mit vielen Usern ein vielfaches Mehr an Dokumenten erstellt werden. Es macht in diesem Fall keinen Sinn, alle erstellten Dokumente eines SuS direkt in der Master Data im Tab Dokumente abzuspeichern.

--> Damit wichtige Dokumente weiterhin persistent abgelegt werden können, gibt es eine direkte Verbindung zum Personendossier.

Neuer Workflow

1. Dokument erstellen

Das Dokument wird bei den Vorlagen ausgewählt. Mit der Option "Neue Dokumente erstellen" erscheint ein Auswahlfenster zur Wahl der Personen. Für die ausgewählten Personen wird ein Dokument erstellt.

2. Dokumente ins Personendossier verschieben

Nach der Selektion der Personen wird man automatisch auf die View "Dokumente" weitergeleitet. Die erstellten Dokumente können ausgewählt und über Aktion für selektierte Ergebnisse im Dossier abgelegt werden. Im nächsten Schritt muss der gewünschte Zielordner ausgewählt werden.

Es können nur die Ordner ausgewählt werden, auf welche die arbeitende Person Schreibrechte hat. Wer für einen Ordner keine Schreibrechte hat, kann keine Dokumente in diesem Ordner ablegen.

Weitere Informationen zum Personendossier gibt es hier.

3. gespeicherte Dokumente abrufen

Die gespeicherten Daten können so in Zukunft über das Personendossier aufgerufen werden.

Der Tab "Dokumente" bei den Einzelnen Personen wird voraussichtlich in den Herbstferien entfernt.