Absenzen erstellen & verwalten

Im Zuge der Weiterentwicklung sind Änderungen am Absenzmodul vorgenommen worden. Dies betrifft in der Anwendung vor allem drei Bereiche:

• Stati der Absenzen

  

  Im vorhergehenden Modul gab es die Stati offen, erledigt und zukünftig. In der Weiterentwicklung gibt es die Statis, angekündigt, aktuell, zu erledigen und visiert. Angekündigte Absenzen sind Absenzen, die in der Zukunft sind. Aktuelle Absenzen sind Absenzen, die am heutigen Tag sind. Zu erledigende Absenzen sind Absenzen, die am heutigen Tag sind, wenn der Lernende als answesend markiert wurde oder Absenzen, die in der Vergangenheit liegen. Visierte Absenzen sind Absenzen, die in der Vergangenheit liegen und von der Klassenlehrperson (manuelle Absenzvisierung) oder dem System (automatische Absenzvisierung) bestätigut wurden.
• Absenzverwaltung
  Die Absenzverwaltung (früher: "Meine Lernenden verwalten) bekam ein komplettes Redesign. In der Absenzverwaltung kann man alle Klassen, auf die man zugetielt ist, auswählen und die Absenzen der jeweiligen Lernenden nach verschiedenen Kriterien filtern und Klassenlehrpersonen können dort die Absenzen ihrer Klassen auch bearbeiten und verwalten.
• Berechtigung zum Erstellen von Absenzen
  Im vorhergehenden Modul konnte jeder Benutzer jeden Absenzgrund auswählen. In der Weiterentwicklung wurde dies angepasst. Nun ist es möglich zu bestimmen, welche Lehrpersonenrollen, welche Absenzgründe erstellen können. So kann man z.B. festlegen, dass Absenzen mit dem Absenzgrund "Jokertag" nur von der Klassenlehrperson erstellt werden können.

Absenzen erstellen

Eine Absenz kann erstellt werden, indem man entweder auf einem der beiden Widgets oder in der Absenz auf den Button [+ Absenzen] klickt. Es öffnet sich folgendes Modal:

Die Voraussetzung um überhaupt eine Absenz erfolgreich zu erstellen, ist, dass ein Lernender ausgewählt wird. Erst dann kann man weiterfahren und einen Grund (C) auswählen. Einen Lernenden kann man entweder direkt auswählen (B). Mit dieser Möglichkeit kann man aus allen Lernenden der Schuleinheit auswählen. Oder man kann zuerst eine Klasse auswählen (A). Dann stehen einem nur noch diese Lernenden dieser Klasse (B) zur Auswahl.

Die Halbtage (D) werden automatisch vom System berechnet, können aber angepasst werden, falls die Berechnung nicht mit dem Stundenplan des Lernenden übereinstimmt.

Je nach ausgewähltem Grund wird die Art gemäss der Konfiguration vorbestimmt. Diese kann bei der Absenzerstellung geändert werden.

Abgeschlossen wird mit einem der beiden blauen Buttons am unteren Ende des Modals.

Absenzen bearbeiten (Action-Icons)

Es gibt auf den Widgets sowie in der Tabelle vier verschiedene Action-Icons. Je nach Lehrpersonenrolle stehen einem diese zur Verfügung oder nicht. Es wären dies folgende:

1. Kommentar
   Fährt man darüber, wird der Kommentar zur Absenz angezeigt. Je nach Konfiguration können nicht alle Lehrpersonenrollen den Kommentar sehen.
2. Bearbeiten
   Damit öffnet sich ein Modal und die Absenz kann bearbeitet werden. Dies steht nur dem Klassenlehrer, dem Schulleiter, dem Ersteller der Absenz und den Personen, die spezielle Berechtigungen bekommen haben (Bsp. Schulsekretärin) zur Verfügung.
3. Löschen
   Damit öffnet sich ein Modal und die Absenz kann gelöscht werden. Dies steht nur dem Klassenlehrer, dem Schulleiter, dem Ersteller der Absenz und den Personen, die spezielle Berechtigungen bekommen haben (Bsp. Schulsekretärin) zur Verfügung.
4. Als anwesend markieren / visieren
   Damit öffnet sich ein Modal. Fachlehrpersonen können damit einen Lernenden als Anwesend markieren. Klassenlehrpersonen, Schulleitungen und Personen mit speziellen Berechtigungen (Bsp. Schulsekretärin) können damit Absenzen visieren.
   Mit der Visierung einer Absenz wandert diese in das Journal, damit das Zeugnis bzw. der Zeugnisdruck vom Journal den Wert beziehen kann. Bei der Erstellung einer Absenz schlägt das System eine Anzahl Halbtage/Lektionen vor. Wenn eine Absenz visiert wird, macht es in gewissen Fällen Sinn, diesen Vorschlag anzupassen.
5. Visierung rückgängig machen
   Bei einem Klick darauf lassen sich Absenzvisierungen rückgängig machen. Dies bedeutet, dass der Status der Absenz von "visiert" zu "zu erledigen" geändert wird. Diese Aktion ist Klassenlehrpersonen, Schulleitungen und Personen mit speziellen Berechtigungen (Bsp. Schulsekretärin) vorbehalten.

Home-Screen-Widgets

Absenzen aller Lernenden

Das Widget "Absenzen aller Lernenden" zeigt in drei Spalten und Blöcken gegliedert alle Jahrgänge an, die es an den Schulstandorten gibt, an welchen die Lehrperson einer Klasse zugeteilt ist. Es sind somit für eine Lehrperson alle Absenzen der zugeteilten Standorte in diesem Widget sichtbar. In diesem Widget sind jedoch nur die Absenzen, welche den Status aktuell haben sichtbar. Das Widget eignet sich über einen Tagesüberblick über die ganze Schule.

1. Absenzen
   Mit diesem Button lassen sich Absenzen erstellen. Mehr Informationen dazu sind im Kapitel Absenzen erstellen zu finden.
2. Action-Icons
   Mit diesen Icons lassen sich Absenzen bearbeiten, löschen, visieren, deren Visierung rückgängig machen oder deren Kommentare anschauen. Mehr Informationen dazu sind im Kapitel Absenzen bearbeiten (Action-Icons) zu finden.

Absenzen meiner Lernenden

Das Widget "Absenzen meiner Lernenden" zeigt in fünf Spalten und zwei Zeilen gegliedert in Blöcken die Absenzen der ausgewählten Klassen über zwei Wochen an. Es können nur Klassen und Gruppen ausgewählt werden, denen man zugeteilt ist. In diesem Widget ist es möglich, alle Stati von Absenzen anzuzeigen. Das Widget eignet sich für Lehrpersonen, um einen Überblick über die Absenzen ihrer Klassen zu behalten.

1. Absenzen
   Mit diesem Button lassen sich Absenzen erstellen. Mehr Informationen dazu sind im Kapitel XX zu finden.
2. Klassen-/Gruppenfilter
   Hier können die zugeteilten Klassen ausgewählt werden, deren Absenzen danach im Widget erscheinen.
3. Statusregler
   Ist dieser Regler auf an, werden auch visierte Absenzen angezeigt. Ansonsten werden nur angekündigte, aktuelle und zu erledigende Absenzen angezeigt.
4. Datumsfilter
   Mit den Winkeln neben dem Datum kann in der Woche vorwärts oder rückwärts gesprungen werden.
5. Action-Icons
   Mit diesen Icons lassen sich Absenzen bearbeiten, löschen, visieren, deren Visierung rückgängig machen oder deren Kommentare anschauen. Mehr Informationen dazu sind im Kapitel Absenzen bearbeiten (Action-Icons) zu finden.
6. Aktueller Tag
   Der aktuelle Tag ist immer mit einem dunkelgrauen Titelbalken abgedruckt.

Absenzverwaltung

1. Absenz
   Damit öffnet sich ein Modal und eine neue Absenz lässt sich erstellen. Mehr Informationen dazu sind im Kapitel Absenzen erstellen zu finden.
   Bei Verwendung der Module ABSENZEN und JOURNAL werden die Absenzen nur noch über die Absenzen Widgets auf PUPIL Home oder hier in Absenzenverwaltung erfasst. Im Journal erfasste Absenzen würden NICHT in die Absenzenverwaltung einfliessen!
2. Semesterfilter
   Hier kann das entsprechende Semester ausgewählt werden. Dies hat Auswirkungen auf den Klassen/Gruppenfilter (6) und den Datumsfilter (7).
3. Filterbutton
   Standardmässig sind die mit orangen Pins markierten Filter zugeklappt. Mit einem Klick auf diesen Button klappt man die unteren Filter auf.
4. Lernendenfilter
   Möchte man Absenzen von einem spezifischen Lernenden nachschauen, kann man hier seinen/ihren Namen auswählen und sieht nur Absenzen von ihm/ihr. Das Filterfeld ist singleselect.
5. Aktion für gefilterte Ergebnisse
   Hinter diesem Button verstecken sich drei Möglichkeiten:
   1. Summierte Absenzenliste: Es wird ein PDF generiert. Dieses führt alle gefilterten Lernenden auf und summiert deren Absenzen.
   2. Detaillierte Absenzenliste: Es wird ein PDF generiert. Dieses führt alle Absenzen der gefilterten Lernenden auf.
   3. Massenvisierung: Damit kann man alle Absenzen mit den Status "zu erledigen" der gefilterten Ergebnisse den Status "visiert" zuweisen
6. Klassen-/Gruppenfilter
   Hier können Klassen und Gruppen ausgewählt werden, denen man zugeteilt ist. Standartmässig ist bei Klassenlehrpersonen die Klasse eingetragen, von der sie Klassenlehrperson sind. Bei Fachlehrern ist standardmässig keine Klasse ausgewählt und alle ihnen zugeteilten Lernenden erscheinen.
7. Datumsfilter
   Hier können die Absenzen nach Datum eingegrenzt werden.
8. Absenzgrundfilter
   Hier können die Absenzen nach Absenzgrund eingegrenzt werden. Das Filterfeld ist multiselect.
9. Statusfilter
   Hier können die Absenzen nach Status eingegrenzt werden. Das Filterfeld ist multiselect.
10. Artfilter
    Hier können Absenzen nach "entschuldigt" oder "unentschuldigt" gefiltert werden.

Die Filter sind mit einer logischen UND-Funktion verknüpft.