Musikschule - [ C ] - Fakturierung

Im Modul MUSIKSCHULE gibt es verschiedenen Komponenten für die Verrechnung und Gutschrift von Leistungen.

• Verrechnung von Kursteilnahmen (Semestergebühren)
• Erfassung von freien Rechnungszeilen (Bsp. für den Bezug von Notenblättern / Verrechnung von Instrumentenmieten ....)
• Rückerstattung von nicht besuchten Lektionen (Bsp. wegen Wegzug / Unfall etc.)

Neuigkeiten

2025-04 | Zusätzliche Filtermöglichkeiten und Mehrfachaktionen

Bei den Rechnungszeilen der Musikschule stehen zusätzliche Filteroption zur Verfügung (Tariftyp, Kontierung, Auswertungs-Tags und Toggle für "Rechnungsinfo"). Zusätzlich kann mittels Mehrfachaktion die Kontierung (z.B. für gefilterte Tariftypen) geändert sowie der Familienrabatt als Multiaktion (z.B. für den Tariftyp Erwachsene) entfernt werden kann.

2024-11 | Alternative Rechnungsadresse

Neu besteht die Möglichkeit, eine abweichende Rechnungsadresse zu erfassen. Beispielsweise wird die Rechnung nicht von den Erziehungsberechtigen sondern von der Heilpädagogische Schule XY beglichen.

2024-11 | Neuer Report "nach Tariftypen und Kostenstellen"

Unter den Rechnungsdaten in der Musikschule steht ein neuer Auswertungsbericht "Rechnungszeilen pro Tariftyp / Kostenstelle" zur Verfügung. Der neue Report summiert die verrechneten Beträge nach den Tariftypen (und nach Kostenstelle).

C.1 - Semestergebühren

Normalerweise werden die Kurskosten (Semestergebühren) bei Semesterstart oder kurz danach in Rechnung gestellt. Dies geschieht in PUPIL in drei Schritten:

1. Anmeldungen: Die Kurskosten werden auf Basis der Anmeldedaten (Tariftyp) sowie der für die Kursteilnahme hinterlegten Faktoren (Tarifgruppe) bereitgestellt.
2. Abrechnung - Rechnungsdaten: Diese aus den Kursanmeldungen generierten Rechnungszeilen können – zusammen mit weiteren bereits vorhandenen Abrechnungsinformationen – für die eigentliche Fakturierung aufbereitet werden. Gutschriften oder weitere manuelle Rechnungszeilen werden ergänzt.
3. Schulverwaltung - Rechnungen: Die daraus erstellten Fakturen lassen sich bei Bedarf nochmals anpassen. Anschliessend können sie final aufbereitet an die entsprechende Schnittstelle übermittelt werden, z. B. an die Debitorenbuchhaltung der Gemeinde.

Voraussetzungen

Rechnungszeilen Semestergebühren erstellen

Die Erstellung der Rechnungszeilen für die Semestergebühren erfolgt direkt in der Ansicht Anmeldungen.

1. Filter Verrechnungsstatus: Dieser Filter ist insbesondere für die Fakturierung der Semestergebühren relevant. Es können nicht nur alle Anmeldungen angezeigt werden, sondern auch gezielt jene, die bereits fakturiert oder noch nicht fakturiert wurden.
2. Aktion selektierte/gefilterte Daten: Semestergebühren verrechnen - Hier kann via Menüpunkt "Semestergebühren verrechnen" die Fakturierung der selektierten/gefilterten Anmeldungen angestossen werden.

Nach dem Aufruf der Aktion können die Angaben für die Fakturierung definiert werden:

Beispiel einer Rechnungszeile für obiges Eingabemuster:

C.2 - Rechnungsdaten erfassen

Unter dem Navigationpunkt "Abrechnung" in den Rechnungsdaten werden alle rechnungsrelevanten Einträge "gesammelt". Neben den Einträgen aus den Semestergebühren und der Lektionenverwaltung (siehe C.4) können auch direkt Rechnungspositionen erfasst werden.

(1) Neue Rechnungsposition erstellen

(2) Rechnungsposition bearbeiten

Rechnungspositionen (ob manuell erfasst oder über die Semestergebühren erstellt) können bearbeitet werden. Dazu wird die entsprechend Schaltfläche am Ende der zu bearbeitenden Zeile angeklickt.

Im Bearbeitungsmodal kann ein zusätzlicher Rabatt für ebendiese Zeile gesetzt, der Familienrabatt entfernt oder auch die Kontierung angepasst werden.

Auch können bestehende Rechnungspositionen gelöscht werde. Bei Zeilen, die via Semestergebühren bzw. Lektionenverrechnung generiert wurden, werden die dazugehörigen Datensätze, die die Basis für die Verrechnung bildetet, entsprechend zurückgesetzt. Das heisst, das Verrechnungsdatum wird dort wieder gelöscht und die Zeile als "nicht verrechnet" markiert.

(3) Spalte Rechnungsinfo

In der Spalte Rechnungsinformationen werden fehlerhafte Einträge, insbesondere aus den Personendaten, vermerkt. So wird hier festgehalten, wenn ein/e Teilnehmer/in inaktiv ist oder wenn die Rechnungsadresse fehlt oder nicht vollständig ist.

Wird auf eine fehlende Rechnungsadresse hingewiesen, überprüfen Sie auch, ob die Haken für die Rechnungsadresse bei den GV gesetzt sind oder ob bei Erwachsenen Musikschüler/innen das Geburtsdatum vermerkt ist.

Über die Filter können zur besseren Abarbeitung mit dem Toggle "Nur Einträge mit fehlerhaften Daten" alle Rechnungszeilen mit Rechnungsinfo angezeigt werden.

(4) Erweiterte Filter

Hier stehen verschiedene Filteroptionen zur Verfügung, um anschliessend gezielte Auswertungen oder Massenaktionen durchzufürhen. So gibt es unter anderem Filter nach dem Tariftyp, der Kontierung und Auswertungs-Tags gefiltert werden. Auch können nur diejenigen Zeilen angezeigt werden, bei welchen unter "Rechnungsinfo" ein Fehlerhinweis vermerkt ist.

(5) Mehrfachaktionen

• Familienrabatt entfernen: Bei mehreren ausgewählten Rechnungszeilen kann gleichzeitig der Wert/Eintrag zum Familienrabatt entfernt werden. Dies erlaubt u. a. die Entfernung des Familienrabatts bei Erwachsenen durch die Filterung nach Tariftyp „Erwachsene“, sodass diese Kurse auf der Rechnung nicht rabattiert werden.
• Kontierung ändern: Diese Funktion ermöglicht, die Kontierung von Rechnungszeilen für selektierte Rechnungszeilen anzupassen - z.B. um per Massenaktion das Ertragskonto von Erwachsenen-Musikschüler/innen (mit Filterung des entsprechenden Tariftyps) zu ändern
• Rechnungszeilen löschen: Mittels Massenaktion können mehrere Rechnungszeilen gleichzeitig gelöscht werden, sofern für diese der Rechnungsbeleg noch nicht erstellt wurde.

(6) Fakturieren

Die unter „Rechnungsdaten erfassen“ vorbereiteten und zusammengeführten Rechnungspositionen können nun einfach zu Rechnungen verarbeitet werden.

Dabei werden die gefilterten oder selektierten Zeilen automatisch pro Rechnungsempfänger zusammengefasst. Zudem bestimmen die gemeinsam abgerechneten Positionen (bei welchen das Feld "Tarifgruppe Familienrabatt befüllt ist") die Rabattstufe im Rahmen des Familienrabatts. Werden zum Beispiel Zeilen von 3 unterschiedlichen Kindern zusammen fakturiert, wird der Rabatt für 3 Kinder berechnet.

Rechnungszeilen, die bereits fakturiert wurden (erkennbar durch Einträge in den Spalten "Verrechnet am" und "Fakturar-ID") können nicht noch einmal fakturiert werden.

Wird eine erstellt Rechnung in der Schulverwaltung - Rechnungsübersicht gelöscht werden die Zeilen, wieder als nicht fakturiert markiert und können erneut fakturiert werden.

Nach der Bestätigung zur Erstellen der Rechnungen, werden diese im Rechnungsmodul (siehe Rechnungswesen) abgelegt und können dort weiterbearbeitet werden:

Bsp:

Die Rechnungen aus der Musikschule haben die Rechnungsnummern "MS-*"

(6) Auswertungen zu den Rechnungszeilen / erstellten Rechnungen

Für die erstellten Rechnungen stehen verschiedene Standart-Reports/Auswertungen zur Verfügung. Diese sind über die Ansicht "Rechnungsdaten erfassen" - Schaltfläche "Drucken" abrufbar.

Mit der Auswahl eines Reports wird das Modal " - Name des Reports - drucken" angezeigt. Im Feld "Dateiname" wird die Bezeichnung des gewählten Reports vorgetragen. Diese Benennung lässt sich nach eigenen Bedürfnissen anpassen.

C.3 - Rechnungsadressen verwalten

Hier besteht die Möglichkeit, für die Musikschul-Rechnungen eine abweichende Rechnungsadresse zu erfassen. Beispielsweise wird die Rechnung nicht von den Erziehungsberechtigen sondern vom Sozialamt oder dem Verein für talentierte Musiker/innen beglichen.

Sobald für einen Schüler/eine Schülerin eine alternative Rechnungsadresse hinterlegt ist, wird diese auch in der Ansicht "Rechnungsdaten erfassen" unter "Rechnungsempfänger" angezeigt.

Die alternative Rechnungsadresse muss gesetzt werden, bevor die Rechnungszeilen fakturiert (sprich an die Schulverwaltung überwiesen) werden.

Im Modal "Rechnungsadresse anlegen" wird der gewünschte SuS ausgewählt. Nachfolgend kann eine bereits bestehende Person als abweichende Rechnungsempfänger/in zugeordnet werden.

Als Rechnungsempfänger können sämtliche in Master Data Personen erfasste Personen ausgewählt werden. Weder die Rolle GV/Erziehungsberechtige noch ein Bezug zum SuS - Eintrag bei "Rechnung an" - ist dazu erforderlich.

C.4 - Lektionenverrechnung / -rückerstattung

Aus der Lektionenverwaltung können direkt Lektionen verrechnet oder allfällige Rückerstattungen generiert werden.

Dazu werden die gewünschten Daten ausgewählt (Punkt 1. / 2.)

Anschliessend kann die Aktion "Markierte Zeilen verrechnen" aufgerufen werden (Punkt 3.)

Im folgendem Modal "Rechnungsdaten für Anmeldungen erstellen" lassen sich die Angaben zur Fakturierung eintragen:

Nachdem die Eingaben mit "Speichern" bestätigt worden sind, werde die entsprechenden Einträge in den Rechnungsdaten erstellt.

Beispiel einer Rechnungszeile für obiges Eingabemuster: