Berufsauftrag

Zweck und Funktion

Der Berufsauftrag für Lehrpersonen der Volksschule inkl. anerkannte private Sonderschulen umfasst alle Bereiche des Schulalltags. Im Berufsauftrag werden die Arbeitsinhalte und die Pflichten einer Lehrperson im Rahmen einer Jahresarbeitszeit festgelegt. 

Das PUPIL-Modul BERUFSAUFTRAG wurde im Auftrag des Kantons St. Gallen entsprechend seinen spezifischen Anforderungen entwickelt (PUPIL@SG).

Im Modul BERUFSAUFTRAG können Verträge für die Mitarbeitenden erstellt, eingesehen und gedruckt werden.

Neuigkeiten

2026-02 | Vorverträge

Neu können Verträge lediglich auf Basis von Name, Vorname und Geburtsdatum erfasst werden. Also bevor die Personendaten in PUPIL vorliegen, kann im Modul BERUFSAUFTRÄGE gearbeitet werden.

Abgrenzung

Diese Dokumentation behandelt ausschliesslich die Funktionalitäten zur Erfassung in PUPIL. Die grundsätzlichen Aspekte des Personalrechts für Lehrpersonen der Volksschule unterliegen dem Kanton St. Gallen.

BERUFSAUFTRAG

Das Modul ist zu finden unter Master Data → Personen (SuS/GV/LP/SV/SB). Das Menü ist aufgeteilt in Verträge, Vorverträge und Einstellungen.

Die Beschreibung ist in dieser Reihenfolge aufgebaut:

▶️ Ansicht Verträge, grundlegende Erläuterungen zu den Filtern

▶️ Ansicht Vorverträge, Erläuterungen und Erfassung Vorverträge

▶️ Verträge, Grundsätzliches zur Erfassung

▶️ Ansicht Einstellungen, Erläuterungen

Ansicht Verträge

In der Standardansicht ist der Filterbereich eingeklappt. Mit Klick auf den Button [ Filter ] zeigt sich folgende Ansicht:

Die Filter Standort, Geburtstag, Datum, Unterzeichnet, Klassenverantwortung und Jobsharing funktionieren als Und-Verknüpfung. Das Suchfeld findet in den Feldern Nachname und Vorname auch Werte innerhalb der Bezeichnungen. Zum Beispiel "nika" findet Monika, Donika, Tonika und Nikaodeon.

Im unteren Zusatzfilterbereich sind diese Optionen verfügbar:

▶️ Anstelllungsart

▶️ Nur Mitarbeitende ohne Vertrag anzeigen

▶️ Nur inaktive Mitarbeitende anzeigen

Ist mindestens einer dieser drei Zusatzfilter ausgewählt, so wird der Filter Button blau angezeigt.

Das Arbeiten mit Vertrgägen wird unter "Vertrag erfassen" beschrieben.

Ansicht Vorverträge

Unter "Vorverträge" lassen sich Datensätze anlegen, bevor von kommenden Mitarbeitenden Personendaten in PUPIL vorliegen. Für die Eröffnung werden lediglich Name, Vorname und Geburtsdatum benötigt. Anschliessend wird - wie unter "Verträge" - ein Vertag erfasst. Oder präziser: Ein VORVERTRAG. Das Vorgehen:

Mit Button [ + Person ] wird das Modal "Person erstellen" geöffnet. Hier werden wie erwähnt Name, Vorname und Geburtsdatum erfasst. Mit Button [ speichern ] wird der Datensatz angelegt. Anschliessend wird rechts via Icon "Auge" - Details - die Detailansicht dieser Person aufgerufen. Bis auf Name, Vorname und Geburtsdatum ist noch nichts vorhanden. Mit Button [ + Vertrag erfassen ] wird das gleichlautende Modal geöffnet. Die Erfassung von Basisvertrag, Zusatzvertrag oder Projekt im Arbeitsfeld Schule wird analog "Berufsauftrag - Verträge" erfasst, was weiter unten erläutert wird.

Ein erfasster Vorvertrag lässt sich analog Vertrag auch ausdrucken, was ja dem Zweck der Übung entspricht:

Vorverträge in Verträge umwandeln

Via Editor-Icon "Vorverträge in Verträge umwandeln" wird das gleichnamige Modal geöffnet:

Sind in PUPIL die Personendaten des neuen Mitarbeitenden erfasst, können die Vorverträge in Verträge umgewandelt werden. Im Auswahlfeld "Bitte wählen" ist die gewünschte Person zu wählen und mit Button [ Vertrag erstellen ] zu bestätigen.

Verträge

Anders als in Vorverträge setzt die Ansicht "Berufsauftag - Verträge" in PUPIL angelegte Personendaten voraus. Deshalb lassen sich keine Mitarbeitende erfassen.

Aus der Übersicht der "Verträge" wird via Icon "Auge" ganz rechts zur Detailansicht des gewählten Mitarbeitenden gewechselt. In der Standardansicht wird das Tagesdatum vorgetragen. Damit werden (nur) Verträge aufgeführt, welche derzeit gültig sind. Mit Klick auf das Kalender-Icon oder in das Datumsfeld lässt sich ein bestimmtes anderes Datum wählen.

Aktion	Beschreibung
1. Datumsfilter	Die Verträge werden standardmässig immer per heute angezeigt. Dieses Datum kann angepasst werden, wenn frühere oder spätere Verträge in der Übersicht angezeigt werden sollen. Wird das "Verträge per:" leer gelassen, so werden sämtliche vorhandenen Verträge aufgelistet! Dies kann auch nützlich sein, wenn bei der Erfassung eines neuen Vertrages die Meldung "es existiert bereits ein Vertrag" angezeigt wird.
2. Persönliche Daten	Hier werden Name und Geburtsdatum der Mitarbeitenden angezeigt.
3. Aktive Verträge	Anhand des Datumsfilter werden hier alle aktiven, laufenden Verträge aufgelistet. Es können mehrere Verträge gleichzeitig existieren, aber immer nur ein Basisvertrag zur gleichen Zeit. In dieser Übersicht ist zu sehen, für wie viel Prozent und Anzahl Lektionen die Verträge generiert wurden, ab wann die Verträge laufen und ob sie befristet oder unbefristet sind. Um mehr über die Verträge zu erfahren, kann in der unteren Tabelle der entsprechende Vertrag bearbeitet werden.
4. Summe der Arbeitsfelder	Aus allen laufenden Arbeitsverträgen (siehe Datumsfilter) werden hier die Summen der Arbeitsfelder angezeigt. Diese können im Ausdruck der einzelnen Verträgen detailliert nachgeschaut werden.
5. Zusätzliche Stunden	Wenn ein Vertrag für eine Stellvertretung bis 4 Wochen erstellt wurde, wird keine Altersentlastung berechnet. Ansonsten gilt: Wenn die Lehrperson für mindestens 8 Lektionen angestellt wird, erhält sie die Altersentlastung. Wenn eine Lehrperson für weniger als 8 Lektionen angestellt ist, erhält sie die Altersentlastung nur, wenn sie mit der Flexibilisierung in den Verträgen für mindestens 30% angestellt ist. Die Altersentlastung von 6.286% gilt für Lehrpersonen ab dem Schuljahr, in dem das 56. Altersjahr erfüllt wird und 9.429% ab dem Schuljahr, in dem das 61. Altersjahr vollendet wird. Siehe dazu auch Altersentlastung (AE) am Schluss dieser Doku.
6. Summe	In der Summe werden die Stunden der Arbeitsfelder und der Altersentlastung summiert.
7. Vertrag erfassen	Wie in der Einleitung erwähnt, können 7 verschiedene Vertragstypen generiert werden. Es kann immer nur ein Basisvertrag zur gleichen Zeit laufen. Ein Zusatzvertrag kann markiert werden als nicht ständig wegen unsicherer Entwicklung der SuS-Zahlen. Diese können befristet oder unbefristet sein. Ein Projekt im Arbeitsfeld Schule kann befristet oder unbefristet sein. Hier werden nur die Stunden im Arbeitsfeld Schule eingetragen. Bei einem Vertrag mit Verzicht auf die Arbeitsfelder SuS und Schule wird nur das Arbeitsfeld Unterricht (Anzahl Lektionen) angegeben. Wenn eine Lehrperson ein Überpensum hat, kann ein Vertrag "Überpensum Unterricht" (nur für Arbeitsfeld Unterricht) oder "Überpensum andere Arbeitsfelder" (für Arbeitsfelder SuS, Schule und LP) zusätzlich zum Basisvertrag mit 100% erstellt werden. Für Schulleitungen könne Verträge mit dem Typ Statistik erstellt werden. Je nach Vertragstyp können folgende Felder eingetragen werden: Grunddaten Start- und Enddatum des Vertrages (bei einem unbefristeten Vertrag kann optional ein Enddatum gesetzt werden) befristet/unbefristet Anzahl Lektionen (Unterricht) Wenn weniger als 10 Lektionen eingetragen werden, kann definiert werden, ob es eine Befreiung gewisser Arbeitsfelder kommen soll. Klassenverantwortung ja/nein Anzahl Lektionen Klassenverantwortung der Beschäftigungsgrad (Arbeitsfeld Unterricht) wird automatisch berechnet Flexibilisierung Arbeitsfeld Schülerinnen und Schüler in Stunden (die Anzahl Stunden werden automatisch zum Anstellungsprozent umgerechnet) Arbeitsfeld Schule in Stunden (die Anzahl Stunden werden automatisch zum Anstellungsprozent umgerechnet) Arbeitsfeld Lehrperson in Stunden (die Anzahl Stunden werden automatisch zum Anstellungsprozent umgerechnet) Informationen zur Lehrperson Lehrperson Kategorie (es kann gewählt werden zwischen 28 Lektionen = 100% oder 29 Lektionen = 100% bei einer reinen Fachlehrperson) Anstellung als Qualifikation (diese ist relevant für die Statistik) Faktor Lohnreduktion (bei Verträgen ohne Lehrdiplom werden per 01.08.2023 85% des Lohns ausbezahlt) ein Vertrag kann als unterzeichnet markiert werden Zuweisung der Lohnkategorien (in Unterrichtslektionen) die Anzahl Lektionen aus den Grunddaten müssen hier auf die verschiedenen Kategorien verteilt werden (es muss die gleiche Anzahl in Total sein) Unterricht nach Stufe (in Unterrichtslektionen) die Anzahl Lektionen aus den Grunddaten müssen hier auf die verschiedenen Stufen verteilt werden (es muss die gleiche Anzahl in Total sein) Statistik Standort/Schulhaus ist relevant für die Statistik Schulart ist relevant für die Statistik
8. Verträge drucken	Um einen Vertrag drucken zu können, ist vorgängig in der Dokumentenverwaltung eine Vorlage mit dem Typ "Berufsauftrag Vertrag" hochzuladen. Dabei können die folgenden Platzhalter verwendet werden. Damit für jeden Vertragstyp der richtige Titel gesetzt wird, benutzen Sie bitte den Platzhalter $vertragstitel$. Sobald mindestens ein Datensatz selektiert ist, wird rechts die Auswahl "Aktion für nn selektierte Erebnisse angezeigt, wo der Button [ Drucken ] ausgewählt werden kann. Geöffnet wird ein Ordner mit einem Word Dokument und einem PDF Dokument. Im Word Dokument wird der Vertrag entsprechend der Vorlage generiert. Pro Vertrag wird im Word eine neue Seite erstellt (Seitenumbruch). Im PDF Dokument finden sich die Anhänge der Verträge mit den Anzahl Stunden und Prozentangaben pro Arbeitsfeld. Die bisherige Einschränkung "Vorlage Berufsauftrag nur EINMAL vorhanden" ist nicht mehr zutreffend. Es können mehrere Vorlagen angelegt werden.
9. Vertrag bearbeiten	Der Vertrag kann mit dem Bearbeitungs-Icon bearbeitet werden. Jeder Vertrag kann einzeln gelöscht werden mit dem Lösch-Icon.
10 - zurück zur Übersicht	Mittel Button "Zurück zur Übersicht" kann zur Hauptansicht "Berufsauftrag - Verträge" gewechselt werden.

Modal "Vertrag erfassen für"

Ein Vertrag kann ein bestimmter Typ haben: Basisvertrag - Zusatzvertrag - Projekt im Arbeitsfeld Schule.

Je nach Auswahl der Vertragsart wird ein entsprechendes Modal zur Erfassung der notwendigen Werten angezeigt.

Für die fachlichen Dokumentationen verweisen wir auf die Website von Bildungsamt wie z. B. Anstellung Lehrpersonen.

Folgevertrag erfassen

Im Modal "Folgevertrag erfassen" wird auf Basis des zu wählenden ursprünglichen Vertrages ein neuer Vertrag angelegt. Der neue Vertrag ist eine 1:1 Kopie des ursprünglichen Vertrages und kann nach der Erstellung individuell angepasst werden.

Ohne "Ende des neuen Vertrages" wird ein unbefristeter Vertrag generiert.

Verträge drucken

Werden links [ A ] einzelne Datensätze selektiert, wird nachfolgend der Button [ B - Aktion für x selektierte Ergebnisse ] angezeigt. Ausgewählt wird dort die Aktion [ Drucken].

In jedem Vertrag kann eine Druckvorlage bestimmt werden. Wird keine Vorlage im Vertrag hinterlegt, so wird die Standardvorlage verwendet, welche beim Starten des Drucks verwendet wird.

Der Druck geschieht im Hintergrund. Der Status wird oben angezeigt [ C ]. Die Seite kann während des Drucks verlassen werden. Ist der Druck fertig, kann das ZIP-File mit allen Verträgen heruntergeladen werden.

Der Vertrag wird als DOCX-Datei, der Anhang als PDF-Datei generiert. Im Anhang wird die Aufschlüsselung der Arbeitsfelder ausgewiesen:

Berufsauftrag - Einstellungen

Die Ansicht "Einstellungen" ist unterteilt in die Register Stellen, Kostenstellen und Benachrichtigungen. Die ersten beiden Register sind für die Schnittstelle (SST) Abacus Lohn relevant und werden zu gegeben Zeit erläutert. Wir unterschieden da die Importrichtungen Abacus Lohn → PUPIL → Abacus Lohn (Personalstamm HR).

Register Benachrichtigungen

Es besteht die Möglichkeit, z. B. Mitarbeitende vom Personaldienst via Benachrichtigungszentrum über Änderungen von Verträgen zu informieren. Daduch erübrigt sind dann die manuelle Benachrichtigung durch den SL an den Personaldienst.

Folgende Einstellungen sind dazu erforderlich:

▶️ Hier in den Einstellungen, welche ROLLEN Zugang zu Vertragsbenachrichtigungen haben sollen

▶️ In den Einstellungen Benachrichtigungszentrum, Register "Themenauswahl" bei der Kategorie "Personen" → Vertrag geändert → ist aktiv

▶️ In den Einstellungen Benachrichtigungszentrum, Register "Tägliche Zusammenfassung" ist das Stichwort "Vertrag" oder "Vertrag geändert" einzutragen und zu speichern 😉

Die letzen beiden Punkte sind beim PUPIL Benutzende vorzunehmen.

Register Kostenstellen

Folgt zu gegebener Zeit, wenn die SST PUPIL → Abacus Lohn (Personenstamm HR) aktiv ist. Derzeit ist diese Einstellung noch nicht zu verwenden.

Register Stellen

Folgt zu gegebener Zeit, wenn die SST PUPIL → Abacus Lohn (Personenstamm HR) aktiv ist. Derzeit ist diese Einstellung noch nicht zu verwenden.

Berufsauftrag Daten exportieren

Wie bereits erwähnt können hier im Menü BERUFSAUFTRAG die Verträge je Mitarbeitenden gedruckt werden (Basis- und Zusatzverträge). Im Menü DATENEXPORTE hingegen lässt sich ein Excel Export generieren. Mit Klick auf das Download-Icon öffnet sich das "Modal Berufsauftrag Daten exportieren".

[ A ] - Anzeigen | alle MAs mit den nachfolgend Feldern oder History für ausgewählte MAs

[ B ] - Ein Datum ist zu wählen - Pflichtfeld

[ C ] - Fremdsystem → siehe Erläuterungen dazu in Doku Datenexport / Berufsauftrag

Die transponierten Felder dieser Tabelle sind

→ Felder der Excel "Berufsauftrag_Export":

Lehrperson ID

Anrede

Name

Vorname

Anstellung als

Lehrperson Kategorie

Standort/Schulhaus

Geburtsdatum

Adresse

PLZ

Ort

Jobsharing ID

Vertrag ID

Gültig von

Gültig bis

% - Anstellung

Altersentlastung

Arbeitsjahr

Lohnklasse

Lektionen Lohnkategorie KG/PS/Lega/Dysk

Lektionen Lohnkategorie OS/SHP

Lektionen Lohnkategorie Förderung ohne Lehrdiplom Regelklasse

Lektionen Lohnkategorie Musiklehrperson ohne Musikdiplom

% Lohnkategorie KG/PS/Lega/Dysk

% Lohnkategorie OS/SHP

% Lohnkategorie Förderung ohne Lehrdiplom Regelklasse

% Lohnkategorie Musiklehrperson ohne Musikdiplom

Lektionen Unterricht KG

Lektionen Unterricht PS

Lektionen Unterricht OS

Lektionen Unterricht SoPäd

Lektionen Unterricht Deutsch für Kinder mit Migrationshintergrund

** Ende Grundwerte **

Zusatz - relevante Werte für SST abacus HR

% Unterricht

% SuS

Beschreibung Flexibilisierung SuS

% Schule

Beschreibung Flexibilisierung Schule

% Lehrperson

Beschreibung Flexibilisierung LP

% Total

Stunden Unterricht

Stunden SuS

Stunden Schule

Stunden Lehrperson

Stunden Total

Abacus Personal ID

Basis Vertrag ID

Stelle ID

Schule BUR

Faktor Lohn

Lohnkategorie

unbefristet

** Ende Berufsauftrag_Export **

Altersentlastung (AE)

Ohne Erfassung eines neuen Arbeitsvertrags wird keine Altersentlastung gerechnet per 01.08.YYYY. Das ist insofern korrekt, da mit AE das Anstellungspensum ändert (oder die Anzahl Unterrichtslektionen reduziert wird) und deshalb zwingend ein neuer Vertrag zu erstellen ist.

Beispiele, wann LPs AE-berechtigt werden und deshalb neue Verträge zu erstellen sind:

Gesetzliche Bestimmungen

In Art. 15 Altersentlastung werden die Bestimmungen erläutert. Er ist zu finden in der "Verordnung zum Personalrecht der Volksschul-Lehrpersonen (VPVL)" - [ Link ].

Art. 15 Altersentlastung

1. Die Altersentlastung erfolgt im Arbeitsfeld Unterricht.
2. Sie beträgt bei gleichem Lohn ab dem Schuljahr, in dem die Lehrperson das:
   a) 56. Altersjahr vollendet, 6,286 Prozent der Jahresarbeitszeit;
   b) 61. Altersjahr vollendet, 9,429 Prozent der Jahresarbeitszeit.
3. 3 - Sie entfällt bei einem Beschäftigungsgrad von weniger als 30 Prozent.

Ab wann eine Lehrperson Anspruch auf Altersentlastung hat, ist in der Ansicht "Arbeitsjahrberechnung – Detailansicht" ersichtlich.