Die in der TAGESSTRUKTUR erbrachten Dienstleistungen werden in regelmässigen Abständen abgerechnet. Es werden Rechnungen für die Eltern erstellt, die dann an ein externes Buchhaltungssystem (FIBU) übertragen werden. Aus PUPIL direkt können keine Rechnungen gedruckt werden.
Die Übersicht und Informationen über die anderen Prozessabschnitte des Moduls TAGESSTRUKTUR sind an Ende dieser Anleitung aufgeführt.
Bevor im Menü ABRECHNUNG die Rechnungen aufbereitet werden, sind vorgängig unter Schulverwaltung / Rechnungswesen die notwendigen Vorbereitungsarbeiten durchzuführen. In ABRECHNUNG werden die Rechnungspositionen aufbereitet. Der RECHNUNGSBELEG hingegen mit den Bausteinen Rechnungstitel, Konditionen, Zahlungsempfänger etc. wird für jedes Modul separat in RECHNUNGSWESEN (Link) konfiguriert.
NEUbesteht die Möglichkeit, eine abweichende Rechnungsadresse zu erfassen. Beispielsweise wird die Rechnung nicht von den Erziehungsberechtigen sondern von der Heilpädagogische Schule XY beglichen.
2024-07 |Separate Rechnungszeilen für Betreuung und Verpflegung
Neu kann für die Tagesstruktur-Rechnungen festgelegt werden, dass die Betreuung und Verpflegung auf der Rechnung als separate Rechnungspositionen geführt werden. Dies kann pro Schule/Pupil-Instanz unter den Tagesstruktur-Einstellungen im neuen Reiter "Verrechnung" definiert werden.
2024-01 |Steuerbeleg drucken
Den Erziehungsberechtigten kann ein Steuerbeleg mit den bei den Tarifen hinterlegten Betreuungs- und Verpflegungskosten generiert werden. Der Steuerbeleg wird im Modul RECHNUNGSWESEN / Steuerbelege erstellt.
2023-12 |Standardfilter und Status Abrechnung
Neu ist der Filter "Verrechenbar (angemeldet)" als Standardfilter für Abrechnungen gesetzt. Desweitern wurden die Status der Anmeldungen in der Administration wie folgt umbenannt (bisher → neu):
Um einwandfreie Rechnungen generieren zu können, sind folgende Voraussetzungen zu berücksichtigen:
Tagesstruktur - Einstellungen | Tarifgruppen
Tarifgruppen Die zu verrechnende Tarifgruppen sind im Status "aktiv" und die dazu erfassten Tarifstufen sind vollständig und mit den aktuellen / passenden Preis für Verpflegung und Betreuung versehen. Siehe dazu → Tagesstruktur - [ A ] - Vorbereitung
Abrechnung Unter dem Reiter "Abrechnung" wurde die für die Schule passende Variante gewählt, ob die Kosten für Verpflegung und Betreuung als kombinierte oder getrennte Rechnungszeile aufgeführt werden soll: Beispiel für kombinierte Rechnungszeile:Beispiel für getrennte Rechnungszeile:
Tagesstruktur - Module verwalten | Modulgruppen und Module Die Modulgruppe ist im Status "aktiv" und enthält z. B. die gewünschten Platzhalter für die Darstellung auf der Rechnung. Ebenso sind die Module "aktiv" und weisen im Register "Verrechnung" die passenden Werte wie Tarifgruppe, Tarifstufe und Kontierung auf. Siehe dazu → Tagesstruktur - [ A ] - Vorbereitung
Tagesstruktur - Anmeldungen verwalten Die in der gewünschten Verrechnungsperiode vorhandenen Anmeldungen sind im Status bereinigt. So, dass mit Status "verrechenbar (angemeldet)" das zur Fakturierung gelangt, was auch soll. Siehe dazu → Tagesstruktur - [ B ] - Registrierung und Anmeldung Status bzw. Tags in der Ansicht BETREUUNG haben grundsätzlich nichts mit der Abrechnung zu tun. Sie geben lediglich Auskunft über die Anwesenheit.
Rechnungsadressen Mit der Erweiterung "Alternative Rechnungsadresse" - siehe separate Doku - besteht die Möglichkeit, sämtliche Rechnungen eines SuS aus dem Modul TAGESSTRUKTUR an eine abweichende Rechnungsadresse zu stellen. Der Eintrag in der Ansicht "SuS-Adressen verwalten" übersteuert den beim SuS im Register "andere Informationen" erfassten Adressaten "Rechnung an".
Rechnungswesen | Konfiguration und Rabatte In der separaten HelpDoc Rechnungswesen wird im Kapitel 2 - Konfiguration im Detail beschrieben, welche Elemente des Rechnungsbelegs wo zu konfigurieren sind. Im Rechnungsbeleg fliessen die Informationen aus dem Modal "Rechnung erstellen" sowie der Konfiguration zusammen. Je nach Schnittstelle (SST) zum externen Buchhaltungsprogramm (FIBU) sind Besonderheiten wie Anfangstext oder Kontierung zu beachten. Im Kapitel 1 - Rechnungen der HelpDoc Rechnungswesen wird beschrieben, wie bereits gestellte Rechnungen bearbeitet, übermittelt - oder bei Bedarf - auch gelöscht werden können.
Start: Teil [ C ] der Anleitungen zum Modul TAGESSTRUKTUR→ Abrechnung und Steuerbeleg.
Die Erstellung von Rechnungen kann über Schulverwaltung / Tagesstruktur / Abrechnung gestartet werden:
D.1 - Abrechnung erstellen
Diese Funktion erlaubt die Erstellung von Abrechnungen für Modulgruppen, die effektiv oder pauschal abgerechnet werden. Zusätzlich können bereits erstellte Abrechnungen angezeigt werden.
Ansicht "effektiv":
Ansicht "pauschal":
Das Quartal Q1 - Q4 bezieht sich auf die Quartalsmonate der entsprechenden Semester. Es wird das kommende sowie die letzten drei Semester zur Auswahl angezeigt.
[ 1 ] - Anmeldungen können nach diversen Filtern ausgewählt werden
Der Filter Datumsbereich bezieht sich hier in ABRECHNUNGEN auf den Leistungszeitraum (Anmeldungen von-bis). Im Modul RECHNUNGSWESEN in der Ansicht RECHNUNGEN hat's auch ein Filter Datumsbereich. Auch wenn er gleich aussieht: Dort ist das RECHNUNGSDATUM gefragt, nicht der Zeitraum der Tagesstruktur Anmeldungen!
[ 2 ] - Dieser Filter bestimmt, ob noch nicht abgerechnete oder bereits abgerechnete Anmeldungen angezeigt werden sollen
[ 3 ] - Diese Schaltflächen starten die Erstellung der Rechnungen.
Wichtig ist, dass "Verrechenbar (angemeldet)" bei [ 3 ] selektiert ist.
[ 4 ] - Es gibt Anmeldungen, für die eine Abrechnung nicht möglich ist, da wichtige Informationen fehlen. Diese Spalte zeigt die zu ergänzenden Informationen.
Wird nun vom gefilterten Ergebnis eine Auswahl selektiert, so wird mit Button [ 3 - Selektierte Daten fakturieren ] das Modal "Rechnungen erstellen" angezeigt. Es ist mindestens ein Datensatz zu selektieren. Mit der Aktivierung in der Spaltenüberschrift werden sämtliche gefilterten Datensätze selektiert:
Ein paar grundsätzliche Hinweise zur Ansicht "noch nicht abgerechnete Module"
[ 1 ] - Mit der Selektion hier bei "1" werden nur die Datensätze auf dieser Seite markiert. Die Datensätze auf den folgenden Seiten werden separat oder zusätzlich selektiert.
[ 2 ] - Hier lässt sich die Anzahl Datensätze je Seite auswählen und entsprechend selektieren - siehe Punkt [ 1 ]
[ 3 ] - Datensätze mit Fehler lassen sich logischerweise nicht selektieren und sind deshalb inaktiv
[ 4 ] - In der Spalte "Hinweis für Fehlersuche" wird eine entsprechende Information ausgegeben
Wichtig: Rabattabstufungen (Bsp: Familienrabatt) beziehen sich auf die selektierten Module. Falls also z. B. ein einzelnes Kind selektiert und abgerechnet wird, werden keine Familienrabatte gewährt - auch wenn das Kind allenfalls noch Geschwister hat, die die Tagesstrukturen besuchen. Damit die Rabatte korrekt berechnet werden, müssen die entsprechenden Module auch zusammen (auf dieselbe Rechnung) fakturiert werden. Zentrales Element für die Steuerung des Familienrabattes ist dieselbe Rechnungsadresse, welche bei den verschiedenen SuS zugeordnet ist.
Das Modal "Rechnungen erstellen" enthält folgende Felder:
Wichtig: Eine vollständige Rechnung wird nur generiert, wenn auch alle Felder in diesem Modal befüllt sind. Zusammen mit den in Konfiguration "Typen" im Modul RECHNUNGSWESEN (Link) definierten Angaben wird der Rechnungsbeleg erstellt. Je nach Schnittstelle Buchhaltungsprogramm (FIBU) sind spezielle Vorgaben zu beachten.
Feld:
Beschreibung:
1 - Periode verrechnen
Das von-bis Datum wird aus der vorangegangenen Filteraktion "Datum" vorgetragen und kann hier nicht angepasst werden. Eine Änderung dies Datumbereichs bedingt eine neue Filterung.
2 - Rechnungstyp
Der Rechnungstyp ist definiert und nicht veränderbar. Er beschreibt den Ursprung dieser Rechnung.
3 - Zahlungs-empfänger
Ein Zahlungsempfänger kann ausgewählt werden. Erfasst wird ein Zahlungsempfänger im Modul Rechnungswesen.
4 - Buchungsdatum
Das Buchungsdatum kann an dieser Stelle bestimmt werden. Dieses ist wichtig für die Schnittstelle in die Fakturierung des Umsystems, in dem die Rechnungen effektiv erstellt werden.
Z. B. Wenn im Januar die Dezember-Module fakturiert werden, kann hier mit dem Buchungsdatum 31.12. angegeben werden, dass diese Daten in der Buchhaltung noch ins alte Jahr verbucht werden müssen.
5 - Abrechnung
Textfeld - Der Name der Rechnung kann frei gewählt werden.
6 - Abrechnungs-periode
Textfeld - Standardmässig werden die Daten aus Punkt 1 angezeigt. Diese können frei angepasst werden mit z. B. "Monat Oktober 2023".
7 - Sachbearbeiter
Textfeld
Eine bereits erstellte Rechnung kann im Status geändert werden. Die Details zum Status ändern wird in der HelpDoc "Rechnungswesen" beschrieben.
Nachdem die Rechnungen erstellt wurden, können die erstellten Rechnungsnummern in dieser Funktion angezeigt werden, in dem der Filter "Nicht fakturiert" inaktiv gesetzt wird.
Die Rechnungsnummern der Tagesstruktur beginnen immer mit "TS-" (siehe 1).
Jede Modulteilnahme kann nur einmal fakturiert werden.
Im Modal RECHNUNGSWESEN in der Ansicht RECHNUNGEN bezieht sich der Datumsbereich auf das Rechnungsdatum und nicht auf das Datum der z. B. verrechneten Anmeldungen Tagesstruktur. Die November-Rechnungen werden Anfang Dezember generiert. Somit ist in RECHNUNGEN dort → Datum "Dezember" für die Anzeige der November-Rechnungen auszuwählen.
D.2 - Regeln für die Erstellung von Rechnungen
Dieser Abschnitt beschreibt die Regeln für die Erstellung einer Rechnung für eine ausgewählte Menge von Anmeldungen. Diese unterscheidet sich für die effektive und pauschale Abrechnung.
D.2.1 - Effektive Abrechnung
Eine Abrechnung wird für einen SuS nur erstellt, wenn mindestens eine Anmeldung im gewählten Zeitraum vorhanden ist. Dann werden unter Berücksichtigung von Tarif und Rabatt die Rechnungspositionen generiert.
Bestimmung des anzuwendenden Tarifs
Bei jeder Anmeldung wurde bei der Erstellung eine Tarifgruppe und eine Tarifstufe hinterlegt. Aus diesen Informationen werden nun die Kosten (Verpflegung und Betreuung) ermittelt.
Berücksichtigung von Rabatten
Für jede Anmeldung wird nun geprüft, ob ein SuS Anspruch auf einen oder mehrere Rabatte hat. Diese werden auf die Anmeldung angewendet. Rabatte werden in der Rechnung als Unterpositionen ausgewiesen.
Zusammenfassung von Anmeldungen zu Rechnungspositionen
In diesem Schritt werden die Anmeldungen zu Rechnungspositionen zusammengefasst. Die Regeln für die Zusammenfassung sind in der entsprechenden Modulgruppe der Anmeldung im Feld "Darstellung auf Rechnung" definiert. Hier kann zum Beispiel festgelegt werden, dass die Aggregation auf Module und Wochentage durchgeführt werden soll.
Die entsprechenden Rabatte werden ebenfalls ausgewiesen.
D.2.2 Pauschale Abrechnung
Die Regeln für die Erstellung von Rechnungspositionen sind im Prinzip gleich wie bei der effektiven Abrechnung. Rabatte werden jedoch nur pro erstellter Rechnungsposition (und nicht pro Anmeldung) angewendet.
D.3 - Steuerbeleg drucken
Der Report STEUERBELEG basiert auf den erfassten Tagesstruktur-Rechnungen und berücksichtigt die in den Tarifen hinterlegten Betreuungs- und Verpflegungskosten.
Schulen können den Report mit einer Word Vorlage individuell gestalten. In der Platzhalterübersicht, Register Steuerbeleg sind die verfügbaren Platzhalter aufgeführt:
Die Vorlage ist mit dem Vorlagentyp STEUERBELEG zu erfassen.
Die generierten Steuerbelege befinden sich in Master Data / Dokumentenverwaltung / Dokumente.
In der Ansicht Dokumente werden nur diejenigen Dokumente angezeigt, für welche die Benutzerin / der Benutzer auch die Zugriffsberechtigung für den entsprechenden SuS hat. Tipp: Für TS Leitung eine dynamische Gruppe erstellen mit Lehrperson = TS Leitung.
Tipps und Tricks
Frage: Welche Daten werden für den STEUERBELEG berücksichtig, wenn die Tagesstruktur Rechnungen geändert wurden?
▶️ Grundsatz: Der Steuerbeleg wird auf Basis der erfassten Tagesstruktur-Rechnungen generiert
▶️ Eine gestellte Rechnung wird wieder geöffnet / gelöscht. Tagesstruktur Anmeldungen werden mutiert. Und anschliessend wird wieder fakturiert → die abgerechneten Daten werden berücksichtig.
▶️ Eine gestellte Rechnung wird in RECHNUNGSWESEN mutiert. Sprich: Positionen mit oder ohne Bezug / Anteil an Verpflegung/Betreuung werden angepasst (Stk. / Preis etc.). Diese werden wie folgt berücksichtigt:
• Die in Rechnungswesen / Rechnung gestellten Rechnungen mit Status gestellt
• UND dessen Rechnungspositionen mit einem Bezug zu einem Modul und dessen erfassten Betreuungs- und Verpflegungskosten
• Rechnungspositionen ohne ursprünglichen Bezug zu Betreuungs- und Verpflegungskosten werden nicht berücksichtigt
Eine manuell erfasste Rechnungsposition erscheint nicht auf dem Steuerbeleg.
Übersicht der HelpDocs TAGESSTRUKTUR
Die übrigen Anleitungen zum Modul TAGESSTRUKTUR befinden sich in der HelpDoc Kategorie → 04 | Schulverwaltung und sind aufgeteilt in die vier Prozessabschnitte:
→ Beschreibt die Bedingungen, damit am Schluss der Geschichte das Geld auf den richtigen Konten landet.
Die Kapitel der einzelnen Dokumente sind - zu besseren Orientierung - gemäss Dokumententitel bezeichnet.
E N D E dieser Anleitung.
Sollten Fragen oder Unregelmässigkeiten festgestellt werden, melden Sie bitte den Vorgang mit Vermerken wie gemachte Eingaben und eines Screenshots via support@pupil.ch.
