PUPIL Stammdaten

Zweck und Funktion

Dieser Artikel beschreibt die Funktionen im Bereich "PUPIL Stammdaten". In den Stammdaten sind alle aktiven Schüler/innen, Eltern sowie Mitarbeitenden aufrufbar. Die PUPIL Stammdaten sind unter Administration ersichtlich.

Die Datenherkunft dafür ist Master Data. Täglich findet in PUPIL eine Synchronisation statt, welche die Daten in Master Data überprüft und - sofern alles okay ist - in die Stammdaten überträgt.

Eltern ohne Zuweisung zu einem aktiven SuS erscheinen nicht in den Stammdaten. Ebenso Mitarbeiter:innen oder SuS ohne Schul-E-Mail.

Anleitung zur Personenerstellung in der Master Data : 02 - Personen (SuS-GV-LP-SV-MA-SB)

PUPIL Stammdaten ist aufgeteilt in die Übersichten:

SuS bearbeiten (SV) | Eltern bearbeiten (SV) | Personal (LP / MA / SV / SB)

Abkürzungen: SV = Schulverwaltung | LP = Lehrperson | MA = Mitarbeiter | SB = Schulbehörde.

1. SuS bearbeiten (SV)

Hier sind alle Schüler/innen ersichtlich und können [ A ] nach der Klasse und / oder [ B ] nach deren Name gefiltert werden. Nach dem Klick auf "filtern" wird die gewünschte Ansicht angezeigt.

Zuunterst stehen alle inaktiven SuS, also Schüler/innen welche nicht mehr an dieser Schule sind.

Die angezeigten Spalten sind fix und können nicht verändert werden. Folgende Optionen stehen hier - ganz rechts - zur Verfügung:

[ C ] - SuS Info

Dies zeigt die wichtigsten Informationen des SuS wie GV1, GV2, Telefon etc.

[ D ] - Passwort zurücksetzen

Das Modal "Kennwort für ... zurücksetzen" bietet folgende Möglichkeiten:

[ A ] - Kennwort automatisch generieren

Hier wird automatisch ein Kennwort generiert und automatisch an die betreffende E-Mail gesandt.

[ B ] - Ich erstelle das Kennwort

Hier besteht - wie oben ersichtlich - die Möglichkeit, selber ein neues Passwort zu erstellen. Ob eine Mitteilung per E-Mail erfolgt oder nicht, kann individuell bestimmt werden.

Nach dem Ausführen dieses Schrittes wird kurzzeitig die Nachricht eingeblendet: "Ihr Passwort wurde erfolgreich angepasst". Oben wird ein neues Feld erscheinen, in welchem das neue Passwort für die gewählten SuS steht:

2. Eltern bearbeiten (SV)

Hier sind alle Eltern der Schüler/innen ersichtlich und können unter [ A ] - Filter nach Klassen - selektiert werden. Im Such-Feld [ B ] kann nach dem Namen und Vornamen der Kinder oder Eltern, der Klasse oder der E-Mailadresse der Eltern gesucht werden.

Sind Eltern (GVs) hier nicht oder ohne private E-Mail aufgeführt, so werden sie sich auch nicht im PUPIL Messenger anmelden können!

Bei [ C ] - Passwort zurücksetzen - stehen folgende Optionen zur Verfügung:

[ A ] - Kennwort automatisch generieren

Hier wird automatisch ein Kennwort generiert und die Elternteile automatisch per E-Mail informiert.

[ B ] - Ich erstelle das Kennwort

Hier besteht - wie oben ersichtlich - die Möglichkeit, selber ein neues Passwort zu erstellen. Ob eine Mitteilung per E-Mail erfolgt oder nicht, kann individuell bestimmt werden.

3. Personal (LP / MA / SV / SB)

Unter Personal finden Sie alle Lehrpersonen, andere Mitarbeitende, die Mitglieder der Schulverwaltung sowie die Schulbehördenmitglieder.

Aktion:	Beschreibung:
1. Suchfunktion	In diesem Feld wird nach Standorten, Gruppenrechten oder Modulzugriffsgruppen gefiltert.
2. Fotoliste drucken	Mit einem Klick auf "Fotoliste drucken" wird eine Liste aller gewählten Personen mit einem Bild (falls hinterlegt) generiert:
3. Liste drucken	Mit einem Klick auf "Fotoliste drucken" wird eine Liste aller gewählten Personen in einer Liniendarstellung generiert. Wichtig: Es erscheinen nur Personen, welche unter "Adresse anzeigen" grün markiert, also aktiviert sind.
4. exportieren	Es öffnet sich ein Fenster, wenn auf "exportieren" geklickt wird: Die Filter Benutzername, Name, Vorname, E-Mail. etc. können gelöscht werden, andere wie z.B. Geburtsdatum, Funktion, Adresse, Telefonnummer, etc. können hinzugefügt werden. Danach werden alle gewünschten Daten in einer Exceldatei aufgelistet.
5. Suchfeld	In diesem Feld kann nach Namen, E-Mailadressen, Kürzeln etc. gesucht werden.
6. Bearbeiten	Hier können die bereits erfassten Daten (siehe 1. Neue User sowie 3.1 Neue User und ihre Berechtigungen) nachträglich bearbeitet werden.
7. Infofeld	Mit einem Klick auf das Infofeld erhaltet man die folgende Ansicht:
8. Bild	Das Einfügen eines Bildes / Portraits ist mit einem Klick auf das Bild möglich. Das hier eingefügte Foto findet Verwendung in Portrait, Fotoliste, Adressbuch/Listen, Homepage CMS etc.
9. Schlüssel / Passwort	Um das Passwort für diese Person zu ändern, wird auf den Schlüssel geklickt. Nach dem Ausführen dieses Schrittes wird kurzzeitig die Nachricht eingeblendet: "Ihr Passwort wurde erfolgreich angepasst". Oben wird ein neues Feld erscheinen, in welchem das neue Passwort für die gewählte Person erscheint. Diese erhält eine E-Mail mit dem Benutzernamen und dem neuen Passwort.

Zuunterst sind alle inaktiven Benutzer, sprich Mitarbeitende welche nicht mehr an der Schule tätig sind, aufgeführt:

3.1 Berechtigungen der Mitarbeitenden

In dieser Ansicht werden Informationen der gewählten Person eingepflegt. Die Felder Standort, Organisationsspezifische Zugriffsgruppen sowie Modulzugriffsgruppe bestimmen, welche Berechtigungen dieser Person zustehen:

3.2 Verknüpfungen

Neben jedem Mitarbeiter gibt es Einstellungen, welche aktiviert (grün) oder deaktiviert (rot) werden können. Die Meisten sind selbsterklärend, es gibt aber zwei Punkt, welche eine Verknüpfung im Hintergrund haben:

Aktion:	Beschreibung:
Admin	Wer als Admin aktiviert wird, hat die Möglichkeit alle Inhalte zu sehen:
ist Hauswart?	Wer als Hauswart aktiviert wird, erscheint in der Raumreservation unter den Hauswarten und kann somit über Belegungen informiert werden (siehe Anleitungen der Raumreservation).