Personendossier Einstellungen
Zweck und Funktion
Das ursprüngliche Schülerdossier wurde im Jahr 2022 abgelöst durch das Personendossier. Bezogen sich die bisherigen Funktionalitäten "Dossier" auf die Rolle SuS, ermöglicht die Erweiterung Personendossier die Verwendung einer Ablagestruktur auch auf andere Personenkreise.
In diesem Dokument werden die Einstellungen für das Personendossier beschrieben.
Das Arbeiten mit dem Personendossier wird in der HelpDoc Personen (SuS/GV/LP/SV/MA/SB) - Kategorie Master Data | 02 - Personen (SuS-GV-LP-SV-MA-SB) erläutert.
Neuigkeiten
2025-06 | Benachrichtigungen
Je Ordner wird den Benutzer*innen mit Leserecht eine Benachrichtigung bei Erstellung oder Aktualisierung eines Dokuments gesandt.
2025-06 | Office Dateien direkt bearbeiten
In Personendossier abgelegte Office Dokumente können direkt bearbeitet werden. Dies betrifft Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien.
Die erstmalige Freischaltung ist in der Doku "Passwort für Zugriff auf Word-Dokumente" beschrieben.
Eigenes Dossier öffnen
Das eigene Dossier wird aktuell über das Icon "Ordner" in der Titelleiste aufgerufen:
Bisher erfolgte dies - wie für die Personen mit vorhandener Berechtigung - in Master Data Personen.
Abgrenzung
In PUPIL können verschiedene Arten von Massnahmen für Schülerinnen und Schüler erfasst werden. Je nach Art der Massnahme und den beteiligten Mitarbeitenden stehen unterschiedliche Module zur Verfügung. Die "Übersicht Module: Massnahmen erfassen" stellt eine Matrix dieser Module dar und erläutert deren Zweck, Nutzergruppen, Datenschutzaspekte sowie Zugriffsrechte. Detaillierte Beschreibungen der einzelnen Module sind in den entsprechenden Dokumentationen zu finden.
Im Personendossier werden nicht Massnahmen erfasst. Hier geht's um die Ablage von Dokumenten wie Abklärungen des SPD, Schreiben zum Schulverweis etc., weil z. B. eine zentrale Ablage beim SuS erwünscht ist.
Die hier folgende Dokumentation behandelt das PERSONENDOSSIER.
Personendossier Einstellungen
Unter SCHULVERWALTUNG → Personendossier Einstellungen können Stammordner bzw. ganze Ordnerstrukturen für die jeweiligen Rollen angelegt werden. Diese werden bei den Benutzern als "Vordefinierter Ordner" angezeigt.
Die Ansicht "Personendossier Einstellungen" enthält die Register Berechtigungen, Modul Ordner und Archivierung.
Zweck und Funktion der in diesen Spalten aufgeführten Elemente wird nachfolgend erläutert.
Register Berechtigungen
Ordner anlegen
Mit dem Button [ Neuer Hauptordner ] wird ein Ordner der ersten, obersten Ebene angelegt.
Beim Modal "Ordner erstellen" wird im freien Textfeld die Bezeichnung des Ordners eingetragen.
Die Bezeichnung des Ordners kann jederzeit über das Editor-Icon ganz rechts mutiert werden. Ebenso lässt sich bei dieser Position rechts mit dem Ordner-Icon neue bzw. weitere Unterordner erstellen.
Konfiguration erfassen
Für jeden Ordner lassen sich separat folgende Konfigurationen erfassen:
Bezeichnung | Zweck und Funktion |
Standard für Rolle | Den hier erfassten Rollen wird in Master Data Personen, beim Icon "Dossier öffnen" diese Ordner als → vordefinierte Ordner aufgeführt. Rollen aus den Berechtigungsbereichen SuS, GV und MAs können gemischt werden. Kurz: Derselbe Ordner könnte für SuS und LPs verwendet werden - sofern dies von Schreib- und Leseberechtigung her Sinn ergibt. |
Schreibberechtigung | Mitarbeitende mit den hier eingetragenen Rollen erhalten Schreibberechtigung auf die Inhalte dieses Ordners. Bedingung: Es besteht eine Zugriffsberechtigung in Master Data Personen auf die Person, wo dieser Ordner bewirtschafte werden soll. 🔲 Mit dem Aktivierungskästchen rechts kann die Schreibberechtigung auf den eigenen Ordner erteilt werden. |
Leseberechtigung | Mitarbeitende mit den hier eingetragenen Rollen erhalten Leseberechtigung auf die Inhalte des Ordners. 🔲 Mit dem Aktivierungskästchen rechts kann die Leseberechtigung auf den eigenen Ordner erteilt werden. |
Benachrichtigung | Mit aktiven 🔲 wird den Benutzer*innen mit Leserecht eine Benachrichtigung bei Erstellung oder Aktualisierung eines Dokuments gesandt. |
geändert | "Zuletzt geändert" und "geändert von" weist das Mutationsdatum sowie dessen Benutzer*in aus. |
Zusatzinformationen
▶️ Schreib- und Leseberechtigungen in Unterordner setzen Einträge in den übergeordneten Ordner voraus. Ist diese Bedingung nicht erfüllt, wir die Fehlermeldung ausgegeben: Ein übergeordneter Ordner besitzt die benötigten Rechte nicht.
▶️ Gesetzte Einträge bei "Standard für Rolle" wieder entfernen ist nur möglich, wenn sich bei den betroffenen Rollen keine abgelegten Dossiers mehr befinden. Andersfalls wird die Fehlermeldung ausgegeben: Entfernen fehlgeschlagen. Einige Ordner enthalten noch Dateien und Ordner!
▶️ Je nach Grösse und Struktur eines Schulträgers fällt die Struktur der Personendossier Ordner umfangreicher oder einfacher aus. Letztendlich soll sie der Ordnung und der Einheitlichkeit dienen. Es wird geregelt, wo was hingehört - und deshalb auch dort gefunden 😉
Berechtigungen Personendossier
Für den Zugang zu Personendossier von Schüler/innen und Mitarbeitenden wirken unterschiedliche Berechtigungen.
▶️ Master Data Admin
Die oberste bzw. umfassendste Berechtigung ist Master Data Admin. Ohne Einschränkung von Personentypen, Rollen, Schuleinheit, Klassen etc. zeigt diese Berechtigung sämtliche Personendossier ohne Einschränkung.
▶️ Schuleinheiten
In Master Data / Schulen/Klassen/Gruppen / Schuleinheiten bestehen weitere Optionen, welche den Zugriff auf das Personendossier beeinflussen. Hier gilt zu unterscheiden zwischen
▶️ Schuleinheiten - Schulleiter
• sieht alle Schüler/innen und Erziehungsberechtige der Schuleinheit
• sieht alle Mitarbeitende gemäss "Zugriff auf Rollen"
▶️ Schuleinheiten - Personal
• sie sehen alle Mitarbeitende gemäss "Zugriff auf Rollen"
▶️ Schuleinheiten - Zugriff auf alle SuS
• die hier eingetragenen Benutzer/innen können - unabhängig ihrer Rolle - alle SuS dieser Schuleinheit sehen
▶️ Spezialfall "angestellte Eltern" bzw. "beschäftigte Erziehungsberechtigte"
Benutzer/innen mit Doppelrollen wie z. b. Eltern und Lehrperson, Erziehungsberechtigte und Schuladministration, Unterrichtsassistenz etc. sehen standardmässig nur Daten aus ihrer Schuleinheit. Über "Zugriff auf Rollen" können ihnen weitere Schuleinheiten geöffnet werden.
Ausführlichere Information dazu sind zu finden in der HelpDoc SCHULEINHEITEN.
Löschen von Ordnern
Einmal erstellte Ordner in Personendossier Einstellungen lassen sich unter bestimmten Voraussetzungen löschen.
▶️ Es sind bei keinen Personen im entsprechenden Ordner Dateien vorhanden
▶️ Sämtliche eingetragene Rollen bei Standard für Rolle werden entfernt
▶️ Sämtliche eingetragene Rollen bei Schreiberechtigung und Leseberechtigung werden entfernt
▶️ Die Seite wird aktualisiert (Funktionstaste F5 oder Ctrl. + R)
▶️ Nun wird das Lösch-Icon angezeigt und der Ordner kann entfernt werden
Tipps und Tricks
Musterbeispiele für die Ordnerstrukturen
Beispiele SuS
Beispiele MA
