Absenzen erstellen & verwalten

Absenzstatus

Absenzen haben unterschiedliche Status. Je nach Rolle können und Status können dann verschiedene Aktionen mit einer Absenz durchgeführt werden. Dies wird im folgenden Artikel erklärt: Absenzmodul konfigurieren. Folgende Status gibt es.

Absenzen erstellen

Eine Absenz kann erstellt werden, indem man entweder auf einem der beiden Widgets oder in der Absenz auf den Button [+ Absenzen] klickt. Es öffnet sich folgendes Modal:

Die Voraussetzung um überhaupt eine Absenz erfolgreich zu erstellen, ist, dass ein Lernender ausgewählt wird. Erst dann kann man weiterfahren und einen Grund (C) auswählen. Einen Lernenden kann man entweder direkt auswählen (B). Mit dieser Möglichkeit kann man aus allen Lernenden der Schuleinheit auswählen. Oder man kann zuerst eine Klasse auswählen (A). Dann stehen einem nur noch diese Lernenden dieser Klasse (B) zur Auswahl.

Die Halbtage (D) werden automatisch vom System berechnet, können aber angepasst werden, falls die Berechnung nicht mit dem Stundenplan des Lernenden übereinstimmt.

Das Feld "gemeldet durch" dient der Erfassung der meldenden Person, wenn die erfassende Person nicht identisch ist.

Je nach ausgewähltem Grund wird die Art (E) gemäss der Konfiguration vorbestimmt. Diese kann bei der Absenzerstellung geändert werden.

Abgeschlossen wird mit einem der beiden blauen Buttons am unteren Ende des Modals.

Absenzen bearbeiten (Action-Icons)

Es gibt auf den Widgets sowie in der Tabelle vier verschiedene Action-Icons. Je nach Lehrpersonenrolle stehen einem diese zur Verfügung oder nicht. Es wären dies folgende:

  1. Kommentar
    Fährt man darüber, wird der Kommentar zur Absenz angezeigt. Je nach Konfiguration können nicht alle Lehrpersonenrollen den Kommentar sehen.
  2. Bearbeiten
    Damit öffnet sich ein Modal und die Absenz kann bearbeitet werden. Dies steht nur dem Klassenlehrer, dem Schulleiter, dem Ersteller der Absenz und den Personen, die spezielle Berechtigungen bekommen haben (Bsp. Schulsekretärin) zur Verfügung.
    Im Bearbeiten-Modal steht auch das Rückmeldungs-Feature zur Verfügung. Dieses wird im Kapitel ​Rückmeldung auf eine Absenz geben erklärt.
  3. Löschen
    Damit öffnet sich ein Modal und die Absenz kann gelöscht werden. Dies steht nur dem Klassenlehrer, dem Schulleiter, dem Ersteller der Absenz und den Personen, die spezielle Berechtigungen bekommen haben (Bsp. Schulsekretärin) zur Verfügung.
  4. Gelesen
    Es gibt die Möglichkeit, Absenzen den Eltern im Elternportal als gelesen anzuzeigen, damit diese wissen, dass die Absenz nicht nur in der Schule angekommen ist, sondern auch von jemandem bemerkt wurde. Dafür kann auf dieses Couvert-Symbol geklickt werden. Ein geschlossenes Couvert bedeutet, dass die Absenz noch nicht gelesen wurde. Ein offenes Couvert bedeutet, dass die Absenz gelesen wurde.
  5. Als anwesend markieren / visieren
    Damit öffnet sich ein Modal. Fachlehrpersonen können damit einen Lernenden als anwesend markieren. Klassenlehrpersonen, Schulleitungen und Personen mit speziellen Berechtigungen (Bsp. Schulsekretärin) können damit Absenzen visieren.
    Wird eine Absenz visiert oder als anwesend markiert, verschwindet sie aus dem Widget "Absenzen aller Lernenden". Zusätzlich wandert mit der Visierung die Absenz in das Journal, damit das Zeugnis bzw. der Zeugnisdruck vom Journal den Wert beziehen kann. Der Kommentar wandert aus Datenschutzgründen nur ins Journal, wenn die Kommentare auf dem Absenzgrund für alle Benutzer einsehbar sind.
    Bei der Erstellung einer Absenz schlägt das System eine Anzahl Halbtage/Lektionen vor. Wenn eine Absenz visiert wird, macht es in gewissen Fällen Sinn, diesen Vorschlag anzupassen.
  6. Visierung rückgängig machen
    Bei einem Klick darauf lassen sich Absenzvisierungen rückgängig machen. Dies bedeutet, dass der Status der Absenz von "visiert" zu "zu erledigen" geändert wird. Diese Aktion ist Klassenlehrpersonen, Schulleitungen und Personen mit speziellen Berechtigungen (Bsp. Schulsekretärin) vorbehalten.

Je nachdem, ob man Klassenlehrperson, Fachlehrperson, Schulleitung oder eine weitere Beziehung zum abwesenden Kind hat, werden unterschiedliche Action-Icons angezeigt. Die unterschiedlichen Aktionen werden im Artikel Absenzmodul konfigurieren erklärt.

Rückmeldung auf eine Absenz geben

Es ist möglich auf eine Absenz eine einmalige Rückmeldung an die Eltern zu geben. Mit dem Couvert-Symbol kann eine Absenz als gelesen gekennzeichnet werden. Dies wird im Kapitel Absenzen bearbeiten (Action Icons) erklärt. Das Feld zur Rückmeldung steht im Bearbeiten-Modal einer Absenz zur Verfügung. Dieses kann nur von der Klassenlehrperson, der Schulleitung oder dem Ersteller der Absenz geöffnet werden. Das Bearbeiten-Modal öffnet sich, wenn man das Bearbeiten-Icon öffnet. Der Abschnitt zur Rückmeldung sieht folgendermassen aus:

  1. Rückmeldung
    Die Lehrperson hat hier die Möglichkeit, eine schriftliche Rückmeldung auf die Absenz zu geben.
  2. Zuerst gesehen von
    Hier wird die Person und Zeit eingetragen, die entweder zuerst das Couvert-Symbol angeklickt hat oder eine Rückmeldung in Textform gegeben hat.

Im Elternportal wird der Zeitpunkt und die Rückmeldung angezeigt. Die Titel und dazugehörenden Inhalte werden nur angezeigt, wenn das Couvert-Symbol geklickt wurde oder eine Rückmeldung gegeben wurde. Im Elternportal sieht es folgendermassen aus.

Home-Screen-Widgets

Absenzen aller Lernenden

Das Widget "Absenzen aller Lernenden" zeigt in drei Spalten und Blöcken gegliedert alle Jahrgänge an, die es an den Schulstandorten gibt, an welchen die Lehrperson einer Klasse zugeteilt ist. Es sind somit für eine Lehrperson alle Absenzen der zugeteilten Standorte in diesem Widget sichtbar. In diesem Widget sind jedoch nur die Absenzen, welche den Status aktuell haben sichtbar. Das Widget eignet sich über einen Tagesüberblick über die ganze Schule. In diesem Widget werden nur Absenzen mit dem Status "aktuell" angezeigt.

  1. Absenzen
    Mit diesem Button lassen sich Absenzen erstellen. Mehr Informationen dazu sind im Kapitel Absenzen erstellen zu finden.
  2. Action-Icons
    Mit diesen Icons lassen sich Absenzen bearbeiten, löschen, visieren, deren Visierung rückgängig machen oder deren Kommentare anschauen. Mehr Informationen dazu sind im Kapitel Absenzen bearbeiten (Action-Icons) zu finden.

Absenzen meiner Lernenden

Das Widget "Absenzen meiner Lernenden" zeigt in fünf Spalten und zwei Zeilen gegliedert in Blöcken die Absenzen der ausgewählten Klassen über zwei Wochen an. Es können nur Klassen und Gruppen ausgewählt werden, denen man zugeteilt ist. In diesem Widget ist es möglich, alle Stati von Absenzen anzuzeigen. Das Widget eignet sich für Lehrpersonen, um einen Überblick über die Absenzen ihrer Klassen zu behalten.

  1. Absenzen
    Mit diesem Button lassen sich Absenzen erstellen. Mehr Informationen dazu sind im Kapitel XX zu finden.
  2. Absenzen verwalten
    Diese Button ist ein Direktlink, der direkt auf die Absenzverwaltung (Schulalltag / LPs --> Absenzen --> Absenzverwaltung) verlinkt.
  3. Absenzgründe wählen
    Es kann gewählt werden, welche Absenzgründe in diesem Widget angezeigt werden. Mit einem Klick auf diesen Button, öffnet sich ein Modal, in dem die anzuzeigenden Absenzgründe bestimmt werden können. Standardmässig werden diee Absenzen alle Absenzgründe angezeigt.
  4. Klassen-/Gruppenfilter
    Hier können die zugeteilten Klassen ausgewählt werden, deren Absenzen danach im Widget erscheinen.
  5. Datumsfilter
    Mit den Winkeln neben dem Datum kann in der Woche vorwärts oder rückwärts gesprungen werden.
  6. Statusregler
    Ist dieser Regler auf an, werden auch visierte Absenzen angezeigt. Ansonsten werden nur angekündigte, aktuelle und zu erledigende Absenzen angezeigt.
  7. Action-Icons
    Mit diesen Icons lassen sich Absenzen bearbeiten, löschen, visieren, deren Visierung rückgängig machen oder deren Kommentare anschauen. Mehr Informationen dazu sind im Kapitel Absenzen bearbeiten (Action-Icons) zu finden.
  8. Aktueller Tag
    Der aktuelle Tag ist immer mit einem dunkelgrauen Titelbalken abgedruckt.

Absenzverwaltung

  1. Absenz
    Damit öffnet sich ein Modal und eine neue Absenz lässt sich erstellen. Mehr Informationen dazu sind im Kapitel Absenzen erstellen zu finden.
    Bei Verwendung der Module ABSENZEN und JOURNAL werden die Absenzen nur noch über die Absenzen Widgets auf PUPIL Home oder hier in Absenzenverwaltung erfasst. Im Journal erfasste Absenzen würden NICHT in die Absenzenverwaltung einfliessen!
  2. Semesterfilter
    Hier kann das entsprechende Semester ausgewählt werden. Dies hat Auswirkungen auf den Klassen/Gruppenfilter (6) und den Datumsfilter (7).
    Teilweise ist beim Datumsfilter der Bereich von-bis manuell anzupassen bzw. auszuwählen (z. B. "aktuelles Schuljahr").
  3. Filterbutton
    Standardmässig sind die mit orangen Pins markierten Filter zugeklappt. Mit einem Klick auf diesen Button klappt man die unteren Filter auf.
  4. Lernendenfilter
    Möchte man Absenzen von einem spezifischen Lernenden nachschauen, kann man hier seinen/ihren Namen auswählen und sieht nur Absenzen von ihm/ihr. Das Filterfeld ist singleselect.
  5. Aktion für gefilterte Ergebnisse
    Hinter diesem Button verstecken sich drei Möglichkeiten:
    1. Summierte Absenzenliste: Es wird ein PDF generiert. Dieses führt alle gefilterten Lernenden auf und summiert deren Absenzen.
    2. Detaillierte Absenzenliste: Es wird ein PDF generiert. Dieses führt alle Absenzen der gefilterten Lernenden auf.
    3. Massenvisierung: Damit kann man alle Absenzen mit den Status "zu erledigen" der gefilterten Ergebnisse den Status "visiert" zuweisen
  6. Klassen-/Gruppenfilter
    Hier können Klassen und Gruppen ausgewählt werden, denen man zugeteilt ist. Standartmässig ist bei Klassenlehrpersonen die Klasse eingetragen, von der sie Klassenlehrperson sind. Bei Fachlehrern ist standardmässig keine Klasse ausgewählt und alle ihnen zugeteilten Lernenden erscheinen.
  7. Datumsfilter
    Hier können die Absenzen nach Datum eingegrenzt werden.
  8. Absenzgrundfilter
    Hier können die Absenzen nach Absenzgrund eingegrenzt werden. Das Filterfeld ist multiselect.
  9. Statusfilter
    Hier können die Absenzen nach Status eingegrenzt werden. Das Filterfeld ist multiselect.
  10. Artfilter
    Hier können Absenzen nach "entschuldigt" oder "unentschuldigt" gefiltert werden.

Die Filter sind mit einer logischen UND-Funktion verknüpft.


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