Raumreservation (Admin)

1.1 Standorte verwalten

In einem ersten Schritt müssen die Standorte verwaltet werden. Diese werden später für die Anzeige der diversen Standorte benötigt.

1.2 Räume verwalten

In einem zweiten Schritt müssen die Räume verwaltet werden. Diese werden später für die Anzeige der Räume an den jeweiligen Standorten benötigt.

Hier müssen alle Räume pro Standort erfasst werden. Beim Erstellen von einem neuen Raum muss zwingend der dazugehörige Standort gewählt werden.

1.3 Anlagen verwalten

In einem nächsten Schritt können die Anlagen verwaltet werden. Diese werden später für die Anzeige der Anlagen in den jeweiligen Räumen benötigt.

1.4 Empfängergruppen verwalten

Hier können Empfängergruppen für die E-Mails aus dem Modul Raumreservation erfasst werden.

Eine Empfängergruppe sind zum Beispiel die Administratoren der Raumreservation. Es sind nur E-Mailempfänger innerhalb der Organisation (Schule). Diese erhalten eine Info, wenn z. B. eine neue Raumreservation eingetroffen ist.

Aktion

Beschreibung

1. Neue Gruppe

Neue Empfängergruppe eröffnen

2. E-Mail

Sobald Gruppe eröffnet ist, kann hier die gewünschte(n) Mailadresse(n) hinzugefügt werden

3. bearbeiten

Gruppe kann hier als Standardempfänger deklariert werden. In der Regel wird als Standardempfänger die Admin's der Raumreservation (zum Beispiel Schulverwaltung) erfasst.

1.5 Texte: Bedingungen

Hier können die Texte zu den Bedingungen wie Anzahl Besucher und Anzahl Autos hinterlegt werden.

Diese Texte werden in der Raumreservation in Web angezeigt, wenn die Bedingungen (Anzahl Autos oder Besucher) erfüllt werden.

1.6 Texte: E-Mail

Hier können die Texte für alle E-Mails, welche aus dem Modul Raumreservation versendet werden, definiert werden.

Aktion / E-Mail Bezeichnung

Beschreibung

1. Neuen Text

Neuen Text eröffnen

2. E-Mail Bezeichnung

Unter diesem Dropdown gibt es 8 verschiedene E-Mail Bezeichnungen, welche eröffnet werden können. An folgende Empfänger und in folgenden Fällen werden diese verschickt:

Administrator

wird an Admin der Raumreservation (Schulverwaltung oder verantwortlicher der Raumreservation) verschickt

Kunden

wird an Kunde (interner oder externer Benutzer) verschickt, sobald dieser eine Reservationsanfrage gestellt hat

abgelehnt

wird verschickt, wenn eine Reservationsanfrage vom Administrator abgelehnt wird

Notify all

wird an alle Beteiligten einer Reservationsanfrage verschickt, zum Beispiel wenn eine bestehende Reservationsanfrage verändert wird

akzeptiert

wird verschickt, wenn eine Reservationsanfrage vom Administrator akzeptiert wird

neuer Benutzer

wird verschickt, wenn ein sich ein externer Benutzer ein Profil eröffnet hat

neuer Benutzer Extranet

wird verschickt, wenn ein sich ein externer Benutzer ein Profil eröffnet hat

Passwort vergessen

wird verschickt, wenn ein externer Benutzer ein neues Passwort anfordert

3. E-Mail Einleitung

Text für E-Mail Einleitung hier erfassen

4. E-Mail Grusszeile

Text für E-Mail Grusszeile hier erfassen (Signatur der Schule etc.)

Es muss nur die E-Mail Einleitung und E-Mail Grusszeile angepasst werden. Die Angaben zu der Reservationsanfrage wie Raum, Datum etc. werden automatisch aus dem System übernommen.

1.7 Texte: Bewilligungen / Rechnungen

Hier können Texte für Bewilligungen oder Rechnungen erstellt werden. Diese Textbausteine können dann beim Erstellen einer Rechnung oder einer Bewilligung hinzugefügt werden.

1.8 Buchungen löschen

Hier können stornierte Buchungen von einem gewissen Zeitraum komplett gelöscht werden. Wird eigentlich nur für stornierte Buchungen während Schulferien benötigt.

Aktion

Beschreibung

1. stornierte Buchungen

mit Klick auf "stornierte Buchungen löschen" öffnet sich Eingabemaske

2. Datum

gewünschten Zeitraum (zum Beispiel von Schulferien oder Hallenferien) filtern

3. löschen

mit Klick auf "JA" werden stornierte Buchungen für vordefinierten Zeitraum definitiv gelöscht

1.9 Raumreservation Hallenferien

Hier können alle Buchungen für einen gewissen Zeitraum (zum Beispiel Hallenferien oder Schulferien) gefiltert, und danach storniert werden.

Aktion

Beschreibung

1. Datum

gewünschten Zeitraum (zum Beispiel von Schulferien oder Hallenferien) filtern

2. Hallenferien anzeigen

"Hallenferien anzeigen" klicken. Danach werden alle Buchungen während Zeitraum von Schulerien oder Hallenferien unten angezeigt

3. Reservationen definitiv löschen

"Eingetragene Reservationen definitiv löschen" klicken. Sobald die Buchungen vom gewünschten Zeitraum storniert sind, können diese unter dem Menüpunkt "Buchungen löschen" (siehe 1.8) definitiv gelöscht werden.Danach erscheinen die Reservationen auch nicht mehr im Kalender

1.10 Kosten verwalten

Hier können mögliche Kostenpunkte für die Bewilligung oder die Rechnung erstellt werden.


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