2025-10 | Schulkontrolle / Archivlisten

Ab sofort steht den Schulen im Kanton Schwyz mit der neuen Funktion Schulkontrolle in PUPIL ein praktisches Werkzeug zur Verfügung, um alle zeugnisrelevanten Daten systematisch zu archivieren.

Grundlage

Unter einer Archivliste wird eine PDF-Datei verstanden, die sämtliche zeugnisrelevanten Informationen einer Klasse in einem bestimmten Schuljahr enthält. Dazu gehören:

▶️ Stammdaten der SuS (z. B. Name, Geburtsdatum, Nationalität, Adresse)

▶️ Schuldaten (z. B. Ein-/Austritt, Anzahl Schuljahre, Zuteilung zum nächsten Schuljahr)

▶️ Zeugnisangaben (Überfachliche Kompetenzen, Fachleistungen (alle Fächer aufgelistet), Zusätzliche Informationen (z. B. administrative Bemerkungen, KLP, Promotionsentscheide)

▶️ Absenzen (summiert pro Halbjahr und Schuljahr)

Die Aufbereitung kann für einzelne Klassen, ganze Schuleinheiten oder mehrere Auswahlbereiche erfolgen. Die erzeugten Archivlisten werden in Master Data > Klassen > Archivliste abgelegt und können von dort manuell ins Langzeitarchiv überführt werden.

Abgrenzung

Die Funktion Archivlisten erstellen dient der automatisierten Erstellung von Klassenlisten mit zeugnisrelevanten Daten. In Planung ist zudem eine Erweiterung zur Archivierung personenbezogener Dokumente (z. B. Zeugnisse im Personendossier und Dokumente aus dem Personendossier archivieren).

Schulkontrolle (SZ)

In der Schulkontrolle können Mitarbeitende der Schulverwaltungen unkompliziert die PDF-Übersichten mit den zeugnisrelevanten Daten archivieren. Die erstellten PDFs lassen sich innerhalb von PUPIL ablegen oder als ZIP-Datei exportieren. Damit ist es möglich, alle relevanten Unterlagen eines Schuljahres sicher zu archivieren und bei Bedarf erneut einzusehen.

Die neuen Funktionen unterstützen die Schwyzer Schulen dabei, die gesetzlichen Vorgaben zur Archivierung effizient umzusetzen. Dabei können die Schulträger beliebige Schuljahre archivieren.

Archivlisten erstellen

Diese Funktion dient der automatisierten Erstellung von Archivlisten und stellt sicher, dass die generierten Dokumente jeweils in den zugehörigen Klassen abgelegt werden. Dies bildet die Grundlage dafür, dass im Anschluss die Daten für die Langzeitarchivierung vorbereitet werden können.

Schritt 1: Zu erstellende Klassen wählen

Nach der Wahl des SCHULJAHRES werden die gewünschten Klassen bestimmt. Es können einzelne Klassen, einzelne Schuleinheiten oder ein Mehrfaches davon für die Aufbereitung der Archivlisten ausgewählt werden.

Schritt 2: Prüfung relevanter Daten

Bevor die Archivlisten effektiv generiert werden, erfolgt eine Vorprüfung. Die nachfolgende Meldung weist auf allfällig fehlende Informationen hin. Zum Beispiel:

Dies ist keine Fehlermeldung sondern ein Hinweis. Es kann trotzdem der 3. Schritt "Archivlisten erstellen" durchgeführt werden. Es liegt in der Verantwortung des Schulträger zu prüfen, wie weit diese fehlenden Informationen zuvor passend zu machen wären.

Schritt 3: Archivlisten erstellen

Damit werden die Archivlisten für das entsprechende Schuljahr / für die Klassen generiert.

Nach Beendigung des Prozesses wird die Meldung ausgegeben: Die Erstellung der Archivlisten wurde erfolgreich abgeschlossen.

Archivlisten einsehen

In Master Data / Klassen können die Archivlisten der verschiedenen Schuljahre eingesehen werden. Dies stellt eine PUPIL interne Ablage der Archivlisten dar.

Archivlisten exportieren

Diese Archivlisten können im Menü "Dokumente für Archiv aufbereiten" erstellt und anschliessend in ein Langzeitarchiv übertragen werden.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Aufbereitung der Daten je nach den von Ihnen gewählten Einstellungen variieren und daher möglicherweise etwas Zeit in Anspruch nehmen kann. Aus diesem Grund wird die Funktion im Hintergrund arbeiten, um die Daten effizient zu verarbeiten und sicherzustellen, dass sie optimal für das Archiv vorbereitet sind. Das Endergebnis dieser Aktion ist eine ZIP-Datei, die sämtliche ausgewählten Dokumente enthält. Diese ZIP-Datei kann heruntergeladen werden und ermöglicht es Ihnen, die Dokumente in das Zwischenarchiv zu verschieben, um sie dort weiter zu organisieren und zu verwalten.

Zukünftige Erweiterungen

Es sind zusätzliche Funktionen geplant, um auch personenspezifische Dokumente zu archivieren:

▶️ Zeugnisse in Dossier kopieren

Möglichkeit, Zeugnisse direkt in einen Ordner des Personendossiers zu übertragen.

▶️ Archivierung im eCH-160-Format

Geplante Exportfunktion, um Daten im offiziellen Archivformat aufzubereiten. Ziel ist die manuelle Übergabe ans Langzeitarchiv. Erste Ergebnisse werden Ende 2026 erwartet.

Zusammenfassung

Die Archivlisten-Funktion in PUPIL ermöglicht eine strukturierte, sichere und gesetzeskonforme Archivierung zeugnisrelevanter Daten auf Klassenebene. Weitere Funktionen zur Archivierung auf SuS-Ebene sind in Planung und stärken die Gesamtlösung nachhaltig.

Tipps und Tricks

PUPIL ↔ Langzeitarchiv

PUPIL ist nicht als Langzeitarchiv gedacht. Wie lange bleiben die Archivlisten in PUPIL bestehen und wann sollen sie gelöscht werden? Dazu folgende Empfehlung:

▶️ Erstellte Archivlisten bleiben bis nach der Erstellung des nächsten Jahrgangs bestehen

▶️ Nach der Erstellung des neuen Jahrgangs wird Stichproben weise 2-3 Klassen im LANGZEITARCHIV auf dessen Vorhandensein und Vollständigkeit geprüft

▶️ Nach der Erstellung des dritten Jahrgangs wird wieder der vorangehende Jahrgang Stichproben weise geprüft und die weiter zurückliegenden Archivlisten in PUPIL gelöscht

Die Idee dabei: Für den schnellen Zugriff sind in PUPIL die letzten beiden Jahrgänge der Archivlisten vorhanden. Weiter zurückreichende Nachforschungen erfolgen im Langzeitarchiv.