2024-12 | Tagesstruktur - Neuer Status "An-/Abwesenheit"

Im Modul Tagesstruktur wurde ein neuer, zusätzlicher Status eingeführt: Der Abwesenheitsstatus.

Einführung und Zweck des neuen Status (Rollout KW 50)

Der Abwesenheitsstatus gibt darüber Auskunft, ob der SuS am gebuchten / angemeldeten Modul wie geplant teilnehmen wird oder ob er/sie (aufgrund einer Absenz oder anderen Gründen) abwesend sein wird. Grundsätzlich wird bei allen Anmeldungen der Status "Anwesend" angenommen. "Abwesend" muss aktiv durch Mitarbeiter:innen der Betreuung oder der Verwaltung gesetzt werden.

Der neue Status ist an folgenden Stellen sicht- und editierbar:

• "Anmeldungen verwalten": Neue Tabellenspalte und Filter sowie editierbar über das Bearbeiten-Icon der entsprechenden Anmeldung
• "Betreuung":
  • Reiter "Anwesenheit": Einseh- und editierbar in der SuS-Liste
  • Details: Neue Karte "Abwesenheit"
  • NEU überarbeiteter Reiter "Modulübersicht"
  • NEU Reiter "Absenz"

Abgrenzung "Abwesenheitsstatus" zu anderen Status - und zu Absenz

Der Abwesenheits-Status ergänzt der Status der Verrechenbarkeit sowie der Status der Präsenz aus der Betreuung. Die Status geben Antwort auf folgende Fragen:

• Abwesenheitsstatus: Wird der SuS am angemeldeten Modul teilnehmen oder nicht? (Geplante An-/Abwesenheit)
• Verrechenbarkeit: Ist das angemeldete Modul zu verrechnen?
• Präsenz: Wie ist die aktuelle/physische Anwesenheit des SuS in der Tagesstruktur? (IST-Situation des SuS)

Der neue Status ist nicht zu verwechseln mit einer Absenzmeldung über das Absenzmodul. Die Absenzmeldung ("Schülerin ist krank") gibt noch keine Information darüber, welche Konsequenz diese Absenz nun für die An-/Abwesenheit der angemeldeten Module hat.

Vorbereitung: Modulkürzel ergänzen

"Anmeldungen verwalten" - Status editieren

Unter "Anmeldung verwalten" steht neu ein Filter zur Verfügung, um nach Anmeldungen mit An- und Abwesenheiten zu filtern. In diesem Zusammenhang wurden auch die Filter neu gruppiert und mit den erweiterten Filtern ergänzt.

Zudem kann über das Editier-Icon (A) der Status für die Abwesenheit und Verrechenbarkeit editiert werden. Über das Info-Icon (B) kann nachgeschaut werden, wer die Anmeldung initial erstellt hat und wer und wann Änderungen an den Status vorgenommen wurden.

Beim Klick auf das Editier-Icon öffnet sich folgendes Modal zur Status-Bearbeitung:

1. Wird der Schieber aktiviert, wird diese Anmeldung auf "Abwesend" gesetzt. Zusätzlich kann ein Kommentar zur Abwesenheit ergänzt werden.
2. Fehlt das Kind an weiteren Modulen desselben Tages können die Änderungen dieses Moduls direkt auf die übrigen übertragen werden. Somit müssen bei mehreren Modulanmeldungen pro Tag nicht alle Module einzeln bearbeitet werden.
3. Wie gewohnt kann hier weiterhin der Verrechenbarkeitsstatus bearbeitet werden.

Die Anpassungen sind anschliessend direkt auch für die Betreuenden in der Ansicht "Betreuung" sichtbar.

"Betreuung" - Status editieren

Die Abwesenheiten können auch durch die Betreuenden direkt erfasst werden. Das Modal zur Bearbeitung der Abwesenheit kann jederzeit über die Details eines Schülers aufgerufen werden.

Durch Klick auf "Erfassen" oder "Bearbeiten" öffnet sich folgendes Modal, welches sich immer auf den ganzen Tag des entsprechenden Schülers/in bezieht. Wurden durch die Administration bereits Abwesenheiten erfasst, sind diese hier wiederum eingetragen:

Schüler:innen mit eingetragenen Abwesenheiten und/oder Absenzen werden im Reiter "Anwesenheit" neu farblich mit orange hervorgehoben. Falls eine Absenz für das Kind im Absenzmodul eingetragen wurde, wird diese weiterhin angezeigt.

Das Modal zur Erfassung des Abwesenheitsstatus kann auch direkt über die Liste der SuS und das entsprechende Icon aufgerufen werden, sofern eine Abwesenheit und/oder Absenz erfasst wurde.

"Betreuung" - überarbeiteter Reiter "Modul-Übersicht"

Der Reiter "Modul-Übersicht" wurde überarbeitet. Neu wird in der Tabelle dargestellt, wer geplant anwesend und wer abwesend sein wird. Somit kann der Tag besser geplant werden.

• Grün mit Haken: "An-/Abwesenheitsstatus" = Anwesend
• Rot mit Kreuz: "An-/Abwesenheitsstatus" = Abwesend (Eingegebene Absenzen alleine lösen noch kein Kreuz aus.)

Die Verknüpfung mit den Präsenz-Status wurde aufgehoben und die Tags aus dieser Ansicht entfernt, um den Informationsgehalt zu reduzieren.

"Betreuung" - neuer Reiter "Absenzen"

Die Beurteilung, ob eine erfasste Absenz auf Auswirkung auf die gewählten Tagesstruktur-Module hat, muss manuell erfolgen. Um diesen Prozess zu erleichtern, gibt es den neuen Reiter "Absenzen". Dieser dient als To-Do-Liste, welche Absenzen auf allfällige Modulabwesenheiten überprüft werden müssen.

Es werden Absenzen von Schüler:innen dargestellt, welche am entsprechenden Tag der Absenz auch Tagesstruktur-Module gebucht haben. Sind Sichtbarkeitsberechtigungen auf den Modulen eingerichtet, werden auch nur SuS mit Anmeldungen zu diesen Modulen angezeigt. Wurde eine mehrtägige Absenz erfasst, werden für alle betroffenen Tage mit Modulbuchungen einzelne Boxen erstellt.

Im oberen Sektor "Offene Absenzen (gemeldet über das Absenzmodul)" werden diejenigen SuS-Boxen angezeigt, bei welchen der An-/Abwesenheitsstatus noch nicht editiert wurde. Sobald jemand aus der Administration oder der Betreuung für diesen Tag bereits einen Status editiert hat, erscheint die Box unter den "Bearbeiteten Absenzen".

Bei den offenen Absenzen kann folglich beurteilt werden, ob diese Absenz eine Auswirkung auf die Anwesenheit der gebuchten Module hat. Dazu kann auf das Icon oben rechts beim Schüler geklickt werden und das bekannte Modul öffnet sich. Im obigen Beispiel hat der Arzttermin z.B. keine Auswirkung auf das gebuchte Mittagsmodul, wodurch der Haken bei "Absenz geprüft: Keine Auswirkung auf die Modul-Anwesenheit" gesetzt werden. Die Absenz ist nun bearbeitet und rückt in den zweiten Sektor.

Zusätzliche Erklärvideos

• Teil 1 - Grundlagen und "Anmeldungen verwalten": https://www.youtube.com/watch?v=cWiRfz2cMXU
• Teil 2 - Betreuung: Reiter "Anwesenheit" und Details: https://www.youtube.com/watch?v=lcapAPfmH_M
• Teil 3 - Betreuung: Reiter "Absenzen" & "Modulübersicht": https://www.youtube.com/watch?v=nB7wimk7GK8