EWK Schnittstelle | Geres Import (BE)
Diese Dokumentation unterstützt die Anwender/-innen bei der selbständigen Fehlersuche und Behebung im Zusammenhang mit dem Import von Personendaten.
Import Logik
Die jeweilige Schnittstelle (SST) setzt sich schematisch aus den drei Elementen EWK-System, SST Adapter und PUPIL-Import zusammen. Während das Element PUPIL-Import bei allen SST identisch aufgebaut ist, können sich EWK-System und SST Adapter unterscheiden. Nachfolgend werden diese Elemente als Flussdiagramm dargestellt. Daraus sind ersichtlich:
▶️ Welche Bedingungen für einen Import in PUPIL erfüllt sein müssen
▶️ Welche Daten gesandt werden
▶️ Tipps und Zusatzinformationen
▶️ Arbeitsweise des Adapters
Abgrenzung
Es werden nur Personen Daten in PUPIL importiert, wenn die Bedingungen erfüllt sind. Zum Beispiel: AHV-Nr. ist vorhanden und zum SuS wird ein GV / Elternteil mitgeliefert.
Es werden nur Daten überschrieben, welche gegenüber dem vorherigen Import neu oder nicht identisch sind.
Import Prüfung
Bei jedem Datensatz wird geprüft, ob die Person in PUPIL bereits existiert oder nicht. Dazu werden Fremdschlüssel und AHV-Nr. verglichen. Noch nicht existierende Personen werden angelegt. Bei bestehenden Personen werden geänderte Daten überschrieben bzw. ergänzt.
Neue SuS werden automatisch der Klasse VORSCHULE - im aktuellen Semester - zugewiesen. Bis zur Zuteilung in eine reale Klasse blieben sie hier. So ist sichergestellt, dass diese SuS aktiv bleiben.
Korrespondenz und Rechnung
Initial werden "Rechnung an" und "Korrespondenz an" im Register "andere Informationen" bei "Gesetzliche Vertreter" gesetzt. Alle weiteren Mutationen dazu sind nachfolgend manuell vorzunehmen!
Einleitung
Die Personendaten für PUPIL werden von den Einwohnerkontrollen der Gemeinden erfasst und an das kantonale Geres System gesandt. Sobald beim Schulträger die SST Geres aktiviert ist, erfolgt der Import und Abgleich der Personendaten automatisiert.
SST Geres
Das Flussdiagramm ermöglicht die Prüfung der Kriterien und Bedingungen. In den meisten Fällen lassen sich damit die Fragen wann, was und warum nicht beantworten.
SST Adapter
Der SST Adapter wandelt die Personendaten für den Import in PUPIL wie folgt um:
PUPIL-Import
Ergänzungen
▶️ Bei einem bestehenden Datensatz werden veränderte Daten überschrieben und neue ergänzt
▶️ Bei Wegzug oder Tod des SuS wird der Datensatz von der Schnittstelle deaktiviert. Die Erziehungsberechtigen / GV werden über Nacht deaktiviert, wenn diese nicht bei anderen aktiven SuS als GV erfasst sind.
▶️ Beim Wegzug eines Elternteils wird dessen Adresse aktualisiert. Hier ist zwingend die Rechnungsadresse anzupassen.
▶️ Stirbt ein Elternteil, wird dieser Datensatz inaktiv gesetzt. Hier sind zwingend die Korrespondenz- und Rechnungsadresse zu deaktivieren.
▶️ Im Benachrichtigungszentrum werden Adressänderungen und Deaktivierungen aufgeführt
Sollten weiterhin Fragen offenbleiben oder das Anliegen nicht gelöst werden können, kann der PUPIL Support unter support@pupil.ch kontaktiert werden.
