Rechnungswesen
Zweck und Funktion
Rechnungen können drei mögliche Ursprünge haben. Sie können aus den Modulen TAGESSTRUKTUR und KURSPROGRAMM importiert werden oder sie können manuell erfasst werden. Unter 'Rechnungswesen - Rechnungen' werden sie gestellt, "gestellt" heisst in diesem Falle: an das Umsystem exportiert.
In diesem Artikel wird das Stellen von Rechnungen sowie die manuelle Erfassung von Rechnungen erläutert.
Neuigkeiten
2024-01 | Steuerbeleg
Neu kann für die Eltern mit Kinder in der Tagesstruktur ein Steuerbeleg erstellt werden.
1 | Rechnungen
In dieser Übersicht kann nach bestimmten Rechnungen gefiltert werden. Die Rechnungen können individuell angepasst werden. Über diese Ansicht werden die Rechnungen auch an das Buchhaltungssystem (Umsystem) weiter geschickt.
Feld: | Beschreibung: |
1 - neue Rechnung hinzufügen | Das Datum, der Zahlungsempfänger und der Mehrwertsteuersatz können hier ausgewählt werden. Hier geht es zum Prozess der manuellen Rechnungserfassung. |
2 - Datumsauswahl | Ein Datumsbereich kann ausgewählt werden um nach den gewünschten Rechnungen zu filtern. Das Datum hier bezieht sich auf das Rechnungsdatum und nicht z. B. auf das Datum der verrechneten Anmeldungen Tagesstruktur. |
3 - Status | Es gibt vier verschiedene Status: Offen - Gestellt - Bezahlt - Überfällig Es kann auch eine Mehrfachauswahl getroffen werden. |
4 - Typ | Es gibt drei verschiedene Rechnungstypen zur Auswahl: Standard Rechnung - Verrechnung Tagesstrukturen - Verrechnung Kurswesen |
5 - Rechnung | Hier kann nach einem Rechnungsnamen gefiltert werden |
6 - Suche | Hier kann nach dem Rechnungsempfänger gesucht werden. |
7 - Checkboxen | Es können einzelne oder alle gefilterten Rechnungen ausgewählt werden. Die Auswahl kann mit 11 - Auswahl verrechnen gestellt werden. |
8 - Statusanzeige | Nach der Statusanzeige kann auch gefiltert werden. |
9 - Bearbeiten | Die Rechnung kann bearbeitet werden wie unter 1.1 beschrieben. |
10 - Löschen | Hier kann die Rechnung gelöscht werden. |
11 - Auswahl verrechnen | Die über 7 - Checkboxen ausgewählten Rechnungen werden gestellt. Siehe auch 1.2 Rechnung an das Buchhaltungssystem übertragen. |
1.1 | Rechnung erstellen
Rechnungen können drei mögliche Ursprünge haben. Sie können aus den Modulen Tagesstruktur und Kursprogramm importiert werden oder sie können manuell erfasst werden.
In diesem Artikel geht es um das manuelle Erfassen von Rechnungen.
Der Import von Rechnungen aus anderen Modulen ist im Artikel Rechnungswesen Module beschrieben.
Feld: | Beschreibung: |
1 - Datum | Das Datum der Rechnung kann bestimmt werden. |
2 - Zahlungsempfänger | Der Zahlungsempfänger kann ausgewählt werden. |
3 - Mehrwertsteuer | Der Mehrwertsteuersatz kann hier ausgewählt werden. |
4 - Abrechnung | Erfassen des Rechnungstitels |
5 - Abrechnungsperiode | Eingabe der Abrechnungsperiode (Text) |
Wird der Button "Speichern" gedrückt, öffnet sich das Fenster mit der Rechnung. Diese kann noch bearbeitet werden. Über den Bearbeiten Button aus der Übersicht kommt man auch an diese Stelle.
Feld: | Beschreibung: |
1 - Bearbeiten | Das Buchungsdatum, die weiteren Felder, der Zahlungsempfänger und die Rechnungsadresse können angepasst werden. |
2 - Textvorlagen | Die Textvorlagen werden unter Textbausteinen verfasst und unter Typen den einzelnen Rechnungstypen zugewiesen. |
3 - Titel, Beschreibung | Die Rechnungsposition kann hier betitelt und beschrieben werden. |
4 - Kontierung | Die Kontierung wird hier festgehalten. |
5 - Menge, Einheit, Einzelpreis | Als Beispielrechnung werden 7 h verrechnet. Jede Stunde kostet 150 CHF. Das ergibt ein Total von 7 * 150 CHF = 1050 CHF. |
6 - Rabatt | Hier kann ein Rabatt in % eingefügt werden. Der Preis war bei 1050 CHF. 10% davon sind 105 CHF. Das Totale ist nun 1050 CHF - 105 CHF = 945 CHF |
7 - verschieben und löschen | Die einzelnen Rechnungspositionen können hier in der Reihenfolge verschoben oder gelöscht werden. |
8 - Rechnungsposition hinzufügen | Mit diesem Button wird eine neue Rechnungsposition hinzugefügt. |
1.2 | Rechnungen an das Buchhaltungssystem übertragen
PUPIL ist kein Buchhaltungssystem. Aus PUPIL kann man NICHT direkt Rechnungen verschicken oder ausdrucken. Alle generierten Rechnungen müssen erst an ein Buchhaltungssystem (Umsystem) übertragen werden. Wir bieten für die verschiedenen Systeme Schnittstellen an. Die Rechnungen müssen in eine Schnittstellen-Datei exportiert werden, die vom verwendeten Buchhaltungssystem eingelesen werden kann.
Feld: | Beschreibung: |
1 - Zahlungssystem | Hier ist das gewünschte Buchhaltungssystem auszuwählen, damit auch die korrekte CSV-Datei generiert wird. Ohne Auswahl "Zahlungssystem" kann keine Export-Datei erstellt werden. |
2 - Rechnungen an Zahlungssystem übermitteln | Mit diesem Button wird die CSV-Datei erstellt. |
3 - Total | Zur Prüfung der korrekten Übermittlung muss immer das Totale überprüft werden. |
2 | Typen
Es gibt im Moment 3 Typen von Rechnungen - der Typ beschreibt den Ursprung der Rechnung. In Zukunft können noch mehr Typen dazukommen.
Hier werden die Einstellungen und Texte zum jeweiligen Rechnungstyp definiert.
Mehr Informationen dazu werden im Artikel Rechnungswesen Module aufgeführt.
Feld: | Beschreibung: |
1 - Typ | Es gibt momentan 3 Typen von Rechnungen: 1. Standard Rechnungen (von Hand erfasst) 2. Verrechnung Tagesstrukturen (im Modul Tagesstrukturen erfasst) 3. Verrechnung Kurswesen (im Modul Kurse erfasst) |
2 - Zahlungsfrist | Die Zahlungsfrist kann bestimmt werden. |
3 - Textfelder | Bei bestimmten Feldern kann ein Textbaustein eingefügt werden: Zahlungsfrist (Text) - Anfangstext - Schlusstext - Rechtsmittelbelehrung In dieser Ansicht kann nicht direkt ein Text verfasst werden. Die Texte müssen zuerst als Textbaustein geschrieben werden. An dieser Stelle können diese dann ausgewählt werden. |
3 | Zahlungsempfänger
Mit dem Button "+ Zahlungsempfänger" können Zahlungsempfänger erfasst werden, dies müssen Personen aus der Master Data sein. Sie können anschliessend bei 'Rechnungswesen - Typen' verwendet werden.
Feld: | Beschreibung: |
1 - Benutzer | Es kann eine in der Master Data erfasste Person ausgewählt werden. |
2 - Kontaktdaten | Die Kontaktdaten werden aus 'Master Data - Personen' automatisch eingefügt. Falls etwas nicht stimmt, müssen die Angaben an dieser Stelle bearbeitet werden. |
3 - IBAN / Währung | Hier kann die IBAN und die Währung für die Rechnung erfasst werden. Die meisten dieser Angaben sind im Normalfall informativ, da diese im Normalfall im Umsystem definiert werden. |
4 - Bearbeiten | Hier kann der Zahlungsempfänger bearbeitet werden. |
5 - Löschen | Der Zahlungsempfänger wird gelöscht. |
4 | Textbausteine
Mit dem Button "+ Neue Vorlage hinzufügen" können Textbausteine erstellt werden. Diese können bei 'Rechnungswesen - Typen' verwendet werden.
Feld: | Beschreibung: |
1 - Name | Wie soll der Textbaustein heissen? Es soll ein möglichst sinnvoller Name gewählt werden, damit dieser einfach gefunden werden kann. |
2 - Vorlage | Dieser Text erscheint dann - je nach Einstellung unter 'Rechnungswesen - Typen' - auf der Rechnung. |
3 - Bearbeiten | Hier kann die Vorlage bearbeitet werden. |
4 - Löschen | Die Vorlage wird gelöscht. |
5 | Steuerbelege
Für Eltern mit Kindern in der Tagestruktur kann ein Steuerbeleg erstellt werden.
Der Report basiert auf den erfassten Tagesstruktur-Rechnungen und berücksichtigt die in den Tarifen hinterlegten Betreuungs- und Verpflegungskosten.
Der Report lässt sich basierend auf einer Word Vorlage individuell gestalten. In der Platzhalterübersicht, Register Steuerbeleg sind die verfügbaren Platzhalter aufgeführt:
Sollten Sie Unterstützung bei der Anpassung der Vorlage benötigen, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team ( support@pupil.ch ).
