Mitarbeitenden Beurteilungsmerkmale zuteilen und diese auswerten
Ziele für Mitarbeitende setzen
Unterrichtsbesuche erfassen
Mitarbeitergespräche digital ablegen
Das Menü MAB/MAG ist an zwei Orten aufgeführt. Für Vorgesetzte unter dem Menü Schulleitung und für Lehrpersonen / Mitarbeitende unter Schulalltag / LPs → Mitarbeitende.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Folgende Darstellung stellt kurz und vereinfacht zusammengefasst den Ablauf innerhalb des Moduls MAB/MAG dar:
Im Folgenden wird der Einfachheit halber nur noch der Begriff Mitarbeiterbeurteilungen (MAB) verwendet. Dieser bezieht sich sowohl auf Mitarbeiterbeurteilungen (MAG) sowie auch auf Mitarbeitergespräche (MAG).
Initiale Aufgaben
Mitarbeiter/Schulleitungen erfassen
Grundbasis für MAB zwischen Mitarbeitenden und Vorgesetzten ist der Standort, welche bei beiden Parteien zugeordnet worden ist.
Zuweisung der Mitarbeitenden
Die Standorte für Mitarbeitende werden hier zugewiesen:
Administration --> PUPIL Stammdaten --> Personal (LP/MA/SV/SB)
Mit einem Klick auf das Editor-Icon [ 1 ] öffnet sich das Modal, wo dem Mitarbeitenden den entsprechenden Standort [ 2 ] zuteilen wird. Evtl. besitzt die Mitarbeiterin / der Mitarbeiter jedoch auf Grund der Rollenvergabe in Master Data / Personen schon eine aktive Standort Zuteilung.
Zuweisung der Schulleitungen
Bei Schulleitungen wird der Standort in den Schuleinheiten zugewiesen.
Master Data --> Schulen/Klassen/Gruppen --> Schuleinheiten
Personen, die entweder als Schulleitung [ A ] oder als Personalführung [ B ] einer Schuleinheit zugeteilt sind sind, können Mitarbeiterbeurteilungen für die ihnen zugeteilten Mitarbeiter erstellen. Schulleitungen und Personalführungsverantwortliche werden einer Schuleinheit zugeteilt, indem mit dem Button [ C - Neue Schuleinheit ] eine solche erstellt oder indem eine bestehende Schuleinheit mit dem Editor-Icon [ D ] bearbeitet wird.
In der Schuleinheit lassen sich unterschiedliche Rollen für die Berechtigung "Schulleitung" oder "Personalführung" setzen. Ohne Einträge haben beide Positionen Zugriff auf sämtliche Mitarbeitende. Hat Personalführung die Rolle HW eingetragen, die Schulleitung hingegen nicht, so wird die Schulleitung dieses Standortes keine HW Mitarbeitende auswählen können.
Beurteilungseinstellungen
Die Beurteilungseinstellungen werden in der Ansicht "SL: MAB/MAG Einstellungen vorgenommen.
MAB/MAG Einstellungen beinhalten die vier Register Beurteilungsmerkmale, Beurteilungstypen, Beurteilungseinstellungen, Anzahl Beurteilungen. Eine kurze Erläuterungen zu den beiden Begrifflichkeiten Beurteilungs-Merkmale und Beurteilungs-Typen.
Beurteilungsmerkmale
Beurteilungsmerkmale definieren, was der Inhalt der Beurteilung ist.
Beurteilungsmerkmale sind hierarchisch gegliedert in Kategorien, Hauptgruppen, Untergruppen und Indikatoren. Beispiele dafür können Folgende sein:
Kategorien: Kantonale Formulare, Schule A, Schule B
Untergruppen: Klassenführung, Unterrichtsgestaltung, Schule und Zusammenarbeit
Indikatoren: verstärkt positiv, ist unterstützend, motiviert Schülerinnen und Schüler
Beurteilungsmerkmale werden innerhalb von PUPIL einem Schuljahr zugewiesen und sind schuljahresabhängig. Sie können jedoch von einem Schuljahr ins nächste kopiert werden.
Pro Beurteilung können mehrere Beurteilungsmerkmale zugeordnet werden. Es kann jedoch nur eine Kategorie zugeordnet werden.
Hat eine Schulgemeinde mehrere Schuleinheiten, macht es Sinn pro Schuleinheit eine Kategorie zu erstellen, damit die Schulleiter/innen in den eigenen Kategorien, welche den Schuleinheiten entsprechen, werkeln können und sich nicht gegenseitig ins Gehege kommen.
Beurteilungstypen
Beurteilungstypen definieren um was für eine Beurteilung es sich handelt.
Beispiele für Beurteilungstypen können folgende sein: 100-Tage-Gespräch, Jährliches Mitarbeitergespräch, Qualifikationsbeurteilung
Beurteilungstypen sind innerhalb von Pupil unabhängig vom Schuljahr.
Pro Beurteilung kann nur ein Beurteilungstyp zugeordnet werden.
Nun zu den einzelnen Register der Einstellungen im Detail.
Beurteilungsmerkmale
Bei den Beurteilungsmerkmalen wird festgelegt, was beurteilt wird. Es können verschiedene
[ A ] - Kategorien
[ B ] - Hauptgruppen
[ C ] - Untergruppen
[ D ] - Indikatoren
erstellt werden. Aus diesen wird später bei der Durchführung einer Mitarbeiterbeurteilung eine Auswahl getroffen. Nur Indikatoren [ D ] können beurteilt werden, Kategorien, Hauptgruppen und Untergruppen dienen allein der Strukturierung der Indikatoren.
Schuljahr: Merkmale werden in einem Schuljahr erstellt. Merkmale, die im Schuljahr A erstellt wurden, werden im Schuljahr B nicht angezeigt und können folglich nicht verwendet werden. Sie können aber einfach kopiert werden (siehe 5.)
Einklappen/Aufklappen: Mit dem Winkel können Kategorien, Hauptgruppen sowie auch Untergruppen ein- bzw. aufgeklappt werden.
Neue (Hauptgruppe): Mit dem Plus kann ein Merkmal der darunter liegenden Ebene erstellt werden. Klickt man auf das Plus einer Kategorie, wird eine neue Hauptgruppe erstellt. Klickt man auf das Plus einer Hauptgruppe, wird eine Untergruppe erstellt, usw.
Bearbeiten: Damit kann ein Merkmal bearbeitet werden. Achtung: Werden bereits vergebene Merkmale bearbeitet, werden diese in den einzelnen Mitarbeiterbeurteilungen angepasst.
Kopieren: Hauptgruppen können in andere Kategorien des selben Schuljahres oder eines anderen Schuljahres kopiert werden. Untergruppen können in eine Kategorie des selben Schuljahres kopiert werden. Indikatoren können in eine Untergruppe des selben Schuljahres kopiert werden.
Löschen: Damit kann ein Merkmal gelöscht werden. Achtung: Werden bereits vergebene Merkmale gelöscht, werden diese samt Beurteilung aus der Mitarbeiterbeurteilung entfernt.
Beurteilungstypen
Bei den Beurteilungstypen kann festgelegt, welche Arten von Gesprächen geführt werden können. Bereits verwendete Gesprächstypen können nicht mehr gelöscht werden.
Beurteilungseinstellungen
In den Beurteilungseinstellungen können die Einstellungen für einen Beurteilungstyp gemacht werden.
Beurteilungstyp: Für jeden Beurteilungstyp können die Einstellungen unterschiedlich gestaltet werden. Hier wird dieser als erstes ausgewählt.
Optionsfelder: Die Anzahl, Art und Bezeichnung der Optionsfelder für den gewählten Beurteilungstyp wird festgelegt.
Anzahl Beurteilungen
In diesem Tab wird festgelegt, wie viele Beurteilungen pro Jahr für einen Mitarbeiter vorgetragen werden.
Um im kommenden Schuljahr die Formulare aufzuschalten, sind folgende Schritte zu erledigen:
Kommendes Schuljahr/Semester anlegen In Master Data / Schulen/Klassen/Gruppen die gewünschten Semester via Button [ + Neues Semester erstellen ] anlegen, sofern nicht bereits vorhanden. "Neues Semester" erstellt lediglich einen Datenbankeintrag. In Klassen etc. passiert da noch nichts.
Im kommenden Schuljahr - [ A ] - die Kategorien [ B ] - analog Vorjahr/laufendes Jahr anlegen oder ergänzen
danach aus dem aktuellem Schuljahr die Haupt- und Untergruppen / Indikatoren die gewünschten Elemente - [ C ] - kopieren:Es kann via Kategorie - [ A ] - oder direkt - [ B ] - in eine Kategorie kopiert werden.
Die folgende Erläuterungen beziehen sich auf das Verhältnis Schulleitung : Mitarbeitende. Je nach Schulträger und Konfiguration lassen sich ganz unterschiedliche Konstellationen von Schuleinheiten, Vorgesetzten, Lehrpersonen und andere interne Mitarbeitende bilden.
Mitarbeiterbeurteilungen werden von Schulleitungen auf folgender Ansicht durchgeführt:
Folgende Darstellung dient als Grundlage für die Erklärungen der einzelnen Schritte.
Schritt 1 - Mitarbeiter auswählen
Mitarbeiter: Standardmässig ist das aktuelle Schuljahr (A) ausgewählt. Der gewünschte Mitarbeiter kann danach hier ausgewählt werden. Wenn der Mitarbeiter nicht im Dropdown erscheint, stimmt etwas mit seiner Zuteilung zum Schulstandort nicht.
Schritt 2 - Beurteilung zuteilen
Nach der Auswahl des Mitarbeiters öffnet sich sein Dossier. Als standardmässiges Register erscheint das Register MAB/MAG (A) sowie auf die erste Beurteilung (B).
Status: Damit die Beurteilung gestartet werden kann muss der Status von "Nicht geplant" auf "in Bearbeitung" gestellt werden. Der Status "in Bearbeitung" bedeutet, dass die Schulleitung die Beurteilung aufsetzen kann, der Mitarbeiter diese jedoch noch nicht sieht.
Sobald der Status auf "in Bearbeitung" gesetzt wurde, öffnet sich die Maske zur Beurteilung eines Mitarbeitenden
Beurteilungstyp: Als erstes muss ein Beurteilungstyp gewählt werden. Dieser dient einerseits dazu, dass man in der Übersicht erkennen kann, um was es sich handelt. Des Weiteren definiert dieser die Opitonsfelder (Skala der Beurteilung, Bennenung der Skalenpunkte, usw.)
Beurteilungsmerkmale: Wenn die Beurteilungsmerkmale nicht schon als Massenzuteilung auf der Ansicht "SL: Beurteilungsmerkmale" gesetzt wurden, können diese anschliessend im Register "Beurteilungsmerkmale individuell gesetzt werden.
Beurteilungsmerkmale anpassen/übernehmen: Es gibt mehrere Möglichkeiten einem Mitarbeitenden Beurteilungsmerkmale zuzuweisen. Ein Klick auf den entsprechenden Button, öffnet die entsprechende Option. Im Nachfolgenden Beispiel wird die Option "Beurteilungsmerkmale anpassen" erklärt.
Kategorie auswählen: Zuerst muss die Kategorie ausgewählt werden, aus der man die Hauptgruppen, Untergruppen und Indikatoren beziehen möchte.
Gruppen/Indikatoren wählen: Danach können Hauptgruppen, Untergruppen und Indikatoren gewählt werden. Wir z.B. eine Hauptgruppe ausgewählt, werden die darunter angeordneten Untergruppen und Indikatoren ebenfalls ausgewählt. Nur Indikatoren können beurteilt werden, Kategorien, Hauptgruppen und Untergruppen dienen allein der Strukturierung der Indikatoren. Mit dem Winkel (A) lassen sich die Haupt- und Untergruppen auf- und zuklappen.
Schritt 3.1 - Beurteilung ausfüllen
Wurden die Beurteilungsmerkmale ausgewählt, erscheinen sie und die Indikatoren können bewertet werden.
Bewertung: Die Bewertung des Mitarbeitenden kann hier vorgenommen werden.
Kommentar: Möchte ein Kommentar zu einem Indikator verfasst werden, kann dies mit einem Klick auf die Sprechblase bewerkstelligt werden. Bei abgegebenen Kommentaren färbt sich die Sprechblase schwarz.
Um eine Beurteilung für einen Mitarbeitenden fertig zu machen, sind noch weitere Schritte nötig. Es können z.B. Unterrichtsbesuche (A) samt Unterrichtsprotokoll oder auch Termine für Beurteilungsgespräche (B) hinzugefügt werden. Dies ist nicht zwingend nötig, aber man kann mit diesen Funktionen entsprechendes dem Mitarbeiter kommunizieren.
Zeitraum Selbstbeurteilung MA: Der Mitarbeiter kann dieselben Merkmale bewerten, wie die Schulleitung bewertet hat. Der Zeitraum dafür kann definiert werden. Wird kein Zeitraum definiert, kann der Mitarbeiter die Beurteilungsmerkmale nicht bewerten.
Schritt 3.2 - Ziele setzen und beurteilen
Im Register "Ziele" (A) können solche einer Mitarbeiterbeurteilung hinzugefügt werden. Sie können vom Vorgesetzten wie auch vom Mitarbeiter hinzugefügt und beurteilt werden. Es ist möglich, alle beurteilten Ziele der Vergangenheit mit dem entsprechenden Button (B) anzeigen zu lassen.
Neu: Damit lassen sich neue Ziele setzen. Es öffnet sich folgendes Modal.
A: Ziele werden auf ein bestimmtes Schuljahr und eine bestimmte Beurteilung erfasst. Es ist möglich Ziele für zukünftige Schuljahre zu erfassen. Die entsprechenden Schuljahre müssen jedoch in der Master Data eröffnet sein, damit sie in diesem Dropdown überhaupt anwählbar sind.
B: Wenn ein Ziel erfasst wird, ist es möglich, dies mehreren Mitarbeitenden zuzuordnen.
C: Es besteht die Möglichkeit zwischen einer Zielvereinbarung und einer Zielvorgabe zu wählen. Damit Zielvorgaben erkenntlich sind, werden sie in der Liste mit einem roten Ausrufezeichen dargestellt.
Schritt 4 - Beurteilung freigeben
Damit ein Mitarbeiter die Beurteilung überhaupt sieht, muss ihm diese freigegeben werden.
Status: Der Status muss auf geplant gesetzt werden, damit die Beurteilung beim Mitarbeiter überhaupt zur Auswahl und zur Selbstbewertung erscheint. Möchte man, dass der Mitarbeiter die Bewertung der Schulleitung sieht, nachdem er seine eigene ausgefüllt hat, muss der Button [Beurteilung schliessen] (A) angeklickt werden.
Schritt 5 - Beurteilung ausfüllen durch den Mitarbeitenden
Dieser Schritt wird in diesem Artikel nicht erklärt, da dies Aufgabe des Mitarbeitenden ist. Dafür wurde ein separater Artikel verfasst. Dieser ist unter folgendem Link zu finden: MAB/MAG für Lehrpersonen
Schritt 6 - Beurteilung ablegen
Sofern der beurteilte Mitarbeiter korrekt vorgegangen ist und der Button für die Gesamtbeurteilung (A) grau und nicht rot ist, bleibt ihnen als Schulleitung nur noch übrig, die Beurteilung abzulegen und sie zu schliessen.
Drucken: Um die Beurteilung abzulegen, kann diese über den Drucken-Button heruntergeladen werden und lokal abgelegt werden. Zudem besteht auch die Möglichkeit, diese Druckausgabe direkt im Personendossier der jeweiligen Person automatisch abzulegen. Wie diese Automatisierung eingestellt wird, ist in Artikel XYZ beschrieben.
Status: Zum Abschluss kann der Status der Mitarbeiterbeurteilung auf "erledigt" gesetzt werden. So sieht man auf der Übersicht (Schulleitung --> MAB/MAG --> MAB/MAG: Übersicht), dass diese Beurteilung fertig ist. Setzt man den Status auf "erledigt" sieht erscheint die Beurteilung beim Mitarbeitenden nicht mehr und ist für ihn auch nicht mehr sichtbar innerhalb des Moduls.
Die Beurteilung des Mitarbeitenden kann angeschaut werden, indem auf den Button [Beurteilung MA anzeigen] (B). Falls während dem Ablauf Fehler eingeschlichen sind und man die Beurteilung nochmals anpassen möchte, kann diese mit den entsprechenden Buttons für den Mitarbeitenden (C) oder für sich selbst (D) wieder öffnen.
Tipps und Tricks
Beurteilungsmerkmale und -typen
Machen Sie sich gesamtschulisch Gedanken, wie sie die Beurteilungsmerkmale und Beurteilungstypen organisieren. Bei den Beurteilungstypen macht es Sinn, wenn sie einmalig festgelegt werden. Bei den Beurteilungsmerkmalen macht es Sinn, die Kategorien entweder nach Schuleinheit oder nach Rolle zu ordnen.
Massenzuordnung von Beurteilungsmerkmalen
Man muss nicht zwingend jedem einzelnen Mitarbeiter die Beurteilungsmerkmale einzeln zuordnen, wie im Kapitel Schritt 2 - Beurteilung zuteilen erklärt wird. Es lässt sich eine Massenzuteilung vornehmen. Wenn einem z.B. als Schulleitung zwanzig Lehrpersonen unterstellt sind, lässt sich mit wenigen Klicks allen Lehrpersonen die gleichen Beurteilungsmerkmale zuordnen. Dies lässt sich auf folgender Ansicht machen:
Bevor man damit beginnt ist zu beachten, dass ein Schuljahr (A), eine Beurteilung (B) und eine Schuleinheit (C) ist.
Kategorie-Filter: Es lassen sich verschiedene Kategorien von Beurteilungsmerkmalen erstellen. Dies ist im Kapitel Beurteilungsmerkmale erklärt. In einem ersten Schritt muss hier die Kategorie ausgewählt werden, damit dann die in ihr gruppierten Hauptgruppen, Untergruppen und Indikatoren angezeigt und den Personen zugeordnet werden können. Welche Kategorie ausgewählt wird, wird einem ebenfalls im Header der Zuteilungstabelle (D) angezeigt. Mit dem Winkel (G) lassen sich die Haupt- und Untergruppen aus- und zuklappen.
Rollen-Filter: Wenn einem Personen mit unterschiedlichen Rollen zugeteilt sind, die man beurteilen muss lässt sich diese mit diesem Filter filtern. Eine Praxisbeispiel: Als Schulleiter sind einem Klassenlehrpersonen und Fachlehrpersonen zugeteilt. Die Klassenlehrpersonen möchte man in der Elternarbeit anders beurteilen als die Fachlehrpersonen. Mit diesem Filter lassen sich nun die Klassenlehrpersonen auswählen und es lassen ihnen weitere bzw. andere Beurteilungsmerkmale zusätzlich zuordnen.
Beurteilungstyp-Filter: Wenn man Personen ihren Beurteilungstyp schon zugeordnet hat, lassen sich diese entsprechend danach filtern.
Zuteilung: Die Zuteilung wird vorgenommen, indem eine Hauptgruppe, Untergruppe oder ein Indikator angeklickt wird. Wird eine Haupt- oder Untergruppe angewählt, sind die untergeordneten Sachen ebenfalls ausgewählt. Möchte man einem Mitarbeitenden alle angezeigten Sachen zuteilen, lässt sich dies bequem mit der Checkbox neben seinem Namen (E) vornehmen. Möchte man eine Hauptgruppe, eine Untergruppe oder ein Indikator für alle selektierten Mitarbeitenden zuteilen, lässt sich diese bequem mit der Checkbox in der ersten Spalte (F) vornehmen.
