Rechnungswesen

Zweck und Funktion

Rechnungen können drei mögliche Ursprünge haben. Sie können aus den Modulen TAGESSTRUKTUR, MUSIKSCHULE und KURSPROGRAMM importiert werden oder sie können manuell erfasst werden. Unter 'Rechnungswesen - Rechnungen' werden sie gestellt. Und "gestellt" heisst in diesem Falle → an das Umsystem exportiert.

Aufbau dieser Anleitung

Teil 1 - Rechnung | Kapitel 1 → alles rund um die Rechnung wie erfassen, bearbeiten, übermitteln.

Teil 2 - Konfiguration | Kapitel 2 bis 5 - die Bausteine, welche das Aussehen des Rechnungsbeleges bestimmen. Also: Typen, Zahlungsempfänger, Textbausteine, Steuerbeleg.

Teil 3 - Rabatte | In der separaten HelpDoc RABATTE werden Rabattarten, Zuordnungen, Familienrabatte etc. erläutert.

Die Vorbereitungsarbeiten im Abschnitt KONFIGURATION und RABATTE bilden die Basis für die einwandfreie Rechnungstellung.

Neuigkeiten

2024-06 | Bereits gestellte Rechnungen lassen sich wieder öffnen

Im Kapitel 1.4 wird das Vorgehen beschrieben. Zudem wird hingewiesen, was dabei zu beachten ist. Denn - auf vielseitigen Wunsch von Schulträgern - wurde das bisherige Grundprinzip verlassen, welches besagte, dass einmal gestellte Rechnungen durch die Benutzerin oder den Benutzer nicht mehr verändert werden kann.

2024-01 | Steuerbeleg

Neu kann für die Eltern mit Kinder in der Tagesstruktur ein Steuerbeleg erstellt werden.

1 - Rechnungen

In dieser Übersicht kann nach bestimmten Rechnungen gefiltert werden. Die Rechnungen können individuell angepasst werden. Über diese Ansicht werden die Rechnungen auch an das Buchhaltungssystem (Umsystem, FIBU) übermittelt.

Rechnungswesen - Rechnungen

Feld:

Beschreibung:

1 - neue Rechnung hinzufügen

Das Datum, der Zahlungsempfänger und der Mehrwertsteuersatz können hier ausgewählt werden.

Hier geht es zum Prozess der manuellen Rechnungserfassung.

2 - Datumsauswahl

Ein Datumsbereich kann ausgewählt werden um nach den gewünschten Rechnungen zu filtern.

Das Datum hier bezieht sich auf das Rechnungsdatum und nicht z. B. auf das Datum der verrechneten Anmeldungen Tagesstruktur.

3 - Status

Es gibt vier verschiedene Status:

Offen - Gestellt - Bezahlt - Überfällig

Es kann auch eine Mehrfachauswahl getroffen werden.

4 - Typ

Es gibt drei verschiedene Rechnungstypen zur Auswahl:

Standard Rechnung - Verrechnung Tagesstrukturen - Verrechnung Kurswesen

Detaillierte Beschreibung siehe → Konfiguration → 2 - Typen

5 - Rechnung

Hier kann nach einem Rechnungsnamen gefiltert werden

6 - Suche

Hier kann nach dem Rechnungsempfänger gesucht werden.

7 - Checkboxen

Es können einzelne oder alle gefilterten Rechnungen ausgewählt werden. Die Auswahl kann mit 11 - Auswahl verrechnen gestellt werden.

8 - Statusanzeige

Nach der Statusanzeige kann auch gefiltert werden.

9 - Bearbeiten

Die Rechnung kann bearbeitet werden wie unter 1.1 beschrieben.

Weitere Ausführungen dazu siehe → Rechnungen bearbeiten.

10 - Löschen

Hier kann die Rechnung gelöscht werden.

11 - Auswahl verrechnen

Die über 7 - Checkboxen ausgewählten Rechnungen werden gestellt. Siehe auch 1.2 Rechnung an das Buchhaltungssystem übertragen.

1.1 - Rechnung erstellen

Rechnungen können drei mögliche Ursprünge haben. Sie können aus den Modulen Tagesstruktur und Kursprogramm importiert werden oder sie können manuell erfasst werden.

In diesem Artikel geht es um das manuelle Erfassen von Rechnungen.

Der Import von Rechnungen aus anderen Modulen ist im Artikel Rechnungswesen Module beschrieben.

Feld:

Beschreibung:

1 - Datum

Das Datum der Rechnung kann bestimmt werden.

2 - Zahlungsempfänger

Ein zuvor erfasster Zahlungsempfänger kann ausgewählt werden.

3 - Mehrwertsteuer

Der Mehrwertsteuersatz kann hier ausgewählt werden. Meistens ist's der Wert "0" (null).

4 - Abrechnung

Erfassen des Rechnungstitels

5 - Abrechnungsperiode

Eingabe der Abrechnungsperiode (Text)

Wird der Button [ Speichern ] gedrückt, öffnet sich das Fenster mit der Rechnung. Diese kann noch bearbeitet werden. Über den Button [ Bearbeiten ] aus der Übersicht wird auch die Rechnung im Editor-Modul angezeigt.

Feld:

Beschreibung:

1 - Bearbeiten

Das Buchungsdatum, die weiteren Felder, der Zahlungsempfänger und die Rechnungsadresse können angepasst werden.

2 - Textvorlagen

Die Textvorlagen werden unter Textbausteinen verfasst und unter Typen den einzelnen Rechnungstypen zugewiesen.

Siehe dazu die Ausführungen unter "Typen".

3 - Titel, Beschreibung

Die Rechnungsposition kann hier betitelt und beschrieben werden.

4 - Kontierung

Die Kontierung wird hier festgehalten.

5 - Menge, Einheit, Einzelpreis

Als Beispielrechnung werden 7 h verrechnet. Jede Stunde kostet 150 CHF.

Das ergibt ein Total von 7 * 150 CHF = 1050 CHF.

6 - Rabatt

Hier kann ein Rabatt in % eingefügt werden.

Der Preis war bei 1050 CHF. 10% davon sind 105 CHF.

Das Totale ist nun 1050 CHF - 105 CHF = 945 CHF

7 - verschieben und löschen

Die einzelnen Rechnungspositionen können hier in der Reihenfolge verschoben oder gelöscht werden.

8 - Rechnungsposition hinzufügen

Mit diesem Button wird eine neue Rechnungsposition hinzugefügt.

1.2 - Rechnungen bearbeiten

Die aus den Modulen TAGESSTRUKTUR, MUSIKSCHULE und KURSPROGRAMM generierte Rechnungen werden in → Rechnungswesen → Rechnungen transferiert.

Rechnungen bearbeiten

[ A ] - Filter Datumsbereich: Rechnungen erstellt am? Nicht Leistungszeitraum.

[ B ] - Status: offen / gestellt / bezahlt / überfällig / storniert

Je nachdem, wie die Rechnungen hier gepflegt werden, kann mit den Status gearbeitet werden. Oft wird nur offen / gestellt / storniert verwendet. Weil die Bewirtschaftung der Rechnungen im entsprechenden FIBU-Programm stattfindet.

Status Änderung bewirkt keine Änderung des Export-Files.

[ C ] - Mit Typ ist der Vorlagen-Typ für die Rechnung gemeint. Im Modal "Rechnungstyp" wird die Struktur des Rechnungsbeleges festgelegt. Die selber erstellten Textbausteine können eingepflegt werden.

Die Detailbeschreibung zu diesen Rechnungsbestandteilen befinden sich im Teil 2 → Konfiguration.

Rechnungstyp

[ D ] - Rechnung/Rechnungsempfänger - nach Rechnungsnummer oder Empfänger Name kann gesucht werden.

[ E ] - Einzelne Rechnungen können selektiert werden. Oder an oberster Stelle gleich alle zusammen auswählen.

[ F ] - Die Anzahl der gefilterten Rechnungen wird hier angezeigt

[ F ] - Das Total der gefilterten Rechnungen wird hier ausgegeben - z. B. für Kontrollzwecke

[ H ] - Der Status gibt Auskunft über den Stand der Bearbeitung

[ I ] - Action-Icon | Information / bearbeiten / löschen

Im Status "offen" kann eine Rechnung bearbeitet oder auch gelöscht werden.

In den übrigen Status ist Information [ i ] aktiv und öffnet die einzelne Rechnung. Hier ein Muster:

Elemente der Rechnung

[ A ] - Der Rechnungskopf wird gebildet aus der Vorlage Typ mit Konditionen, Anfangs- und Schlusstext, welche selber in den Textbausteinen kreiert werden können.

Wird eine Rechnung mit Status "gestellt" geöffnet, so bestehen folgende Möglichkeiten:

Button [ Als bezahlt markieren] → ändert den Status auf "bezahlt"

Button [ Als storniert markieren ] → ändert den Status auf "storniert"

Button [ Als offen markieren ] → ändert den Status auf "offen" → damit lässt sich diese Rechnung wieder bearbeiten oder löschen.

Zur Beachtung: Status Änderungen wirken sich NICHT auf die "Export JSON Datei herunterladen" aus! Sind einzelne Rechnungen in dieser JSON Datei falsch, so wären sämtliche darin enthaltenen Rechnungen wieder zu öffnen, zu löschen und neu zu erstellen. Die zusammen generierten Rechnungen sind in der JSON Datei enthalten. Danach ausgeführte Mutationen in einzelnen Rechnungen sowie Status Änderungen haben KEINE Auswirkung auf die bestehende JSON Datei.

[ B ] - Je nach Modul stehen bei der Fakturierung im Modal "Rechnung erstellen" unterschiedliche Felder zu Verfügung. Das können sein: Buchungsdatum, Rechnungstitel (Abrechnung), Leistungszeitraum (Abrechnungsperiode).

Rechnung erstellen

[ C ] - Je nach aktivierter Schnittstelle → das Zahlungssystem (FIBU) und rechts bei Daten: Export CSV Datei herunterladen und Daten übertragen.

Export CSV Datei - mit Fakturieren wird automatische dieses File erstellt. In jeder einzelnen Rechnung kann diese Export CSV Datei heruntergeladen werden - darin sind alle Rechnungen dieses Laufes enthalten.

Im Rechnungswesen bewirken Status Änderungen KEINE Anpassung dieser Export Datei. Erst ein Zurücksetzen in den Status OFFEN und eine erneute Fakturierung generiert die aktualisierte Export CSV Datei.
Eine Rücksetzung in den Status OFFEN kann nur durch PUPIL erfolgen ( → support@pupil.ch).

[ D ] - Zahlungsempfänger wird bei im Modal Rechnung erstellen festgelegt. Die Rechnungsadresse wird in Master Data Personen gepflegt. Unvollständige oder fehlerhafte Adressen führen zu Fehlermeldungen.

[ E ] - Je nach Rechnungstyp werden die Rechnungspositionen gebildet. In Status offen lassen sich sich bearbeiten, löschen oder weitere Positionen hinzufügen.

1.3 - Rechnungen an das Buchhaltungssystem übertragen

PUPIL ist kein Buchhaltungssystem. Aus PUPIL kann man NICHT direkt Rechnungen verschicken oder ausdrucken. Alle generierten Rechnungen müssen erst an ein Buchhaltungssystem (Umsystem) übertragen werden. Wir bieten für die verschiedenen Systeme Schnittstellen an. Die Rechnungen müssen in eine Schnittstellen-Datei exportiert werden, die vom verwendeten Buchhaltungssystem eingelesen werden kann.

Feld:

Beschreibung:

1 - Zahlungssystem

Hier ist das gewünschte Buchhaltungssystem (FIBU) auszuwählen, damit auch die korrekte CSV-Datei generiert wird.

Ohne Auswahl "Zahlungssystem" kann keine Export-Datei erstellt werden.

2 - Rechnungen an Zahlungssystem übermitteln

Mit diesem Button wird die CSV-Datei erstellt.

3 - Total

Zur Prüfung der korrekten Übermittlung muss immer das Totale überprüft werden.

1.4 - Gestellte Rechnungen öffnen

In Abkehr von bisherigen Grundprinzip lassen sich neu Rechnungen im Status "gestellt" wieder öffnen. Bisher galt die Überlegung, eine gestellte Rechnung soll in PUPIL nicht mehr verändert werden können. Bevor die Vorgehensweise erläutert wird, nachfolgend die Darlegung, was diese Änderung für den Schulträger und für PUPIL bedeutet.

Mit der Aktion [ Rechnungen an Zahlungssystem übermitteln ] im Modal "Auswahl verrechnen" wird mit den ausgewählten Rechnungen eine CSV-Datei erstellt, die Daten an das Zahlungssystem übermittelt und die ausgewählten Rechnungen erhalten den Status "gestellt". Wird nun eine Rechnung im Status "gestellt" wieder geöffnet, so bedeutet dies:
• Die wieder geöffnete Rechnung - welche bereits an FIBU übergeben wurde - kann verändert oder gelöscht werden
• Die bereits zuvor an das Zahlungssystem übergebene Rechnung ist von der nachfolgenden Mutation in PUPIL NICHT betroffen
• Der Vorgang ist im Buchhaltungssystem (FIBU) abzustimmen, um doppelte Buchungen zu vermeiden
• Es liegt in der Verantwortung des Schulträgers, einen entsprechenden Prozess zu definieren, um den Nachvollzug von nachträglich in PUPIL geänderten Rechnungsbelegen sicherzustellen.

Vorgehen: Gestellte Rechnung wieder öffnen

Mit den Filtern Datum von-bis / Status / Typ u/o dem Suchfeld wird die wieder zu öffnende Rechnung gesucht. Die Rechnung im Status "gestellt" - [ A ] - wird über das i-Icon [ B ] - "Rechnung ansehen" geöffnet und mit Button [ Als offen markieren ] wieder in den Status "offen" gesetzt.

Es können einzelne Positionen der Rechnung mutiert, ergänzt, hinzugefügt oder gelöscht werden. Mit dem Button [ zurück ] oben links - [ D ] geht's zurück zur Übersicht, wo diese offene Rechnung auch gelöscht werden kann [ E ].

Die so gelöschten Daten der Rechnungen sind in den jeweiligen Modulen wieder im Status "nicht fakturiert" vorhanden.

Nachfolgend die Ansichten der oben erwähnten Schritte:

Nach dem Button [ Als offen markieren ] erscheint das Modal "Rechnung wiedereröffnen" zur Bestätigung:

Die geöffnete Rechnung mit den mutier baren Positionen wird angezeigt:

Mit dem Button [ zurück ] wird die Übersicht in RECHNUNGEN angezeigt. Mit dem Aktion-Icon "Papierkorb" wird die Meldung "Möchten Sie diese Rechnung wirklich löschen" angezeigt. Sie ist mit "ja" oder "nein" zu bestätigen. Oder die Aktion kann mit [ x ] oben rechts abgebrochen werden.

Beispiel Modul Musikschule - Rechnung im Status "offen"

Beispiel Modul Musikschule - Rechnung wurde nach der Wiederöffnung → gelöscht

Es ist Sache des Schulträgers, den Nachvollzug von bereits an das Buchhaltungssystem übergebene und danach in PUPIL wieder mutierte oder gelöschte Rechnungen sicherzustellen.

Konfiguration

Nachfolgend die Bausteine, welche das Aussehen des Rechnungsbeleges bestimmen. Also: Typen, Zahlungsempfänger, Textbausteine, Steuerbeleg.

2 - Typen

Es gibt im Moment 3 Typen von Rechnungen - der Typ beschreibt den Ursprung der Rechnung. In Zukunft können noch mehr Typen dazukommen.

Hier werden die Einstellungen und Texte zum jeweiligen Rechnungstyp definiert.

Mehr Informationen dazu werden im Artikel Rechnungswesen Module aufgeführt.

Feld:

Beschreibung:

1 - Typ

Es gibt momentan 3 Typen von Rechnungen:

1. Standard Rechnungen (von Hand erfasst)

2. Verrechnung Tagesstrukturen (im Modul Tagesstrukturen erfasst)

3. Verrechnung Kurswesen (im Modul Kurse erfasst)

2 - Zahlungsfrist

Die Zahlungsfrist kann bestimmt werden.

3 - Textfelder

Bei bestimmten Feldern kann ein Textbaustein eingefügt werden:

Zahlungsfrist (Text) - Anfangstext - Schlusstext - Rechtsmittelbelehrung

In dieser Ansicht kann nicht direkt ein Text verfasst werden. Die Texte müssen zuerst als Textbaustein geschrieben werden. An dieser Stelle können diese dann ausgewählt werden.

3 - Zahlungsempfänger

Mit dem Button "+ Zahlungsempfänger" können Zahlungsempfänger erfasst werden, dies müssen Personen aus der Master Data sein. Sie können anschliessend bei 'Rechnungswesen - Typen' verwendet werden.

Feld:

Beschreibung:

1 - Benutzer

Es kann eine in der Master Data erfasste Person ausgewählt werden.

2 - Kontaktdaten

Die Kontaktdaten werden aus 'Master Data - Personen' automatisch eingefügt. Falls etwas nicht stimmt, sind die Angaben an jener Stelle zu mutieren.

3 - IBAN / Währung

Hier kann die IBAN und die Währung für die Rechnung erfasst werden. Die meisten dieser Angaben sind im Normalfall informativ, da diese im Normalfall im Umsystem definiert werden.

4. QR-IBAN

Der QR-IBAN ist zwingend bei QR-Rechnungen mit QR-Referenz.

5 - Bearbeiten

Hier kann der Zahlungsempfänger bearbeitet werden.

6 - Löschen

Der Zahlungsempfänger wird gelöscht.

4 - Textbausteine

Mit dem Button "+ Neue Vorlage hinzufügen" können Textbausteine erstellt werden. Diese können bei 'Rechnungswesen - Typen' verwendet werden.

Feld:

Beschreibung:

1 - Name

Wie soll der Textbaustein heissen?

Es soll ein möglichst sinnvoller Name gewählt werden, damit dieser einfach gefunden werden kann.

2 - Vorlage

Dieser Text erscheint dann - je nach Einstellung unter 'Rechnungswesen - Typen' - auf der Rechnung.

3 - Bearbeiten

Hier kann die Vorlage bearbeitet werden.

4 - Löschen

Die Vorlage wird gelöscht.

5 - Steuerbelege

Für Eltern mit Kindern in der Tagestruktur kann ein Steuerbeleg erstellt werden.

Rechnungswesen Steuerbeleg

Der Report basiert auf den erfassten Tagesstruktur-Rechnungen und berücksichtigt die in den Tarifen hinterlegten Betreuungs- und Verpflegungskosten.

Der Report lässt sich basierend auf einer Word Vorlage individuell gestalten. In der Platzhalterübersicht, Register Steuerbeleg sind die verfügbaren Platzhalter aufgeführt:

Platzhalterübersicht Steuerbeleg

Sollten Sie Unterstützung bei der Anpassung der Vorlage benötigen, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team ( support@pupil.ch ).


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