Musikschule - [ A ] - Stammdaten
Im Musikschule Modul können verschiedene Stammdaten erfasst bzw. geändert werden.
Die meisten davon sind generell für das Musikschule-Modul gültig, einige davon nur für das jeweilige Semester. Die semesterabhängigen Daten werden beim Semesterwechsel (siehe Semester) automatisch auf das nächste Semester übertragen.
Diese Funktionen stehen nur der Schulleitung der Musikschule zur Verfügung. Die Berechtigungen dazu sind den entsprechenden Rollen zuzuweisen.
Neuigkeiten
2024-06 | Zusätzliche Möglichkeiten bei "Semesterdaten importieren"
• Bei der Konfiguration / Semester > "Semesterdaten importieren": Neu gibt es eine Option, die Anmeldungen auch ohne Wochenplan und Gruppenzuteilung zu importieren.
2024-04 | Diverse Erweiterungen
• In Master Data / Personen lässt sich beim erweiterten Filter → Musikschule Ja/Nein selektieren
• In Stammdaten können Kurse mit Pensum 0 (null) erfasst werden für z. B. Schnupperkurse ohne Pensums Berechnung
• Die Personen-Info lassen sich an verschiedenen Stellen über das i-Icon aufrufen (Semesterplanung und Rechnungen)
• weitere Neuerungen sind in den HelpDoc Semesterplanung und Fakturierung aufgeführt
A.1 - Kurse
Kurse sind sozusagen die "Fächer" der Musikschule. Sie bilden die Grundlage für die Anmeldungen.
Die Kurse werden pro Semester geführt und jeweils beim Semesterwechsel (siehe Semester) auf das nächste Semester übertragen.
Ein neuer Kurs wird mit Button [ + Neuer Kurs ] oben links [ A ] erstellt. Ein bestehender Kurs kann über das Editier-Icon [ B ] rechts mutiert werden.
Im Modal "Kurs erfassen" können folgende Werte erfasst werden:
Feld | Kurzbeschreibung |
Semester | Wahl des Semesters. Standardmässig ist das aktuelle Semester bereits ausgewählt. |
Kurs | Bezeichnung des Kurses. Dieser kann frei gewählt werden. Es empfiehlt sich allenfalls auch den Typ und die Unterrichtsdauer mit in die Bezeichnung einzubeziehen, um diesen später in den verschiedenen Ansichten besser identifizieren zu können. In diesem Beispiel "Gitarre 2/30" handelt es ich um einen Unterricht zu zweit während 30 Minuten. |
Instrument | Wahl des Instruments. Diese sind vorgängig in der Konfiguration unter Instrumente erfasst werden. |
Tarifgruppe | Wahl der Tarifgruppe, der dieser Kurs zugeordnet ist. Mit Tarifgruppen kann (zusammen mit den Tariftypen) die Preisgestaltung festgelegt werden. |
Kontierung | Angabe des Kontos, auf das dieser Kurs (Ertrag) gebucht werden soll. Die Konti können unter Kontierungen festgelegt werden. |
Periode | Angabe der Periodizität in der ein Kurs stattfindet. Diese Angabe wird vor allem dafür verwendet, wie die Lektionen Anzahl für die Musiklehrpersonen ermittelt wird. |
Geschwisterrabatt | Bei der Verrechnung der Kurse, können Geschwisterrabatte definiert werden. Diese Markierung legt fest, ob für diesen Kurs auch Geschwisterrabatte gutgeschrieben werden. |
Faktor für Pensum | Wert für Anrechnung des Pensums Neu ist auch der Faktor 0.0 möglich z. B. für Schnupperkurse, welche ohne Berechnung eines Pensums erfolgen sollen. |
A.2 - Konfiguration
Unter Musikschule - Stammdaten - Konfiguration können die verschiedenen Konfigurationsdaten und Einstellungen für die Musikschule gepflegt werden.
A.2.1 - Instrumente
Hier können die verschiedenen Instrumente erfasst werden, für die Kurse angeboten werden. Die Erfassung erfolgt pro Semester. Beim Semesterübertrag (Semester kopieren) werden die vorhandenen Daten automatisch auf das nächste Semester übertragen.
Jedem Instrument können Musiklehrpersonen [ C ] zugewiesen werden, die dieses Instrument unterrichten.
Vorhandene Instrumente können angepasst oder gelöscht (Schaltflächen am Ende der Zeile) und neue können über die Schaltfläche [ + Neues Instrument ] erfasst werden.
Pro Semester können einem Instrument beliebig viele Musiklehrpersonen zugwiesen werden, die das Instrument unterrichten. In der Semesterplanung werden die Kursteilnehmer/innen einer Lehrperson zugewiesen. Dabei können nur Lehrpersonen zugewiesen werden, die das entsprechende Instrument unterrichten.
A.2.2 - Tarifgruppen
Hier werden verschiedenen Tarifgruppen verwaltet. Jeder Kurs kann einer Tarifgruppe zugeordnet werden.
Das Anlegen und die Bearbeitung von neuen Tarifgruppen ist analog wie bei den Instrumenten.
Feld | Beschreibung |
Bezeichnung | Frei definierbare Bezeichnung für diese Kostenstelle. |
Teilnahmeart | Die Auswahl für die Teilnahmeart ist vom System definiert und kann nicht selber geändert werden. Aufgrund dieses Feldes erfolgt unter anderem die Berechnung der Lektionen Anzahl. Folgende Werte stehen zur Verfügung
Bei den letzten 3 Werten wird die effektive Lektionen Anzahl aufgrund der Teilnehmer / -innen ermittelt. Neben der Teilnahmeart ist auch die Periodizität des Unterrichts (siehe dazu Kurse - Periode) |
Dauer (Minuten) | Angabe der Unterrichtsdauer (unabhängig, wie viele Teilnehmer / -innen dieser Kurs hat und auch unabhängig davon, ob er alle Wochen stattfindet). |
A.2.3 - Kostenstellen
Kostenstellen können definiert werden, um die Kurse (Lektionen / Kosten) aufteilen zu können. Jeder Anmeldung kann eine Kostenstelle zugewiesen werden.
Das Anlegen und die Bearbeitung von neuen Kostenstellengruppen und Kostenstellen ist analog wie bei den Instrumenten.
Jede Kostenstelle kann einer Kostenstellengruppe zugeordnet werden. In den verschiedenen Auswertungen kann nach diesen Kriterien gefiltert bzw. die Zahlen zusammengefasst werden.
Für die Kostenstellengruppen kann die Bezeichnung definiert werden.
Für die Kostenstellen kann die Bezeichnung definiert und die Zuweisung zu einer Kostenstellengruppe festgelegt werden.
A.2.4 - Tariftypen
Die Preisgestaltung für die Kursteilnahmen erfolgt einerseits über die Tarifgruppe und andererseits über die Tariftypen.
(z.B. Eigene Schüler/innen, Externe Schüler/innen, Erwachsene)
Die Zuweisung zu einer Tarifgruppe erfolgt beim Kurs - die Zuweisung zu einem Tariftypen erfolgt bei der Anmeldung.
A.2.5 - Preise
Die Preisgestaltung erfolgt aufgrund der Kombination zwischen Tarifgruppen und Tariftypen. Für jede Kombination kann ein Preis hinterlegt werden.
Die Preise werden pro Semester angegeben. Diese Werte werden automatisch beim Kopieren der Semesterdaten auf das nächste Semester übertragen.
Zum Hinterlegen der Preise klickt man auf das entsprechende Feld, worauf dieses direkt in der Tabellenansicht bearbeitet werden kann.
Der Wert kann durch die ENTER-Taste (oder durch Klicken auf das entsprechende Symbol) abgespeichert werden.
A.2.6 - Voranmeldungen Felder
Anmeldungen für einen Musik-Kurs können über ein Web-Formular erfolgen. Diese werden dann automatisch im Musikschule-Modul angezeigt.
Die Definition der Felder (die auf dem Web-Formular angezeigt werden), erfolgt hier.
Dabei können neben einem "Pflichtteil", der Name / Vorname / Email / PLZ / Ort enthält, beliebig viele Felder definiert werden, die auch auf dem Anmeldeformular angezeigt werden.
Es stehen verschiedene Feldtypen zur Verfügung, so dass das Anmeldeformular weitgehend selbst konfiguriert werden kann.
Das Anlegen und die Bearbeitung von neuen Kostenstellengruppen und Kostenstellen ist analog wie bei den Instrumenten.
Feld | Beschreibung |
Bezeichnung | Eingabe der Feldbezeichnung. Diese wird in den meisten Fällen als Feldtitel verwendet (Ausnahme Infotext). |
Typ | Es kann ausgewählt werden zwischen folgenden Typen:
|
Reihenfolge auf Formular | Die Felder werden im Eingabeformular in der Reihenfolge dieses Feldes (numerisch / aufsteigend) angezeigt. Hier kann die entsprechende Zahl eingegeben werden. Die Zahlen müssen nicht fortlaufend sein. |
Ist erforderlich | Falls es sich um ein Pflichtfeld handelt (Benutzer muss zwingend eine Eingabe machen), kann das mit dieser Schaltfläche festgelegt werden. |
Je, nach Typ des Feldes, können verschiedene Zusatzangaben gemacht werden:
Typ | Beschreibung |
Dropdown-Liste |  In einer Dropdown-Liste können beliebig viele Optionen erfasst werden, die dann später von der Anwenderin/vom Anwender ausgewählt werden können. Klicken Sie auf die Schaltfläche "+", um eine weitere Option zu erfassen und auf "x" um eine zu entfernen. Die Optionen erscheinen dann später im Anmeldeformular:  |
Infotext | Bei Infotextfeldern handelt es sich um reine Anzeigefelder. Der Text, der für die Anzeige eingegeben wird, darf maximal 255 Zeichen lang sein. Es ist aber möglich, mehrere Infotext-Felder nacheinander anzuzeigen. |
A.2.7 - Kontierungen
Für die Verrechnung der Kurse können Ertragskonti angegeben werden. Diese werden hier definiert.
Neben der Bezeichnung des Kontos kann auch das dazugehörige FIBU-Konto angegeben werden. Dieses wird verwendet, falls die Buchungen an eine nachgelagertes System (Bsp. für Fakturierung) weitergegeben wird.
Das Konto kann beim Kurs hinterlegt werden.
A.2.8 - Auswertungstags
Jeder Anmeldung können Auswertungstags zugewiesen werden.
So können selbst definierte Selektionsmerkmale erstellt werden, nach denen später selektiert oder beispielsweise auch für Auswertungen gruppiert werden kann.
Jeder Anmeldung können beliebig viele Tags zugeordnet werden.
A.2.9 - Absenztypen
Um die Kursteilnahmen zu verwalten, können Absenztypen definiert werden wie z. B. "Anwesend" / "Abwesend" oder "Entschuldigt" / "Krank".
A.2.10 - Semester
Die Semester können in den Masterdaten erfasst und mutiert werden.
Hier können zusätzlich Einstellungen und Funktionen festgelegt werden, die Musikschul-spezifisch sind.
Spalte | Beschreibung |
Semester | Schulsemester. Dieses wird von den Masterdaten übernommen und kann hier weder festgelegt noch verändert werden. Es können nur Angaben zu bereits bestehenden Semestern gemacht werden. |
Status | Zeigt den Status des Semesters an. Es gibt zwei Typen:
|
Voranmeldungen | Via Webformular können Kursteilnehmer/-innen selber ihre Anmeldung erfassen. Mit Hilfe dieser Markierung kann festgelegt werden, auf welches Semester die Anmeldungen eingetragen werden. Es kann nur ein Semester als "aktiv" markiert werden (grüne Markierung). |
Semesterdaten kopieren
Die Semesterdaten - Konfigurationen als auch Anmeldungen - können vom vorherigen Semester kopiert werden. Dies geschieht üblicherweise dann, wenn die Anmeldedaten für das neue Semester erfasst werden sollen.
Das Modal zum Semesterdatenimport kann über das Icon in der entsprechenden Zeile aufgerufen werden.
- In einem ersten Schritt wird gewählt, aus welchem Semester der Import durchgeführt werden soll.
- Hier kann selektiert werden, welche Anmeldungen mit welchem Status des gewählten Semesters importiert werden sollen.
Werden hier keine Anmeldestatus selektiert, wird nur die Konfiguration (Kurse, Preise, Tariftypen, etc) des gewählten Semesters importiert, jedoch keine Anmeldungen. - In einem dritten Schritt wird definiert, welche Informationen von den Anmeldungen importiert werden soll:
- Gruppenzuteilung und Wochenplan: Sämtliche Informationen der Anmeldung werden in das neue Semester übertragen. (Bisherige Funktionalität des Imports)
Wenn auf den Musikschul-Lehrpersonen (Masterdata, entsprechender Reiter) Planungsräume gepflegt werden, werden die gewählten Räume der zu importierenden Daten durch die Planungsräume ersetzt.
Diese Option kann vor allem beim Wechsel vom ersten Semester (Herbstsemester) ins zweite (Frühlingssemester) Sinn machen, wenn die Stundenpläne grösstenteils identisch bleiben.- Nur Gruppenzuteilung: Nur die Gruppenzuteilung wird kopiert. Der Wochenplan mit den Daten wie Raum, Wochentag und geplante Zeit wird nicht ins neue Semester übertragen. So kann abhängig von den Stundenplänen das neue Semester mit den bestehenden Gruppen frisch eingeplant werden, ohne dass die Wochenpläne zuerst manuell gelöscht werden müssen. (Neue Funktionalität)
- Weder Wochenplan noch Gruppenzuteilung: Wird die letzte Option gewählt, wird weder die Gruppenzuteilung noch der Wochenplan mit den zugehörigen Informationen übertragen. Die Zuteilung zu den Lehrpersonen bleibt bestehen. (Neue Funktionalität)
Somit sind die Musik-SuS wieder bereit, um in neue Gruppen eingeteilt und im Anschluss in den Wochenplan eingeteilt zu werden.
- Gruppenzuteilung und Wochenplan: Sämtliche Informationen der Anmeldung werden in das neue Semester übertragen. (Bisherige Funktionalität des Imports)
Semester definitiv setzen
Wenn ein Semester als definitiv gesetzt wird, werden die Wochenplandaten auf die Wochenansichten ("Tageskalender") übertragen und die Lektionen pro SuS in der Lektionenverwaltung erstellt. Dabei können verschiedene Parameter festgelegt werden:
▢ - Abgemeldete Kursteilnehmende löschen
▢ - Status "Neu" auf "Angemeldet" wechseln
Im selben Modal lässt sich auch die Periodizität beim Absatz "Kalender füllen mit Kursen" schalten mit:
▢ - 1x pro Woche
▢ - 1x in zwei Wochen
▢ - 1x in vier Wochen
Lektionenverwaltung bearbeiten: Bei Kursen, die nicht wöchentlich stattfinden, muss allenfalls im Anschluss noch die "Feinplanung" im innerhalb der Lektionenverwaltung vorgenommen werden.
A.2.11 - System
Hier können verschiedene systemrelevante Einstellungen vorgenommen werden.
Voranmeldungen
Wenn eine Anmeldung für die Musikschule über das Eingabeformular auf der Homepage der Schule erstellt wird, wird automatisch eine Bestätigungsmail erstellt. Hier kann der Text definiert werden, der im Bestätigungsmail mitgegeben wird.
Spalte | Beschreibung |
E-Mail Betreff | Text, der im Betreff des gesendeten Mails erscheint. Neben einem beliebigen Text kann auch die Variable $name$ eingefügt werden. An dieser Stelle wird dann der Vor- und Nachname aus der Anmeldung übernommen. |
E-Mail Inhalt | Text, der im Mail mitgegeben wird. Auch hier kann die Variable $name$ verwendet werden. |
Vorgabewerte Anmeldungen
Bei der Erfassung von neuen Voranmeldungen und Anmeldungen sowie beim Übertrag der Voranmeldungen auf die Anmeldungen können verschiedene Vorgabewerte für die einzelnen Felder festgelegt werden. Diese werden dann automatisch eingesetzt.
Selbstverständlich können sie jederzeit auch wieder verändert werden.
Spalte | Beschreibung |
Status | Vorgabewert für den Status |
Kostenstelle | Vorgabewert für die Kostenstelle |
Tariftyp | Vorgabewert für den Tariftyp |
Rollen | hier können die Rollen definiert werden, die für die Anzeige der auszuwählenden Kursteilnehmer/-innen zur Verfügung stehen sollen. Falls nichts vorgegeben wird, kann aus allen vorhandenen Adressen ausgewählt werden. |
Vorgabewerte System
Standardklasse | Grundsätzlich weist eine Schülerin / ein Schüler in PUPIL eine aktive Klasse auf - jetzt oder in Zukunft - sonst wird der Account auf inaktiv gesetzt (= nicht mehr an der Schule). Wird bei Standardklasse die Pseudoklasse "Musikschule" ausgewählt, so wird bei Schülerinnen/Schüler mit einer Musikschul Anmeldung defaultmässig diese Klasse zugewiesen. Somit erübrigt sich eine manuelle Klassenzuweisung. Dies betrifft nur die Rolle SuS / Schülerinnen und Schüler. Die Benennung dieser Pseudoklasse kann gemäss eigenem Bedürfnis geschehen. |
Anzahl Minuten pro Lektion | Die Erläuterung dazu folgt noch |
Die weiteren HelpDoc zur MUSIKSCHULE sind:
Musikschule - [ B ] - Semesterplanung
Musikschule - [ C ] - Fakturierung
E N D E dieser Anleitung 😉
Sollten Fragen oder Unregelmässigkeiten festgestellt werden, melden Sie bitte den Vorgang mit Vermerken wie gemachte Eingaben und eines Screenshots via support@pupil.ch.
