Wiederkehrende Aufgaben

Zweck und Funktion

In der untenstehenden Tabelle sind Aufgaben aufgeführt, welche in PUPIL wiederkehrend anstehen. Je nach Kanton und Schulgemeinde können die Aufgaben und deren Zeitpunkte variieren. Diese Tabelle ist ein Vorschlag und wird laufend angepasst. Unser Ziel ist es, die Schulen zu unterstützen, wichtige Einstellungen rechtzeitig vorzunehmen und anstehende Aufgaben im Blick zu behalten.

Du kannst dir eine Excel-Tabelle mit den für dich relevanten wiederkehrenden Aufgaben erstellen und diese in deinen Outlook-Kalender importieren, damit du rechtzeitig an diese Aufgaben erinnert wirst. Dafür stellen wir dir eine Excel-Vorlage und eine Anleitung zur Verfügung:

→ Excel-Vorlage_wiederkehrende_Aufgaben_PUPIL.xlsx

→ Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Import in den Outlook-Kalender

Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Import in den Outlook-Kalender

In der folgenden Anleitung wird erklärt, wie Daten aus der Excel-Tabelle in den Outlook-Kalender importiert werden können, damit sie am gewünschten Datum als Erinnerung erscheinen.

Hinweis: Die Anleitung ist auf das klassische Outlook ausgerichtet. Allenfalls musst du in der Navigation von Outlook über „Hilfe“ → „Zum klassischen Outlook wechseln”.

Schritt 1: Excel-Tabelle vorbereiten

1. Lade die Excel-Tabelle herunter und öffne sie. Sie enthält folgende Spalten:
   • Betreff
   • Ganztägig (Ja/Nein)
   • Beginn am (Datum dd.mm.jjjj)
   • Beginn um (Uhrzeit hh:mm:ss)
   • Ende am (Datum dd.mm.jjjj)
   • Ende um (Uhrzeit hh:mm:ss)
   • Erinnerung (Ein/Aus)
   • Erinnerung am (Datum dd.mm.jjjj)
   • Erinnerung um (Uhrzeit hh:mm:ss)
   • Beschreibung
2. Passe die Daten nach deinen Bedürfnissen an.
   • Füge die für dich relevanten Aufgaben hinzu (pro Aufgabe eine Zeile).
   • Passe die Daten und Uhrzeiten so an, dass sie für dich stimmen (Formate s. oben).
     Lass für ganztägige Ereignisse die Felder “Beginn um” und “Ende um” leer.
   • Erfasse in der Spalte „Beschreibung” bei Bedarf Notizen zu den einzelnen Aufgaben.
3. Speichere die Excel-Datei im CSV-Format:
   • Klicke auf „Datei“ → „Speichern unter“.
   • Wähle den Speicherort und wähle im Dropdown-Menü „CSV (Trennzeichen-getrennt) (*.csv)“ aus.

Schritt 2: CSV-Datei vorbereiten

1. Klicke mit der rechten Maustaste auf die CSV-Datei und wähle „Im Editor bearbeiten”.
2. Klicke auf „Bearbeiten” → „Ersetzen” (oder benutze die Tastenkombination Ctrl + H).
3. Trage in der ersten Zeile ein Semikolon (;) und in der zweiten Zeile ein Komma (,) ein.
4. Klicke auf „Alles Ersetzen”.
5. Klicke auf „Datei” → „Speichern” und schliesse den Editor.

Schritt 3: Outlook öffnen und einen separaten Kalender erstellen (optional)

1. Öffne Microsoft Outlook und gehe zu deinem Kalender.
2. Optional: Du kannst für die wiederkehrenden Aufgaben einen separaten Kalender erstellen. Das erleichtert die Übersicht.
   • In der linken Seitenleiste siehst du den Bereich „Meine Kalender". Klicke mit der rechten Maustaste auf einen bestehenden Kalender und wähle im Kontextmenü die Option „Neuer Kalender“ aus.
   • Gib dem neuen Kalender einen Namen und wähle den Ordner, unter welchem der neue Kalender angelegt werden soll.
   • Klicke auf „OK”.

Schritt 4: Importieren der CSV-Datei

1. Klicke in Outlook in der oberen linken Ecke auf „Datei“.
2. Wähle „Öffnen und exportieren“ und dann „Importieren/Exportieren“.
3. Wähle „Aus anderen Programmen oder Dateien importieren“ und klicke auf „Weiter“.
4. Wähle „Durch Trennzeichen getrennte Werte“ und klicke auf „Weiter“.
5. Klicke auf „Durchsuchen“, um die zuvor gespeicherte CSV-Datei auszuwählen.
6. Wähle die gewünschten Optionen (z.B. Duplikate durch importierte Elemente ersetzen) und klicke auf „Weiter“.
7. Wähle als Zielordner den gewünschten Kalender und klicke auf „Weiter“.

Schritt 5: Felder zuordnen

1. Du wirst aufgefordert, die Felder aus deiner CSV-Datei den Outlook-Kalenderfeldern zuzuordnen.
   Wähle die Datei aus und klicke auf „Benutzerdefinierte Felder zuordnen“.
2. Ziehe die Felder aus der linken Spalte (CSV) in die entsprechenden Felder in der rechten Spalte (Outlook):
   • Betreff → Betreff
   • Ganztägig → Ganztägiges Ereignis
   • Beginn am → Beginnt am
   • Beginn um → Beginnt um
   • Ende am → Endet am
   • Ende um → Endet um
   • Erinnerung → Erinnerung Ein/Aus
   • Erinnerung am → Erinnerung am
   • Erinnerung um → Erinnerung um
   • Beschreibung → Beschreibung
3. Klicke auf „OK“, wenn du fertig bist.

Schritt 6: Import abschließen

1. Klicke auf „Fertig stellen“, um den Import abzuschließen.
2. Deine Termine sollten nun im Outlook-Kalender erscheinen.

Die Termine aus der Excel-Tabelle sind jetzt in deinem Outlook-Kalender.Du wirst zur festgelegten Zeit an die anstehenden Aufgaben erinnert.