Elterngespräche - für Lehrpersonen (Neues Modul)

Zweck und Funktionen

Mit dem Modul "Elterngespräche" können Elterngesprächstermine digital via PUPIL und dem Elternportal organisiert werden. Es stehen dabei zwei Modi zur Verfügung:

• Manuelle Zuteilung: Die Eltern wählen mehrere Termine. Die Lehrperson teilt ihnen einen Termin zu.
• Automatische Zuteilung: Die Eltern wählen einen Termin. Dieser Termin wird ihnen zugeteilt und die Lehrperson muss keine Zuteilung mehr vornehmen.

Prozess der Terminfindung

Damit mit dem Modul gearbeitet werden kann, muss zuerst einmal verstanden werden, wie der Prozess der Terminfindung bei Elterngesprächen überhaupt funktioniert

1. Gesprächsreihe erstellen: Die Lehrperson erstellt eine Gesprächsreihe (Bsp. Berufswahlgespräch 2sa)
2. Termine planen: Die Lehrperson definiert Termine, die die Eltern in einem späteren Schritt auswählen können.
3. Eltern einladen: Die Lehrperson lädt die Eltern ein, indem sie die vorhin definierten Termine den Eltern freigibt.
4. Terminwahl durch die Eltern: Die Eltern wählen einen oder mehrere Termine aus, die sie von der Lehrperson freigegeben bekommen haben.
5. Zuteilung der Termine durch die LP: Sofern die Eltern mehrere Termine auswählen konnten, teilt ihnen die Lehrperson einen definitiven Termin zu.
6. Export der Termine: Die Lehrperson kann sich die Termine exportieren.

Daraus ergeben sich im Modul Elterngespräche folgende drei Status für Elterngespräche:

• erstellt
• geplant
• eingeladen
• zugeteilt

Jeder Status ist selbstredend und man kann in ihm dies Aktionen für den nächsten Status machen. Ist eine Gesprächsreihe z.B. im Status "geplant", wurden die Terminslots für die Eltern bereits definiert. In diesem Status kann man jetzt die Eltern auswählen, welche man zu einem Gespräch einladen möchte, bevor man schlussendlich der Terminreihe den Status "eingeladen" gibt. Eine Übersicht über die Status, die Aktionen, die sich ausführen lassen und die entsprechenden Konsequenzen zeigt folgende Grafik (englisch).

Voraussetzungen

Allgemeine Voraussetzungen

Der Connect und das Elternportal müssen von der Schule eingesetzt werden. Ansonsten können die Eltern keine Rückmeldungen geben.

Voraussetzungen auf der Master Data

Lehrpersonen können nur für Klassen und Gruppen, denen sie zugeteilt sind, Elterngesprächsreihen erstellen. Zudem macht es Sinn, wenn auf jeder Lehrperson ein Kürzel definiert ist, damit dieser im Zuteilungstab angezeigt wird. Beide Voraussetzungen müssen in der Master Data gemacht werden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Gesprächsreihe erstellen

Übersicht über Gesprächsreihen

In dieser Ansicht in einer Tabelle alle Gesprächsreihen angezeigt, die man selber erstellt hat oder in der man als beteiligte Lehrperson hinzugefügt wurde.

1. Button: Damit öffnet sich das Modal, in dem eine Gesprächsreihe erstellt werden kann.
2. Datumsfilter: Damit lassen sich die Gesprächsreihen filtern. Standardmässig ist das Startdatum der heutige Tag und das Enddatum das der Tag des Semesterendes.
3. Statusfilter: Ein Gesprächsreihe befindet sich in einem Status. Mit diesem Filter kann danach gefiltert werden.
4. Suchfeld: Damit lassen sich Gesprächsreihen nach ihrem Titel suchen.
5. Fehlende Rückmeldung: Hier ist ohne die Gesprächsreihe zu öffnen ersichtlich, wessen Eltern noch keinen Termin ausgewählt haben.
6. Bearbeiten-Icon: Ersteller können ihre Gesprächsreihen bearbeiten, sofern diese im Status erstellt oder geplant sind. Danach öffnet sich das Modal nur noch in der read-only Ansicht. Beteiligte Lehrpersonen können Gesprächsreihen nicht bearbeiten. Sie können jedoch das Modal in der read-only Ansicht öffnen.
7. Löschen-Icon: Ersteller können die Gesprächsreihe in jedem Status löschen. Es wird jedoch nicht empfohlen, Gesprächsreihen ab dem Status "eingeladen" zu löschen. Beteiligten Lehrpersonen steht dieses Action-Icon nicht nur Verfügung.
8. Öffnen-Icon: Mit diesem Button wird die Terminreihe geöffnet. Alternativ kann auch auf den Namen der Gesprächsreihe geklickt werden.

Gesprächsreihe erstellen

Mit dem Button "Elterngespräch" lässt sich das Modal öffnen, mit dem die Gesprächsreihe erstellt werden kann.

1. Klasse/Gruppe: Standardmässig ist hier die Klasse eingetragen, in der man Klassenlehrperson ist. Es können aber alle Klassen und Gruppen ausgewählt werden, in denen man eine Zuteilung hat. In diesem Feld legt man fest, für welche Klasse / Gruppe man eine Gesprächsreihe organisieren möchte bzw. welche Eltern man einladen möchte.
2. Beteiligte Lehrpersonen: Jeder Gesrächsreihe können beteiligte Lehrpersonen hinzugefügt werden. Diese können nach vollendeter Planung ankreuzen, an welchen Terminslots sie zur Verfügung stehen.
3. Zeitraum: Hier wird der Zeitraum festgelegt, in dem die Gespräche statt finden sollen.
4. Anmeldung bis: Hier wird ein Anmeldedatum festgelegt. Ist dieses verstrichen, können die Eltern auf dem Elternportal keine Terminslots mehr anwählen.
5. Kalendereinstellungen: In diesen Feldern kann die Anzeige des Kalenders festgelegt werden. Dies dient zur erleichterten Planung der Gesprächsreihe.
6. Journaleintrag als: Damit die einzelnen Gespräche nicht nochmals ins Journal eingetragen werden müssen, kann hier festgelegt werden, als welche Gesprächskategorie die Gespräche der Terminreihe ins Journal übertragen werden sollen. Je nach Gesprächskategorie werden die Daten dann auf das Zeugnis aufgedruckt.
   Diese Funktion wird erst ab dem zweiten Semester mit dem Launch des neuen Journals aufgeschaltet sein.

Arbeit in der Gesprächsreihe

Wird eine Gesprächsreihe geöffnet, stehen die drei Tabs "Planen", "Einladen" und "Zuteilen" zur Verfügung, in denen die entsprechenden Aktionen ausgeführt werden können.

Planen

In diesem Tab können Terminslots definierte werden, die danach den Eltern zur Auswahl stehen.

1. Termin: Wird auf diesen Button geklickt, lässt sich ein Terminslot erstellen. Alternativ kann auch in den Kalender geklickt werden, um einen Terminslot zu erstellen.
2. Status von Terminslots: Terminslots werden je nach Status farblich unterschiedlich dargestellt.
   Geplante Termine (blau): Diese Termine wurden von der Lehrperson zur Auswahl gegeben, sind jedoch noch von niemandem ausgewählt worden. An diesem Termin kann ein Gespräch stattfinden.
   Ausgewählte Termine (orange): Diese Termine wurden von der Lehrperson zur Auswahl gegeben. Jemand oder mehrere Leute haben diesen Termin ausgewählt bzw. ihre Verfügbarkeit an diesem Termin kund getan. An diesem Termin findet mit grosser Wahrscheinlichkeit ein Gespräch statt
   Zugeteilte Termine (grün): Diese Termine wurden schon zugeteilt. An diesem Termin findet ein Gespräch statt.
3. Planung abschliessen: Mit diesem Button lässt sich die Planung abschliessen. Damit ändert sich der Status der Terminreihe von "erstellt" auf "geplant". Dieser Vorgang kann nicht mehr rückgängig gemacht werden. Diese Statusänderung trägt keine Konsequenzen mit sich.

Einladen

In diesem Tab können Eltern ausgewählt werden, mit denen ein Gespräch geführt werden möchte. Das Modul ist darauf ausgelegt, dass beide/alle Eltern, die das Kind haben an einem Gespräch teilnehmen. Muss für ein Kind zwei Termin gefunden werden, weil die Eltern nicht gemeinsam an ein Gespräch kommen wollen/können, kann dies nicht über dieses Modul gemacht werden. In diesen Fällen muss die Terminfindung ausserhalb des Moduls passieren.

1. Checkboxen: Mit Checkboxen können Eltern von Kindern ausgewählt werden, die man einladen möchte.
2. Speichern: Der Speichern-Button speichert lediglich die Checkboxen. Die Eltern sind damit nicht schon eingeladen.
3. Einladen abschliessen: Mit diesem Button lässt sich das Einladen abschliessen. Damit ändert sich der Status der Terminreihe von "geplant" auf "eingeladen". Damit wird die Terminreihe auf dem Elternportal veröffentlicht und die Eltern können die Terminslots auswählen. Die Statusänderung bewirkt aber auch, dass an der Einstellung der Terminreihe nichts mehr geändert werden kann. Nachdem dieser Button gedrückt wurde und die Gesprächsreihe auf dem Elternportal veröffentlicht wurde, empfehlen wir die Eltern via Connect dazu zu informieren.

Zuteilen

Je nachdem, ob bei der Erstellung der Gesprächsreihe diese als manuelle oder automatische Zuteilung definiert wurde, sieht dieser Tab unterschiedlich aus. Bei einer manuellen Zuteilung, ist es möglich, die Eltern einzelnen Terminslots zuzuteilen. Bei einer automatischen Zuteilung sieht man direkt die zugeteilten Terminslots.

Manuelle Zuteilung - vor der Zuteilung

Auf dieser Ansicht können die Terminslots den Eltern zugeteilt werden.

1. Hinweis: Pupil weisst mit einem gelben Balken (siehe Screenshot) oder einem grünen Balken darauf hin, ob bereits alle Rückmeldungen von Eltern eingetroffen sind und mit der Zuteilung begonnen werden soll. Im obigen Beispiel ist die Rückmeldung von Marc Gracés-Bissonnett noch nicht eingetroffen.
2. Anmeldefrist: Falls sich Eltern noch nicht angemeldet haben, kann hier die Anmeldefrist verlängert werden. Die Anmeldefrist kann maximal bis zum Start des ersten geplanten Terminslot verlängert werden.
3. Kopfzeile: In der Kopfzeile wird das Datum, die Zeit und mittels Kürzel (RB = Roberto Baggio) die Abkürzung der beteiligten Lehrpersonen ausgegeben. Somit ist nicht nur eine terminliche Übersicht gegeben, sondern es ist auch sichtbar, welche beteiligten Lehrpersonen potentiell Zeit hätten.
4. Checkboxen: Es gibt drei verschiedene Checkboxen:
   1. Graue Checkbox: Diese Terminslots sind nicht anwählbar, da die Eltern an diesem nicht verfügbar sind.
   2. Weisse Checkbox: An diesem Datum sind die Eltern verfügbar. Diese Terminslots sind anwählbar. Sobald diese Terminslots angeklickt wurden, ändert sich ihre Farbe auf Blau.
   3. Blaue Checkbox: Ist eine Checkbox blau, findet das Gespräch mit den entsprechenden Eltern am ausgewählten Datum statt.
   4. Rote Checkbox: Wird in einer Zelle die Checkbox blau gemacht, ändern sich die Spalte und die Zeile dieser Zelle auf Rot. Rot bedeutet, dass in diesen Terminslots keine Gespräche mehr durchgeführt werden können, denn während dieser Zeit (Spalte) wird bereits ein Gespräch durchgeführt oder dem Kind (Zeile) wurde bereits ein Gespräch zugeteilt.
5. Automatischer Zuordnungsvorschlag: Damit man nicht selber die Zuteilung machen muss, kann man sich einen automatischen Zuordnungsvorschlag generieren lassen und diesen übernehmen oder anschliessend anpassen.
6. Speichern: Der Speichern-Button speichert lediglich die Checkboxen. Die Zuteilung und damit das Veröffentlichen des zugeteilten Termins auf dem Elternportal wird damit nicht ausgeführt.
7. Zuteilung abschliessen: Mit diesem Button lässt sich das Zuteilen abschliessen. Damit ändert sich der Status der Terminreihe von "eingeladen" auf "zugeteilt". Damit wird der definitive Gesprächstermin auf dem Elternportal veröffentlicht. Dieser Schritt kann rückgängig gemacht werden. Nachdem dieser Button gedrückt wurde und den Eltern ihr definitiver Termin zugeteilt wurde, empfehlen wir die Eltern via Connect zu informieren, dass die Zuteilung abgeschlossen ist.

Manuelle Zuteilung - nach der Zuteilung

Auf dieser Ansicht sind die zugeteilten Terminslots in einer Liste ersichtlich.

1. Termin zuteilen: Falls Eltern bis zur Anmeldefrist keinen Termin ausgewählt haben, kann ihnen von der Lehrperson ein Termin zugeteilt werden. Die Terminwahl in dieser Tabelle ist einmalig und kann nicht rückgängig gemacht werden.
2. Download: Die Termine können als ics-Datei heruntergeladen werden, damit sie für einen Import in eine Kalenderapplikation (z.B. Outlook) zur Verfügung stehen.
3. Zuteilung wieder öffnen: Möchte die Lehrperson eine Zuteilung ändern, hat sie die Möglichkeit mit diesem Button die Zuteilung wieder zu öffnen. Damit ändert sich der Status der Terminreihe von "zugeteilt" auf "eingeladen". Damit haben die Eltern die Möglichkeit, ihre Auswahl nochmals anzupassen. Zudem hat die Lehrperson die Möglichkeit, die Terminslots nochmals neu zu verteilen. Wir empfehlen, dies nicht ohne vorherige Kommunikation zu tun oder die Änderungen, welche durch die Lehrperson vorgenommen wurden, nachträglich persönlich zu kommunizieren.

Automatische Zuteilung

Wird eine Gesprächsreihe mit automatische Zuteilung erstellt, wird der Status eingeladen übersprungen. Die Gesprächreihe hat automatisch den Status zugeteilt, da jeder ausgewählte Terminslot automatisch zugeteilt ist.

1. Anmeldefrist: Falls sich Eltern noch nicht angemeldet haben, kann hier die Anmeldefrist verlängert werden. Die Anmeldefrist kann maximal bis zum Start des ersten geplanten Terminslot verlängert werden.
2. Termin zuteilen: Falls Eltern bis zur Anmeldefrist keinen Termin ausgewählt haben, kann ihnen von der Lehrperson ein Termin zugeteilt werden. Die Terminwahl in dieser Tabelle ist einmalig und kann nicht rückgängig gemacht werden.
3. Download: Die Termine können als ics-Datei heruntergeladen werden, damit sie für einen Import in eine Kalenderapplikation (z.B. Outlook) zur Verfügung stehen.

Elternportal

Sobald die Terminreihe den Status "eingeladen" hat, können die Eltern auf dem Elternportal einen (automatische Zuteilung) oder mehrere (manuelle Zuteilung) Terminslots auswählen. Wenn die Terminreihe zu einem späteren Zeitpunkt den Status "zugeteilt" bekommt, können Eltern ihren definitiven Terminslot, an dem das Gespräch statt findent wird, auf dem Elternportal entnehmen.

Das Elternportal ist unter folgendem Artikel beschrieben:

• Elterngespräche auf dem Elternportal

Rollen und Berechtigungen

Im Elterngesprächsmodul kann jede Person, die eine Zuteilung auf eine Klasse/Gruppe hat, für diese eine Gesprächsreihe erstellen. Innerhalb des Moduls können dann zwei Rollen definiert werden:

• Ersteller/in einer Gesprächsreihe
• Beteiligte Lehrperson

Die Rechte der beiden Rolle sehen folgendermassen aus:

Weitere Informationen

Wenn von der Lehrperson eine Elterngesprächsreihe erstellt wird, werden die Eltern nicht automatisch per Push darüber benachrichtigt. Wir empfehlen Lehrpersonen, die Eltern darüber im Klassenchat zu informieren. Damit kann zusätzlich noch eine persönliche Nachricht angehängt werden. Ebenfalls werden die Eltern auch nicht gepusht, wenn bei einer Gesprächsreihe mit manueller Zuteilung die Zuteilung von der Lehrperson gemacht wurde. Auch hier empfehlen wir wieder eine kurze Information über den Klassenchat.