Rechnungswesen Module

Aktualisiert 10 months ago von Lukas Lehmann

1 Tagesstruktur
- 1.1 Voraussetzungen
- 1.2 Module fakturieren
  - Button "selektierte Daten fakturieren"
2 Kursprogramm
- 2.1 Kurs mit Rechnung erstellen / Rechnung anpassen
- 2.2 Rechnungen fakturieren

Rechnungen können drei mögliche Ursprünge haben. Sie können aus den Modulen Tagesstruktur und Kursprogramm generiert oder sie können manuell erfasst werden. Unter 'Rechnungswesen - Rechnungen' werden sie gestellt, "gestellt" heisst in diesem Falle: an das Umsystem exportiert.

In diesem Artikel geht es um das Generieren von Rechnungen in den einzelnen Modulen.

1 Tagesstruktur

1.1 Voraussetzungen

Das Modul Tagesstruktur wird im Detail in einem anderen Artikel beschrieben. Die Teilnahme an den Tagesstrukturen (Modulen) kann verrechnet werden.

Dafür muss zuerst die Modulgruppe erstellt werden. In den Modulgruppen können einzelne Module definiert werden. Wenn nun ein Schüler für ein Modul angemeldet wird, kann aufgrund dieser Anmeldungen eine Rechnung erstellt.

Auf Stufe Modulgruppe / Module können verschiedene, für die Rechnungsstellung relevante Angaben gemacht werden. In diesem Artikel werden nur die Punkte beschrieben, welche für die Rechnungsstellung relevant sind.

Beispiele: Modulgruppe - Module

Module und Modulgruppen werden im Menu Schulverwaltung - Tagesstruktur - Tagesstruktur Verwaltung bearbeit.

Eine Modulgruppe könnte beispielsweise der Mittagstisch der Oberstufe oder die Tagesstruktur der Primarschule sein.

Ein Modul könnte der Dienstag Mittag am Mittagstisch der Oberstufe sein oder Mittwoch vom Mittagessen bis am Abend in der Primarschule.

Modulgruppe bearbeiten:	Beschreibung:
1 - Verrechnung	Effektiv: Es müssen nur die besuchten Tage bezahlt werden. --> In einem Monat mit 4 Dienstagen (2 davon in der Ferienzeit) werden nur 2 Tage besucht und bezahlt. Die Verrechnung erfolgt zudem nur dann, wenn in der Absenzenkontrolle der Termin nicht als "nicht verrechenbar" markiert oder vor der Verrechnung gelöscht wird. Pauschal: Die Kosten sind unabhängig von der Anzahl der besuchten Tage. --> Ein Monat hat fixe Kosten, egal ob es an 2 Dienstagen oder an 5 Dienstagen stattfindet.
2 - Verrechnungsart Pauschal	Diese Einstellung erscheint nur, wenn bei der Verrechnung Pauschal ausgewählt wurde. Hier kann entschieden werden, ob das Modul monatlich oder halbjährlich (pro Semester) abgerechnet werden soll.
3 - Tarifstufen	Man kann die Anzahl Tarifstufen wählen. Diese werden meist auf Grund von Einkommen bestimmt. Jedem Teilnehmer/-in kann für eine definierte Zeitperiode eine Tarifstufe zugewiesen werden.
4 - Familienrabatt	Der definierte Familienrabatt zählt pro Kind, wenn mehrere Kinder die Tagesstruktur besuchen. Dabei ist wichtig, dass die Module zusammen abgerechnet werden. Der Rabatt wird nur dann auf der Rechnung ausgewiesen, wenn mindestens ein Modul (pro Kind) auf der entsprechenden Rechnung verrechnet wird. Der Rabatt gilt dann aber für sämtliche abgerechneten Module.
7 - Darstellen auf Rechnung	Hier kann eingestellt werden, wie die Informationen auf der Rechnung dargestellt werden sollen. Neben den variablen Informationen (die mittels den vordefinierten "$" - Variablen eingefügt werden können), können auch Fixtexte eingefügt werden (Bsp. "," oder "-" oder jeder beliebige Text. Bsp.: Verrechnung Modul: $Modulname$, $Wochentag$ - $Zeiten$ --> Verrechnung Modul: Mittagessen, Dienstag - 11:45 - 13:30

Module bearbeiten:	Beschreibung:
5 - Tarife	Hier können die Preise je Tarifstufe definiert werden - hier 4 Stufen, da diese so bei 3 - Tarifstufen definiert wurden.
6 - Standard Tarifstufe	Definiert die Stufe in welcher die Kinder sind, wenn keine andere Tarifstufe ausgewählt wurde. (die Tarifstufe kann bei der Anmeldung zum Modul angegeben werden).

1.2 Module fakturieren

Modulteilnahmen, welche in den Tagesstrukturen erfasst wurden, können hier überprüft werden. Die markierten

Module können anschliessend fakturiert werden. Jede Modulteilnahme kann nur ein Mal fakturiert werden.

Feld:	Beschreibung:
1 - Abrechnungsperiode	Bei 4 ist Effektiv ausgewählt: Jetzt kann das Start- und Enddatum gewählt werden. Bei 4 ist Pauschal, bei 5 Monat ausgewählt: Jetzt werden die Monate zur Auswahl gestellt. Bei 4 ist Pauschal, bei 5 Semester ausgewählt: Jetzt kann das Semester für dir Rechnung ausgewählt werden.
2 - Tag wählen	Hier kann nach einem oder mehreren Wochentagen gefiltert werden. Es werden dann nur die Module dieses Tages angezeigt. Ohne Auswahl werden alle Tage angezeigt.
3 - Student wählen	Hier kann nach spezifischen Schüler / Schülerin gefiltert werden.
4 - Effektiv oder Pauschal	Der Unterschied wird weiter oben beschrieben. Je nach Auswahl ändern sich die restlichen Felder.
5 - Nur bei Auswahl Pauschal	Auswahl für monatlich oder semesterlange pauschale Module. Je nach Auswahl ändert sich die Datumsauswahl zu Monaten oder Semestern.
6 - Modul wählen	Hier kann das gewünschte Modul ausgewählt werden.
7 - Status wählen	Man kann 4 verschiedene Status wählen: Angemeldet - Anwesend - Abgemeldet - Nicht anwesend Es ist auch eine Mehrfachauswahl mit mehr als einem Status möglich.
8 - selektierte Daten fakturieren	Die ausgewählten (in der ersten Spalte markierten Zeilen) Module werden mit diesem Button fakturiert. Dazu müssen noch diverse Auswahlen getroffen werden - genauer erklärt mit dem nächsten Screenshot. Mit dem Regler daneben kann man zwischen den nicht fakturierten und den schon fakturierten Rechnungen hin und her wechseln.
9 - alle gefilterten Daten fakturieren	Unabhängig von der Markierung in der ersten Spalte (siehe oben Punkt 8) werden alle gefilterten Daten verrechnet (auch wenn nicht alle Daten auf einer Seite angezeigt werden).

Wichtig: Rabattabstufungen (Bsp: Familienrabatt) beziehen sich auf die selektierten Module. Falls also z.Bsp. ein einzelnes Kind selektiert und abgerechnet wird, werden keine Familienrabatte gewährt - auch wenn das Kind allenfalls noch Geschwister hat, die die Tagesstrukturen besuchen. Damit die Rabatte korrekt berechnet werden, müssen die entsprechenden Module auch zusammen (auf dieselbe Rechnung) fakturiert werden.

Button "selektierte Daten fakturieren"

Feld:	Beschreibung:
1 - Periode verrechnen	Das Datum wurde vorgängig schon bestimmt (1.2 Rechnungen fakturieren - erster Punkt). Die Periode kann hier nicht mehr angepasst werden.
2 - Rechnungstyp	Der Rechnungstyp ist definiert und nicht veränderbar. Er beschreibt den Ursprung dieser Rechnung.
3 - Zahlungsempfänger	Ein Zahlungsempfänger kann ausgewählt werden. Hier steht beschrieben, wie ein Zahlungsempfänger erstellt wird.
4 - Buchungsdatum	Das Buchungsdatum kann an dieser Stelle bestimmt werden. Dieses ist wichtig für die Schnittstelle in die Fakturierung des Umsystems, in dem die Rechnungen effektiv erstellt werden. Z.Bsp. Wenn im Januar die Dezember-Module fakturiert werden, kann hier mit dem Buchungsdatum 31.12. angegeben werden, dass diese Daten in der Buchhaltung noch ins alte Jahr verbucht werden müssen.
5 - Abrechnung	Textfeld - Der Name der Rechnung kann frei gewählt werden.
6 - Abrechnungsperiode	Textfeld - Standardmässig werden die Daten aus Punkt 1 angezeigt. Diese können frei angepasst werden.
7 - Sachbearbeiter	Textfeld

2 Kursprogramm

2.1 Kurs mit Rechnung erstellen / Rechnung anpassen

Unter 'Schulalltag / LPs - Aktuelles Kursprogramm (LP) - Admin Kurse' können Kurse erstellt und angepasst werden. Unter anderem können die Rechnungen angepasst werden.

Es können keine Rabatte eingerechnet werden. Pro Kurs gibt es nur einen Preis, der für alle gleich ist.

Feld:	Beschreibung:
1 - Verrechnung ab	Ab diesem Zeitpunkt kann der Kurs verrechnet werden. Die Rechnung erscheint an diesem Tag in Rechnungswesen Module.
2 - Kursgeld	Hier wird der Preis des Moduls aufgeschrieben.
3 - Materialkosten	Hier werden die Materialkosten festgehalten.
4 - Konto	Die Kontonummer wird an das Umsystem weitergegeben.

2.2 Rechnungen fakturieren

Rechnungen welche unter 2.1 erstellt wurden, können hier überprüft und fakturiert werden, damit sie dann anschliessend gestellt werden können. Jede Rechnung kann nur ein Mal fakturiert werden, danach verschwinden sie aus der Übersicht.

Feld:	Beschreibung:
1 - Datum	Das erfasste Datum aus 2.1 muss innerhalb der Datumsauswahl liegen.
2 - Kurs wählen	Es kann nach einem Kurs gefiltert werden. Hier stehen alle Kurse zur Auswahl in einem Dropdown-Menü.
3 - Checkbox	Es können alle angezeigten oder einzelne Kurse ausgewählt werden.
4 - Re-Adresse fehlt	Die Rechnung kann nicht fakturiert werden, falls keine Rechnungsadresse bei diesem SuS hinterlegt ist. Diese kann in der Master Data - Personen für jeden SuS erfasst werden.
5 - Selektierte Daten fakturieren	Die ausgewählten Kurse können fakturiert werden. Dabei verschwinden sie in dieser Ansicht und erscheinen dafür bei den Rechnungen.