Musikschule: Fakturierung
Im Modul für die Musikschule gibt es verschiedenen Komponenten für die Verrechnung und Gutschrift von Leistungen.
- Verrechnung von Kursteilnahmen (Semestergebühren)
- Erfassung von freien Rechnungszeilen (Bsp. für den Bezug von Notenblättern / Verrechnung von Instrumentenmieten ....)
- Rückerstattung von nicht besuchten Lektionen (Bsp. wegen Wegzug / Unfall etc.)
Semestergebühren
Normalerweise werden die Kurskosten (Semestergebühren) bei Semesterstart oder kurz danach in Rechnung gestellt.
Dies geschieht in PUPIL in drei Schritten
- Die Kurskosten werden aufgrund der Anmeldedaten und der für die Kursteilnahme hinterlegten Faktoren für die Fakturierung bereitgestellt.
- Die bereitgestellten Daten können anschliessen (zusammen mit anderen bereits vorhandenen Abrechnungsdaten) für die eigentliche Fakturierung aufbereitet werden.
- Die so erstellten Fakturen können nun nochmals angepasst werden (Bsp. um zusätzliche Rabatte zu gewähren) und anschliessend aufbereitet und an die dafür vorgesehene Schnittstelle übermittelt werden (Bsp. Debitorenbuchhaltung der Gemeinde).
Voraussetzungen
Damit Semestergebühren verrechnet werden können, müssen in den Stammdaten die entsprechenden Preise hinterlegt werden.
Die Preisbildung erfolgt aufgrund der Tarifgruppe (wird beim Kurs hinterlegt) und des Tariftyps (wird bei der Anmeldung hinterlegt).
Verrechnung
Die Verrechnung der Semestergebühren erfolgt direkt in der Ansicht Anmeldungen.
Filterfelder
Filterfelder | Beschreibung |
(1) - (9) | Standardfilterfelder (siehe dazu auch Anmeldungen) |
(10) | Dieser Filter ist vor allem für die Fakturierung der Semestergebühren von Wichtigkeit, können doch neben "Allen" auch die bereits fakturierten bzw. die noch nicht fakturierten Anmeldungen gefiltert werden. |
Ansicht Filterfelder erweitern / einschränken (A)
Mit dieser Schaltfläche kann die zweite Zeile (Filterfelder (5) - (10) ein- bzw. ausgeblendet werden.
Drucken (B)
Siehe Anmeldungen
Aktion selektierte Daten (C)
Hier kann via Menupunkt "Verrechnen Semestergebühren" die Fakturierung der selektierten (D) Anmeldungen angestossen werden.
Nach dem Aufruf der Aktion können die Angaben für die Fakturierung gemacht werden:
Feld | Beschreibung |
Datum | Eingabe des Datums, für die Rechungszeile. Nach diesem Datum kann später in den Rechnungsdaten gesucht / gefiltert werden. Ansonsten dient es nur zur Information, wann die Verrechnung (Belastung / Gutschrift) erfolgte. Dieses Datum erscheint später nicht auf der Rechnung. |
Darstellen auf Rechnung | Hier kann definiert werden, wie die Rechnungszeile für diesen Kurs schlussendlich auf der Rechnung erscheinen soll. Dabei kann ein fixer Text kombiniert werden mit Variablen. Es stehen 4 Variablen zur Verfügung:
Die Variablen müssen genauso geschrieben werden, wie sie auf diesem Formular angezeigt werden, damit die Daten einfügt werden (inklusive Gross- / Kleinschreibung) |
Einheit | Einheit für die Rechnung |
Rabatt | Hier kann ein genereller Rabatt eingegeben werden. Dieser hat allerdings keinen Zusammenhang mit einem allfälligen Familienrabatt. |
Beispiel einer Rechnungszeile für obiges Eingabemuster:
Lektionenverrechnung / -rückerstattung
Aus der Lektionenverwaltung können direkt Lektionen verrechnet oder allfällige Rückerstattungen generiert werden.
Dazu werden die gewünschten Daten ausgewählt (Punkt 1. / 2.)
Anschliessend kann die Aktion "Markierte Zeilen verrechnen" aufgerufen werden (Punkt 3.)
Es erscheint ein weiteres Fenster, in dem die Angaben zur Fakturierung gemacht werden können:
Feld | Beschreibung |
Datum | Eingabe des Datums, für die Rechungszeile. Nach diesem Datum kann später in den Rechnungsdaten gesucht / gefiltert werden. Ansonsten dient es nur zur Information, wann die Verrechnung (Belastung / Gutschrift) erfolgte. Dieses Datum erscheint später nicht auf der Rechnung. |
Darstellen auf Rechnung | Hier kann definiert werden, wie die Rechnungszeile für diesen Kurs schlussendlich auf der Rechnung erscheinen soll. Dabei kann ein fixer Text kombiniert werden mit Variablen. Es stehen 5 Variablen zur Verfügung:
Die Variablen müssen genauso geschrieben werden, wie sie auf diesem Formular angezeigt werden, damit die Daten einfügt werden (inklusive Gross- / Kleinschreibung) |
Einheit | Einheit für die Rechnung |
Fr. verrechnen (pro Absenz) | Ansatz, der pro Lektion verrechnet bzw. gutgeschrieben wird. Gutschriften werden als Minus-Beträge angegeben. |
% verrechnen (pro Absenz) in % Tariftyp: | Hier kann ein %-Satz angegeben werden. Dabei wird der Betrag aus den Semestergebühren ermittelt. Bsp: Ein Kurs kostet 300.-- / Semester. Wird hier nun 5 (Prozent) angegeben, wird Fr. 15.-- verrechnet. Wird -5 (Prozent) angegeben, wird Fr. -15.-- gutgeschrieben. |
Rabatt | Hier kann ein genereller Rabatt eingegeben werden. Dieser hat allerdings keinen Zusammenhang mit einem allfälligen Familienrabatt. |
Nachdem die Eingaben mit "Speichern" bestätigt worden sind, werde die entsprechenden Einträge in den Rechnungsdaten erstellt.
Beispiel einer Rechnungszeile für obiges Eingabemuster:
Rechnungsdaten
In den Rechnungsdaten werden alle rechnungsrelevanten Einträge "gesammelt". Neben den Einträgen aus den Semestergebühren und der Lektionenverwaltung können auch direkt Rechnungspositionen erfasst werden.
Filter
Neue Rechnungsposition
Feld | Beschreibung |
Datum | Eingabe des Datums, für die Rechungszeile. Nach diesem Datum kann später in den Rechnungsdaten gesucht / gefiltert werden. Ansonsten dient es nur zur Information, wann die Verrechnung (Belastung / Gutschrift) erfolgte. Dieses Datum erscheint später nicht auf der Rechnung. |
Semester | Da die Kurse pro Semester geführt werden, muss hier ein Semester gewählt werden, um anschliessend die Felder für den / die TeilnehmerIn anwählen zu können. |
TeilnehmerIn | nachdem das Semester ausgewählt wurde, kann hier der / die TeilnehmerIn gewählt werden. |
Kurs | Der Kurs ist optional, kann aber auch erst gewählt werden, wenn das Semester gewählt wurde. |
Rechnungstext | Eingabe des Rechnungstextes, der auf der Rechnung für diese Position erscheinen soll. |
Kontierung | Angabe des Kontos. Dieses wird für die Finanzbuchhaltung benötigt und an später beim Erstellen der Rechnungen an die Rechnungsschnittstelle weitergegeben. Die Konti können in den Stammdaten unter Kontierungen verwaltet werden. |
Einheit | Einheit für die Rechnung |
Tarifgruppe Familienrabatt | Angabe der Tarifgruppe (optional), die für einen allfälligen Familienrabatt verwendet werden soll. |
Menge | Angabe der Menge |
Einheit | Eingabe der Einheit (Bsp. Stk. / Stunden ....) |
Einzelpreis | Eingabe des Preises (dieser wird mit der Menge multipliziert) |
Rabatt (in %) | Hier kann ein genereller Rabatt eingegeben werden. Dieser hat allerdings keinen Zusammenhang mit einem allfälligen Familienrabatt. |
Total | wird automatisch berechnet (Menge * Preis) |
Rechnungsposition bearbeiten
Rechnungspositionen können bearbeitet werden. Auch solche, die nicht manuell erfasst wurden.
Dazu wird die entsprechend Schaltfläche am Ende der zu bearbeitenden Zeile angeklickt.
Rechnungsposition löschen
Bestehende Rechnungspositionen können hier gelöscht werden, unabhängig davon, wie sie generiert wurden.
Bei Zeilen, die via Semestergebühren bzw. Lektionenverrechnung generiert wurden, werden die dazugehörigen Datensätze, die die Basis für die Verrechnung bildetet, entsprechend zurückgesetzt. Das heisst, das Verrechnungsdatum wird dort wieder gelöscht und die Zeile als "nicht verrechnet" markiert.
Rechnungspositionen fakturieren
Die hier vorbereiteten und zusammengeführten Rechnungspositionen können nun einfach zu Rechnungen zusammengefasst werden.
Die selektierten Zeilen werden pro Rechnungsempfänger zusammengefasst. Die miteinander abgerechneten Zeilen bestimmen auch die Rabattstufe in Bezug auf den Familienrabatt.
Werden zum Beispiel Zeilen von 3 unterschiedlichen Kindern zusammen fakturiert, wird der Rabatt für 3 Kinder berechnet. Rechnungszeilen die bereits fakturiert wurden (erkennbar durch Einträge in den Spalten "Verrechnet am" und "Fakturar-ID") können nicht noch einmal fakturiert werden.
Wird eine erstellt Rechnung in der Rechnungsübersicht gelöscht werden die Zeilen, wieder als nicht fakturiert markiert und können erneut fakturiert werden.
Werden Zeilen markiert und anschliessend die Fakturierung aufgerufen
wird ein weiteres Fenster aufgerufen, in dem die Angaben zur Faktura gemacht werden, können:
Feld | Beschreibung |
Datum | Der Datumsbereich wird automatisch aufgrund der gewählten Selektion angezeigt und kann nicht verändert werden. |
Rechnungstyp | Auch der Rechnungstyp ist fix und kann nicht verändert werden. |
Zahlungsempfänger | Hier kann der Zahlungsempfänger eingegeben werden. Dieses Feld muss gefüllt werden und entsprechend muss in den Stammdaten für die Rechnungen (siehe Zahlungsempfänger) auch mindestens ein Zahlungsempfänger angegeben werden. Da die Rechnungen anschliessend an ein Umsystem übermittelt werden und von da aus die effektiven Rechnungen erstellt werden, wird der Zahlungsempfänger auch aus dem Umsystem ermittelt und ist entsprechend hier im Moment nicht relevant. |
Buchungsdatum | Eingabe eines Buchungsdatums, das für das Umsystem verwendet wird. Das Buchungsdatum ist relevant für die Periode, in die die Erträge aus den Rechnungen gebucht werden sollen. |
Abrechnung | Für die Rechnung kann ein Titel gewählt werden. |
Abrechnungsperiode | Für die Rechnung kann einen Abrechnungsperiode angegeben werden. Vorgeschlagen wird die selektierte Zeitperiode. Diese kann aber beliebig geändert werden z.Bsp. auf "Semester 1 2021/2022" oder auf "August 2022 - Februar 2023" oder .... |
Sachbearbeiter | Falls auf der Rechnung ein Sachbearbeiter aufgeführt werden soll, kann dieser hier angegeben werden. |
Nach der Bestätigung zur Erstellen der Rechnungen, werden diese im Rechnungsmodul (siehe Rechnungswesen) abgelegt und können dort weiterbearbeitet werden:
Bsp:
Die Rechnungen aus der Musikschule haben die Rechnungsnummern "MS-*"
