Gruppen in PUPIL verwalten und aus LehrerOffice importieren
Vorwort
Neben den Klassen gibt es in PUPIL, wie auch im LehrerOffice noch die Gruppen. Gruppen werden meist für Niveaufächer, Kurse oder ähnliches erstellt. Diese Gruppen können in PUPIL vielfältig weiterverwendet werden. Zum Beispiel erscheinen die Gruppen bei der Erfassung von Prüfungen, beim Verteilen von Aufgaben, bei den Zugriffsgruppen auf die Klassenhomepages, beim Filtern von Absenzen, die Gruppen können im Chat angezeigt werden und auf Office365 kann man entsprechende Gruppen beziehungsweise Teams daraus erstellen.
Für den Chat gibt es in der Übersicht bereits zwei Einstellungsmöglichkeiten:
• Ob die Gruppe im Chat erscheint
• Ob nur die Lehrperson in dieser Gruppe schreiben darf
Die restlichen Einstellungen kann man über das Menü durch Klicken auf den Stift-Button vornehmen.
Die Schule kann auch weitere Gruppen selbst erstellen, dafür gibt es den Button "Neue Gruppe erstellen".
Gruppen aus LehrerOffice importieren
Die Gruppen aus LehrerOffice können in PUPIL importiert werden. Sofern die Gruppen manuell zugeteilte Lernende besitzen, werden diese direkt in PUPIL eingeteilt. Wurden die Lernenden aber automatisch den Gruppen hinzugefügt, so fehlen die Lernenden vorläufig in PUPIL. LehrerOffice stellt nur eine kostenpflichtige Funktion zur Verfügung, diese Lernenden zu exportieren. Aber man kann die Lernenden den Gruppen relativ einfach selbst zuweisen.
1. Schülerdaten exportieren
Als erstes müssen alle Schülerdaten exportiert werden. Hier steht die Zuordnung der Lernenden zu den Gruppen drin.
Schülerdaten à Schüler à Exportieren à Schülerdaten (als Excelliste)
Die Datei "LehrerOffice_Lernende.csv" verwenden wir erst später wieder.
2. Gruppen exportieren
Neben den Lernenden benötigen wir ebenfalls die Gruppen. Die Gruppen werden mittels copy / paste exportiert.
Die kopierte Tabelle fügen wir ins Excel ein. Dafür die Daten aus der Zwischenablage einfügen.
Anschliessend müssen kleine Änderungen an den kopierten Daten vorgenommen werden:
Zuerst das Wort Gruppe in A2 kopieren.
Danach die Zeile 1 löschen.
Auf die Spalte 2 einen Filter anlegen.
Anschliessend beim Filter alle «leeren» Zellen auswählen.
Die gefilterten Resultate nun löschen.
Danach den Filter auf «alle» setzen und die Arbeitsmappe speichern.
3. Lernende in PUPIL importieren
Unter Master Data -> Personen -> Personen importieren
"LehrerOffice_Lernende.csv" auswählen und hochladen.
Hier ist es wichtig, dass immer alle Lernenden der gesamten Schule in der Datei vorhanden sind, denn sonst werden die fehlenden Lernenden aus den ihnen nicht mehr zugewiesenen Gruppen entfernt.
4. Gruppen in PUPIL importieren
Unter Master Data -> Personen -> Personen importieren
Die vorbereitete Excel-Datei für die Gruppen auswählen und hochladen
5. SuS automatisch generierten LO-Gruppen zuweisen
Mit der eben beschriebenen Methode werden nur Gruppen mit Lernenden befüllt, welche in LehrerOffice eine manuelle Selektion der Lernenden besitzen. Möchte man die Lernenden den automatisch erstellten Gruppen ebenfalls hinzufügen, muss man dafür folgende Schritte vornehmen.
Bei der Spalte Selektion sieht man, ob die Lernenden der Gruppe manuell hinzugefügt wurden oder automatisch. Steht automatisch dort, müssen die Lernenden in PUPIL nun noch hinzugefügt werden. Steht manuell dort, wurden die Lernenden in den vorgehenden Schritten in PUPIL bereits hinzugefügt.
Als erstes müssen diejenigen Gruppen editierbar gemacht werden. Unter Master Data -> Gruppen können nach der Auswahl des entsprechenden Semesters die gewünschten Gruppen ausgewählt werden. Anschliessend öffnet man ein weiteres Menü durch Klicken auf den Stift (Edit-Button)
Um der Gruppe nun die Lernenden zuweisen zu können verwenden wir das folgende Feld in PUPIL: "Gruppe in PUPIL verwalten"
- Automatische Selektion: Feld ausgewählt
- Manuelle Selektion: Feld nicht ausgewählt
Beim folgenden Screenshot sieht man die Auswahl, für eine LehrerOffice-Gruppe, bei welcher die Lernenden automatisch selektiert wurden.
6. Gruppen aktualisieren / Niveauwechsel / neue SuS hinzufügen
Während dem Semester oder wenn nur wenige Wechsel zwischen zwei Semestern stattgefunden haben, macht es Sinn, die Gruppen von Hand zu aktualisieren. Dies auch dann, wenn einzelne Lernende neu der Schule zugeteilt werden.
Dafür kann man direkt in PUPIL die entsprechenden Gruppen auswählen und die Lernenden bei den bestehenden Gruppen entfernen und zu den neuen Gruppen hinzufügen.
7. Videoanleitungen
Zu allen Schritten finden Sie ebenfalls ein Videoanleitung. Dafür wurde eine Playlist erstellt mit vier unterschiedlichen Videos.
