Stundenplan Sicht Admin

1. Vorbereitung Raumplanung / Master Data

Bevor mit dem Erstellen der Stundenpläne begonnen werden kann, sind gewisse Daten zu erfassen und zu hinterlegen. Dieses Vorgehen wird in diesem Kapitel erklärt.

1.1 Semester erstellen

Die Übersicht der Semester befindet sich unter Master Data -> Schulen/Klassen/Gruppen -> Semester.

Im gewünschten Semester wird mit Klick auf das Icon "Handbuch" (ganz rechts) das Modal "Klassen fürs Semester definieren" geöffnet. Für die hier ausgewählten Klassen kann ein Stundenplan erstellt werden.

1.2 Klassen-Informationen kontrollieren

Damit im Stundenplan-Modul alle Daten korrekt angezeigt werden, sind die Angaben von Jahrgang und Klassenbeschreibung bei der Klasse erforderlich.

In Master Data ->Schulen/Klassen/Gruppen -> Klassen sind die erfassten Klassen aufgeführt.

Bitte hier den Jahrgang kontrollieren. Falls dieser nicht eingetragen ist, hier erfassen. Zusätzlich sollte das Kürzel für die Klasse erfasst werden, falls noch nicht vorhanden.

Im zweiten Tab kann die Klassenbeschreibung - falls gewünscht - angepasst werden. Im Gegensatz dazu ist der Klassenname nicht bearbeitbar.

Weiter sollen für den Stundenplan Informationen wie Raum und Lehrpersonen hinterlegt werden. Diese Beschreibungen sind unter 1.5.2 Zimmer der Klasse zuweisen und 1.6 Klassenlehrpersonen den Klassen hinterlegen zu finden.

1.3 Räume erfassen

Damit im Stundenplan die Räume den Lehrpersonen oder Klassen zugewiesen werden können, sind diese vorgängig im Modul Inventarisierung zu erfassen (inkl. Standorte und Gebäude):

1.3.1 Standorte

Unter Schulverwaltung -> Inventarisierung -> Standorte verwalten können Standorte erfasst und bearbeitet werden.

1.3.2 Gebäude

Nach den Standorten werden die Gebäude erfasst. Unter Schulverwaltung -> Inventarisierung -> Gebäude verwalten werden diese erfasst und bearbeitet.

1.3.3 Räume

Nach den Gebäuden werden die Räume erfasst. Unter Schulverwaltung -> Inventarisierung -> Räume verwalten werden diese erfasst und bearbeitet.

Felder	Beschreibung
1. Gebäude	Für den Raum muss zuerst ein bereits erstelltes Gebäude angewählt werden.
2. Raumname	Hier wird der Name des Raumes erfasst.
3. Kürzel	Für das Modul Stundenplan muss zwingend ein Kürzel pro Raum hinterlegt werden.
4. Ordnung	Die Ordnung bestimmt die Reihenfolge in der Auflistung aller Standorte. Je höher die Nummer, desto weiter unten findet sich dann dieser Standort.
5. Benutzer wählen	Standardmässig wird hier die Userin oder der User angezeigt, welche/r eingeloggt ist. Die eingetragene Person wäre die verantwortliche Person, zum Beispiel ein Hauswart.
6. im Web anzeigen	Diese Funktion wird für die Raumreservation benötigt und muss für den Stundenplan nicht aktiviert werden.
7. anzeigen in	Für das Modul Stundenplan muss die Raumplanung angewählt werden.
8. Dateien hinzufügen	Es können Dateien zu diesem Standort angehängt werden. Diese Funktion wird für den Stundenplan nicht benötigt.
9. Erstellen	Mit dem blauen Button wird der Raum erstellt.

1.4 Lehrpersonen mit Kürzel versehen

Lehrpersonen werden im Stundenplanmodul mit Kürzel angezeigt. Diese Kürzel sind also zuvor in Master Data zu erfassen.

In Master Data -> Personen (SuS/GV/LP/SV/MA/SB) -> Personen können die Lehrpersonen angezeigt werden. Dazu ist der Filter entsprechend zu wählen:

Der Kürzel lässt sich im Editier-Modus erfassen. Sollte dieses Feld bei der gesuchten Rolle fehlen, so ist eine Anpassung in Rolle Feldberechtigung erforderlich.

Unter dem Reiter Hauptinformationen wird das Kürzel erfasst.

1.5 Zimmer hinterlegen

Die Klassenzimmer können entweder den Lehrpersonen zugewiesen oder bei den Klassen hinterlegt werden.

1.5.1 Zimmer der Lehrperson zuweisen

In Master Data -> Personen (SuS/GV/LP/SV/MA/SB) -> Personen können die Lehrpersonen angezeigt werden. Um den Raum zu erfassen, wird bei der entsprechenden Person auf das Editier-Icon geklickt.

Um das Zimmer zu erfassen, ist zum Tab "andere Informationen" zu wechseln. Hier kann der (bereits erfasste) Raum der Lehrperson zugewiesen werden.

1.5.2 Zimmer der Klasse zuweisen

Alternativ können die Räume den Klassen zugewiesen werden.

In Master Data -> Schulen/Klassen/Gruppen -> Klassen werden alle erfassten Klassen angezeigt. Der Filter ist für das entsprechende Semester zu setzen, für welches dann der Stundenplan erstellt wird.

Über das Editier-Icon wird das Modal "Klassen bearbeiten" geöffnet. Das Klassenzimmer kann im Tab "Semester Informationen" hinterlegt werden.

1.6 Schulfächer erfassen

Unter Master Data -> Schulen/Klassen/Gruppen -> Schulfächer können Schulfächer erstellt und bearbeitet werden.

Ein Modal "Schulfach erstellen" öffnet sich. Hier können folgende Angaben erfasst oder geändert werden.

1.7 Klassenlehrpersonen den Klassen hinterlegen

In Master Data, Schulen/Klassen/Gruppen, Klassen werden alle erfassten Klassen angezeigt. Jede Klasse kann einzeln angewählt und bearbeitet werden. Mit dem Editier-Icon öffnet sich das Modal "Klassen bearbeiten". Im Tab "Semester Informationen" können die Lehrpersonen hinterlegt werden.

2. Vorbereitung Stundentafel

Nach den zuvor beschriebenen Vorbereitungen wird nun die Stundentafel generiert. Diese findet sich in Master Data -> Schulen/Klassen/Gruppen -> Stundentafel.

2.1 kantonale Stundentafel

In der kantonalen Stundentafel wird definiert, welche Klasse wie viele Lektionen Unterricht in welchem Fach haben. Auch kann angegeben werden, ob Gruppen/Halbklassen-Lektionen bestehen für dieses Fach.

2.2 Klassenstundentafel

In der Klassenstundentafel werden die Lehrpersonen kontrolliert/hinterlegt und der Raum definiert. Dazu ist das richtige Semester (1.) und die Klassenstundentafel (2.) auszuwählen, bevor eine Klasse bzw. deren Anzahl Lektionen in den Fächern (3.) bearbeitet werden. Es übernimmt automatisch die Klassenlehrpersonen für alle Fächer und Räume, ausser es ist jemand anderes hinterlegt. Alle Informationen, welche hier nicht festgelegt werden, müssen anschliessend bei jeder Lektion einzeln bearbeitet werden.

Felder	Beschreibung
1. Semester	Das Semester muss angewählt werden (für welches der Stundenplan erstellt wird).
2. Klassenstundentafel	Im Dropdown soll die Klassenstundentafel angewählt werden.
3. Klasse	Um einen besseren Überblick zu erhalten, kann hier nach Klassen gefiltert werden.
4. Fach	Optional kann hier nach dem Fach gefiltert werden.
5. Lehrperson	Es können insgesamt 3 Lehrpersonen pro Fach pro Klasse hinterlegt werden.
6. Weitere Lehrperson	Es können insgesamt 3 Lehrpersonen pro Fach pro Klasse hinterlegt werden.
7. Förderlehrperson	Es können insgesamt 3 Lehrpersonen pro Fach pro Klasse hinterlegt werden.
8. Raum	Hier kann der Raum für diese Lektionen für diese Klasse angewählt werden.
9. bearbeiten/löschen	Durch das Bearbeiten öffnet sich ein Modal. Hier lassen sich die Informationen von oben (Punkt 5 bis 8) auf einen Blick erkennen und bearbeiten. Wurden die Lehrpersonen bereits den Klassen zugeordnet, werden diese automatisch eingefügt. Beim Betätigen des Lösch-Buttons wird nicht das Fach gelöscht, sondern lediglich aus der Auswahl entfernt.

2.3 Lehrpersonenstundentafel

In der Lehrpersonenstundentafel lassen sich alle Angaben nochmals prüfen und gegebenenfalls bearbeiten.

In dieser Ansicht kann nach einer Lehrperson gefiltert werden. Durch das Filtern werden alle Lektionen angezeigt, welche diese Lehrperson unterrichten wird. Es können Änderungen bezüglich Klasse, Raum, Fach und Anzahl Lektionen vorgenommen werden.

Verfügbarkeit der LPs

In den Lehrpersonenstunden findet sich eine Übersicht, wo die Verfügbarkeit der angewählten Person bestimmt werden kann. Grüne Felder sind verfügbare Lektionen und rote Felder sind gesperrte Lektionen. Durch das Anklicken eines Feldes ändert sich die Farbe.

Es gibt zusätzlich eine Kommentarfunktion, dort kann zum Beispiel ein Kommentar zur Abwesenheit hinterlegt werden.

2.4 Stundentafel synchronisieren

Die Synchronisation der Stundentafel - sprich Übertragung auf nächstes Semester / nächstes Schuljahr - erfolgt in Master Data → Schulen/Klassen/ Gruppen → Semester.

Die Stundentafel wird vom ersten ins zweite Semester kopiert. Im zweiten Semester besteht zusätzlich die Option, die Stundentafel und die Stundenkonfiguration aus dem aktiven Schuljahr ins nächste Schuljahr zu kopieren.

Dies ist der letzte Schritt, bevor die Stundenpläne dann erstellt werden.

3. Stundenkonfiguration

Nach den Voreinstellungen wird ins Modul STUNDENPLAN im Hauptmenü Schulleitung gewechselt.

Um die Konfiguration vorzunehmen, werden die Einstellungen geöffnet. Die Zeiten können nach Beginn der Planung des Stundenplans nicht mehr verändert werden. Die Zeiten und Anzahl Lektionen können für jede Stufe unterschiedlich eingestellt werden.

Felder	Beschreibung
1. Semester	Das Semester muss hier angewählt werden.
2. Schuljahresstufe	Wenn hier eine Stufe angewählt wird, werden die Einstellungen (Zeiten) nur für die gewählte Stufe vorgenommen. Wenn hier keine Stufe angewählt wird, werden die Zeiten für die ganze Schule übernommen.
3. Klasse	Wenn hier eine Klasse angewählt wird, werden die Einstellungen (Zeiten) nur für die gewählte Klasse vorgenommen. Wenn hier keine Klasse angewählt wird, werden die Zeiten für die ganze Schule und alle Klassen übernommen.
4. Ausblenden	Die erste Lektion kann ausgeblendet werden. Dies kann beispielsweise für den Kindergarten nützlich sein, wenn die erste Lektion dort später beginnt.
5. Zeit	Hier wird die Start- und die Endzeit für die Lektion angegeben.
6. Text eintragen	Nebst Zeitangaben können auch Angaben in Worten erfasst werden (z.B. Mittag oder Pause).
7. Lektionen sperren/ freischalten	Grüne Lektionen sind frei für den Stundenplan. Dort können Lektionen geplant werden. Rote Lektionen sind gesperrt. Es können keine Lektionen für diese Stunden geplant werden.
8. kopieren	Hier kann ein Semester oder eine Schuljahresstufe angewählt werden. Die gewählte Stufe oder das gewählte Semester (mit den Zeiten) wird durch die Bestätigung für die gewählte Ansicht übernommen.

3.1 Mittagslektion markieren

Diese Konfiguration wurde für das Modul Schulbus konzipiert. Durch das Markieren der Mittagslektion können im Modul Schulbus die Schülerinnen und Schüler automatisch den Linien zugewiesen werden. Das System erkennt dadurch, wann die letzte Lektion zu Ende ist, d.h. wann die Schülerinnen und Schüler nachhause fahren dürfen. Die gleiche Logik wird angewandt für die erste Nachmittagslektion. Es kann nur eine Lektion als Mittagslektion markiert werden.

3.2 Fächer anonymisieren

Pro Schuljahresstufe kann definiert werden, ob im Stundenplan die Fächer ausgewiesen werden sollen oder nicht. Diese Einstellung findet sich in den Einstellungen des Stundenplans und dann im 2. Tab "Fächer anonymisieren". Standardmässig werden die Fächer ausgewiesen. Wenn sie anonymisiert werden sollen, muss eine Farbe und ein Name festgelegt werden. Diese werden dann im Stundenplan so angezeigt. Anonymisiert werden nur die Klassenlektionen (also keine Gruppenlektionen), und die Lektionen, welche im Klassenzimmer stattfinden. Diese Einstellungen zeigen sich im Druck (Stundenplan > Druckansicht) und im Elternportal (Pupil Connect).

4. Stundenplan erstellen

In diesem Kapitel wird erläutert, wie der Stundenplan erstellt wird.

4.1 Erstellungsmaske

Unter Schulleitung --> Stundenplan --> Stundenplan bearbeiten können nach den Vorbereitungen die Stundenpläne erstellt werden.

Die Erstellung des Stundenplans erfolgt manuell. Um den Stundenplan zu erstellen, macht es Sinn, sich zu entscheiden, ob man ihn auf Grundlage der Klassen, Lehrpersonen oder Räumen erstellen soll.

Stundentafel bearbeiten

Die anfängliche, leere Erstellungsmaske sieht folgendermassen aus:

4.2 Klassenlektionen dem Stundenplan hinzufügen

Die Lektionen können aus dem Arbeitsvorrat in die Wochenübersicht gezogen werden. Je nachdem welche anderen Übersichten man auf der rechten Seite anzeigt, erscheinen die in die Wochenübersicht gezogenen Lektionen auch dort.

4.2.1 Lektionen innerhalb des Stundenplans bearbeiten

Wenn man auf das Einstellungsrädchen in einer Lektion klickt, öffnet sich ein Fenster und man kann die Lektion bearbeiten.

4.3 Gruppenlektionen dem Stundenplan hinzufügen

Wenn Lektionen nicht in Klassen, sondern in Halbklassen durchgeführt werden oder auch in Gruppen, in welchen Schülerinnen und Schüler klassenübergreifend unterrichtet werden, empfiehlt sich die Funktion der Gruppenlektionen im Stundenplan.

Gruppenlektionen werden, gleich wie die Klassenlektionen, mit der kantonalen Stundentafel über die Synchronisation im Stundenplan erzeugt. Deshalb müssen diese Gruppen erfasst werden, bevor die Anzahl im kantonalen Stundenplan angegeben wird.

Grundsätzlich können manuelle Gruppen oder dynamische Gruppen erstellt werden. Die Erklärung dazu mit den jeweiligen Vorteilen finden sich hier.

In dieser Übersicht sind die drei verschiedenen Gruppen, welche für den Stundenplan verwendet werden können, auf einen Blick ersichtlich.

4.3.1 Halbklassen-Gruppen

Diese Gruppen empfehlen sich bei Halbklassen-Unterricht.

Gruppen erstellen

In Master Data -> Schulen/Klassen/Gruppen -> Gruppen können Gruppen erstellt und eingesehen werden.

Aktion	Beschreibung
1. Semester	Um eine neue Gruppe zu erstellen oder die erstellten Gruppen einzusehen, muss zuerst das Semester gewählt werden.
2. Neue Gruppe erstellen	Mit dem Betätigen dieses Buttons öffnet sich ein Modal, in welchem die neue Gruppe erfasst werden kann. Die folgenden Felder sind auszufüllen: Falls bekannt, soll der Raum auch angegeben werden. Weiter können das Fach und der Jahrgang angegeben werden.

Gruppen bearbeiten

Die erstellten Gruppen können bearbeitet werden.

4.3.2 Niveau- oder Wahlfachgruppen

Diese Gruppen werden erstellt, wenn es sich um klassenübergreifende Gruppen handelt. Diese können zum Beispiel Niveaugruppen sein oder Wahlfachgruppen.

Gruppen erstellen

In Master Data -> Schulen/Klassen/Gruppen -> Gruppen können Gruppen erstellt und eingesehen werden.

Aktion	Beschreibung
1. Semester	Um eine neue Gruppe zu erstellen oder die erstellten Gruppen einzusehen, muss zuerst das Semester gewählt werden.
2. Neue Gruppe erstellen	Mit dem Betätigen dieses Buttons öffnet sich ein Modal, in welchem die neue Gruppe erfasst werden kann. Die folgenden Felder sind auszufüllen: Falls bekannt, soll der Raum auch angegeben werden. Damit die Gruppenstunden im Stundenplan angezeigt werden, muss der Jahrgang angewählt werden. Wenn die Gruppe jahrgangsübergreifend ist, dann muss pro Jahrgang eine neue Gruppe erstellt werden.

Gruppen bearbeiten

Die erstellten Gruppen können bearbeitet werden.

4.3.3 Individuelle Gruppen/Kleingruppen

Die dritte Möglichkeit sind Gruppen für zum Beispiel DaZ- oder Logo-Unterricht. Grundsätzlich werden diese Gruppen erstellt wie 4.3.2 Niveau- oder Wahlfachgruppen nur ohne Jahrgang, da die Gruppen oft aus stufenübergreifenden SuS bestehen. Diese individuellen Gruppen werden im Klassenstundenplan nicht angezeigt, weil sie keinen Jahrgang hinterlegt haben. Diese Lektionen werden dann allerdings im LP-Stundenplan und im SuS-Stundenplan angezeigt.

4.3.4 Gruppenlektionen planen

Unter Schulleitung -> Stundenplan -> Stundenplan bearbeiten können nun Gruppenstunden geplant werden. Dafür wird zuerst das Semester und dann der Gruppenstundenplan und die Gruppe ausgewählt.

Auf der linken Seite findet sich eine graue Box für neue Einträge. Diese kann in die gewünschte Lektion gezogen werden. Nun wird die gewünschte Gruppe angewählt. Die Gruppen werden nur angezeigt, wenn diese erstellt und der entsprechenden Lehrperson hinterlegt wurden. Weiter können zusätzliche Lehrpersonen und der Raum hinzugefügt werden.

4.3.5 Gruppenlektionen drucken/anzeigen

Die Gruppenlektionen können unter Druckansicht gedruckt werden.

Die Halbklassen-Gruppen (aus Kapitel 4.3.1) und die Niveau-/Wahlfachgruppen werden in allen Stundenplänen gedruckt (sofern ein Jahrgang angewählt wurde).

Der Gruppen Kommentar wird in der Lektion mit Fussnote und in der Legende rechts unterhalb der Fächer Auflistung angezeigt:

4.4 Konflikte im Stundenplan

Da man den Stundenplan von Hand erstellt, können Überschneidungen zu Tage kommen. Überschneidungen werden in Schulleitung -> Stundenplan -> Konflikte und Statistiken tabellarisch angezeigt.

Die Konflikte können nach Klasse, Lehrperson oder Raum gefiltert werden.

Bestehende Konflikte können durch das Anklicken des Pfeil-Icons gelöst werden. Klickt man das Icon an, öffnet sich ein Modal, wo angewählt werden kann, ob der Konflikt in der Klassenansicht, im Lehrpersonenstundenplan oder im Raumstundenplan gelöst werden soll.

5. Bearbeitung des Stundenplans durch die LPs

Der Stundenplan kann an drei Orten freigegeben werden.

• Im Artikel Stundenplan Sicht LP wird erklärt, wie die Lehrpersonen die Lektionen schieben können.
• Weiter können Lehrpersonen die Stundenpläne aller Klassen einsehen, wenn der Zugriff darauf gegeben ist.
• Auch die Druckansicht kann für die Lehrpersonen freigeschaltet werden.

	Die Stundenpläne sind nicht freigeschaltet (rotes, geschlossenes Schloss).
	Die Stundenpläne sind für alle LPs freigeschaltet (grünes, offenes Schloss).

6. Stundenplan fixieren

Nachdem die Lehrpersonen die Stunden geschoben haben, kann der Stundenplan fixiert werden.

	Mit diesen Einstellungen haben die Lehrpersonen noch Zugriff darauf.
	Die Einstellungen, um den Stundenplan zu fixieren, müssen so aussehen.

7. Stundenplan freigeben

Der Stundenplan ist jetzt fixiert. Dieser kann nun für verschiedene Zwecke freigegeben werden.

7.1 Druckfunktion

In der Seitennavigation findet sich die Druckansicht (unter Schulleitung, Stundenplan). Alle erstellten Stundenpläne sind hier zu finden. Diese Ansicht ist für die SL, wie auch für LPs.

Beispiel Klassenstundenplan:

7.2 App

Unter Stundenplan bearbeiten kann oben das Handy-Icon aktiviert werden. Sobald das Icon grün erscheint, sind alle Stundenpläne des angewählten Semesters in der App ersichtlich.

Die Eltern können sich auf ihrem Handy in die PUPIL App einloggen und sehen dort im Elternportal die Stundenpläne ihrer Kinder. Die Halbklassen oder Gruppenstunden werden nur angezeigt, wenn das Kind Teil dieser Gruppe ist.

Um den Stundenplan anzuzeigen, muss zuerst das Kind (1.) und das Semester (2.) angewählt werden. Es werden nur die eigenen Kinder im Dropdown aufgeführt. Im nächsten Schritt kann der Stundenplan pro Tag (3.) begutachtet werden.

Mit dem Pfeil-Icon (1.) lassen sich weitere Informationen einblenden, wie die Klasse, die Lehrpersonen oder der Raum. Der Stundenplan kann auch geteilt oder gespeichert (2.) werden.

Der Stundenplan kann via gewünschte Applikation versendet oder auf dem eigenen Gerät als Datei abgespeichert werden.

7.3 Ansicht für Lehrpersonen

Die Lehrpersonen haben nach der Veröffentlichung keinen Zugriff mehr auf die Bearbeitungsmaske. Sie können allerdings immer noch auf die fixen Stundenpläne zugreifen, diese herunterladen und speichern. Herunterladen können die Lehrpersonen unter Druckansicht.

Unter Schulleitung, Stundenplan, Stundenplan Ansicht finden sich alle Stundenpläne. Die eingeloggte Lehrperson kann also nicht nur die eigenen Stundenpläne einsehen, sondern alle.

Felder	Beschreibung
1. Semester	Das Semester wird hier angewählt.
2. Art des Stundenplans	Es können entweder Klassenstundenpläne, Lehrpersonen-Stundenpläne, Raum-Stundenpläne oder Gruppenstundenpläne ausgewählt werden.
3. Klasse	In einem Dropdown finden sich alle Klassen, Lehrpersonen, Räume oder Gruppen.
4. Informationen	Durch das Anklicken des i-Icons öffnet sich ein kleines Modal mit allen weiteren Informationen.

7.4 Schulplaner verknüpfen

Damit der Schulplaner verknüpft wird, wird zuerst in Stundenplan bearbeiten das Semester angewählt. Der Button links wird verwendet, um die Verknüpfung herzustellen oder zu löschen. Wenn das Symbol grün ist, ist der Stundenplan dieses Semesters für den Schulplaner freigegeben. Wenn das Symbol rot ist, ist der Stundenplan für das gewählte Semester nicht freigegeben.