Rechnungswesen Module

Modulgruppe bearbeiten:

Beschreibung:

1 - Verrechnung

Effektiv: Es müssen nur die besuchten Tage bezahlt werden.

--> In einem Monat mit 4 Dienstagen (2 davon in der Ferienzeit) werden nur 2 Tage besucht und bezahlt. Die Verrechnung erfolgt zudem nur dann, wenn in der Absenzenkontrolle der Termin nicht als "nicht verrechenbar" markiert oder vor der Verrechnung gelöscht wird.

Pauschal: Die Kosten sind unabhängig von der Anzahl der besuchten Tage.

--> Ein Monat hat fixe Kosten, egal ob es an 2 Dienstagen oder an 5 Dienstagen stattfindet.

2 - Verrechnungsart Pauschal

Diese Einstellung erscheint nur, wenn bei der Verrechnung Pauschal ausgewählt wurde.

Hier kann entschieden werden, ob das Modul monatlich oder halbjährlich (pro Semester) abgerechnet werden soll.

3 - Tarifstufen

Man kann die Anzahl Tarifstufen wählen. Diese werden meist auf Grund von Einkommen bestimmt. Jedem Teilnehmer/-in kann für eine definierte Zeitperiode eine Tarifstufe zugewiesen werden.

4 - Familienrabatt

Der definierte Familienrabatt zählt pro Kind, wenn mehrere Kinder die Tagesstruktur besuchen. Dabei ist wichtig, dass die Module zusammen abgerechnet werden. Der Rabatt wird nur dann auf der Rechnung ausgewiesen, wenn mindestens ein Modul (pro Kind) auf der entsprechenden Rechnung verrechnet wird. Der Rabatt gilt dann aber für sämtliche abgerechneten Module.

7 - Darstellen auf Rechnung

Hier kann eingestellt werden, wie die Informationen auf der Rechnung dargestellt werden sollen. Neben den variablen Informationen (die mittels den vordefinierten "$" - Variablen eingefügt werden können), können auch Fixtexte eingefügt werden (Bsp. "," oder "-" oder jeder beliebige Text.

Bsp.: Verrechnung Modul: $Modulname$, $Wochentag$ - $Zeiten$

--> Verrechnung Modul: Mittagessen, Dienstag - 11:45 - 13:30

Module bearbeiten:

Beschreibung:

5 - Tarife

Hier können die Preise je Tarifstufe definiert werden - hier 4 Stufen, da diese so bei 3 - Tarifstufen definiert wurden.

6 - Standard Tarifstufe

Definiert die Stufe in welcher die Kinder sind, wenn keine andere Tarifstufe ausgewählt wurde. (die Tarifstufe kann bei der Anmeldung zum Modul angegeben werden).

Feld:

Beschreibung:

1 - Abrechnungsperiode

Bei 4 ist Effektiv ausgewählt: Jetzt kann das Start- und Enddatum gewählt werden.

Bei 4 ist Pauschal, bei 5 Monat ausgewählt: Jetzt werden die Monate zur Auswahl gestellt.

Bei 4 ist Pauschal, bei 5 Semester ausgewählt: Jetzt kann das Semester für dir Rechnung ausgewählt werden.

2 - Tag wählen

Hier kann nach einem oder mehreren Wochentagen gefiltert werden. Es werden dann nur die Module dieses Tages angezeigt. Ohne Auswahl werden alle Tage angezeigt.

3 - Student wählen

Hier kann nach spezifischen Schüler / Schülerin gefiltert werden.

4 - Effektiv oder Pauschal

Der Unterschied wird weiter oben beschrieben.

Je nach Auswahl ändern sich die restlichen Felder.

5 - Nur bei Auswahl Pauschal

Auswahl für monatlich oder semesterlange pauschale Module.

Je nach Auswahl ändert sich die Datumsauswahl zu Monaten oder Semestern.

6 - Modul wählen

Hier kann das gewünschte Modul ausgewählt werden.

7 - Status wählen

Man kann 4 verschiedene Status wählen:

Angemeldet - Anwesend - Abgemeldet - Nicht anwesend

Es ist auch eine Mehrfachauswahl mit mehr als einem Status möglich.

8 - selektierte Daten fakturieren

Die ausgewählten (in der ersten Spalte markierten Zeilen) Module werden mit diesem Button fakturiert. Dazu müssen noch diverse Auswahlen getroffen werden - genauer erklärt mit dem nächsten Screenshot.

Mit dem Regler daneben kann man zwischen den nicht fakturierten und den schon fakturierten Rechnungen hin und her wechseln.

9 - alle gefilterten Daten fakturieren

Unabhängig von der Markierung in der ersten Spalte (siehe oben Punkt 8) werden alle gefilterten Daten verrechnet (auch wenn nicht alle Daten auf einer Seite angezeigt werden).

Feld:

Beschreibung:

1 - Periode verrechnen

Das Datum wurde vorgängig schon bestimmt (1.2 Rechnungen fakturieren - erster Punkt). Die Periode kann hier nicht mehr angepasst werden.

2 - Rechnungstyp

Der Rechnungstyp ist definiert und nicht veränderbar. Er beschreibt den Ursprung dieser Rechnung.

3 - Zahlungsempfänger

Ein Zahlungsempfänger kann ausgewählt werden. Hier steht beschrieben, wie ein Zahlungsempfänger erstellt wird.

4 - Buchungsdatum

Das Buchungsdatum kann an dieser Stelle bestimmt werden. Dieses ist wichtig für die Schnittstelle in die Fakturierung des Umsystems, in dem die Rechnungen effektiv erstellt werden.

Z.Bsp. Wenn im Januar die Dezember-Module fakturiert werden, kann hier mit dem Buchungsdatum 31.12. angegeben werden, dass diese Daten in der Buchhaltung noch ins alte Jahr verbucht werden müssen.

5 - Abrechnung

Textfeld - Der Name der Rechnung kann frei gewählt werden.

6 - Abrechnungsperiode

Textfeld - Standardmässig werden die Daten aus Punkt 1 angezeigt. Diese können frei angepasst werden.

7 - Sachbearbeiter

Textfeld

Feld:

Beschreibung:

1 - Verrechnung ab

Ab diesem Zeitpunkt kann der Kurs verrechnet werden.

Die Rechnung erscheint an diesem Tag in Rechnungswesen Module.

2 - Kursgeld

Hier wird der Preis des Moduls aufgeschrieben.

3 - Materialkosten

Hier werden die Materialkosten festgehalten.

4 - Konto

Die Kontonummer wird an das Umsystem weitergegeben.

Feld:

Beschreibung:

1 - Datum

Das erfasste Datum aus 2.1 muss innerhalb der Datumsauswahl liegen.

2 - Kurs wählen

Es kann nach einem Kurs gefiltert werden. Hier stehen alle Kurse zur Auswahl in einem Dropdown-Menü.

3 - Checkbox

Es können alle angezeigten oder einzelne Kurse ausgewählt werden.

4 - Re-Adresse fehlt

Die Rechnung kann nicht fakturiert werden, falls keine Rechnungsadresse bei diesem SuS hinterlegt ist. Diese kann in der Master Data - Personen für jeden SuS erfasst werden.

5 - Selektierte Daten fakturieren

Die ausgewählten Kurse können fakturiert werden. Dabei verschwinden sie in dieser Ansicht und erscheinen dafür bei den Rechnungen.