Semesterwechsel

Der Semesterwechsel steht bald an. Wie beim Schuljahreswechsel müssen auch beim Semesterwechsel ein paar Vorbereitungen getroffen werden, bevor das neue Semester aktiviert werden kann.

Punkte 1 - 6 können jetzt schon vorab ausgeführt werden.

Die meisten Schulen haben im Sommer beim Schuljahreswechsel die Daten ins ganze Schuljahr kopiert. In diesem Fall muss nichts gemacht werden. Wir empfehlen allerdings zu prüfen, ob im Sommer wirklich alle Daten von Ihnen kopiert wurden.

Bei Fragen, oder wenn sie unsicher sind, dürfen Sie sich gerne beim Support (support@pupil.ch) melden.

1. Neues Semester erstellen

Unter Master Data -> Schulen/Klassen/Gruppen -> Semester finden Sie die nötigen Tools für den Semester- und den Schuljahreswechsel. (Optional: Hier wird diese Seite detaillierter erklärt und der Unterschied zwischen Semesterwechsel und Schuljahreswechsel aufgezeigt.)

Damit wir später ins nächste Semester wechseln können, muss dieses erst erstellt werden. Klicken Sie dafür auf den Button [+Neues Semester erstellen] und bestätigen Sie das Erstellen des neuen Semesters auf dem sich öffnenden Fenster.

Sollte das kommende Semester schon erstellt worden sein, müssen Sie kein weiteres Semester erstellen.

2. Stundentafel kopieren

Sofern Sie an Ihrer Schule mit dem Modul Noten und Zeugnisse oder dem Stundenplan arbeiten, müssen Sie die Stundentafel ins nächste Semester kopieren. Die Stundentafel bildet die Grundlage für die "Fächer der Stundentafel".

Prüfen Sie vorab, ob die Stundentafel schon im Sommer kopiert wurde (Master Data -> Schulen/Klassen/Gruppen -> Stundentafel). Siehe Abschnitt Hinweis - Kontrolle am Ende dieser Anleitung.

3. Klassen kopieren

Prüfen Sie unter Master Data -> Schulen/Klassen/Gruppen -> Klassen, ob im kommenden Semester die Klassen inkl. Lehrpersonen und Fächern erfasst sind. Prüfen Sie zudem in der Master Data -> Personen, ob die Klassen im kommenden Semester mit Schülern gefüllt sind. Siehe Abschnitt Hinweis - Kontrolle am Ende dieser Anleitung.

Sind diese Daten noch nicht im nächsten Semester, klicken Sie unter Master Data -> Schulen/Klassen/Gruppen -> Semester auf "Klassenzuteilung nächstes Semester" und aktivieren Sie den Semesterwechsel (nicht den Schuljahreswechsel). Wenn Sie den Testlauf starten, sehen Sie wie viele Schüler, Klassen und Lehrpersonen ins nächste Semester übernommen werden.

Wenn Sie die SuS-Daten in Ihrem Umsystem erfassen müssen (SV, Edis, Scolaris, LO), können Sie die SuS-Daten anschliessend an das Kopieren der Klassen wie gewohnt nach PUPIL importieren. Bei Schulen im Kanton TG mit einer Schnittstelle aus dem Edis läuft dieser Import automatisch.

Hinweis - Fehlermeldung beim Kopieren der Klassen

Es kann sein, dass beim Kopieren der Klassenzuteilungen fürs nächste Semester eine Fehlermeldung erscheint und den Vorgang blockiert. Folgendes muss dann überprüft werden:

Klassen müssen ein eingetragenes Schuljahr haben. Master Data > Schulen/Klassen/Gruppen > Klassen > Klassen bearbeiten mit dem Stiftsymbol.

4. Gruppen kopieren

Prüfen Sie unter Master Data -> Schulen/Klassen/Gruppen -> Gruppen, ob im kommenden Semester die Gruppen vorhanden sind. Siehe Abschnitt Hinweis - Kontrolle am Ende dieser Anleitung.

Falls die Gruppen nicht vorhanden sind, müssen Sie die Gruppen noch ins nächste Semester kopieren.

Das Kopieren der Gruppen muss VOR dem Kopieren des Stundenplans geschehen.

5. Abteilung / Niveau kopieren

Wenn Sie an Ihrer Schule mit Abteilungen / Niveaus arbeiten, müssen Sie diese ins nächste Semester kopieren (oder einzeln von Hand erfassen). Anschliessend können Sie bei den Abteilungen / Niveaus der SuS im neuen Semester gewünschte Mutationen anbringen.

6. Stundenplan kopieren

Wenn Sie an Ihrer Schule mit dem Stundenplan von PUPIL arbeiten, müssen Sie diesen ins nächste Semester kopieren.

Nach dem Kopieren können Sie gewünschte Mutationen im neuen Stundenplan vornehmen.

Hinweis: Der Stundenplan kann nur einmal kopiert werden, sobald Einträge vorhanden sind, kann er nicht mehr kopiert werden.

7. Semester wechseln

Dieser Punkt muss beim Semesterwechsel (31.1. oder 1.2.) geschehen.

Der grüne Punkt symbolisiert das aktive Semester. Aktivieren Sie den roten Button (dann wird er grün und der grüne wird rot) bei Semester 2 (2023-2024). Ab diesem Zeitpunkt ist das System in sämtlichen Einstellungen im nächsten Semester.

Hinweis - Kontrolle

Master Data > Klassen und Gruppen, können Sie durch die Auswahl des kommenden Semesters prüfen, ob die Klassen und Gruppen bereits in das neue Semester kopiert wurden.

Im Anschluss wählen Sie eine Klasse aus und klicken auf bearbeiten und prüfen bei Semester Informationen, ob die Lehrpersonen mit den Fächern eingetragen sind - sind sie es nicht, wurden die Klassen nicht kopiert.

MasterData > Personen - über den Filter eine Klassen des nächsten Semesters auswählen und prüfen, ob darin SuS vorhanden sind. Werden keine SuS angezeigt, so wurden die Klassen noch nicht kopiert - dasselbe gilt für auch für die Gruppen.


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