Musikschule - ​[ A ] - Stammdaten

Das Modul MUSIKSCHULE ist in die Bereiche Stammdaten, Semesterplanung und Rechnungen aufgeteilt. Je Bereich gib's eine separate Anleitung. Übersicht:

▶️ Stammdaten - Kurse verwalten und Konfiguration zu Instrumente, Tarife, Semester etc. bearbeiten

▶️ Semesterplanung - Hier spielt die Musik: Anmeldungen, Raum- und Wochenplan oder Lektionenverwaltung

▶️ Rechnungen - Rechnungspositionen erstellen, ganze Tarifgruppen abrechnen etc.

Im Bereich MUSIKSCHULE - Stammdaten werden die Kurse und die Konfigurationen verwaltet. Das meiste davon ist generell für das Musikschule-Modul gültig, einige davon nur für das jeweilige Semester. Die semesterabhängigen Daten werden beim Semesterwechsel (siehe Semester) automatisch auf das nächste Semester übertragen.

Diese Funktionen stehen nur der Schulleitung der Musikschule zur Verfügung. Die Berechtigungen dazu sind den entsprechenden Rollen zuzuweisen:

Neuigkeiten

2024-06 | Zusätzliche Möglichkeiten bei "Semesterdaten importieren"

• Bei der Konfiguration / Semester > "Semesterdaten importieren": Neu gibt es eine Option, die Anmeldungen auch ohne Wochenplan und Gruppenzuteilung zu importieren.

2024-04 | Diverse Erweiterungen

• In Master Data / Personen lässt sich beim erweiterten Filter → Musikschule Ja/Nein selektieren

• In Stammdaten können Kurse mit Pensum 0 (null) erfasst werden für z. B. Schnupperkurse ohne Pensums Berechnung

• Die Personen-Info lassen sich an verschiedenen Stellen über das i-Icon aufrufen (Semesterplanung und Rechnungen)

• weitere Neuerungen sind in den HelpDoc Semesterplanung und Fakturierung aufgeführt

A.1 - Kurse

Kurse sind sozusagen die "Fächer" der Musikschule. Sie bilden die Grundlage für die Anmeldungen.

Die Kurse werden pro Semester geführt und jeweils beim Semesterwechsel (siehe Semester) auf das nächste Semester übertragen.

Ein neuer Kurs wird mit Button [ + Neuer Kurs ] oben links [ A ] erstellt. Ein bestehender Kurs kann über das Editier-Icon [ B ] rechts mutiert werden.

Im Modal "Kurs erfassen" können folgende Werte erfasst werden:

Feld	Kurzbeschreibung
Semester	Wahl des Semesters. Standardmässig ist das aktuelle Semester bereits ausgewählt.
Kurs	Bezeichnung des Kurses. Dieser kann frei gewählt werden. Es empfiehlt sich allenfalls auch den Typ und die Unterrichtsdauer mit in die Bezeichnung einzubeziehen, um diesen später in den verschiedenen Ansichten besser identifizieren zu können. In diesem Beispiel "Gitarre 2/30" handelt es ich um einen Unterricht zu zweit während 30 Minuten.
Instrument	Wahl des Instruments. Diese sind vorgängig in der Konfiguration unter Instrumente erfasst werden.
Tarifgruppe	Wahl der Tarifgruppe, der dieser Kurs zugeordnet ist. Mit Tarifgruppen kann (zusammen mit den Tariftypen) die Preisgestaltung festgelegt werden.
Kontierung	Angabe des Kontos, auf das dieser Kurs (Ertrag) gebucht werden soll. Die Konti können unter Kontierungen festgelegt werden. Je Hauptkonto und Rabattkonto sind Kontierungen zu erfassen. Sollen Rabatte in der FIBU nicht separat ausgeweisen werden, so ist bei beiden Spalten derselbe Wert zu erfassen. Ein Klick in das Feld zeigt die Mutationsmöglichkeiten mit Erfassungsfeld, Bestätigung und Löschung an.
Periode	Angabe der Periodizität in der ein Kurs stattfindet. Diese Angabe wird vor allem dafür verwendet, wie die Lektionen Anzahl für die Musiklehrpersonen ermittelt wird.
Geschwisterrabatt	Bei der Verrechnung der Kurse, können Geschwisterrabatte definiert werden. Diese Markierung legt fest, ob für diesen Kurs auch Geschwisterrabatte gutgeschrieben werden.
Faktor für Pensum	Wert für Anrechnung des Pensums. Berechnungsbeispiel siehe nachfolgend. Neu ist auch der Faktor 0.0 möglich z. B. für Schnupperkurse, welche ohne Berechnung eines Pensums erfolgen sollen.

Faktor für Pensum

Mit dem Faktor kann die Dauer des Kurses an die wirkliche Dauer angepasst werden. Die Daten dazu werden aus Konfiguration System und Kurs gezogen.

Beispiel: Der Kurs mit 45 Minuten Dauer beansprucht ca. 70 Minuten mit Aufbau und wieder Aufräumen. Die System Lektion dauert 60 Minuten. Wir erhalten somit 1.125 effektives Pensum. Datenherkunft:

• Konfiguration / System / Vorgabewert System → Anzahl Minuten pro Lektion - [ 60 ]
• Tarifgruppe → Ensemble 45 Minuten → Dauer - [ 45 ]
• Kurs – Faktor für Pensum - [ 1.5 ]
  Korrekturwert, um effektive Lektionsdauer abzubilden
• Pensum effektiv = Kurs/Tarifgruppe Dauer Minuten x Faktor für Pensum ./. Anzahl Minuten pro Lektion

 45 x 1.5 ./. 60 = 1.125 Pensum effektiv

A x B ./. C → Dauer x Faktor ./. System Lektion = Pensum effektiv

A.2 - Konfiguration

Unter Musikschule - Stammdaten - Konfiguration können die verschiedenen Konfigurationsdaten und Einstellungen für die Musikschule gepflegt werden.

A.2.1 - Instrumente

Hier können die verschiedenen Instrumente erfasst werden, für die Kurse angeboten werden. Die Erfassung erfolgt pro Semester. Beim Semesterübertrag (Semester kopieren) werden die vorhandenen Daten automatisch auf das nächste Semester übertragen.

Jedem Instrument können Musiklehrpersonen [ C ] zugewiesen werden, die dieses Instrument unterrichten.

Vorhandene Instrumente können angepasst oder gelöscht (Schaltflächen am Ende der Zeile) und neue können über die Schaltfläche [ + Neues Instrument ] erfasst werden.

Pro Semester können einem Instrument beliebig viele Musiklehrpersonen zugwiesen werden, die das Instrument unterrichten. In der Semesterplanung werden die Kursteilnehmer/innen einer Lehrperson zugewiesen. Dabei können nur Lehrpersonen zugewiesen werden, die das entsprechende Instrument unterrichten.

A.2.2 - Tarifgruppen

Hier werden verschiedenen Tarifgruppen verwaltet. Jeder Kurs kann einer Tarifgruppe zugeordnet werden.

Das Anlegen und die Bearbeitung von neuen Tarifgruppen ist analog wie bei den Instrumenten.

Feld	Beschreibung
Bezeichnung	Frei definierbare Bezeichnung für diese Kostenstelle.
Teilnahmeart	Die Auswahl für die Teilnahmeart ist vom System definiert und kann nicht selber geändert werden. Aufgrund dieses Feldes erfolgt unter anderem die Berechnung der Lektionen Anzahl. Folgende Werte stehen zur Verfügung Einzel --> Einzelunterricht - Lektionen Anzahl entspricht der Dauer des Unterrichts Doppel --> Unterricht zu zweit - Lektionen Anzahl entspricht der Dauer des Unterrichts / 2 Gruppe Klasse Ensemble Bei den letzten 3 Werten wird die effektive Lektionen Anzahl aufgrund der Teilnehmer / -innen ermittelt. Neben der Teilnahmeart ist auch die Periodizität des Unterrichts (siehe dazu Kurse - Periode)
Dauer (Minuten)	Angabe der Unterrichtsdauer (unabhängig, wie viele Teilnehmer / -innen dieser Kurs hat und auch unabhängig davon, ob er alle Wochen stattfindet).
Familienrabatt	Je Anzahl SuS einer Familie werden mit einer Ganzzahl die Rabatte festgelegt. Beispiel oben: Bei zwei SuS, welche dieselbe Rechnungsadresse aufweisen, wird ein Familienrabatt von 10% als zusätzliche Rechnungsposition aufgeführt und in Abzug gebracht. Im Register FIBU-Konten sind für Haupt- und Rabattkonto die entsprechenden Kontierungen zu erfassen. Ein Klick in das Feld zeigt die Mutationsmöglichkeiten mit Erfassungsfeld, Bestätigung und Löschung an.

A.2.3 - Kostenstellen

Kostenstellen können definiert werden, um die Kurse (Lektionen / Kosten) aufteilen zu können. Jeder Anmeldung kann eine Kostenstelle zugewiesen werden.

Das Anlegen und die Bearbeitung von neuen Kostenstellengruppen und Kostenstellen ist analog wie bei den Instrumenten.

Jede Kostenstelle kann einer Kostenstellengruppe zugeordnet werden. In den verschiedenen Auswertungen kann nach diesen Kriterien gefiltert bzw. die Zahlen zusammengefasst werden.

Für die Kostenstellengruppen kann die Bezeichnung definiert werden.

Für die Kostenstellen kann die Bezeichnung definiert und die Zuweisung zu einer Kostenstellengruppe festgelegt werden.

A.2.4 - Tariftypen

Die Preisgestaltung für die Kursteilnahmen erfolgt einerseits über die Tarifgruppe und andererseits über die Tariftypen.

Die Zuweisung zu einer Tarifgruppe erfolgt beim Kurs - die Zuweisung zu einem Tariftypen erfolgt bei der Anmeldung.

A.2.5 - Preise

Die Preisgestaltung erfolgt aufgrund der Kombination zwischen Tarifgruppen und Tariftypen. Für jede Kombination kann ein Preis hinterlegt werden.

Die Preise werden pro Semester angegeben. Diese Werte werden automatisch beim Kopieren der Semesterdaten auf das nächste Semester übertragen.

Zum Hinterlegen der Preise klickt man auf das entsprechende Feld, worauf dieses direkt in der Tabellenansicht bearbeitet werden kann.

Der Wert kann durch die ENTER-Taste (oder durch Klicken auf das entsprechende Symbol) abgespeichert werden.

A.2.6 - Voranmeldungen Felder

Anmeldungen für einen Musik-Kurs können über ein Web-Formular erfolgen. Diese werden dann automatisch im Musikschule-Modul angezeigt.

Die Definition der Felder (die auf dem Web-Formular angezeigt werden), erfolgt hier.

Dabei können neben einem "Pflichtteil", der Name / Vorname / Email / PLZ / Ort enthält, beliebig viele Felder definiert werden, die auch auf dem Anmeldeformular angezeigt werden.

Es stehen verschiedene Feldtypen zur Verfügung, so dass das Anmeldeformular weitgehend selbst konfiguriert werden kann.

Das Anlegen und die Bearbeitung von neuen Kostenstellengruppen und Kostenstellen ist analog wie bei den Instrumenten.

Je, nach Typ des Feldes, können verschiedene Zusatzangaben gemacht werden:

Typ	Beschreibung
Dropdown-Liste	In einer Dropdown-Liste können beliebig viele Optionen erfasst werden, die dann später von der Anwenderin/vom Anwender ausgewählt werden können. Klicken Sie auf die Schaltfläche "+", um eine weitere Option zu erfassen und auf "x" um eine zu entfernen. Die Optionen erscheinen dann später im Anmeldeformular:
Infotext	Bei Infotextfeldern handelt es sich um reine Anzeigefelder. Der Text, der für die Anzeige eingegeben wird, darf maximal 255 Zeichen lang sein. Es ist aber möglich, mehrere Infotext-Felder nacheinander anzuzeigen.

A.2.7 - Kontierungen

Für die Verrechnung der Kurse können Ertragskonti angegeben werden. Diese werden hier definiert.

Neben der Bezeichnung des Kontos kann auch das dazugehörige FIBU-Konto angegeben werden. Dieses wird verwendet, falls die Buchungen an eine nachgelagertes System (Bsp. für Fakturierung) weitergegeben wird.

Das Konto kann beim Kurs hinterlegt werden.

A.2.8 - Auswertungstags

Jeder Anmeldung können Auswertungstags zugewiesen werden.

So können selbst definierte Selektionsmerkmale erstellt werden, nach denen später selektiert oder beispielsweise auch für Auswertungen gruppiert werden kann.

Jeder Anmeldung können beliebig viele Tags zugeordnet werden.

A.2.9 - Absenztypen

Um die Kursteilnahmen zu verwalten, können Absenztypen definiert werden wie z. B. "Anwesend" / "Abwesend" oder "Entschuldigt" / "Krank".

A.2.10 - Semester

Die Semester können in den Masterdaten erfasst und mutiert werden.

Hier können zusätzlich Einstellungen und Funktionen festgelegt werden, die Musikschul-spezifisch sind.

Semesterdaten kopieren

Die Semesterdaten - Konfigurationen als auch Anmeldungen - können vom vorherigen Semester kopiert werden. Dies geschieht üblicherweise dann, wenn die Anmeldedaten für das neue Semester erfasst werden sollen.

Das Modal zum Semesterdatenimport kann über das Import-Icon in der entsprechenden Zeile aufgerufen werden.

1. In einem ersten Schritt wird gewählt, aus welchem Semester der Import durchgeführt werden soll.

1. Hier kann selektiert werden, welche Anmeldungen mit welchem Status des gewählten Semesters importiert werden sollen.
   Werden hier keine Anmeldestatus selektiert, wird nur die Konfiguration (Kurse, Preise, Tariftypen, etc) des gewählten Semesters importiert, jedoch keine Anmeldungen.
2. In einem dritten Schritt wird definiert, welche Informationen von den Anmeldungen importiert werden soll:
   1. Gruppenzuteilung und Wochenplan: Sämtliche Informationen der Anmeldung werden in das neue Semester übertragen. (Bisherige Funktionalität des Imports)
      Wenn auf den Musikschul-Lehrpersonen (Masterdata, entsprechender Reiter) Planungsräume gepflegt werden, werden die gewählten Räume der zu importierenden Daten durch die Planungsräume ersetzt.
   Diese Option kann vor allem beim Wechsel vom ersten Semester (Herbstsemester) ins zweite (Frühlingssemester) Sinn machen, wenn die Stundenpläne grösstenteils identisch bleiben.
   1. Nur Gruppenzuteilung: Nur die Gruppenzuteilung wird kopiert. Der Wochenplan mit den Daten wie Raum, Wochentag und geplante Zeit wird nicht ins neue Semester übertragen. So kann abhängig von den Stundenplänen das neue Semester mit den bestehenden Gruppen frisch eingeplant werden, ohne dass die Wochenpläne zuerst manuell gelöscht werden müssen. (Neue Funktionalität)
   2. Weder Wochenplan noch Gruppenzuteilung: Wird die letzte Option gewählt, wird weder die Gruppenzuteilung noch der Wochenplan mit den zugehörigen Informationen übertragen. Die Zuteilung zu den Lehrpersonen bleibt bestehen. (Neue Funktionalität)
      Somit sind die Musik-SuS wieder bereit, um in neue Gruppen eingeteilt und im Anschluss in den Wochenplan eingeteilt zu werden.

Semester definitiv setzen

Wenn ein Semester als definitiv gesetzt wird, werden die Wochenplandaten auf die Wochenansichten ("Tageskalender") übertragen und die Lektionen pro SuS in der Lektionenverwaltung erstellt. Dabei können verschiedene Parameter festgelegt werden:

▢ - Abgemeldete Kursteilnehmende löschen

▢ - Status "Neu" auf "Angemeldet" wechseln

Im selben Modal lässt sich auch die Periodizität beim Absatz "Kalender füllen mit Kursen" schalten mit:

▢ - 1x pro Woche

▢ - 1x in zwei Wochen

▢ - 1x in vier Wochen

Lektionenverwaltung bearbeiten: Bei Kursen, die nicht wöchentlich stattfinden, muss allenfalls im Anschluss noch die "Feinplanung" im innerhalb der Lektionenverwaltung vorgenommen werden.

A.2.11 - System

Hier können verschiedene systemrelevante Einstellungen vorgenommen werden.

Voranmeldungen

Wenn eine Anmeldung für die Musikschule über das Eingabeformular auf der Homepage der Schule erstellt wird, wird automatisch eine Bestätigungsmail erstellt. Hier kann der Text definiert werden, der im Bestätigungsmail mitgegeben wird.

Vorgabewerte Anmeldungen

Bei der Erfassung von neuen Voranmeldungen und Anmeldungen sowie beim Übertrag der Voranmeldungen auf die Anmeldungen können verschiedene Vorgabewerte für die einzelnen Felder festgelegt werden. Diese werden dann automatisch eingesetzt.

Selbstverständlich können sie jederzeit auch wieder verändert werden.

Vorgabewerte System

Die weiteren HelpDoc zur MUSIKSCHULE sind:

Musikschule - [ B ] - Semesterplanung

Musikschule - [ C ] - Fakturierung

E N D E dieser Anleitung 😉

Sollten Fragen oder Unregelmässigkeiten festgestellt werden, melden Sie bitte den Vorgang mit Vermerken wie gemachte Eingaben und eines Screenshots via support@pupil.ch.