Musikschule - [ C ] - Fakturierung

Im Modul MUSIKSCHULE gibt es verschiedenen Komponenten für die Verrechnung und Gutschrift von Leistungen.

• Verrechnung von Kursteilnahmen (Semestergebühren)
• Erfassung von freien Rechnungszeilen (Bsp. für den Bezug von Notenblättern / Verrechnung von Instrumentenmieten ....)
• Rückerstattung von nicht besuchten Lektionen (Bsp. wegen Wegzug / Unfall etc.)

Neuigkeiten

2025-04 | Zusätzliche Filtermöglichkeiten und Mehrfachaktionen

Bei den Rechnungszeilen der Musikschule stehen zusätzliche Filteroption zur Verfügung (Tariftyp, Kontierung, Auswertungs-Tags und Toggle für "Rechnungsinfo"). Zusätzlich kann mittels Mehrfachaktion die Kontierung (z.B. für gefilterte Tariftypen) geändert sowie der Familien-/Mehrkursrabatt als Multiaktion (z.B. für den Tariftyp Erwachsene) entfernt werden kann.

2024-11 | Alternative Rechnungsadresse

Neu besteht die Möglichkeit, eine abweichende Rechnungsadresse zu erfassen. Beispielsweise wird die Rechnung nicht von den Erziehungsberechtigen sondern von der Heilpädagogische Schule XY beglichen.

2024-11 | Neuer Report "nach Tariftypen und Kostenstellen"

Unter den Rechnungsdaten in der Musikschule steht ein neuer Auswertungsbericht "Rechnungszeilen pro Tariftyp / Kostenstelle" zur Verfügung. Der neue Report summiert die verrechneten Beträge nach den Tariftypen (und nach Kostenstelle).

C.1 - Semestergebühren

Normalerweise werden die Kurskosten (Semestergebühren) bei Semesterstart oder kurz danach in Rechnung gestellt. Dies geschieht in PUPIL in drei Schritten:

1. Anmeldungen: Die Kurskosten werden auf Basis der Anmeldedaten (Tariftyp) sowie der für die Kursteilnahme hinterlegten Faktoren (Tarifgruppe) bereitgestellt.
2. Abrechnung - Rechnungsdaten: Diese aus den Kursanmeldungen generierten Rechnungszeilen können – zusammen mit weiteren bereits vorhandenen Abrechnungsinformationen – für die eigentliche Fakturierung aufbereitet werden. Gutschriften oder weitere manuelle Rechnungszeilen werden ergänzt.
3. Schulverwaltung - Rechnungen: Die daraus erstellten Fakturen lassen sich bei Bedarf nochmals anpassen. Anschliessend können sie final aufbereitet an die entsprechende Schnittstelle übermittelt werden, z. B. an die Debitorenbuchhaltung der Gemeinde.

Voraussetzungen

Rechnungszeilen Semestergebühren erstellen

Die Erstellung der Rechnungszeilen für die Semestergebühren erfolgt direkt in der Ansicht Anmeldungen.

1. Filter Verrechnungsstatus: Dieser Filter ist insbesondere für die Fakturierung der Semestergebühren relevant. Es können nicht nur alle Anmeldungen angezeigt werden, sondern auch gezielt jene, die bereits fakturiert oder noch nicht fakturiert wurden.
2. Aktion selektierte/gefilterte Daten: Semestergebühren verrechnen - Hier kann via Menüpunkt "Semestergebühren verrechnen" die Fakturierung der selektierten/gefilterten Anmeldungen angestossen werden.

Fortsetzung Semestergebühren verrechnen...

Mit Klick auf "Semestergebühren verrechnen" wird das Modal "Rechnungsdaten für Anmeldungen erstellen" angezeigt. Es stehen folgende Eingabemöglichkeiten zur Ferfügung:

Beispiel einer Rechnungszeile für obiges Eingabemuster:

C.2 - Rechnungsdaten erfassen

Unter dem Navigationpunkt "Abrechnung" in den Rechnungsdaten werden alle rechnungsrelevanten Einträge "gesammelt". Neben den Einträgen aus den Semestergebühren und der Lektionenverwaltung (siehe C.4) können auch direkt Rechnungspositionen erfasst werden.

(1) Neue Rechnungsposition erstellen

Um beispielsweise Gutschriften zu erfassen, lässt sich hier eine weitere, zusätzliche Rechnungsposition erfassen. Sie basiert immer auf einer bestehenden Kursanmeldung.

(2) Rechnungsposition bearbeiten

Rechnungspositionen (ob manuell erfasst oder über die Semestergebühren erstellt) können bearbeitet werden. Dazu wird die entsprechend Schaltfläche am Ende der zu bearbeitenden Zeile angeklickt.

Im Bearbeitungsmodal kann ein zusätzlicher Rabatt für ebendiese Zeile gesetzt, der Familien- oder Mehrkursrabatt entfernt oder auch die Kontierung angepasst werden.

Auch können bestehende Rechnungspositionen gelöscht werde. Bei Zeilen, die via Semestergebühren bzw. Lektionenverrechnung generiert wurden, werden die dazugehörigen Datensätze, die die Basis für die Verrechnung bildetet, entsprechend zurückgesetzt. Das heisst, das Verrechnungsdatum wird dort wieder gelöscht und die Zeile als "nicht verrechnet" markiert.

(3) Spalte Rechnungsinfo

In der Spalte Rechnungsinformationen werden fehlerhafte Einträge, insbesondere aus den Personendaten, vermerkt. So wird hier festgehalten, wenn ein/e Teilnehmer/in inaktiv ist oder wenn die Rechnungsadresse fehlt oder nicht vollständig ist.

Wird auf eine fehlende Rechnungsadresse hingewiesen, überprüfen Sie auch, ob die Haken für die Rechnungsadresse bei den GV gesetzt sind oder ob bei Erwachsenen Musikschüler/innen das Geburtsdatum vermerkt ist.

Über die Filter können zur besseren Abarbeitung mit dem Toggle "Nur Einträge mit fehlerhaften Daten" alle Rechnungszeilen mit Rechnungsinfo angezeigt werden.

(4) Erweiterte Filter

Hier stehen verschiedene Filteroptionen zur Verfügung, um anschliessend gezielte Auswertungen oder Massenaktionen durchzufürhen. So gibt es unter anderem Filter nach dem Tariftyp, der Kontierung und Auswertungs-Tags gefiltert werden. Auch können nur diejenigen Zeilen angezeigt werden, bei welchen unter "Rechnungsinfo" ein Fehlerhinweis vermerkt ist.

(5) Mehrfachaktionen

• Familien- oder Mehrkursrabatt entfernen: Bei mehreren ausgewählten Rechnungszeilen kann gleichzeitig der Wert/Eintrag zum Familien-/Mehrkursrabatt entfernt werden. Dies erlaubt u. a. die Entfernung des Rabatts bei Erwachsenen durch die Filterung nach Tariftyp „Erwachsene“, sodass diese Kurse auf der Rechnung nicht rabattiert werden.
• Kontierung ändern: Diese Funktion ermöglicht, die Kontierung von Rechnungszeilen für selektierte Rechnungszeilen anzupassen - z.B. um per Massenaktion das Ertragskonto von Erwachsenen-Musikschüler/innen (mit Filterung des entsprechenden Tariftyps) zu ändern
• Rechnungszeilen löschen: Mittels Massenaktion können mehrere Rechnungszeilen gleichzeitig gelöscht werden, sofern für diese der Rechnungsbeleg noch nicht erstellt wurde.

(6) Fakturieren

Die unter „Rechnungsdaten erfassen“ vorbereiteten und zusammengeführten Rechnungspositionen können nun einfach zu Rechnungen verarbeitet werden.

Dabei werden die gefilterten oder selektierten Zeilen automatisch pro Rechnungsempfänger zusammengefasst. Zudem bestimmen die gemeinsam abgerechneten Positionen (bei welchen das Feld "Tarifgruppe Familien-/Mehrkursrabatt befüllt ist") die Rabattstufe:

• Familienrabatt: Werden zum Beispiel Zeilen von 3 unterschiedlichen Kindern zusammen fakturiert, wird der Rabatt für 3 Kinder berechnet. Die Berechnung des Familienrabatts geschieht unabhängig von der Anzahl der gebuchten Kurse.
• Mehrkursrabatt: Werden z.B. 3 Kinder (Kind 1 = 1 Kurs, Kind 2 = 3 Kurse, Kind 3 = 1 Kurs) mit einem Total von 5 Kursen auf der Rechnung zusammengefasst, wird der Rabatt für die 5 Kurse berechnet.

Rechnungszeilen, die bereits fakturiert wurden (erkennbar durch Einträge in den Spalten "Verrechnet am" und "Fakturar-ID") können nicht noch einmal fakturiert werden.

Wird eine erstellt Rechnung in der Schulverwaltung - Rechnungsübersicht gelöscht werden die Zeilen, wieder als nicht fakturiert markiert und können erneut fakturiert werden.

Nach der Bestätigung zur Erstellen der Rechnungen, werden diese im Rechnungsmodul (siehe Rechnungswesen) abgelegt und können dort weiterbearbeitet werden:

Bsp:

Die Rechnungen aus der Musikschule haben die Rechnungsnummern "MS-*"

(6) Auswertungen zu den Rechnungszeilen / erstellten Rechnungen

Für die erstellten Rechnungen stehen verschiedene Standart-Reports/Auswertungen zur Verfügung. Diese sind über die Ansicht "Rechnungsdaten erfassen" - Schaltfläche "Drucken" abrufbar.

Mit der Auswahl eines Reports wird das Modal " - Name des Reports - drucken" angezeigt. Im Feld "Dateiname" wird die Bezeichnung des gewählten Reports vorgetragen. Diese Benennung lässt sich nach eigenen Bedürfnissen anpassen.

C.3 - Rechnungsadressen verwalten

Hier besteht die Möglichkeit, für die Musikschul-Rechnungen eine abweichende Rechnungsadresse zu erfassen. Beispielsweise wird die Rechnung nicht von den Erziehungsberechtigen sondern vom Sozialamt oder dem Verein für talentierte Musiker/innen beglichen.

Sobald für einen Schüler/eine Schülerin eine alternative Rechnungsadresse hinterlegt ist, wird diese auch in der Ansicht "Rechnungsdaten erfassen" unter "Rechnungsempfänger" angezeigt.

Die alternative Rechnungsadresse muss gesetzt werden, bevor die Rechnungszeilen fakturiert (sprich an die Schulverwaltung überwiesen) werden.

Im Modal "Rechnungsadresse anlegen" wird der gewünschte SuS ausgewählt. Nachfolgend kann eine bereits bestehende Person als abweichende Rechnungsempfänger/in zugeordnet werden.

Als Rechnungsempfänger können sämtliche in Master Data Personen erfasste Personen ausgewählt werden. Weder die Rolle GV/Erziehungsberechtige noch ein Bezug zum SuS - Eintrag bei "Rechnung an" - ist dazu erforderlich.

C.4 - Lektionenverrechnung / -rückerstattung

Aus der Lektionenverwaltung können direkt Lektionen verrechnet oder allfällige Rückerstattungen generiert werden.

Dazu werden die gewünschten Daten ausgewählt (Punkt 1. / 2.)

Anschliessend kann die Aktion "Markierte Zeilen verrechnen" aufgerufen werden (Punkt 3.)

Im folgendem Modal "Rechnungsdaten für Anmeldungen erstellen" lassen sich die Angaben zur Fakturierung eintragen:

Nachdem die Eingaben mit "Speichern" bestätigt worden sind, werde die entsprechenden Einträge in den Rechnungsdaten erstellt.

Beispiel einer Rechnungszeile für obiges Eingabemuster:

Tipps und Tricks

Unterschiedliche Rechnungsadressen

Bei SuS wird durch Zuordnung eines GV die Option → Rechnung an geboten. Auch erwachsene MUS Schüler:innen benötigen die Rolle SuS. Bei ihnen ist jedoch kein GV zuzuordnen, sondern lediglich das Geburtsdatum zu erfassen. Denn bei Geburtsdatum → über 18 Jahr → wird automatisch die unter Adressdaten erfassen Adresse als Rechnungsadresse verwendet.

Mit der Aktion "Fakturieren" unter Abrechnung werden bekanntlich die unterschiedlichen Rg-Positonen mit gleichlautender Rg-Adresse zusammengefasst.

Bei folgenden Konstellationen hingegen wird jeweils eine andere Rg-Adresse gezogen:

Eine Familie mit drei Kindern, wobei die drei SuS und die Mutter Kursanmeldungen aufweisen:

▶️ Die Mutter hat Geburtsdatum eingetragen (ü 18 j), es zieht somit ihre Adresse als Rg-Adresse

▶️ Beim SuS 1 ist die Mutter als GV1 und der Vater als GV2 als → Rechnung an erfasst (beide gleiche Adresse)

▶️ Beim SuS 2 ist die Mutter als GV2 und der Vater als GV1 als → Rechnung an erfasst (beide gleiche Adresse)

▶️ Beim SuS 3 ist nur der Vater als → Rechnung an erfasst

Daraus ergibt sich, dass für jede Abrechnung von Mutter, SuS 1, SuS 2 und SuS 3 eine separate Rechnung erstellt wird.

Erhalten erwachsene MUS SuS nie einen Familinen- / Mehrkursrabatt, so könnte einfach bei den SuS 1-3 der Vater als Rg-Adresse gesetzt werden. Sinnvoller ist da jedoch, die Entfernung von nicht berechtigten Rabatten in Abrechnung via Aktion für Selektion zu entfernen.

Durch die Importe seitens Einwohnerkontrolle wird als Standard immer beide GVs als → Rechnung an beim SuS gesetzt. Bei MUS SuS mit erwachsenen SuS empfiehlt es sich, bei den SuS nur jegen MUS GV zu setzen.

Zusätzliche Rechnungspositionen

Gutschriften oder nachträgliche Beträge lassen sich bequem unter Abrechnung / Rechnungsdaten erfassen → Button [ + neue Rechnungsposition ] erfassen. Basis für eine neue, zusätzliche Rechnungsposition ist immer eine bestehende Kursanmeldung. Dabei spielt es keine Rolle, in welches Semester referenziert wird.

Mit Klick auf den Button wird das Modal "Rechnungszeile Musikschule" aufgerufen:

Pos	Beschreibung
1 - Datum	Vorgetragen wird das aktuelle Datum. Sinnvollerweise wird das Datum so gesetzt, dass es im Zeitraum der voraussichtlichen Verrechnungsperiode liegt. Beispiel: Im Semester 2 (25-26) wird eine Rechnungsposition erfasst, welche erst im kommenden Semester 1 (26-27) verrechnet wird. Also wird das Datum auf 01.08.26 oder später gesetzt.
2 - Semester	Das gewünschte Semester ist zu wählen, wo sich eine Kursanmeldung befindet, worauf referenziert werden soll. Damit ist nicht gemeint, dass z. B. die Gutschrift genau zu diesem Kurs sein muss.
3 - Teilnehmerin	Die gewünschte Teilnehmerin ist zu wählen.
4 - Kurs	Hier ist eine bestehende Kursanmeldung dieser Teilnehmerin auszuwählen. Je nach Situation ist das Semester zu wechseln. Es geht hier lediglich darum, eine Basis für diese Rechnungsposition zu haben → Teilnehmerin mit Rechnungsadresse etc. Dabei gilt: Das gewählte Datum bestimmt, in welchem Semester - Datumsbereich - die erstellte Rechnungsposition sein wird. Weder Kurs noch Semester werden auf der Rechnungsposition ausgegeben.
5 - Rechnungstext	Hier ist die gewünschte Beschreibung wie Gutschrift, Rückvergütung, Nachverrechnung etc. zu erfassen. Muster einer solchen Rechnungsposition, wo zusätzlich der ursprünglich gewählte Rabatt "wieder in Abzug gebracht" wird: Der Titel: Wird aus "Teilnehmerin" gezogen.
6 - Kontierung	Im Auswahlfeld stehen sämtliche vorhandenen Kontierungen zur Auswahl. Die zuttreffende Kontierung ist zu wählen.
7 - Tarifgruppe Familienrabatt	Ohne Auswahl wird beim Zusammenzug für die Rechnung auf dieser Position keinen Rabatt berücksichtigt. Falls ein Rabatt ausgewählt wird, würde bei entsprechender Konstellation in der Rechnung, die Rabattierung gemäss Tarifgruppe gezogen. Empfehlung: Ohne Rabatt Auswahl arbeiten und nach dem Einzelpreis den ürsprünglich gewährten Rabatt (in %) in Abzug bringen. Denn die ursprüngliche Konstellation und jene bei der Verrechnung dieser neuen Positon können unterschiedlich sein. Und eine "falsche" Rabattermittlung bewirken.
übrige Positionen	Die restlichen Postionen sind im Grund genommen selbsterklärend. Ob Menge +1 und Rabatt -1 oder umgekehrt gesetzt wird, ändert im Ergebnis nichts. Üblich ist:

Bei der Fakturierung ist dann sicherzustellen, dass der SuS und die GVs (Rechnung an) auch aktiv sind. Unter Rechnungsinfo würde ansonsten der Hinweis → inaktiver Benutzer:in angezeigt.

Was nicht möglich ist...

▶️ Eine Gutschrift in einem Semester zu erstellen, wo die Teilnehmerin KEINE Kursanmeldung hat.

▶️ Eine Rückerstattung, dessen Betrag grösser als die übrigen Rechnungspositionen ist.

...weil am Schluss sämtliche Rechnungspositionen auf dieser Rechnungsadresse zu einem Rechnungstotal grösser CHF 0.00 führen müssen. Weder CHF 0.00 noch Negativwerte können über die SST FIBU übergeben werden.

Solche Spezialfälle sind direkt in der FIBU zu erledigen. In PUPIL kann in → Anmeldungen verwalten bei der entsprechenden Position allenfalls eine Bermekung erfasst werden.