Fallführung einsetzen (Neues Modul)

Zweck und Funktionen

Mit dem Modul Fallführung lassen sich Kinder begleiten und der Prozess lässt sich mittels Aufträgen und Beratungen dokumentieren. Es kann von Schulsozialarbeitern, Schulpsychologen und verwandten Funktionen in der Schule eingesetzt werden. Der Unterschied zu den Modulen Journal, Förderplaner und Personendossier wird in folgender Grafik aufgezeigt.

Dieser Artikel setzt sich mit dem täglichen Gebrauch des Fallführungsmoduls auseinander. Das Fallführungsmodul kann auf individuelle Bedürfnisse konfiguriert werden. Dazu gibt folgender Artikel Auskunft.

• Fallführung konfigurieren

Überblick der Funktionen

In der Fallführung können Dossiers erstellt werden. In diesen Dossiers können Aufträge erstellt werden, denen Beratungen zugeordnet werden können.

Hierarchie innerhalb des Moduls Fallführung

Die Hierarchie innerhalb des Moduls sieht folgendermassen aus:

• Dienststelle
  Eine Dienststelle wird von PUPIL oder der Verwaltung erstellt und die entsprechenden Schulsozialarbeier/innen und/oder Schulpsycholgen/innen werden ihr zugewiesen.
  • Dossier
    Im Modul können Dossiers für Leistungsempfänger folgende Leistungsempfänger erstellt werden: Personen, Klassen, Gruppen, Schulen, Stelle. Ersteller/innen von Dossiers können Schreib- und Leserechte für Dossiers vergeben. Es kann mehr als ein Dossier pro Leistungsempfänger erstellt werden.
    • Auftrag
      Einem Dossier muss zwingend ein Auftrag zugeordnet sein. In diesem wird definiert was der Sachverhalte ist. Es können mehrere Aufträge pro Dossier erstellt werden.
      • Beratung
        Zu Aufträgen werden Beratungen erstellt, mit denen man den ganzen Fall dokumentieren kann. Beratungen können Dateien angehängt werden .

Anleitung

Dossierübersicht

In der Dossierübersicht werden standardmässig alle aktiven Dossiers aufgelistet, denen man zugeteilt ist.

1. + Dossier: Ein Klick auf diesen Button öffnet ein Modal, damit ein neues Dossier erstellt werden kann. Bei der Erstellung eines Dossiers muss zudem auch ein Initialauftrag erstellt werden. Der Autor des Dossier bei der Erstellung ist automatisch der eingeloggte User bzw. es kann kein Dossier im Namen eines anderen Nutzers erstellt werden bzw. Dies kann lediglich der Admin machen.
2. Filter: Die Tabelle lässt sich damit beliebig filtern.
3. Alle/Aktiv-Filter: Standardmässig werden alle aktiven Dossiers angezeigt. Ein Dossier selber kann nicht deaktiviert werden. Ein Dossier wird automatisch deaktiviert, wenn alle Aufträge darin abgeschlossen sind. Die Spalte "Aufträge" in der Tabelle zeigt an wie viele Aufträge offen sind (vor dem Schrägstrich) und wie viel Aufträge das Dossier total beinhaltet (nach dem Schrägstrich).
4. Suche: Damit wird die Tabellenspalte "Name" durchsucht.
5. Dossiername: Der Dossiername kann nur vom Autor des Dossiers geändert werden. Beim Leistungsempfänger "Person" ist es nicht möglich, den Dossiernamen zu ändern. Bei einem Klick auf den Dossiernamen öffnet sich das Dossier in einem neuen Tab. Alternativ kann auch auf das Ordnersymbol in der letzten Spalte geklickt werden.
6. Action Icons: Das Dossier kann bearbeitet, gelöscht oder geöffnet werden. Beim Löschen eines Dossier werden alle darin befindlichen Inhalte (Aufträge, Beratungen) ebenfalls gelöscht und es kann nicht wieder hergestellt werden. Es wird deshalb nicht empfohlen, Dossiers zu löschen. Wenn keine Arbeit im Dossier mehr vorhanden ist, macht es Sinn alle Aufträge darin abzuschliessen, damit das Dossier inaktiv wird.

Fallführungsdossier

Mit einem Klick auf den Namen oder auf das Eintreten-Icon, gelangt man in das Fallführungsdossiers eines Leistungsempfängers. Innerhalb des Fallführungsdossiers gibt es drei Ansichten, die auf drei unterschiedlichen Tabs dargestellt sind. Diese werden in den folgenden Unterkapiteln erklärt.

Übersicht

Im Tab "Übersicht" werden einerseits Personeninformationen der am Dossier beteiligten Personen angezeigt und andererseits hat es eine Timeline, so dass alle Änderungen chronologisch aufgelistet sind.

1. Personeninformationen zum Leistungsempfänger: Mit einem Klick auf das i-Icon öffnet sich ein Modal, in dem man z.B Kontaktinformationen zu Eltern des/der Lernenden in Beratung einnehmen kann.
2. Informationen zu Externen Personen: Werden externe Personen einem Auftrag innerhalb des Dossiers hinzugefügt, sind diese hier aufgelistet. Mit einem Klick auf das i-Icon öffnet sich ein Modal, in dem zusätzliche Informationen zur Person aufgeführt sind.
3. Bemerkungen: In dieses Feld können allgemeine Bemerkungen zum Dossier verfasst werden. Dieses Feld ist deckungsgleich mit dem Bemerkungen-Feld beim Erstellen bzw. Bearbeiten eines Dossiers.
4. Timeline: In der Timeline werden alle Änderungen innerhalb des Dossiers angezeigt. Das beinhaltet das Erstellen, Bearbeiten, Löschen, Abschliessen von Aufträgen und Beratungen sowie auch Änderungen am Dossier allgemein. Die Änderung wird mit Datum und Name vermerkt.
5. Timline-Filter: Die Timeline lässt sich mit einem Datums- und einem Auftragsfilter filtern.

Auftrag

Im Tab "Auftrag" können diese mit dem Button [+ Auftrag] erstellt werden. Danach werden sie in der Tabelle darunter angezeigt und können gefiltert werden.

1. Alle/Aktiv-Filter: Standardmässig werden nur die aktiven Dossiers angezeigt. Aktive Dossiers sind daran zu erkennen, dass sie keinen Abschlussgrund und keinen Ende haben.
2. Dossier abschliessen: Mit einem Klick auf das Häkchen-Icon lässt sich ein Dossier abschliessen, dazu muss ein Abschlussgrund sowie ein Enddatum ausgewählt werden. Wird ein Auftrag abgeschlossen, kann keine Beratung mehr darauf erfasst werden. Wenn alle Aufträge in einem Dossier abgeschlossen sind, wird das Dossier automatisch auch als geschlossen betrachtet.
3. Dossier wieder öffen: Mit einem Klick auf den kreisenden Pfeil lässt sich ein Aufträg wieder öffnen. Der Abschlussgrund sowie das Ende wird dabei gelöscht.

Beratung

Im Tab "Beratungen" können diese mit dem Button [+ Beratung] erstellt werden. Danach werden sie in der Tabelle darunter angezeigt und können gefiltert werden.

1. Datumsfilter: Standartmässig beginnt der Zeitraumfilter mit dem Erstellungsdatum des ersten Auftrages und endet mit dem heutigen Datum. Der Zeitraumfilter kann jedoch auch individuell angepasst werden.
2. Suche: Die Suche durchsucht die Spalte Titel der Tabelle.
3. Aktion für gefilterte Ergebnisse: Damit lassen sich mehrere Beratungen in einem Dokument drucken. Möchte man nur eine einzelne Beratung drucken, kann dies mit dem Druck-Symbol bei der entsprechenden Bertung vorgenommen werden.
4. Statistik: Fortlaufend wird eine Mini-Statistik über das Dossier und die gefilterten Ergebnisse eingeblendet.
5. Winkel: Damit nicht die Beratung geöffnet werden muss, um deren Inhalt zu lesen, kann der Winkel angeklickt werden. Die Zeile wird damit aufgeklappt.

Auswertung

Im Fallführungsmodul kann die Arbeit statistisch ausgewertet werden. Es können dazu Excel-Dateien mit den entsprechenden Tabellen und Diagrammen heruntergeladen werden.

1. Schuljahr- und Datumsfilter: Wird das Schuljahr ausgewählt, kann die auszuwählende Zeitspanne nur in diesem Schuljahr liegen. Es ist folglich nicht möglich eine Statistik über ein Kalenderjahr herunter zu laden. Dies hat den Grund, da die Auswertung nach Jahrgangsstufe und Schulstufe nicht mehr möglich wäre.
2. Schule: Zusätzlich kann bestimmt werden, zu welcher Schule eine Statistik gezogen werden soll. Ist keine Schule ausgewählt, wird die Statistik über den gesamten Schulträger gezogen.
3. Download-Icon: Mit einem Klick darauf beginnt der Download. Es wird eine Exceldatei heruntergeladen. Die Versionen 2019 oder 365 werden vorausgesetzt, damit Excel die darin enthaltenen Daten korrekt verarbeiten kann. Folgende Downloads stehen zur Verfügung:
   1. Rohdaten: Darin sind anonymisiert alle Rohdaten, welche zur Berechnung der folgenden Auswertungen verwendet werden.
   2. Dossiers: Darin enthalten sind Auswertungen auf der Ebene Dossier. Zum Beispiel wird die Verteilung nach Geschlecht aufgelistet.
   3. Aufträge: Darin enthalten sind Auswertungen auf der Ebene Auftrag. Zum Beispiel wird die Verteilung nach Auftragsarten aufgelistet.
   4. Beratungen: Darin enthalten sind Auswertungen auf der Ebene Beratung. Zum Beispiel wird die Verteilung nach Themen aufgelistet.
   5. ZH: Jahresbericht zur Schulsozialarbeit: Der Kanton Zürich verlangt von der Schulsozialarbeit vorgegebene Kennzahlen zur Schulsozialarbeit. In diesem Download sind alle nötigen Tabellen und Diagramme dazu abgelegt. Sie können direkt in den Abschlussbericht hineinkopiert werden.