2025-10 | Schulkontrolle / Archivlisten
Mit der neuen Funktion Schulkontrolle - in PUPIL als Archivliste geführt - steht den Schulen im Kanton Schwyz ab sofort eine praktische Möglichkeit, um alle zeugnisrelevanten Daten zu archivieren, zur Verfügung.
Grundlage
Unter Archivliste wird verstanden: EINE PDF-Datei, welche folgende SuS Informationen EINER Klasse EINES bestimmten Schuljahres enthält:
▶️ Stammdaten der SuS wie z. B. Name, Geburtsdatum, Nationalität, Adresse etc.
▶️ Schuldaten des SuS wie z. B. Ein- und Austritt, Anzahl Schuljahre, Einteilung nächstes Schuljahr
▶️ Zeugnis • Überfachliche Kompetenzen des SuS
▶️ Zeugnis • Fachleistungen, Auflistung sämtlicher Fächer
▶️ Zeugnis • Zusätzliche Informationen mit z. B. administrativen Bemerkungen, KLP, Promotionsentscheid etc.
▶️ Absenzen, je Halbjahr und Schuljahr summiert
Die Aufbereitung kann für eine Klasse, eine Schuleinheit oder eine Mehrfachauswahl davon vorgenommen werden.
Die generierten Archivlisten werden in Master Data / Klassen in den Ordner "Archivliste" gestellt und können von dort manuell in das Langzeitarchiv transferiert werden.
Schulkontrolle (SZ)
In der Schulkontrolle können Mitarbeitende der Schulverwaltungen unkompliziert die PDF-Übersichten mit den zeugnisrelevanten Daten archivieren. Die erstellten PDFs lassen sich innerhalb von PUPIL ablegen oder als ZIP-Datei exportieren. Damit ist es möglich, alle relevanten Unterlagen eines Schuljahres sicher zu archivieren und bei Bedarf erneut einzusehen.
Die neuen Funktionen unterstützen die Schwyzer Schulen dabei, die gesetzlichen Vorgaben zur Archivierung effizient umzusetzen. Dabei können die Schulträger beliebige Schuljahre archivieren.
Archivlisten erstellen
Diese Funktion dient der automatisierten Erstellung von Archivlisten und stellt sicher, dass die generierten Dokumente jeweils in den zugehörigen Klassen abgelegt werden. Dies bildet die Grundlage dafür, dass im Anschluss die Daten für die Langzeitarchivierung vorbereitet werden können.
Schritt 1: Zu erstellende Klassen wählen
Nach der Wahl des SCHULJAHRES werden die gewünschten Klassen bestimmt. Es können einzelne Klassen, einzelne Schuleinheiten oder ein Mehrfaches davon für die Aufbereitung der Archivlisten ausgewählt werden.
Schritt 2: Prüfung relevanter Daten
Bevor die Archivlisten effektiv generiert werden, erfolgt eine Vorprüfung. Die nachfolgende Meldung weist auf allfällig fehlende Informationen hin. Zum Beispiel:
Dies ist keine Fehlermeldung sondern ein Hinweis. Es kann trotzdem der 3. Schritt "Archivlisten erstellen" durchgeführt werden. Es liegt in der Verantwortung des Schulträger zu prüfen, wie weit diese fehlenden Informationen zuvor passend zu machen wären.
Schritt 3: Archivlisten erstellen
Damit werden die Archivlisten für das entsprechende Schuljahr / für die Klassen generiert.
Nach Beendigung des Prozesses wird die Meldung ausgegeben: Die Erstellung der Archivlisten wurde erfolgreich abgeschlossen.
Archivlisten einsehen
In Master Data / Klassen können die Archivlisten der verschiedenen Schuljahre eingesehen werden. Dies stellt eine PUPIL interne Ablage der Archivlisten dar.
Archivlisten exportieren
Diese Archivlisten können exportiert und anschliessend manuell ins Langzeitarchiv übertragen werden.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Aufbereitung der Daten je nach den von Ihnen gewählten Einstellungen variieren und daher möglicherweise etwas Zeit in Anspruch nehmen kann. Aus diesem Grund wird die Funktion im Hintergrund arbeiten, um die Daten effizient zu verarbeiten und sicherzustellen, dass sie optimal für das Archiv vorbereitet sind. Das Endergebnis dieser Aktion ist eine ZIP-Datei, die sämtliche ausgewählten Dokumente enthält. Diese ZIP-Datei kann heruntergeladen werden und ermöglicht es Ihnen, die Dokumente in das Zwischenarchiv zu verschieben, um sie dort weiter zu organisieren und zu verwalten.
Weitere Funktionen in Arbeit
Zu den aktuellen Archivmöglichkeiten werden wir weitere Funktionen ergänzen. So werden zukünftig auch Zeugnisse und weitere Dokumente in den Personendossiers abgelegt werden können.
