Raumreservation (Admin)
1.1 Standorte verwalten
In einem ersten Schritt werden die Standorte verwaltet. Diese werden später für die Anzeige der diversen Standorte benötigt. Mit [ + Neu ] wird ein neuer Standort erfasst.
Im Modal [ Standort erstellen ] werden folgende Informationen erfasst:
Standortname | Bezeichnung des Standortes (Textfeld) |
Ordnung | Ordnungszahl für die Positionierung in der Anzeige (Reihenfolge) |
Verantwortlichkeit | Die hier eingetragenen Benutzer:innen können auf der Website ausgegeben werden, sofern dies entsprechend konfiguriert wurde (spezifischer Auftrag notwendig). |
Bilder | Das hier erfasste Bild kann auf der Website z. B. im Kalender Raumreservation ausgegeben werden, sofern dies entsprechend konfiguriert wurde (spezifischer Auftrag notwendig). |
Dateien | Die hier abgelegten Dokumente können auf der Website ausgegeben werden, sofern dies entsprechend konfiguriert wurde (spezifischer Auftrag notwendig). |
1.2 Räume verwalten
In einem zweiten Schritt werden die Räume verwaltet . Diese werden später für die Anzeige der Räume an den jeweiligen Standorten benötigt. Mit [ + Neu ] wird ein neuer Raum erfasst.
Hier sind alle Räume pro Standort zu erfassen. Beim Erstellen von einem neuen Raum ist zwingend der dazugehörige Standort zuzuordnen.
Im Modal [ Raum erstellen ] werden folgende Informationen erfasst:
Gebäude | Ein Gebäude aus der Auswahl ist zu erfassen. Diese werden gruppiert nach Standorte aufgeführt, gemäss Reihenfolge aus Ordnung. |
Raumname | Bezeichnung des Raumes (Testfeld) |
Kürzel | Kann die Inventarnummer sein |
Ordnung | Ordnungszahl für die Positionierung in der Anzeige (Reihenfolge) |
Benutzer wählen | Die hier eingetragenen Benutzer:innen können auf der Website ausgegeben werden, sofern dies entsprechend konfiguriert wurde (spezifischer Auftrag notwendig). |
im Web anzeigen | Mit aktiven Status wird der Raum auf der Website / Raumreservation für mögliche Buchungen angezeigt |
anzeigen in | Der Raum steht in PUPIL, Raumreservation und/oder Raumplanung zur Auswahl (intern) |
hervorheben in | Damit wird dieser Raum im Modul MUSIKSCHULE in der ersten Auswahlgruppe angezeigt. |
Dateien | Die hier abgelegten Dokumente können auf der Website ausgegeben werden, sofern dies entsprechend konfiguriert wurde (spezifischer Auftrag notwendig). |
1.3 Anlagen verwalten
In einem nächsten Schritt können die Anlagen verwaltet werden. Diese werden später für die Anzeige der Anlagen in den jeweiligen Räumen benötigt. Mit [ + Neue Anlagen ] wird eine neue Anlage erfasst.
Im Modal [ Anlagen erstellen ] werden folgende Informationen erfasst:
Anlagen | Textfeld zur Benennung der Anlage |
Ordner | Ordnungszahl für die Positionierung in der Anzeige (Reihenfolge) |
Raum | Die Anlage ist einem bestehenden Raum zuzuweisen |
Beschreibung | Dieser Text erscheint... |
Obligatorisch | Im aktiven Status wird zusätzlich ein Feld [ Hinweis ] zur Erfassung einer Bemerkung angezeigt. Zweck: Bei der Reservation dieses Raumes ist diese Anlage ein integrierender Bestandteil (Pflicht). |
Diese Anlage wird zusätzlich mit einem i-Icon angezeigt. Der Klick darauf präsentiert folgende Anzeige:
1.4 Empfängergruppen verwalten
Hier können Empfängergruppen für die E-Mails aus dem Modul Raumreservation erfasst werden.
Eine Empfängergruppe sind zum Beispiel die Administratoren der Raumreservation. Es sind nur E-Mailempfänger innerhalb der Organisation (Schule). Diese erhalten eine Info, wenn z. B. eine neue Raumreservation eingetroffen ist.
Mit [ + Neu ] wird eine Empfängergruppe mit folgenden Informationen erfasst:
Aktion | Beschreibung |
1. Neue Gruppe | Neue Empfängergruppe eröffnen |
2. E-Mail | Sobald Gruppe eröffnet ist, kann hier die gewünschte(n) Mailadresse(n) hinzugefügt werden |
3. bearbeiten | Gruppe kann hier als Standardempfänger deklariert werden. In der Regel wird als Standardempfänger die Admin's der Raumreservation (zum Beispiel Schulverwaltung) erfasst. |
1.5 Texte: Bedingungen
Hier können die Texte zu den Bedingungen wie Anzahl Besucher und Anzahl Autos hinterlegt werden.
Diese Texte werden in der Raumreservation in Web angezeigt, wenn die Bedingungen (Anzahl Autos oder Besucher) erfüllt werden.
1.6 Texte: E-Mail
Hier können die Texte für alle E-Mails, welche aus dem Modul Raumreservation versendet werden, definiert werden.
Aktion / E-Mail Bezeichnung | Beschreibung |
1. Neuen Text | Neuen Text eröffnen |
2. E-Mail Bezeichnung | Unter diesem Dropdown gibt es 8 verschiedene E-Mail Bezeichnungen, welche eröffnet werden können. An folgende Empfänger und in folgenden Fällen werden diese verschickt: |
Administrator | wird an Admin der Raumreservation (Schulverwaltung oder verantwortlicher der Raumreservation) verschickt |
Kunden | wird an Kunde (interner oder externer Benutzer) verschickt, sobald dieser eine Reservationsanfrage gestellt hat |
abgelehnt | wird verschickt, wenn eine Reservationsanfrage vom Administrator abgelehnt wird |
Notify all | wird an alle Beteiligten einer Reservationsanfrage verschickt, zum Beispiel wenn eine bestehende Reservationsanfrage verändert wird |
akzeptiert | wird verschickt, wenn eine Reservationsanfrage vom Administrator akzeptiert wird |
neuer Benutzer | wird verschickt, wenn ein sich ein externer Benutzer ein Profil eröffnet hat |
neuer Benutzer Extranet | wird verschickt, wenn ein sich ein externer Benutzer ein Profil eröffnet hat |
Passwort vergessen | wird verschickt, wenn ein externer Benutzer ein neues Passwort anfordert |
3. E-Mail Einleitung | Text für E-Mail Einleitung hier erfassen |
4. E-Mail Grusszeile | Text für E-Mail Grusszeile hier erfassen (Signatur der Schule etc.) |
Es muss nur die E-Mail Einleitung und E-Mail Grusszeile angepasst werden. Die Angaben zu der Reservationsanfrage wie Raum, Datum etc. werden automatisch aus dem System übernommen.
1.7 Texte: Bewilligungen / Rechnungen
Hier können Texte für Bewilligungen oder Rechnungen erstellt werden. Diese Textbausteine können dann beim Erstellen einer Rechnung oder einer Bewilligung hinzugefügt werden.
1.8 Buchungen löschen
Hier können stornierte Buchungen von einem gewissen Zeitraum komplett gelöscht werden. Wird eigentlich nur für stornierte Buchungen während Schulferien benötigt.
Aktion | Beschreibung |
1. stornierte Buchungen | mit Klick auf "stornierte Buchungen löschen" öffnet sich Eingabemaske |
2. Datum | gewünschten Zeitraum (zum Beispiel von Schulferien oder Hallenferien) filtern |
3. löschen | mit Klick auf "JA" werden stornierte Buchungen für vordefinierten Zeitraum definitiv gelöscht |
1.9 Raumreservation Hallenferien
Hier können alle Buchungen für einen gewissen Zeitraum (zum Beispiel Hallenferien oder Schulferien) gefiltert, und danach storniert werden.
Aktion | Beschreibung |
1. Datum | gewünschten Zeitraum (zum Beispiel von Schulferien oder Hallenferien) filtern |
2. Hallenferien anzeigen | "Hallenferien anzeigen" klicken. Danach werden alle Buchungen während Zeitraum von Schulerien oder Hallenferien unten angezeigt |
3. Reservationen definitiv löschen | "Eingetragene Reservationen definitiv löschen" klicken. Sobald die Buchungen vom gewünschten Zeitraum storniert sind, können diese unter dem Menüpunkt "Buchungen löschen" (siehe 1.8) definitiv gelöscht werden.Danach erscheinen die Reservationen auch nicht mehr im Kalender |
1.10 Kosten verwalten
Hier können mögliche Kostenpunkte für die Bewilligung oder die Rechnung erstellt werden.
Sollten Fragen oder Unregelmässigkeiten festgestellt werden, melden Sie bitte den Vorgang mit Vermerken wie gemachte Eingaben und eines Screenshots via support@pupil.ch.
