Raumreservation (SV)

Aktion

Beschreibung

1. offene Buchungsanfragen

Hier werden alle offenen Buchungsanfragen aufgelistet. Mit "Klick" auf eine offene Anfrage, öffnet sich das Bearbeitungs-Modul

2. Zeit und Datum

Bei Bedarf kann Datum und Zeit der Reservationsanfrage hier verändert werden

3. Kosten

Hier können Kosten eingetragen werden, welche für diese Reservation anfallen werden. Die Kosten können später für eine Bewilligung oder eine Rechnung an den Antragsteller relevant sein.

4. Rechnungsadresse

Andere Rechnungsadresse vom Antragsteller/in kann hier bei Bedarf erfasst werden. Mit klick auf "Speichern" (siehe Punkt 5) werden Angaben gespeichert.

5. Text Bewilligung/Rechnung

Textvorlagen für Bewilligung und Rechnung können hier ausgewählt werden. Mit klick auf "Speichern" werden Angaben gespeichert.

Erstellt werden die Vorlagen in Raumreservation Admin / Texte: Bewilligungen/Rechnungen.

6. Buchungsgrund

Diese drei Buchungsgründe können fakultativ gewählt werden. Diese Gründe werden dann im Kalender im Web angezeigt. Zur Information: im Web werden aus Datenschutzgründen nie Angaben zum Antragsteller angezeigt. Falls hier kein Buchungsgrund gewählt wird, wird im Web die Reservation einfach mit "gebucht" angezeigt.

7. Gruppen

Zusätzliche Empfängergruppen für das Bestätigungs- oder Ablehnungsmail können hier festgelegt werden. Der Antragsteller wird immer per Mail informiert.

8. Buchung zuweisen

Die Reservationsanfrage kann einem Mitarbeiter (zum Beispiel einem Hauswart) zugewiesen werden. Damit der Hauswart über die Reservationsanfrage auch per Mail informiert wird, muss die Gruppe Hauswarte unter Punkt 7 angewählt werden.

Welche Mitarbeiter/Hauswarte hier aufgelistet werden, wird in den Stammdaten von PUPIL definiert. Eine Anleitung dafür findet man unter "Administration".

9. E-Mail Empfänger

hier kann definiert werden, falls gar keine E-Mails bei einer Bestätigung oder Ablehnung versendet werden sollen. Standardmässig sind die Gruppen aktiviert.

10. Notizen

Notizen für diverse Zielgruppen können erfasst werden. Diese Notizen werden mit dem Bestätigungsmail an den jeweiligen Empfänger gesendet.

11. Dokumente und Unterlagen

Dokumente und Unterlagen können dieser Reservationsanfrage hinzugefügt werden. Die hier angefügten Dateien sind allen Gruppen, wie aber auch dem Antragsteller im Web ersichtlich. So können zum Beispiel Bewilligungen oder Rechnungen übermittelt werden.

12. Alle Benachrichtigen

Hier können alle involvierten Gruppen und Antragsteller informiert werden.

13. Drucken

Reservationsanfrage kann bei Bedarf gedruckt werden.

14. Bewilligung

Hier kann Bewilligung erstellt und gedruckt werden.

15. Rechnung

Hier kann Rechnung erstellt und gedruckt werden.

16. Ablehnen

Hier wird die Reservationsanfrage abgelehnt. Mittels klick auf diesen Button, wird Antragsteller per Mail informiert, dass Anfrage abgelehnt wurde. Die Reservationsanfrage ist im Kalender weiterhin ersichtlich, jedoch im Status "abgelehnt" und ist farblich grau markiert. Die abgelehnte Reservationsanfrage kann im Modul "Stornierte Reservationen" (siehe Anleitung 1.3) definitiv gelöscht werden.

17. Bestätigen

Hier wird die Reservationsanfrage akzeptiert/bestätigt. Mittels klick auf diesen Button, wird Antragsteller per Mail informiert, dass Anfrage akzeptiert wurde. Die Reservationsanfrage ist im Kalender ersichtlich, im Status "angenommen" und ist farblich grün markiert.

Aktion

Beschreibung

1. Standort und Raum

Hier kann man den gewünschten Standort, sowie den gewünschten Raum wählen. Dafür klickt man auf den Standort und den Raum.

2. Ansicht

Hier kann zwischen der Kalenderansicht vom Monat, Woche oder Tag gewählt werden

3. Datum

Hier kann das gewünschte Datum gewählt werden

4. wählen

Um eine neue Reservation zu öffnen, kann mit Klick in Kalender Zeitfenster gewählt werden. Nach anwählen im Kalender kann man nochmal in blauen Balken klicken, und neues Fenster für Eingabe von Reservation öffnet sich

Aktion

Beschreibung

1. Raum

Der in der Kalenderübersicht gewählte Raum wird hier angezeigt. In diesem Feld können weitere Räume für die selbe Raumreservation gewählt werden (Mehrfachselektion). So kann eine Reservation über mehrere Räume gleichzeitig erfasst werden.

2. Veranstaltungsname

Hier wird der Veranstaltungsname erfasst. Dieser wird auf der E-Mailbestätigung ebenfalls ersichtlich.

3. Datum und Zeit von Event

Das in der Kalenderübersicht gewählte Datum und der Zeitraum wird hier angezeigt. Datum und Zeit können manuell verändert werden

4. Wiederholung

Hier können Wiederholungen der Raumreservation (zum Beispiel für Dauerbelegungen zur gleichen Zeit) erfasst werden. Falls Raumreservation eine Einzelbelegung ist, dann beim Feld Wiederholung "keine" wählen.

Unter Abschnitt 1.3 - Wiederholung wird dessen Erfassung erläutert.

5. Datum und Zeit für Einrichten und Raumrückgabe

Hier kann das Datum und die Zeit für das Einrichten und die Rückgabe vom Raum angepasst werden. Hinweis: Das Datum der Rückgabe muss = oder > sein als das Enddatum vom Event selber

6. Anlagen

Hier können die nötigen Anlagen zu den oben gewählten Räumen gewählt werden, sofern es Anlagen zu den Räumen gibt.

7. Status der Reservation und E-Mailbenachrichtigung

Hier muss ein Status der Raumreservation ("sofort bestätigt" oder "unbestätigt") und die Avisierungsart an den Antragsteller ("ohne E-Mail" oder "mit E-Mail") gewählt werden. Für die Erfassung einer Dauerbelegung empfehlen wir "sofort bestätigen (ohne E-Mail)" zu wählen, da dann alle Buchungen sofort bestätigt sind, ohne dass der Antragsteller ein Bestätigungsemail bekommt

8. Antragsteller

Hier wird der Antragsteller dieser Raumreservation gewählt. Entweder "Benutzer (extern)" (zum Beispiel Vereine) oder "Benutzer (Pupil)" (zum Beispiel Lehrpersonen)

9. Andere Rechnungsadresse

Hier kann bei Reservationen von externen User/ Antragsteller eine andere Rechnungsadresse hinterlegt werden.

10. Buchung

Buchungen können mit diesen drei Gründen markiert werden. Diese Gründe werden auf der Homepage unter der Raumreservation angezeigt. Im Web wird aus Datenschutzgründen nie der Antragsteller angezeigt. Falls keiner dieser Gründe gewählt wird, wird im Web einfach "gebucht" angezeigt.

Hallenferien: Diese werden für die Ferien angewählt. Dies sieht im Kalender folgend aus:

Schulzeit: Die Schulzeit wird gewählt, wenn keine Buchungen gemacht werden dürfen, da in dieser Zeit die Räume durch die Schule verwendet werden.

Keine Belegung möglich: Es gibt verschiedene Gründe, weshalb Zeiten für eine Belegung gesperrt werden. Ein Beispiel wäre, weil der Hauswart in dieser Zeit eine Reinigung vornimmt.

11. Dateien hinzufügen

Hier können Dateien angefügt werden. Zum Beispiel Bewilligung oder eine Rechnung. Dieser Anhang wird dem Antragsteller der Reservation angezeigt. Beim externen User im Web, beim internen User in PUPIL.

12. bestätigen

Die Raumreservation muss hier bestätigt werden. Danach erscheint folgende Ansicht (siehe Punkt 13)

13. Übersicht und Bestätigung

Hier ist die Übersicht der gemachten Reservation. Damit die Reservation erfasst wird, und danach im Kalender ersichtlich ist, muss mit Klick auf "Buchung bestätigt" die definitive Bestätigung getätigt werden. Mit Klick auf "zurück" kommt man wieder auf die Eingabemaske (ab Punkt 1)

Aktion

Beschreibung

1. offene Reservationen drucken

Hier können alle offenen (unbearbeiteten) Reservationen gedruckt werden.

2. Buchungen filtern

Hier kann eine Übersicht aller bestätigten Reservationen gefiltert werden. Bei Bedarf kann der gewünschte Zeitraum, Raum und die Organisation gewählt werden. Nach der Anpassung kann mit Klick auf "filtern" das Ergebnis angezeigt werden.

3. Buchungen exportieren

Hier kann das Suchergebnis ins Excel exportiert werden.

4. Buchungen drucken

Hier kann das Suchergebnis gedruckt werden.

Aktion

Beschreibung

1. bestätigen

Mit Klick auf dieses Häkchen, wird die Registrationsanfrage vom externen User bestätigt. Der externe User/Antragsteller ist danach auf der Übersicht im Modul "Reservation: Externe" ersichtlich. Der Antragsteller wird per E-Mail informiert, dass seine Registrationsanfrage bewilligt ist. Danach kann der externe User im Web auch selber Reservationsanfragen erstellen.

2. ablehnen

Mit Klick auf das Kreuz [X], wird die Registrationsanfrage des externen User abgelehnt. Es wird kein E-Mail an den externen User versendet (hingegen bei Ablehnung Buchungsanfrage = E-Mail ja).

Aktion

Beschreibung

1. Neu

Hier kann durch den Admin der Raumreservation einen neuen externen User/ Antragsteller erfasst werden

2.Export Excel

Hier können alle externen User/ Antragsteller in eine Excel-Liste exportiert werden

3. Drucken

Hier kann eine Liste aller externen User/ Antragsteller gedruckt werden

4.Passwort zurücksetzen (ohne E-Mail)

Hier kann das bestehende Passwort durch den Admin zurückgesetzt werden. Es wird kein E-Mail an den externen User/ Antragsteller versendet. Das Passwort wird nur dem Admin angezeigt

5.Passwort zurücksetzen (mit E-Mail)

Hier kann das bestehende Passwort durch den Admin zurückgesetzt werden. Es wird ein E-Mail an den externen User/ Antragsteller versendet. Dass Passwort ist für den Admin nicht ersichtlich

6. sperren

Mit Klick auf diesen Button (Punkt wird rot) kann der externe User/ Antragsteller gesperrt werden. So kann dieser keine Buchungen mehr im Web vornehmen

7. Buchungen

Hier können alle Buchungen vom externe User/ Antragsteller angeschaut werden. In dieser Ansicht können mehrere Buchungen gleichzeitig bearbeitet (bestätigt, abgelehnt und gelöscht) werden. Aus dieser Ansicht werden keine Mails an den Antragsteller verschickt. Detaillierte Anleitung siehe Punkt 5.1 Mehrere Buchungen löschen

8. editieren

Hier können die Angaben (Name, Adresse etc.) vom externen User/ Antragsteller verändert werden

9. löschen

Hier kann ein externer User/ Antragsteller komplett gelöscht werden. Bevor ein Antragsteller gelöscht werden kann, müssen alle Reservationen gelöscht werden (siehe unter Punkt 5.1)

Aktion

Beschreibung

1. selektieren

Hier kann der Status der Reservationen gewählt werden. In der Übersicht "Alle anzeigen" werden nur Buchungen in der Zukunft angezeigt, unabhängig vom Status (angenommen oder abgelehnt). Reservationen in der Vergangenheit werden nur im Tab "Vergangene Buchungen" angezeigt

2. filtern

Hier können Reservationen gefiltert werden. Filter nach Tag, Zeitfenster und Raum möglich

3. Veranstaltungsname

Hier können Reservationen nach Veranstaltungsname gefiltert werden

4. selektieren

Hier können einzelne, mehrere oder sogar alle Buchungen markiert werden, welche danach bearbeitet (abgelehnt oder bestätigt) werden sollen

5. ablehnen/bestätigen

Hier werden die markierten Reservationen abgelehnt oder bestätigt. Wenn Buchungen abgelehnt werden, bleiben sie weiterhin im Kalender (grau markiert) angezeigt, bis sie komplett gelöscht werden.

6. abgelehnte Buchungen

Unter diesem Tab werden alle abgelehnten Buchungen angezeigt

7. löschen

Mit diesem Button werden alle abgelehnten Buchungen definitiv gelöscht. Danach sind sie im Kalender auch nicht mehr ersichtlich

8. annehmen

Mit diesem Button können abgelehnte Buchungen wieder angenommen werden. Sie werden im Kalender mit dem Status angenommen (grün markiert) angezeigt

Aktion

Beschreibung

1. Arbeitszeitraum erfassen

Unter diesem Icon wird der Arbeitszeitraum für den Pikettdienst vom Hauswart erfasst

2. Datum

Datum von Piket Beginn und Pikettende wird hier erfasst

3. speichern

Gewähltes Datum hier speichern. Es können mehrere Pikettdienste pro Hauswart erfasst werden. Alle erfassten Arbeitszeiträume werden hier aufgelistet

Aktion

Beschreibung

1. Raum wählen

Hier können die gewünschten Räume erfasst werden. Maximal können 8 Räume gleichzeitig ausgewählt werden.

2. Übersicht

Jeder Raum hat eigene Farbe, damit auf der Übersicht die Räume anhand der Farben erkennbar sind