Tagesstruktur - [ E ] - Elternportal

Im Modul Tagesstruktur kann das Elternportal genutzt werden. Das bietet den Eltern eine einfache und digitale Möglichkeit zur Registrierung, Anmeldung sowie zur Kommunikation im Betreuungsalltag. Damit die Funktionen im Elternportal korrekt zur Verfügung stehen, muss die Administration bestimmte Einstellungen vornehmen. Diese Anleitung beschreibt die notwendigen Konfigurationsschritte und unterstützt dabei, den Ablauf gemäss den Bedürfnissen der jeweiligen Schule festzulegen.

Folgende Tätigkeiten können neu über das Elternportal durch die Eltern erledigt werden:

1. Registrierung für die Tagesstruktur
2. Anmeldungen für Tagesstruktur-Module
3. Abmeldungen und Mitteilungen im Betreuungsalltag

Die Konfigurationen erfolgen hauptsächlich im Modul Tagesstruktur unter dem Navigationspunkt "Einstellungen" im Reiter "Elternportal" sowie in der Ansicht "Module verwalten" in den Einstellungen der einzelnen Module (Modul bearbeiten) im Reiter "Anmeldung Elternportal".

1 Registrierung

Die Registrierung legt den Grundstein für die Nutzung der Tagesstruktur durch die Eltern. In der Administrationsansicht unter [ Tagesstruktur - Einstellungen - Reiter: Elternportal - Teil: Registrierung ] (siehe Abbildung 1) wählt die Schule aus, wie die Registrierung erfolgen soll.

Abbildung 1: Konfigurationsbereich „Registrierung“ im Elternportal

1.1 Tagesstruktur-Einstellungen: Konfiguration der Registrierung

Je nach gewünschtem Grad an Automatisierung und Kontrolle stehen drei Optionen zur Verfügung:

Option 1: Registrierung über das Elternportal nicht möglich

• Die Eltern können ihre Kinder nicht selbst registrieren.
• Bei Eltern, deren Kinder noch nicht in der Tagesstruktur registriert sind, erscheint ein frei definierbarer Hinweistext („Text: Einstieg für nicht registrierte Schüler/innen“).
• Beispiel: „Bitte nehmen Sie mit der Tagesstrukturverwaltung Kontakt auf.“

Option 2: Registrierung über das Elternportal inkl. Stammdatenüberprüfung – manuelle Freigabe

• Die Eltern füllen ein Formular über das Elternportal aus (basierend auf einem Stammdatenüberprüfungslauf). Die Daten werden gespeichert, aber nicht automatisch übernommen.
• Die Administration prüft die Angaben und setzt manuell den Haken „Für Tagesstruktur registriert“ in den Personendaten.
• Es wird zusätzlich ein Bestätigungstext angezeigt („Text: Bestätigung (nur Option 2 und 3)“), sobald das Formular eingereicht wurde.

Option 3: Registrierung über das Elternportal inkl. Stammdatenüberprüfung – automatische Freigabe

• Die Eltern registrieren ihr Kind direkt über das Elternportal inkl. Stammdatenformular.
• Nach Abschluss wird der Haken „Für Tagesstruktur registriert“ automatisch gesetzt.
• Die Eltern können sofort mit der Anmeldung fortfahren.
• Auch hier wird ein Bestätigungstext angezeigt.

Im unteren Bereich dieses Tabs können zwei Texte gepflegt werden:

• Text: Einstieg für nicht registrierte Schüler/innen
  Dieser Text wird angezeigt, wenn ein Kind noch nicht registriert ist.
  Beispiel: Willkommen zur Registrierung der Tagesstruktur. Ihr Kind ist aktuell noch nicht registriert. Klicken Sie auf „Registrierung beginnen“…
• Text: Bestätigung (nur Option 2 und 3)
  Dieser Text wird nach Einreichen des Formulars angezeigt und ist abhängig der gewählten Option entsprechend anzupassen (bei gewählter Option 1 wird dieser Text nicht gebraucht).
  Beispiel: Die Registrierung wurde initiiert. Die Schule wird mit Ihnen in Kontakt treten…

2.2 Registrierung aus der Sicht der Eltern: Die Registrierung in 3 Schritten (Beispiel)

Folgendermassen könnte ein beispielhafter Registrierungsprozess für die Tagesstruktur aufgebaut sein (Beispiel mit Screenshot von Option 3):

2 Anmeldungen

Die Anmeldung zur Tagesstruktur erfolgt aus Sicht der Eltern in einem vierstufigen Prozess. Dieser ermöglicht den Eltern, ihre Kinder einfach für die gewünschten Module anzumelden. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie die verschiedenen Anmeldeschritte und Optionen konfiguriert werden.

2.1 Anmeldung aus Sicht der Eltern: Der Anmeldeprozess in vier Schritten

Der Anmeldeprozess gliedert sich in die folgenden vier Schritte, die den Eltern im Elternportal angezeigt werden:

1. Schritt 1: Auswahl der Anmeldeoption
   Die Eltern wählen im ersten Schritt die Anmeldeoption aus (z. B. Schuljahr, Zeitraum, Einzeltage - Optionen konfiguriert durch die Schule). Der Text, der dabei angezeigt wird, kann individuell angepasst werden (siehe Abschnitt Texteinstellungen).
2. Schritt 2: Auswahl der Module
   Im zweiten Schritt können die Eltern - basierend auf dem Zeitraum der Anmeldeoption - die verfügbaren Module auswählen, für die sie ihr Kind anmelden möchten.
3. Schritt 3: Zusammenfassung
   Die Eltern bestätigen ihre Auswahl und können optional einen Kommentar zu den zu buchenden Modulen hinterlassen.
4. Schritt 4: Bestätigung
   Im letzten Schritt erhalten die Eltern eine vollständige Übersicht ihrer Anmeldung und können die Anmeldung abschliessen.

2.2 Tagesstruktur-Einstellungen: Konfiguration der Anmeldungen

Beim Einrichten und Konfigurieren der Anmeldungen müssen sowohl Einstellungen unter [Tagesstruktur - Einstellungen] als auch bei den einzelnen Modulen vorgenommen werden.

Bei den Tagesstruktur-Einstellungen im Reiter "Elternportal" sind die gewünschten Anmeldeoptionen zu definieren und die Texte für Schritt 1 und 3 zu ergänzen.

Abbildung 3: Konfigurationsbereich „Anmeldung“ im Elternportal

2.2.1 Anmeldeoptionen

Die Tagesstrukturverwaltung hat verschiedenen Anmeldeoptionen, die sie den Eltern im Tagesstruktur-Elternportal anbieten kann. Welche Optionen angeboten werden, hängt von den Schulprozessen ab und kann sich auch im Verlaufe des Schuljahres unterschiedliche gestalten:

• Option 1: Anmeldung für das aktuelle Schuljahr
  Die Eltern können ihr Kind für dieses Schuljahr anmelden. Diese Option eignet sich, wenn eine Schule auch unterjährige Anmeldungen für die Tagesstruktur über das Elternportal anbieten möchte. Die Schule definiert bei "dieses Schuljahr" zusätzlich, ob die Anmeldungen ab morgen, kommender Woche, dem 1. des kommenden Monats oder dem 1. des übernächsten Monats angeboten werden sollen.
• Option 2: Anmeldung für das kommende Schuljahr
  Die Eltern haben die Möglichkeit, ihr Kind bereits für das kommende Schuljahr anzumelden. Diese Option wird insbesondere während der grossen Anmeldephase im Mai/Juni für das kommende Schuljahr aktiviert - und dann auch wieder deaktiviert.
• Option 3: Anmeldung für einen flexiblen Zeitraum
  Die Eltern können ihr Kind für einen individuell festgelegten Zeitraum anmelden. Der Datumsbereich wird durch die Eltern gewählt.
• Option 4: Anmeldung für Einzeltage
  Diese Option ermöglicht es Eltern, ihr Kind für einzelne Tage anzumelden, an welchen das Kind die Tagesstruktur besuchen soll. Dies ist besonders sinnvoll für unregelmässige Betreuungstage oder auch kurzfristige Anmeldungen.

2.2.2 Konfiguration der Texte

Im Bereich [ Reiter: Elternportal - Teil: Anmeldungen ] können Administratoren zusätzlich die Texte für Schritt 1 und Schritt 3 anpassen. Dies sind die Texte, welche den Eltern zu Beginn des Anmeldeprozesses und bei der Zusammenfassung angezeigt werden. Neben verschiedenen Textformatierungsmöglichkeiten ist es auch möglich, Textbausteine mit Dokumenten zu verlinken.

• Text Schritt 1: Text für die Auswahl der Anmeldeoption (z. B. Schuljahr, Zeitraum, Einzeltage).
• Text Schritt 3: Text für die Bestätigung der Auswahl und das Hinzufügen eines optionalen Kommentars.

Der Text bei Schritt 2 "Auswahl Module" und bei Schritt 4 "Anmeldebestätigung" sind durch PUPIL generiert und können nicht verändert werden.

2.3 Modul-Einstellungen: Konfiguration der Module für das Elternportal

Welche Module im Schritt 2 "Auswahl Module", den Eltern tatsächlich angezeigt werden, wird unter [ Tagesstruktur - Module verwalten ] in den Moduleinstellungen im Reiter "Anmeldung Elternportal" definiert.

1. Anzeige im Elternportal

Mit dieser Grundeinstellung wird festgelegt, ob das Modul im Elternportal überhaupt angezeigt werden soll. Nur wenn die Option „Ja“ aktiviert ist, gelten die nachfolgenden Konfigurationen (Punkte 2–6).

2. Begrenzung der Teilnehmenden

Hier kann definiert werden, ob die Anzahl der Teilnehmenden pro Wochentag begrenzt werden soll. Bei aktivierter Begrenzung kann pro Tag (MO–FR) eine maximale Anzahl an Teilnehmenden hinterlegt werden.

Verhalten bei Erreichen der Maximalanzahl:

• Option A: Das Modul wird im Elternportal nicht mehr angezeigt.
• Option B: Das Modul bleibt sichtbar, jedoch mit einem frei definierbaren Hinweistext, dass das Modul ausgebucht ist. Eine Anmeldung ist dann nicht mehr möglich.

3. Anmeldezeitraum

Definiert, in welchem Zeitraum Eltern ihre Kinder für dieses Modul anmelden können. Nur innerhalb dieses Zeitfensters wird das Modul im Elternportal zur Buchung angezeigt. Wenn keine Zeitspanne definiert ist, ist eine Anmeldung jederzeit möglich.

4. Anmeldefrist

Hier wird festgelegt, wie lange im Voraus eine Anmeldung spätestens eingegangen sein muss. Damit lassen sich spontane Buchungen kurz vor Modulbeginn verhindern (z. B. Anmeldung für ein Morgenmodul am Vorabend).

Beispiele:

• 0 Tage, 07:00 Uhr → Anmeldung für Donnerstag muss bis Donnerstag, 07:00 Uhr erfolgen.
• 1 Tag, 16:00 Uhr → Anmeldung für Donnerstag muss bis Mittwoch, 16:00 Uhr erfolgen.
• 2 Tage, 00:00 Uhr → Anmeldung für Donnerstag muss bis Dienstag, 00:00 Uhr erfolgen.

Diese Einstellung wirkt nur bei der Anmeldeoption „Einzelne Tage“.

5. Anmeldbare SuS

Hier kann festgelegt werden, welche Gruppen von Schüler*innen (SuS) das Modul buchen dürfen. Wird keine Gruppe ausgewählt, steht das Modul allen SuS zur Verfügung.

Anwendungsbeispiele:

• Nur SuS eines bestimmten Standorts sollen das Modul buchen können.
  → dynamische Gruppen pro Schuleinheit/Standort bilden
• Das Modul „Mittagstisch Oberstufe“ soll nur Oberstufenklassen offenstehen.
  → dynamische Gruppen nach Klassenstufen definieren

6. „Standard-Tag“ für Elternportal-Anmeldungen

Hier kann ein Tag definiert werden, der automatisch zu jeder Anmeldung über das Elternportal hinzugefügt wird.

Beispielanwendung: Für kurzfristige, spontane Buchungen (nur „Einzeltage“ erlaubt) kann der Tag „Spontananmeldung“ ergänzt werden. Dies erleichtert der Betreuungsperson vor Ort die Unterscheidung von regulären und kurzfristigen Anmeldungen.

2.4 Benachrichtigungen bei neuen Anmeldungen

In den Einstellungen der Modulgruppe kann definiert werden, welche*r PUPIL-Benutzer*in bei einer neuen Elternportal-Anmeldung über das Notification Center benachrichtigt werden soll.

Inhalt der Benachrichtigung:

• Name des Kindes
• Gebuchte Module und Zeiträume
• Kommentar der Eltern (falls vorhanden)
• Link zu den gefilterten Anmeldungen dieses Vorgangs

3 Betreuungsalltag

Das Elternportal bietet wertvolle weitere Funktionen, die den Betreuungsalltag für Eltern und Betreuungspersonal erleichtern. Zwei wichtige Funktionen im Betreuungsalltag sind Abmeldungen von Modulen und die Möglichkeit, Mitteilungen zu hinterlassen. Diese Funktionen unterstützen eine effiziente Kommunikation und Verwaltung der Betreuungseinheiten.

In den Einstellungen im Reiter "Elternportal" kann festgelegt werden, welcher Text (1) auf der Startseite des Tagesstruktur-Elternportals für bereits registrierte Kinder angezeigt wird:

3.1 Abmeldungen über das Elternportal

In den Einstellungen der Tagesstruktur kann die Option für Abmeldungen (2) aktiviert oder deaktiviert werden. Wenn die Abmeldefunktion aktiviert ist, können Eltern über das Elternportal Abmeldungen vornehmen.

Um eine Abmeldung durchzuführen, wählen die Eltern einfach den Tag und das Modul aus, für welches die Abmeldung gelten soll und klicken auf den Abmeldungs-Toggle. Nachdem der Toggle gesetzt wurde, wird die Abmeldung mit der Bestätigung „Die Teilnahme wurde erfolgreich abgemeldet“ angezeigt.

Abmeldungen können nur für zukünftige Module und noch nicht begonnene Betreuungseinheiten durchgeführt werden. Sobald das Modul bereits gestartet ist, wird der Teilnahme-Toggle deaktiviert (ausgegraut), sodass keine weiteren Änderungen vorgenommen werden können.

Die durch die Eltern getätigten Abmeldungen sind direkt mit dem Anwesenheitsstatus (welcher auch durch die Betreuung oder Administration gesetzt werden kann, siehe hier) verknüpft. Die durch die Eltern erfasste Abwesenheit wird in der Betreuungsansicht somit direkt angezeigt.

Orte, wo eine Abmeldung im Elternportal durch die Eltern vorgenommen werden kann:

1. Tagesstruktur - Startseite
   Die Eltern sehen auf der Startseite die heutigen Anmeldungen ihres Kindes mit dem Abmeldungs-Toggle dazu.
2. Tagesstruktur - Bestehende Anmeldungen anzeigen
   Wenn ein bestimmtes Datum ausgewählt wird, erscheinen die Buchungen des gewählten Tages mit dem Abmeldungs-Toggle.
3. Absenzen - Absenz erstellen
   Wenn im Absenzmodul eine Absenz für ein bestimmtes Datum erstellt wird, prüft das System automatisch, ob für dieses Datum eine Anmeldung zur Tagesstruktur existiert und ermöglicht eine gleichzeitige Abmeldung.

3.2 Mitteilungen/Tagesnotizen durch die Eltern

Eltern können im Elternportal Mitteilungen - analog den internen Tagesnotizen - hinterlassen, um wichtige Informationen für den Betreuungstag mitzuteilen. Diese Notizen können für heutige (Tagesstruktur-Startseite) oder zukünftige Tage (Tagesstruktur - Bestehende Anmeldungen anzeigen) erstellt werden und sind sowohl für die Eltern als auch für das Betreuungspersonal sichtbar.

Alle Elternteile, die mit dem Kind verknüpft sind, können die hinterlegte Mitteilung sehen.

Anzeige in der Betreuung: Das Betreuungspersonal sieht die von den Eltern hinterlegten Notizen direkt in der Betreuungsübersicht. Wenn das Betreuungspersonal die Notiz öffnet, können sie auch sehen, wer die Notiz hinterlegt hat und wann sie erstellt wurde.

4 Häufig gestellte Fragen

Wie kann ich das Elternportal für künftige Schüler*innen freischalten?

Damit Eltern schon vor dem offiziellen Schulstart Zugriff auf das Elternportal (Tagesstruktur, Kursprogramm, Stundenplan, Familiendaten) erhalten, muss das Kind im aktuellen Semester in einer Klasse eingetragen sein, bei welcher „In Umsystemen anzeigen“ aktiviert ist.

Können auch Kündigungen und Mutationen über das Elternportal erledigt werden?

Kündigungen und Mutationen (z.B. unterjähriger Wechsel von Montag auf Dienstag) werden über das Elternportal aktuell nicht unterstützt.

Wir möchten nur mit den Mitteilungen und den Abwesenheiten (siehe Betreuungsalltag) starten, ist das möglich?

Ja, das ist durchaus denkbar. Konfigurationsschritte bei den Tagesstruktur-Einstellungen (Reiter Elternportal), die dazu nötig sind:

1. Registrierung > Wählen Sie die Option 1 und ergänzen Sie einen passenden Text im Textfeld 1.
2. Anmeldung > Deaktivieren Sie die 4 Optionen zur Anmeldung.
3. Betreuungsalltag > Ergänzen Sie einen passenden Text, der den Eltern auf der Startseite des Tagesstruktur-Elternportal angezeigt wird (erwähnen Sie ggfs. dass der Button "Anmelden" aktuell noch nicht zur Verfügung steht). Aktivieren Sie die Checkbox, wenn sie Abmeldungen ermöglichen möchten.
4. Kontaktieren Sie den Support, dass das Elternportal-Tagesstruktur für Ihre Eltern freigegeben wird.

Somit erhalten die Eltern mit wenig Aufwand bereits Einsicht in bestehende Anmeldungen und könen Tagesmitteilungen senden und Abmeldungen vornehmen.

Weitere Konfigurationen zur Registrierung und Anmeldung können durch die Verwaltung so auch zu einem späteren Zeitpunkt eingerichtet werden.