Musikschule: Stammdaten

Im Musikschule Modul können verschiedene Stammdaten erfasst bzw. geändert werden.

Die meisten davon sind generell für das Musikschule-Modul gültig, einige davon nur für das jeweilige Semester. Die semesterabhängigen Daten werden beim Semesterwechsel (siehe Semester) automatisch auf das nächste Semester übertragen.

Diese Funktionen stehen nur der Schulleitung der Musikschule zur Verfügung. Die Berechtigungen dazu sind den entsprechenden Rollen zuzuweisen.

Neuigkeiten

2024-04 | Diverse Erweiterungen

• In Master Data / Personen lässt sich beim erweiterten Filter → Musikschule Ja/Nein selektieren

• In Stammdaten können Kurse mit Pensum 0 (null) erfasst werden für z. B. Schnupperkurse ohne Pensums Berechnung

• Die Personen-Info lassen sich an verschiedenen Stellen über das i-Icon aufrufen (Semesterplanung und Rechnungen)

• weitere Neuerungen sind in den HelpDoc Semesterplanung und Fakturierung aufgeführt

Kurse

Kurse sind sozusagen die "Fächer" der Musikschule. Sie bilden die Grundlage für die Anmeldungen.

Die Kurse werden pro Semester geführt und jeweils beim Semesterwechsel (siehe Semester) auf das nächste Semester übertragen.

Ein neuer Kurs wird mit Button [ + Neuer Kurs ] oben links [ A ] erstellt. Ein bestehender Kurs kann über das Editier-Icon [ B ] rechts mutiert werden.

Musikschule - Kurse

Im Modal "Kurs erfassen" können folgende Werte erfasst werden:

Kurs erfassen

Feld

Kurzbeschreibung

Semester

Wahl des Semesters. Standardmässig ist das aktuelle Semester bereits ausgewählt.

Kurs

Bezeichnung des Kurses. Dieser kann frei gewählt werden.

Es empfiehlt sich allenfalls auch den Typ und die Unterrichtsdauer mit in die Bezeichnung einzubeziehen, um diesen später in den verschiedenen Ansichten besser identifizieren zu können.

In diesem Beispiel "Gitarre 2/30" handelt es ich um einen Unterricht zu zweit während 30 Minuten.

Instrument

Wahl des Instruments. Diese sind vorgängig in der Konfiguration unter Instrumente erfasst werden.

Tarifgruppe

Wahl der Tarifgruppe, der dieser Kurs zugeordnet ist. Mit Tarifgruppen kann (zusammen mit den Tariftypen) die Preisgestaltung festgelegt werden.

Kontierung

Angabe des Kontos, auf das dieser Kurs (Ertrag) gebucht werden soll. Die Konti können unter Kontierungen festgelegt werden.

Periode

Angabe der Periodizität in der ein Kurs stattfindet.

Diese Angabe wird vor allem dafür verwendet, wie die Lektionen Anzahl für die Musiklehrpersonen ermittelt wird.

Geschwisterrabatt

Bei der Verrechnung der Kurse, können Geschwisterrabatte definiert werden. Diese Markierung legt fest, ob für diesen Kurs auch Geschwisterrabatte gutgeschrieben werden.

Faktor für Pensum

Wert für Anrechnung des Pensums

Neu ist auch der Faktor 0.0 möglich z. B. für Schnupperkurse, welche ohne Berechnung eines Pensums erfolgen sollen.

Konfiguration

Unter Musikschule - Stammdaten - Konfiguration können die verschiedenen Konfigurationsdaten und Einstellungen für die Musikschule gepflegt werden.

Musikschule Konfiguration

Instrumente

Hier können die verschiedenen Instrumente erfasst werden, für die Kurse angeboten werden. Die Erfassung erfolgt pro Semester. Beim Semesterübertrag (Semester kopieren) werden die vorhandenen Daten automatisch auf das nächste Semester übertragen.

Jedem Instrument können Musiklehrpersonen [ C ] zugewiesen werden, die dieses Instrument unterrichten.

Konfiguration Instrumente

Vorhandene Instrumente können angepasst oder gelöscht (Schaltflächen am Ende der Zeile) und neue können über die Schaltfläche [ + Neues Instrument ] erfasst werden.

Pro Semester können einem Instrument beliebig viele Musiklehrpersonen zugwiesen werden, die das Instrument unterrichten. In der Semesterplanung werden die Kursteilnehmer/innen einer Lehrperson zugewiesen. Dabei können nur Lehrpersonen zugewiesen werden, die das entsprechende Instrument unterrichten.

Tarifgruppen

Hier werden verschiedenen Tarifgruppen verwaltet. Jeder Kurs kann einer Tarifgruppe zugeordnet werden.

Das Anlegen und die Bearbeitung von neuen Tarifgruppen ist analog wie bei den Instrumenten.

Feld

Beschreibung

Bezeichnung

Frei definierbare Bezeichnung für diese Kostenstelle.

Teilnahmeart

Die Auswahl für die Teilnahmeart ist vom System definiert und kann nicht selber geändert werden.

Aufgrund dieses Feldes erfolgt unter anderem die Berechnung der Lektionen Anzahl. Folgende Werte stehen zur Verfügung

  • Einzel
    --> Einzelunterricht - Lektionen Anzahl entspricht der Dauer des Unterrichts
  • Doppel
    --> Unterricht zu zweit - Lektionen Anzahl entspricht der Dauer des Unterrichts / 2
  • Gruppe
  • Klasse
  • Ensemble

Bei den letzten 3 Werten wird die effektive Lektionen Anzahl aufgrund der Teilnehmer / -innen ermittelt.

Neben der Teilnahmeart ist auch die Periodizität des Unterrichts (siehe dazu Kurse - Periode)

Dauer (Minuten)

Angabe der Unterrichtsdauer (unabhängig, wie viele Teilnehmer / -innen dieser Kurs hat und auch unabhängig davon, ob er alle Wochen stattfindet).

Kostenstellen

Kostenstellen können definiert werden, um die Kurse (Lektionen / Kosten) aufteilen zu können. Jeder Anmeldung kann eine Kostenstelle zugewiesen werden.

Das Anlegen und die Bearbeitung von neuen Kostenstellengruppen und Kostenstellen ist analog wie bei den Instrumenten.

Jede Kostenstelle kann einer Kostenstellengruppe zugeordnet werden. In den verschiedenen Auswertungen kann nach diesen Kriterien gefiltert bzw. die Zahlen zusammengefasst werden.

Für die Kostenstellengruppen kann die Bezeichnung definiert werden.

Für die Kostenstellen kann die Bezeichnung definiert und die Zuweisung zu einer Kostenstellengruppe festgelegt werden.

Tariftypen

Die Preisgestaltung für die Kursteilnahmen erfolgt einerseits über die Tarifgruppe und andererseits über die Tariftypen.

Die Zuweisung zu einer Tarifgruppe erfolgt beim Kurs - die Zuweisung zu einem Tariftypen erfolgt bei der Anmeldung.

Das Anlegen und die Bearbeitung von neuen Tariftypen ist analog wie bei den Instrumenten.

Preise

Die Preisgestaltung erfolgt aufgrund der Tarifgruppen und Tariftypen.

Die Preise werden pro Semester angegeben. Diese Werte werden automatisch beim Kopieren der Semesterdaten auf das nächste Semester übertragen.

Die Ansicht konfiguriert sich aus den Werten, die in den Tarifgruppen und Tariftypen hinterlegt sind.

Für jede Kombination kann ein Preis hinterlegt werden.

Dazu klickt man auf das entsprechende Feld, worauf dieses direkt in der Tabellenansicht bearbeitet werden kann.

Der Wert kann durch die ENTER-Taste (oder durch Klicken auf das entsprechende Symbol) abgespeichert werden.

Voranmeldungen Felder

Anmeldungen für einen Musik-Kurs können über ein Web-Formular erfolgen. Diese werden dann automatisch im Musikschule-Modul angezeigt.

Die Definition der Felder (die auf dem Web-Formular angezeigt werden), erfolgt hier.

Dabei können neben einem "Pflichtteil", der Name / Vorname / Email / PLZ / Ort enthält, beliebig viele Felder definiert werden, die auch auf dem Anmeldeformular angezeigt werden.

Es stehen verschiedene Feldtypen zur Verfügung, so dass das Anmeldeformular weitgehend selbst konfiguriert werden kann.

Das Anlegen und die Bearbeitung von neuen Kostenstellengruppen und Kostenstellen ist analog wie bei den Instrumenten.

Feld

Beschreibung

Bezeichnung

Eingabe der Feldbezeichnung. Diese wird in den meisten Fällen als Feldtitel verwendet (Ausnahme Infotext).

Typ

Es kann ausgewählt werden zwischen folgenden Typen:

  • Text - es kann ein beliebiger Text eingegeben werden.
  • Zahl - es kann nur eine ganze Zahl eingegeben werden
  • Kontrollkästchen - es erscheint eine kleine Box, die markiert werden kann.
  • Textbereich - es können mehrzeilige Textfelder eingegeben werden.
  • Dropdown-Liste - Auswahlfelder für verschiedenen Optionen
  • Datum
  • Infotext - Textanzeigen

Reihenfolge auf Formular

Die Felder werden im Eingabeformular in der Reihenfolge dieses Feldes (numerisch / aufsteigend) angezeigt.

Hier kann die entsprechende Zahl eingegeben werden. Die Zahlen müssen nicht fortlaufend sein.

Ist erforderlich

Falls es sich um ein Pflichtfeld handelt (Benutzer muss zwingend eine Eingabe machen), kann das mit dieser Schaltfläche festgelegt werden.

Je, nach Typ des Feldes, können verschiedene Zusatzangaben gemacht werden:

Typ

Beschreibung

Dropdown-Liste

In einer Dropdown-Liste können beliebig viele Optionen erfasst werden, die dann später von der Anwenderin/vom Anwender ausgewählt werden können.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "+", um eine weitere Option zu erfassen und auf "x" um eine zu entfernen.

Die Optionen erscheinen dann später im Anmeldeformular:

Infotext

Bei Infotextfeldern handelt es sich um reine Anzeigefelder.

Der Text, der für die Anzeige eingegeben wird, darf maximal 255 Zeichen lang sein.

Es ist aber möglich, mehrere Infotext-Felder nacheinander anzuzeigen.

Kontierungen

Für die Verrechnung der Kurse können Ertragskonti angegeben werden. Diese werden hier definiert.

Neben der Bezeichnung des Kontos kann auch das dazugehörige FIBU-Konto angegeben werden. Dieses wird verwendet, falls die Buchungen an eine nachgelagertes System (Bsp. für Fakturierung) weitergegeben wird.

Das Konto kann beim Kurs hinterlegt werden.

Das Anlegen und die Bearbeitung von neuen Kontierungen ist analog wie bei den Instrumenten.

Auswertungstags

Jeder Anmeldung können Auswertungstags zugewiesen werden.

So können selbst definierte Selektionsmerkmale erstellt werden, nach denen später selektiert oder beispielsweise auch für Auswertungen gruppiert werden kann.

Jeder Anmeldung können beliebig viele Tags zugeordnet werden.

Das Anlegen und die Bearbeitung von neuen Kontierungen ist analog wie bei den Instrumenten.

Absenztypen

Um die Kursteilnahmen zu verwalten, können Absenztypen definiert werden wie z. B. "Anwesend" / "Abwesend" oder "Entschuldigt" / "Krank".

Das Anlegen und die Bearbeitung von neuen Absenztypen ist analog wie bei den Instrumenten.

Semester

Die Semester können in den Masterdaten erfasst und mutiert werden.

Hier können zusätzlich Einstellungen und Funktionen festgelegt werden, die Musikschul-spezifisch sind.

Spalte

Beschreibung

Semester

Schulsemester.

Dieses wird von den Masterdaten übernommen und kann hier weder festgelegt noch verändert werden. Es können nur Angaben zu bereits bestehenden Semestern gemacht werden.

Status

Zeigt den Status des Semesters an.

Es gibt zwei Typen:

  1. Provisorisch
    Provisorische Semester können bearbeitet werden. Sie enthalten aber noch keine Daten in der Lektionenverwaltung und verschiedene Status der Anmeldung sind noch provisorisch.
    Semester definitiv setzen siehe unten: Semesterdaten definitiv setzen
    Ein provisorisches Semester kann jederzeit überschrieben werden, indem die Daten eines anderen Semesters kopiert werden. Siehe unten: Semesterdaten kopieren
  2. Definitiv
    Semester, das bereits als definitiv markiert wurde.
    Siehe unten: Semesterdaten definitiv setzen

Voranmeldungen

Via Webformular können Kursteilnehmer/-innen selber ihre Anmeldung erfassen. Mit Hilfe dieser Markierung kann festgelegt werden, auf welches Semester die Anmeldungen eingetragen werden.

Es kann nur ein Semester als "aktiv" markiert werden (grüne Markierung).

Semesterdaten kopieren

Die Semesterdaten können vom vorherigen Semester kopiert werden. Dies geschieht üblicherweise dann, wenn die Anmeldedaten für das neue Semester erfasst werden sollen.

Bei der Übernahme der Daten werden nebst den verschiedenen Konfigurationsdaten auch die Anmeldedaten übernommen. Hier wird selektiv festgehalten, welche Status in das Semester kopiert werden.

Semesterdaten importieren

[ A ] - Mit dem ersten Icon öffnet das Modal "Musikschule - Semesterdaten importieren", wo gewählt wird, aus welchem Semester die Anmeldungen kopiert werden sollen.

Es wird selektiert, welche "Status übertragen" werden sollen.

Es können nur Daten von einem Semester übernommen werden, das als definitiv markiert wurde.
Semester definitiv setzen

Wenn ein Semester als definitiv gesetzt wird, werden die Wochenplandaten auf die Wochenansichten ("Tageskalender") übertragen. Dabei können verschiedene Parameter festgelegt werden:

- Abgemeldete Kursteilnehmende löschen

- Status "Neu" auf "Angemeldet" wechseln

Bleiben abgemeldete Kursteilnehmende in neuen Semester bestehen, so werden auch deren Unterrichtsminuten weiterhin aufgeführt. In Sinne von: Wie viele Unterrichtsminuten entfallen durch Abgemeldete? Bei der Ermittlung der effektiven Unterrichtsminuten wäre dies zu berücksichtigen.

Im selben Modal lässt sich auch die Periodizität beim Absatz "Kalender füllen mit Kursen" schalten mit:

- 1x pro Woche

- 1x in zwei Wochen

- 1x in vier Wochen

Agenda bearbeiten

Bei Kursen, die nicht wöchentlich stattfinden, muss allenfalls im Anschluss noch die "Feinplanung" im Tageskalender vorgenommen werden.

in der AGENDA kann festgelegt werden, für welche Daten keine Musikschule stattfinden soll. Dazu kann die dafür vorgesehene Checkbox aktiviert werden.

System

Hier können verschiedene systemrelevante Einstellungen vorgenommen werden.

Voranmeldungen

Wenn eine Anmeldung für die Musikschule über das Eingabeformular auf der Homepage der Schule erstellt wird, wird automatisch eine Bestätigungsmail erstellt. Hier kann der Text definiert werden, der im Bestätigungsmail mitgegeben wird.

Spalte

Beschreibung

E-Mail Betreff

Text, der im Betreff des gesendeten Mails erscheint.

Neben einem beliebigen Text kann auch die Variable $name$ eingefügt werden. An dieser Stelle wird dann der Vor- und Nachname aus der Anmeldung übernommen.

E-Mail Inhalt

Text, der im Mail mitgegeben wird. Auch hier kann die Variable $name$ verwendet werden.

Vorgabewerte Anmeldungen

Bei der Erfassung von neuen Voranmeldungen und Anmeldungen sowie beim Übertrag der Voranmeldungen auf die Anmeldungen können verschiedene Vorgabewerte für die einzelnen Felder festgelegt werden. Diese werden dann automatisch eingesetzt.

Selbstverständlich können sie jederzeit auch wieder verändert werden.

Spalte

Beschreibung

Status

Vorgabewert für den Status

Kostenstelle

Vorgabewert für die Kostenstelle

Tariftyp

Vorgabewert für den Tariftyp

Rollen

hier können die Rollen definiert werden, die für die Anzeige der auszuwählenden Kursteilnehmer/-innen zur Verfügung stehen sollen. Falls nichts vorgegeben wird, kann aus allen vorhandenen Adressen ausgewählt werden.


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