Musikschule - [ B ] - Semesterplanung

In der Semesterplanung der Musikschule werden alle Daten für ein Semester erfasst. Hier erfolgt auch die Zuweisung der Studenten/Studentinnen zu den Kursen, Lehrpersonen, Gruppen und Unterrichtszeiten / -räume.

Die Schulverwaltung der Musikschule legt fest, welche Funktionen auch den Lehrpersonen zu Verfügung stehen. Im Normalfall sind dies:

  • Anmeldungen
  • Zuteilung Gruppen
  • Wochenansichten
  • Lektionenverwaltung

Lehrpersonen haben zudem nur Zugriff auf ihre eigenen Daten (Schüler/innen / Kurse etc.)

Neuigkeiten

2024-06 | Ansicht Anmeldungen

• Die Schaltfläche [ Aktion für selektierte Ergebnisse ] enthält neu einen integrierten Zähler, welcher die Anzahl der selektierten Datensätze anzeigt. Mit einer weiteren Auswahl durch Filter wird die vorherige Selektion NICHT gelöscht. Dadurch lassen sich mehrere unterschiedliche Selektionen zusammenstellen um dies anschliessend mit EINER Aktion auszuführen.

• Die Schaltfläche [ Drucken ] enthält neu sämtliche Listen und Excel Exporte. Sie beziehen sich immer auf die gefilterten Ergebnisse. Selektionen werden dabei nicht berücksichtigt.

• Änderungen bei den Filter-Optionen bewirken keine komplette Neuladung der Ansicht mehr. Bereits vorgenommene Selektionen bleiben erhalten. Dies wird auch im Zähler so angezeigt.

• Die Filter "Lehrpersonen und Kurse" sowie "SuS mit mehreren Kursen auswählen wird überarbeitet werden.

• Die Massenaktionen "Lehrpersonen setzen" und "Anmeldungen löschen" werden angepasst werden.

Die letzten beiden Punkte werden zeitnah umgesetzt und in Neuigkeiten kommuniziert werden.

2024-04 | Vorlagen "Musikschule" aus der Dokumentenverwaltung

Neu können direkt aus der Ansicht "Anmeldungen" Dokumente wie Anmeldebestätigungen, Mutation oder Abmeldebestätigungen erstellt werden.

2024-04 | Zahlreiche Erweiterungen wie

• Zusätzlicher Filter in Master Data / Personen bei erweiterten Filter → Musikschule Ja/Nein

• Kurse mit Pensum 0 möglich (z. B. für Schnupperkurse, Erfassung unter Stammdaten)

• Musikschule-History in Personendaten Information (Aufruf an vers. Stellen möglich)

• Neuer Filter "SuS mit mehreren Kursbelegungen"

• Massenaktion zum Löschen von Anmeldungen

• Massenaktion zur Änderung des Status

• Neue Liste "Schülerliste mit Status pro Lehrperson"

• Berechnung der Lektionenanzahl bei SuS ohne Gruppenzuordnung

Übersicht Funktionen

Die Semesterplanung umfasst folgende Hauptfunktionen:

Modul

Kurzbeschreibung

Voranmeldungen

In den Voranmeldungen werden die provisorischen Anmeldungen erfasst. Hier werden auch sämtliche Anmeldedaten gespeichert, die über das Web-Anmeldeformular eingegeben werden.

Anmeldungen

Anmeldungen können direkt hier für das entsprechende Semester erfasst werden. Sie können aber auch aus den Voranmeldungen übertragen werden.

Wochenplan bearbeiten

Im Wochenplan werden die Unterrichtszeiten und und die Unterrichtsräume für die einzelnen Kursteilnahmen (Einzelunterricht oder Gruppen) festgelegt.

Raumplanung

Je nachdem, wie die Zuweisung der Räume zu den einzelnen Lehrpersonen erfolgt, können hier die Räume verteilt / angepasst / umgeteilt werden.

Zuteilung Lehrpersonen

Die einzelnen Kursteilnehmer/innen werden den Lehrpersonen zugeteilt.

Zuteilung Gruppen

Für Gruppenunterricht (mehr als ein Teilnehmer/-in) können die Gruppenzugehörigkeiten hier definiert werden.

Wochenansichten

Wenn dass Semester als definitiv markiert wird, werden die einzelnen Unterrichtstermine gemäss Wochenplanung (Wochenplan bearbeiten) auf jeden Tag im Semester eingetragen.

Lektionenverwaltung

In der Lektionenverwaltung können die einzelnen Unterrichtslektionen angepasst / verschoben / neu geplant werden und es können auch neue Termine definiert und eingetragen werden.

Hier erfolgt auch die Absenzenkontrolle.

B.1 - Voranmeldungen

Grundsätzlich muss dieses Modul nicht zwingend benutzt werden. Die Anmeldungen für einen Kurs können auch direkt unter Anmeldungen erfasst werden.

Anmeldungen, die über die Web-Schnittstelle erfolgen (siehe dazu auch Definition der Anmeldefelder für die Web-Schnittstelle) werden direkt hier angezeigt.

Aktion

Beschreibung

Erfassen Voranmeldung

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Voranmeldung erfassen" um eine neue Voranmeldung direkt im System zu erfassen.

Es wird ein entsprechendes Fenster angezeigt, in dem eine Voranmeldung neu erfasst werden kann. Die Felder (bis und mit E-Mail) sind fix vom System vorgegeben. Alle anderen Felder sind frei definierbar unter Definition Felder für Voranmeldung.

Aktion selektierte Daten

Hier können die selektierten Daten in ein Excel-File exportiert werden

Übertragen auf Anmeldungen

Die Daten aus der Voranmeldung können in eine Anmeldung übertragen werden. Diese Möglichkeit steht nicht zur Verfügung, wenn die Voranmeldung bereits übertragen wurde oder die Voranmeldung als "Abgelehnt" markiert wurde.

Nach dem Anklicken der Schaltfläche wird das Übertragungsfenster geöffnet.

Im der linken Spalte werden die Angaben aus der Voranmeldung angezeigt. In der rechten Spalte können die entsprechenden Informationen für die Anmeldung angegeben werden.

Schüler
Es können nur Musikschüler ausgewählt werden, die im System unter Personal erfasst sind. Grundsätzlich werden sämtlich aktiven Personen angezeigt. Es ist also problemlos möglich, auch Mitarbeiter oder z.Bsp. Gesetzliche Vertreter an einem Kurs teilnehmen zu lassen.
Die Rollen, die hier angezeigt werden können aber bei Bedarf eingeschränkt werden.
--> siehe dazu Vorgabewerte Anmeldungen - Rollen
Kurs
Hier kann der gewünschte Kurs ausgewählt werden. Dieser muss entsprechend im Semester vorhanden sein. Siehe auch Kurse verwalten
Tariftyp
Es muss ein Tariftyp angewählt werden.
--> siehe dazu Tariftypen
Kostenstelle
Es muss eine Kostenstelle angegeben werden.
--> siehe dazu Kostenstellen
Lehrperson
Auswahl der Lehrperson (falls diese bereits bekannt ist). Dieses Feld kann auch leer gelassen und später z.Bsp. bei den Zuteilungen Lehrpersonen erfasst werden.
Status
Eingabe des Status
Bemerkungen
Hier können beliebige Bemerkungen eingebeben werden (es können auch Daten mit copy / paste aus den Voranmelde-Feldern übernommen werden. Diese Informationen werden dann in der Uebersicht der Anmeldedaten angezeigt.
--> siehe Anmeldungen

Nach dem Eintragen der gewünschten Daten können diese mittels der Schaltfläche:

in die Anmeldungen übertragen werden.

Bearbeiten der Voranmeldung

Eine Voranmeldung kann jederzeit bearbeitet werden. Es wird dasselbe Fenster angezeigt wie auch bei der Erfassung von Voranmeldungen.

--> siehe auch Erfassen Voranmeldungen

Ablehnen einer Voranmeldung

Wenn auf diese Schaltfläche geklickt wird, wird automatisch die Voranmeldung auf den Status "Abgelehnt" gesetzt. Somit kann sie nicht mehr in die Anmeldungen übertragen werden (siehe oben).

Es kann aber jederzeit via Bearbeiten der Voranmeldung der Status wieder verändert werden.

Löschen einer Voranmeldung

Löscht die Voranmeldung

B.2 - Anmeldungen

In dieser Ansicht werden alle für dieses Semester vorhandenen Kursanmeldungen angezeigt. Dabei spielt es keine Rolle, welchen Status diese aufweist. D.h. es werden zum Beispiel auch Abgemeldete angezeigt.

Erläuterung zum Status in Master Data Personen und Bezug zur Musikschule siehe → Tipps und Tricks.
Anmeldungen - Übersicht
Erst mit aktiviertem erweiterten Filter [ A ] werden die Selektionsfelder 5-12 angezeigt. Falls die aufgelisteten Daten nicht deinen Erwartungen entspricht → prüfe bitte, ob nicht beim ausgeblendeten erweiterten Filter noch andere Werte von vorherigen Selektionen vorhanden sind 😉

Filterfelder

Filterfelder

Beschreibung

(1)

Die Anmeldedaten sind pro Semester im System gespeichert. Damit diese angezeigt werden, ist das entsprechende Semester zu selektieren.

Dieses Filterfeld kann nicht gelöscht / leer gelassen werden.

(4)

In diesem Filterfeld kann nach Text gesucht werden (Name / Vorname).

Während der Eingabe wird fortlaufend nach dem aktuellen Eingabewert gefiltert.

(2) - (11)

Hier kann nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden. Verschiedene Filter funktionieren als Und-Verknüpfung.

(12)

So lassen sich SuS finden, welche 2, 3, 4 und mehr Kurse belegen.

SuS mit mehreren Kursen wählen

[ A ] - Ansicht Filterfelder erweitern / einschränken

Mit dieser Schaltfläche kann die zweite Zeile (Filterfelder (5) - (12) ein- bzw. ausgeblendet werden.

Die in diesen Feldern eingegebenen Filter bleiben aber auch bei einem Ausblenden aktiv.

[ B ] - Drucken

Schaltfläche [ Drucken ]: Sämtliche Listen und Exporte unter "Drucken" beziehen sich immer auf die jeweils gefilterten Anmeldungen. Dies im Gegensatz zur Schaltfläche [ Aktionen für selektierte Ergebnisse ], welche nur auf die selektierten greifen. Für die Listen ist es folglich nicht notwendig, einzelne Zeilen zu markieren. Ist nichts gefiltert, werden sämtliche Anmeldungen in den Listen/Exporten inkludiert.

Mit Ausnahme von "Excel Export" werden die Listen als PDF-Datei generiert und angezeigt.

Die Markierungen in der ersten Spalte, wo auch einzelne Zeilen selektiert werden können, werden nur für die Schaltfläche [ Aktion für selektierte Ergebnisse ] berücksichtigt (siehe weiter unten).
2024-04 | Neu: Schülerliste mit Status pro Lehrperson

Beispiel Schülerliste pro Kurs:

Spalten

Beschreibung

TN

Hier wird die Anzahl der TeilnehmerInnen angezeigt.

In den Totalzeilen jeweils das entsprechende Total.

Min.

Die Anzahl der Minuten rechnet sich aus der Lektionsdauer (des Kurses) dividiert durch die Anzahl TeilnehmerInnen dieses Kurses (bzw. der Gruppe, falls ein Kurs in mehrere Gruppen aufgeteilt ist).

Zudem wird die Dauer bei einem 14-täglichen Kurs nochmals durch 2 dividiert und bei einem monatlichen (28-täglichen Kurs) entsprechen durch 4.

Lekt.

Anzahl der Lektionen

Diese rechnet sich aus den Minuten dividiert durch 60

also im Prinzip entspricht eine Lektion einer Stunde (reine Unterrichtszeit)

[ C ] - Aktion für selektierte Daten

Die Aktionen, die hier aufgerufen werden können, beziehen sich auf die in der ersten Spalte der Ansicht selektierten Daten. Neu enthält der Button [ Aktion für selektierte Ergebnisse ] einen integrierten Zähler, welche die bereit selektierten - ausgewählten - Datensätze anzeigt.

Wichtig: Neu erfolgt durch eine Auswahl von Filter oder Selektion keinen kompletten Neuaufbau der Ansicht mehr statt. Der Vorteil: Es lassen sich mehrere, unterschiedliche Filter und Selektionen nacheinander setzen. Die so "angehäuften" Selektionen lassen sich mit EINER Aktion ausführen.

Beispiel: Hier wurde zuvor ein anderer SuS selektiert, danach dieser in der Übersicht aufgeführte SuS. Ergibt in der Summe 4 selektierte Ergebnisse:

Dokumente erstellen (neu seit 2024-04)

Die unter Master Data / Dokumentenverwaltung erstellten Vorlagen - mit dem Vorlagentyp "Musikschule" - können hier aufgerufen und entsprechende Anmeldebestätigungen etc. generiert werden.

Die auf Grund der vorherigen Filtereinstellungen generierten Dokumente werden als Browser Download und in der Dokumentenverwaltung / Dokumente zur weiteren Verarbeitung bereit gestellt.

Ausführliche Beschreibung zur Erstellung solcher Vorlagen ist in der HelpDoc Dokumentenverwaltung zu finden.

Verwendung der Variable $ms_kurs_preis$: Hierbei wird der Kurspreis pro Semester (basierend auf dem Tariftyp und der Tarifgruppe) ausgegeben. Allfällige SuS spezifische Rabatte können zu diesem Zeitpunkt nicht ausgegeben und kalkuliert werden. Möchten Sie folglich die Kosten auf den Bestätigungen ausgeben, lohnt sich evtl. der Hinweis im Schreiben, dass allfällige Rabattierungen nicht berücksichtigt sind.
Excel Export erstellen

Die gefilterten Daten können in ein Excel-File exportiert werden.

Semesterdokumente erstellen

Hier können im Moment die Daten für die beiden Dokumente

- Anmeldebestätigung

- Kursbestätigung

hinterlegt werden.

Die Idee dabei ist, dass automatisiert für alle (selektierten) Anmeldungen ein Datum hinterlegt werden kann. Dieses kann dann wiederum für die Selektion für die entsprechenden Serienbriefe (via Excel-Export) verwendet werden.

Dabei geht es nicht um individuelle Korrespondenz an einzelne Kursteilnehmer/innen sondern um den "Massenversand" nach Anmeldeschluss.

Lehrperson wechseln

Für die gefilterten Daten kann die Lehrperson gewechselt werden.

Dazu muss der Filter eine Lehrperson enthalten. Falls dies nicht der Fall ist, erscheint beim Aufruf eine entsprechende Fehlermeldung.

Nach dem Aufruf der Funktion erscheint das Eingabefenster, in dem die neue Lehrperson angewählt werden kann.

Semestergebühren verrechnen

Diese Aktion ist in der Dokumentation für die Verrechnung beschrieben.

Status ändern

Bei den Anmeldungen können für mehrere selektierte Anmeldungen über "Aktion selektierte Daten" der Status gleichzeitig geändert werden - die Aktion heisst "Status ändern". Dies führt beispielsweise zu einer höheren Effizienz, wenn alle neuen Anmeldungen in den Status "angemeldet" gewechselt werden.

Anmeldungen löschen

Mit der Aktion "Anmeldungen löschen" können mehrere Anmeldungen gleichzeitig gelöscht werden. Nutze dazu die Filtermöglichkeiten, um die Aktion anschliessend über "Aktion für selektierte Daten" auszuführen. Bereits verrechnete Anmeldungen werden nicht gelöscht.

Generell wurden die Bezeichnungen der Aktionen bei den Anmeldungen vereinheitlicht.
Kurz: Die Benennung kann anders sein, die Aktion ist wie bisher.

[ D ] - SuS Informationen

An verschiedene Stellen lassen sich über das i-Icon die Personendaten → SuS Information aufrufen. Neben allgemeinen Daten über den SuS wie Erziehungsberechtigte, Geschwister etc. lassen sich auch die Musikschul-History einblenden.

SuS-Informationen - Musikschul-History

Diese Maske "SuS-Information" kann aufgerufen werden in der Übersicht Anmeldungen und Rechnungen. Ebenso bei Zuteilung Lehrperson → Klick auf Name des SuS oder im Menü Zuteilung Gruppen mit Klick auf den Namen des SuS:

SuS-Information - Zuteilung Gruppen
Die Kategorien lassen sich bei [ 1 ] aufklappen →

[ E ] - bearbeiten

Hiermit wird das Modal "Anmeldung aktualisieren" geöffnet für die Mutation einer bestehenden Anmeldung:

bearbeiten - Anmeldung aktualisieren

[ F ] - löschen

Mit Icon "löschen" wird die Anmeldung gelöscht - inkl. allen dazugehörigen Gruppenzuweisungen und Terminen:

Sind Sie sicher, dass Sie die Daten löschen wollen?

B.3 - Wochenplan bearbeiten

Im Wochenplan werden die Lektionen der Musikschule geplant.

Einerseits muss die Unterrichtszeit festgelegt werden und andererseits die Raumzuteilung (in welchem Raum findet der Unterricht statt).

Die hier geplanten Daten werden später, wenn das Semester auf definitiv gesetzt wird, in den Tageskalender übernommen.

Filterfelder

Filterfelder

Beschreibung

(1)

Wahl des Semesters - dieses muss immer zuerst gewählt werden, da die anderen Filterfelder von diesem abhängig sind.

(2)

Filtern der Lehrperson - es werden nur Lehrpersonen angzeigt, die im aktuell gewählten Semster (1) auch vorkommen.

(3)

Es werden nur Kurse zur Auswahl angezeigt, die von der Lehrperson im Filter (2) erteilt werden. Entsprechend muss vorher eine Lehrperson ausgewählt werden.

(4)

Wahl des Raumes, in der Unterricht stattfindet.

Gruppen / TeilnehmerInnen für Planung (A) / (B)

hier werden die Gruppen (bei Gruppenunterricht) oder die TeilnehmerInnen pro Kurs aufgelistet, sofern deren Unterricht nicht bereits geplant ist.

Damit die Informationen angezeigt werden, muss vorher mindestens eine Lehrperson (2) und ein Raum (4) gefiltert werden.

Mittels Drag and Drop können die TeilnehmerInnen von links in den Wochenplan verschoben werden.

Bereits geplante Unterrichte können ganz einfach wieder entfernt werden, indem bei der entsprechenden Fläche auf das x-Symbol geklickt wird (B)

Drucken (C)

Hier können im Moment folgende Auswertungen erstellt werden:

  • Wochenplan pro Lehrperson
  • Wochenplan pro Raum

Beispiel Wochenplan pro Lehrperson:

Wird die Auswertung angewählt, kann zuerst der Titel für das Dokument festgelegt / bzw. geändert werden. Zusätzlich kann auch festgelegt werden, ob alle Informationen (auch diejenigen der nicht selektierten Lehrpersonen) gedruckt werden sollen.

Die Möglichkeit, alle zu drucken, steht je nach Berechtigung nicht zur Verfügung.

B.4 - Raumplanung

In der Raumplanung können bereits zugewiesene Lektionen / Räume einem anderen Raum zugewiesen werden.

Dies ermöglicht es zum Beispiel pro Musiklehrer einen Raum zu definieren, in dem dieser seine Planung vornimmt (wann, mit welchen Musikschülern). Im Nachgang kann die Schulverwaltung die Raumzuteilung erstellen und die Kurse den effektiven Räumen zuteilen.

Filterfelder

Filterfelder

Beschreibung

(1) - (5)

Standardfilter

(6)

Hier kann zusätzlich nach angezeigten (verfügbaren) Räumen gefiltert werden.

Dieser Filter bezieht sich nur auf die darunter angezeigte Tabelle.

Aktionen gefilterte Daten (A)

Raum ändern

Mit dieser Funktion können die selektierten Daten einem anderen Raum zugewiesen werden.

Nach dem Anwählen kann der neue Raum festgelegt und mit "Speichern" zugewiesen werden.

B.5 - Zuteilung Lehrpersonen

Angemeldete Kursteilnehmer/innen können hier einfach den verschiedenen Lehrpersonen zugewiesen werden. Dies ist natürlich auch direkt im Anmeldefenster möglich (siehe Anmeldungen).

Filterfelder

Filterfelder

Beschreibung

(1)

Wahl des Semesters - dieses muss immer zuerst gewählt werden, da die anderen Filterfelder von diesem abhängig sind.

(2)

Filtern nach Status

(3)

Hier kann nach dem Instrument gefiltert werden. Dies umfasst alle Kurse, die dem Instrument zugeordnet sind. Sinnvoll vor allem auch deshalb, weil die Lehrpersonen ebenfalls den Instrumenten zugewiesen werden (siehe auch Instrumente)

(4)

Wahl des Kurses

(5)

Hier können alle Anmeldungen gefiltert werden, für die noch keine Lehrperson zugewiesen wurde.

(6)

Suchen / Filtern nach Name / Vorname

In der Lektionskontrolle Lehrpersonen → Bild oben, Tabelle rechts - wird in Spalte [ B ] die Lektionsanzahl mit Stern* gekennzeichnet, falls noch SuS ohne Gruppenzuteilung vorhanden sind, welche die Lektionsberechnung beeinflussen.

SuS ohne Gruppenzuteilung vorhanden

Anzeige Lektionenverteilung

Im rechten Teil der Ansicht werden die bereits zugewiesenen Lektionen der einzelnen Lehrpersonen angezeigt.

Dabei gilt:

Eine Lektion entspricht einer Unterrichtsdauer von 60 Minuten pro Woche. Entsprechend werden hier z.Bsp. für eine 60 Minuten-Lektion, die nur alle zwei Wochen stattfindet nur 30 Minuten bzw. eine halbe Lektion angezeigt.

Da es sich um eine Planungsansicht handelt, bei der noch nicht zwingend alle nötigen Angaben (z.Bsp. für die Gruppenzuweisungen bei Gruppenunterricht) gemacht wurden, kann es auch noch Abweichungen zu den tatsächlichen Werten geben.

Spalte

Beschreibung

(A)

Pro Lehrperson und Semester kann festgelegt werden, für wie viele Lektionen diese Unterricht geben soll. Falls z.Bsp. Anstellungsverträge über ein bestimmtes Pensum bestehen, ist es wichtig, diese Information bei der Zuteilung im Überblick zu haben.

Diese Information kann in den Personalstammdaten erfasst werden.

(B)

Hier wird die Anzahl der Lektionen angezeigt, für die eine Lehrperson bereits "zugewiesen" ist.

Dabei werden nur Zuweisungen zu Kursen gezählt, die als Einzel- / Zweierunterricht definiert sind, da aufgrund der Anzahl der Anmeldungen definiert ist, wie viele Lektionen daraus resultieren werden. Beim Gruppenunterricht (siehe unten) ist dies nicht der Fall.

(C)

Hier wird angezeigt, ob die Lehrperson auch bereits Kursen, die als Gruppenunterricht geführt werden, zugewiesen ist. Dies wird mit einem "x" angezeigt.

Grund:

Da es sich um eine Planungsansicht handelt und ja zuerst die Lehrerzuteilung gemacht werden muss, bevor die Gruppenzuweisung erfolgt, ist für die Gruppenkurse nicht definiert, wieviele Anmeldungen zu einem Kurs gehören. Entsprechend kann aufgrund der Anmeldungen nicht direkt eruiert werden, wie viele Lektionen schlussendlich daraus resultieren werden.

(D)

Anzahl der TeilnehmerInnen, die der Lehrperson zugewiesen sind - unabhängig in welcher Unterrichtsform (Einzel- / Gruppenunterricht).

B.6 - Zuteilung Gruppen

Beim Gruppenunterricht müssen die TeilnehmerInnen entsprechend ihrer Zusammengehörigkeit gruppiert werden. Diese Gruppierung wird vor allem auch benötigt, um anschliessend die Wochenplanung zu erstellen, da in der Wochenplanung nur "Gruppen" geplant werden können.

Bei Einzelunterricht werden die TeilnehmerInnen automatisch im Hintergrund als "Gruppe" definiert.

Gruppe zuweisen

In der Ansicht werden im linken Bereich (B) die noch nicht geplanten Gruppen und TeilnehmerInnen (Einzelunterricht) angezeigt. Diese können einfach mittels Drag & Drop einer bestehenden Gruppe zugefügt werden.

Um eine Zuweisung wieder rückgängig zu machen, klickt man einfach auf die Schaltfläche beim entsprechenden Teilnehmer.

Es können auch direkt TeilnehmerInnen von einer Gruppe in eine andere mittels Drag & Drop verschoben werden, ohne diese vorgängig aus einer Gruppe löschen zu müssen.

Neue Gruppe

Falls eine neue Gruppe erstellt werden soll, klickt man einfach auf die Schaltfläche "+ Neue Gruppe". Es wird automatisch direkt eine "leere" Gruppe erstellt und im rechten Anzeigebereich angezeigt.

Nun kann diese Gruppe ebenfalls mit TeilnehmerInnen "gefüllt" werden.

Gruppe anpassen

Der Gruppenname einer Gruppe wird automatisch aus Namen der TeilnehmerInnen gebildet.

Dieser kann aber manuell angepasst werden - so können beliebige Gruppennamen selber gebildet werden.

Ein einmal manuell geänderter Name bleibt bestehen und kann nicht mehr auf "automatisch" umgestellt werden. Ein Hinzufügen oder Löschen einer TeilnehmerIn verändert den Gruppennamen nicht mehr. Die einzige Möglichkeit, dies rückgängig zu machen ist, die Teilnehmer einer Gruppe zu entfernen und anschliessend die Gruppe zu löschen (siehe unten). Anschliessend kann eine neue Gruppe angelegt und die TeilnehmerInnen wieder zugewiesen werden.

Gruppe löschen

Um eine Gruppe zu löschen, kann einfach die entsprechende Schaltfläche angeklickt werden. Nach einer Bestätigungsabfrage (sofern diese mit Ja beantwortet wird) wird die Gruppe gelöscht und (allenfalls noch der Gruppe zugewiesene) TeilnehmerInnen wieder im linken Bereich als "zu planend" angezeigt.

Falls eine Gruppe gelöscht wird, die bereits im Wochenplan geplant wurde, wird sie da ebenfalls automatisch entfernt.

B.7 - Wochenansichten

In der Wochenansicht werden die geplanten Lektionen pro Kalenderwoche angezeigt. Die Wochenansicht steht erst mit allen Angaben zur Verfügung, nachdem das Semester als definitiv gesetzt und somit die Wochenplanung auf die Wochenansichten übertragen wurde.

Es gibt zwei verschiedenen Ansichten:

  • Raumansicht
  • Lehreransicht

In der Raumansicht werden alle Lektionen eines Raumes (je nach Filtereinstellungen) angezeigt. In der Ansicht sind somit für einen Raum die Belegungen von verschiedenen Lehrpersonen ersichtlich. Bei der Lehreransicht werden für eine Lehrperson die verschiedenen Raumbelegungen angezeigt.

Filterfelder

Filterfelder

Beschreibung

(1) Semester

Filter das Semester, für das die Wocheninformationen angezeigt werden sollen.

(2) Wochenfilter

Auswahl der gewünschten Woche. Es kann immer nur eine Woche angezeigt werden.

Falls im Wochenfilter (2) eine Woche selektiert wird, die sich nicht innerhalb des Semesters (1) befindet, werden keine Daten angezeigt.

(3) Ansicht

Auswahl der gewünschten Ansicht (Raumansicht oder Lehreransicht)

(4) Lehrperson

Auswahl der gewünschten Lehrperson.

In der Lehreransicht muss eine Lehrperson gefiltert werden. Entsprechend kann dieser Eintrag in der Lehreransicht nicht gelöscht werden. In der Raumansicht hingegen schon.

Wird in der Raumansicht keine Lehrperson gefiltert, werden alle Belegungen des gewählten Raums angezeigt.

(5) Raum

Hier kann der Raum ausgewählt werden.

In der Raumansicht muss ein Raum gefiltert werden. Entsprechend kann dieser Eintrag in der Raumansicht nicht gelöscht werden. In der Lehreransicht hingegen schon.

Wird in der Lehreransicht kein Raum gefiltert, werden alle Belegungen der gewählten Lehrperson angezeigt.

(6) Woche

Wahl der Woche - es werden nur Daten angezeigt, die sich innerhalb des gewählten Semesters (siehe oben, Filter 1) befinden. Wird eine Woche ausserhalb dieses Semesters gewählt, bleibt die Anzeige leer.

Drucken

Via Schalfläche [ Drucken ] (A) können verschiedene Auswertungen erstellt werden.

Im Moment stehen folgende Auswertungen zur Verfügung:

  • Wochenplan pro Lehrperson
  • Wochenplan pro Raum

Wird eine Liste aufgerufen, erscheint eine Eingabefenster, in dem zusätzliche Angaben gemacht werden können:

Der Titel des Reports kann geändert werden. Zudem kann angegeben werden, ob nicht nur die selektiert Lehrperson (bzw. selektierter Raum) sondern alle mit angedruckt werden sollen.

Die Möglichkeit, alle zu drucken ist nur vorhanden, wenn die nötigen Administrationsrechte vorhanden sind.

Nach der Bestätigung mit "Drucken", wird das PDF-File erstellt:

Bsp. Wochenplan pro Raum:

Diese Auswertungen zeigen die genaue Belegung der selektierten Woche im Gegensatz zu den Auswertungen, die in der Wochenplanung erstellt werden können, wo nur die geplanten Kurse angezeigt werden.

B.8 - Lektionenverwaltung

In der Lektionenverwaltung wird in erster Linie die Absenzenkontrolle geführt.

Hier können aber auch neue Lektionen (Bsp. Probelektionen) geplant oder bestehende Lektionen verschoben werden.

Filterfelder

Filterfelder

Beschreibung

(1)

Die Lektionsdaten sind pro Semester im System gespeichert.

Wird kein Semester gewählt, werden alle Daten angezeigt. Sobald mindestens ein Semester gewählt wird, werden nur noch Daten innerhalb des / der gewählten Semester(s) angezeigt.

Dieser Filter wirkt sich zudem auf andere Filterfelder aus (z.Bsp. werden im Kursfilter (6) nur Kurse angezeigt, die in den gewählten Semestern hinterlegt sind).

(2) - (9)

Filtern nach den gewünschten Kriterien.

Mit dem Filter (5) kann angegeben werden, ob alle Lektionen oder nur diejenigen, die bei denen noch kein Absenztyp angegeben wurde, anzeigt werden sollen.

[ A ] - Ansicht Filterfelder erweitern / einschränken

Mit dieser Schaltfläche kann die zweite Zeile (Filterfelder (6) - (9) ein- bzw. ausgeblendet werden.

Die in diesen Feldern eingegebenen Filter bleiben aber auch bei einem Ausblenden aktiv.

[ B ] - Neuer Termin

Mit dieser Funktion können neue Termine erfasst werden. Wenn auf die Schaltfläche geklickt wird, erschein ein Eingabefenster.

Neben den Angaben zum Termin kann auch gewählt werden, ob dieser für das ganze Semester gelten soll (Feld "ganzes Semester füllen"). Falls dieses Feld markiert wird, wird der Termin im gewählten Semester in sämtlichen Wochen eingetragen.

Falls ein Termin nicht über das ganze Semester "gebucht" werden soll, können allenfalls nach der Erstellung für das ganze Semester die nicht gewünschten Termine wieder gelöscht werden (siehe unten, Termine löschen)

[ C ] - Termine bearbeiten

Absenztyp ändern / Bemerkungen erfassen

Mit der ersten der 3 Schalflächen kann bei einer Lektion der Absenztyp geändert oder eine Bemerkung erfasst werden.

Der Absenztyp kann (im Gegensatz zum Bemerkungsfeld) auch direkt in der Uebersicht geändert werden. Oder aber auch via Aktion Absenztyp setzen / ändern

Nach dem Anklicken der Schaltfläche auf der gewünschten Zeile, erscheint die entsprechende Eingabemaske:

Die gelb markierten Felder können verändert werden.

Termin verschieben

Soll ein Termin verschoben werden, kann die mittlere Schalfläche angewählt werden.

Die gelb markierten Felder können verändert werden.

Falls eine anderes Datum oder eine andere Zeit angegeben wird, prüft das Programm nicht, ob zu diesem Zeitpunkt der angegebene Raum auch verfügbar ist. Ebenfalls wird nicht geprüft, ob der Termin sich mit anderen Terminen (der Lehrperson) überschneidet.
Termin löschen

mit der 3. Schalfläche können Termine gelöscht werden.

Termine, bei denen bereits ein Absenztyp angegeben wurde, können nicht gelöscht werden - es erscheint ein entsprechender Warnhinweis, falls dies trotzdem versucht wird.

[ D ] - Aktion selektierte Daten

Hier können verschiedene Funktionen aufgerufen werden, die sich auf die selektierten Daten auswirken. Entsprechend müssen in der Ansicht zuerst die gewünschten Daten gefiltert und anschliessend selektiert werden.

Es können alle Zeilen gleichzeitig selektiert werden, indem das Feld im Header (A) markiert wird. Die Zeilen können aber auch einzeln (B) markiert / demarkiert werden.

Die nachfolgenden Funktionen wirken sich auf die selektierten Zeilen aus.

Absenztyp setzen / ändern

Wir diese Funktion aufgerufen, erscheint ein weiteres Eingabefenster:

Hier kann der Absenztyp gewählt werden, der für die markierten Zeilen eingetragen werden soll.

Es werden auch Zeilen überschrieben, bei denen bereits einen Absenztyp eingetragen ist.
Excel Export

Exportiert die markierten Zeilen in ein Excel-File. So ist es möglich z.Bsp. zusätzliche Auswertungen / Statistiken zu erstellen.

Termine löschen

Die markierten Termine werden (nach einer Bestätigung) gelöscht.

Es werden auch Termine gelöscht, bei denen bereits ein Absenztyp eingetragen wurde.
Markierte Zeilen verrechnen

Mit dieser Funktion können Rechnungszeilen für die Verrechnung / Rückerstattung erstellt werden (siehe hier)

Tipps und Ticks

Abhängigkeiten Master Data Personen ↔ Musikschule

Schülerinnen und Schüler (SuS) kennen in PUPIL zwei Status: Aktiv oder inaktiv. Hat ein SuS im aktuellen Semester eine Klasse zugeordnet, so ist er aktiv. Ebenso, wenn der SuS in einem zukünftigen Semester bereits eine Klasse zugeordnet hat.

Das Modul MUSIKSCHULE basiert auf den Personen in Master Data Personen. Ein Musikschüler kann in einer Schul-Klasse sein - muss aber nicht. Denn MUSIKSCHULE lässt sich "ohne Schule" betreiben.

In PUPIL ist sichergestellt, dass - unabhängig von der Kombination MUSIKSCHULE : SCHULE - die unterschiedlichen Varianten funktionieren. Beispiele:

  1. Musikschüler/in mit Anmeldungen verlässt die Schule (z. B. Wegzug)
    → der Musikschüler bleibt in Master Data Personen aktiv
    → solange der SuS im aktuellen / zukünftigen Semester Anmeldungen hat
    → Anmeldung Musikschule überschreibt in diesem Falle das Austrittsdatum "Schule"
  2. Musikschüler/in tritt aus der Musikschule aus
    → Anmeldungen ab Datum xy werden z. B. durch eine Benutzerin gelöscht
    → keine Auswirkung für den Status bei der Schule

MUSIKSCHULE und KLASSEN

Wie oben erwähnt, ist ein SuS mit einer Klassenzuordnung im jetzigen oder zukünftigen Semester in Master Data Personen im Status aktiv. Ein SuS ohne eine Klassenzuordnung wird automatisch inaktiv.

Für die MUSIKSCHULE sind bekanntlich die Kurse die Klassen. Und weil Master Data Personen der Pool der Musikschüler darstellt → werden trotzdem Klassen benötigt! Unter Konfiguration bei Vorgabewerte System lässt sich beim Wert "Standardklasse" die gewünschte Pseudoklasse Bsp. "Musikschüler" festlegen.

Dadurch erhält ein SuS mit Musikschule Anmeldung, welcher in keiner Schul-Klasse zugeordnet ist, automatisch diese Musikschule Klasse. Dem SuS ist somit nicht in einem zusätzlichen Schritt auch noch eine Klasse zuzuordnen.

Dies betrifft auch externe Schülerinnen und Schüler wie auch Erwachsene.

E N D E dieser Anleitung 😉

Sollten Fragen oder Unklarheiten festgestellt werden, bitte den Vorgang mit Vermerken wie gemachte Eingaben und eines Screenshots melden via support@pupil.ch.


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