Tagesstruktur - ​[ D ] - Abrechnung und Steuerbeleg

Zweck und Funktionen

Die in der Tagesstruktur erbrachten Dienstleistungen werden in regelmässigen Abständen abgerechnet. Es werden Rechnungen für die Eltern erstellt, die dann an ein externes Buchhaltungssystem übertragen werden. Aus PUPIL direkt können keine Rechnungen gedruckt werden.

Die Übersicht und Informationen über die anderen Prozessabschnitte des Moduls TAGESSTRUKTUR sind an Ende dieser Anleitung aufgeführt.

Neuigkeiten

2024-01 | Steuerbeleg drucken

Den Erziehungsberechtigten kann ein Steuerbeleg mit den bei den Tarifen hinterlegten Betreuungs- und Verpflegungskosten. Der Steuerbeleg wird im Modul RECHNUNGSWESEN / Steuerbelege erstellt.

2023-12 | Standardfilter und Status Abrechnung

Neu ist der Filter "Verrechenbar (angemeldet)" als Standardfilter für Abrechnungen gesetzt. Desweitern wurden die Status der Anmeldungen in der Administration wie folgt umbenannt (bisher → neu):

  • Abgemeldet → Nicht verrechenbar (Abgemeldet)
  • Angemeldet → Verrechenbar (Angemeldet)
Start: Teil [ C ] der Anleitungen zum Modul TAGESSTRUKTUR Abrechnung und Steuerbeleg.

Die Erstellung von Rechnungen kann über Schulverwaltung / Tagesstruktur / Abrechnung gestartet werden:

D.1 - Abrechnung erstellen

Diese Funktion erlaubt die Erstellung von Abrechnungen für Modulgruppen, die effektiv und pauschal abgerechnet werden. Zusätzlich können bereits erstellte Abrechnungen angezeigt werden.

Ansicht "effektiv":

Abrechnung

Ansicht "pauschal":

Das Quartal Q1 - Q4 bezieht sich auf das Schuljahr mit folgenden von-bis Datum:

[ 1 ] - Anmeldungen können nach diversen Filtern ausgewählt werden

Der Filter Datumsbereich bezieht sich hier in ABRECHNUNGEN auf den Leistungszeitraum (Anmeldungen von-bis). Im Modul RECHNUNGSWESEN in der Ansicht RECHNUNGEN hat's auch ein Filter Datumsbereich. Auch wenn er gleich aussieht: Dort ist das RECHNUNGSDATUM gefragt, nicht der Zeitraum der Tagesstruktur Anmeldungen!

[ 2 ] - Dieser Filter bestimmt, ob noch nicht abgerechnete oder bereits abgerechnete Anmeldungen angezeigt werden sollen

[ 3 ] - Diese Schaltflächen starten die Erstellung der Rechnungen.

Wichtig ist, dass "Verrechenbar (angemeldet)" bei [ 3 ] selektiert ist.

[ 4 ] - Es gibt Anmeldungen, für die eine Abrechnung nicht möglich ist, da wichtige Informationen fehlen. Diese Spalte zeigt die zu ergänzenden Informationen.

Wird nun vom gefilterten Ergebnis eine Auswahl selektiert, so wird mit Button [ 3 - Selektierte Daten fakturieren ] das Modal "Rechnungen erstellen" angezeigt. Es ist mindestens ein Datensatz zu selektieren. Mit der Aktivierung in der Spaltenüberschrift werden sämtliche gefilterten Datensätze selektiert:

Ein paar grundsätzliche Hinweise zur Ansicht "noch nicht abgerechnete Module"

[ 1 ] - Mit der Selektion hier bei "1" werden nur die Datensätze auf dieser Seite markiert. Die Datensätze auf den folgenden Seiten werden separat oder zusätzlich selektiert.

[ 2 ] - Hier lässt sich die Anzahl Datensätze je Seite auswählen und entsprechend selektieren - siehe Punkt [ 1 ]

[ 3 ] - Datensätze mit Fehler lassen sich logischerweise nicht selektieren und sind deshalb inaktiv

[ 4 ] - In der Spalte "Hinweis für Fehlersuche" wird eine entsprechende Information ausgegeben

Abrechnung - grundsätzliche Hinweise

Das Modal "Rechnungen erstellen" enthält folgende Felder:

D.1 - Rechnung erstellen

[ A ] - Das von-bis Datum wird aus der vorangegangenen Filteraktion "Datum" vorgetragen und kann hier nicht angepasst werden. Eine Änderung dies Datumbereichs bedingt eine neue Filterung.

[ B ] und [ C ] - die vorgetragene Feldinhalte lassen sich beliebig anpassen. Bsp. "Oktober 2023".

Wichtig: Eine vollständige Rechnung wird nur generiert, wenn auch alle Felder in diesem Modal befüllt sind.
Eine bereits erstellte Rechnung kann im Status geändert werden. Die Details zum Status ändern wird in der HelpDoc "Rechnungswesen" beschrieben.

Nachdem die Rechnungen erstellt wurden, können die erstellten Rechnungsnummern in dieser Funktion angezeigt werden, in dem der Filter "Nicht fakturiert" inaktiv gesetzt wird.

Abrechnung Rechnungsnummer

Die Rechnungsnummern der Tagesstruktur beginnen immer mit "TS-" (siehe 1).

Im Modal RECHNUNGSWESEN in der Ansicht RECHNUNGEN bezieht sich der Datumsbereich auf das Rechnungsdatum und nicht auf das Datum der z. B. verrechneten Anmeldungen Tagesstruktur.
Die November-Rechnungen werden Anfang Dezember generiert. Somit ist in RECHNUNGEN dort → Datum "Dezember" für die Anzeige der November-Rechnungen auszuwählen.

D.2 - Regeln für die Erstellung von Rechnungen

Dieser Abschnitt beschreibt die Regeln für die Erstellung einer Rechnung für eine ausgewählte Menge von Anmeldungen. Diese unterscheidet sich für die effektive und pauschale Abrechnung.

D.2.1 - Effektive Abrechnung

Eine Abrechnung wird für einen SuS nur erstellt, wenn mindestens eine Anmeldung im gewählten Zeitraum vorhanden ist. Dann werden unter Berücksichtigung von Tarif und Rabatt die Rechnungspositionen generiert.

Bestimmung des anzuwendenden Tarifs

Bei jeder Anmeldung wurde bei der Erstellung eine Tarifgruppe und eine Tarifstufe hinterlegt. Aus diesen Informationen werden nun die Kosten (Verpflegung und Betreuung) ermittelt.

Berücksichtigung von Rabatten

Für jede Anmeldung wird nun geprüft, ob ein SuS Anspruch auf einen oder mehrere Rabatte hat. Diese werden auf die Anmeldung angewendet. Rabatte werden in der Rechnung als Unterpositionen ausgewiesen.

Zusammenfassung von Anmeldungen zu Rechnungspositionen

In diesem Schritt werden die Anmeldungen zu Rechnungspositionen zusammengefasst. Die Regeln für die Zusammenfassung sind in der entsprechenden Modulgruppe der Anmeldung im Feld "Darstellung auf Rechnung" definiert. Hier kann zum Beispiel festgelegt werden, dass die Aggregation auf Module und Wochentage durchgeführt werden soll.

Die entsprechenden Rabatte werden ebenfalls ausgewiesen.

D.2.2 Pauschale Abrechnung

Die Regeln für die Erstellung von Rechnungspositionen sind im Prinzip gleich wie bei der effektiven Abrechnung. Rabatte werden jedoch nur pro erstellter Rechnungsposition (und nicht pro Anmeldung) angewendet.

D.3 - Steuerbeleg drucken

Der Report STEUERBELEG basiert auf den erfassten Tagesstruktur-Rechnungen und berücksichtigt die in den Tarifen hinterlegten Betreuungs- und Verpflegungskosten.

Schulen können den Report mit einer Word Vorlage individuell gestalten. In der Platzhalterübersicht, Register Steuerbeleg sind die verfügbaren Platzhalter aufgeführt:

Steuerbeleg - Platzhalter
Die Vorlage ist mit dem Vorlagentyp STEUERBELEG zu erfassen.
Die generierten Steuerbelege befinden sich in Master Data / Dokumentenverwaltung / Dokumente.

E N D E dieser Anleitung.

Die übrigen Anleitungen zum Modul TAGESSTRUKTUR befinden sich in der HelpDoc Kategorie → 04 | Schulverwaltung und sind aufgeteilt in die vier Prozessabschnitte:

Tagesstruktur - [ A ] - Vorbereitung

→ Beschreibt die Vorbereitungsarbeiten zur Einrichtung des Moduls TAGESSTRUKTUR.

Tagesstruktur - ​[ B ] - Registrierung und Anmeldung

→ Beschreibt die Aktionen von der Registrierung über die Anmeldung bis zum Abrechnungsstatus setzen

Tagesstruktur - ​[ C ] - Betreuung

→ Beschreibt das typische Tagesgeschäft der TAGESSTRUKTUR mit alle Aktionen rund um die Betreuung

Tagesstruktur - [ D ] - Abrechnung und Steuerbeleg

→ Beschreibt die Bedingungen, damit am Schluss der Geschichte das Geld auf den richtigen Konten landet.

Die Kapitel der einzelnen Dokumente sind - zu besseren Orientierung - gemäss Dokumententitel bezeichnet.

Sollten Fragen oder Unregelmässigkeiten festgestellt werden, melden Sie bitte den Vorgang mit Vermerken wie gemachte Eingaben und eines Screenshots via support@pupil.ch.


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