Datenimporte: Journal (Koneksa AG)
- Übersicht: Der Import
- Bevor du startest – Checkliste
- Schritt 1: CSV-Datei aus LehrerOffice exportieren
- Schritt 2: CSV-Datei in PUPIL importieren
- Häufige Fragen
- Kann ich einen Import rückgängig machen?
- Was passiert, wenn ich den Import zweimal durchführe?
- Warum fehlen nach dem Import die Absenzen?
- Eine Kategorie / ein Fach wird als «nicht gefunden» angezeigt – warum?
- Die Fehlertabelle ist sehr lang – wie gehe ich am besten vor?
- In der Fehlertabelle stehen Namen oder andere Werte bei den Schlüsseln – wie gehe ich am besten vor?
- Wie lange dauert ein Import?
- Umlaute (ä, ö, ü) werden falsch dargestellt – was ist passiert?
- Ich komme nicht weiter – an wen wende ich mich?
Diese Anleitung richtet sich an die N&Z-Administration. Sie führt dich Schritt für Schritt durch den Journal-Import aus LehrerOffice in PUPIL im Rahmen des Projekts Koneksa (Umstieg Kanton Aargau). Du benötigst dafür keine technischen Vorkenntnisse – folge einfach den Schritten der Reihe nach.
ℹ️ Warum heisst die Datei «Koneksa_…»? Koneksa ist der Projektname des Kantons Aargau für den Umstieg von LehrerOffice auf PUPIL. Die Exportdatei aus LehrerOffice wurde im Rahmen dieses Projekts mit dem Präfix «Koneksa_» benannt. Die Quelldaten stammen aus LehrerOffice.
⚠️ Bitte zuerst lesen: Ein gestarteter Import kann nicht automatisch rückgängig gemacht werden. Prüfe deine Datei deshalb immer sorgfältig in der Validierung, bevor du den Import startest – und führe den Import nur einmal durch, da sonst Einträge doppelt erfasst werden.
Übersicht: Der Import
Folgende Daten können aus LehrerOffice nach PUPIL importiert werden:
Import | LehrerOffice-Exportdatei | Was wird übertragen? |
Journal | Koneksa_Journal.csv | Journaleinträge mit Kategorie, Unterkategorie, Fach, Datum, Inhalt und Ersteller |
ℹ️ Absenzen werden nicht importiert: Journaleinträge vom Typ «Absenz» (Spalte «Eintragstyp») werden bewusst nicht übernommen. Diese Daten werden über die Absenz-Import migriert, nicht über den Journal-Import.
Was wird importiert?
Dieser Import überträgt die Journaleinträge aus LehrerOffice nach PUPIL. Jeder Eintrag wird über einen Textabgleich der richtigen Kategorie, Unterkategorie und dem richtigen Fach zugeordnet. Einträge vom Typ «Absenz» (Spalte «Eintragstyp») werden dabei übersprungen.
Wird importiert ✅ | Wird NICHT importiert ❌ |
Kategorie (über Textabgleich) | Einträge mit «Absenz» in der Spalte «Eintragstyp» |
Unterkategorie (über Textabgleich) | Kategorien / Unterkategorien, die in PUPIL nicht bestehen |
Fach (über Textabgleich) | Fächer, die in PUPIL nicht bestehen |
Datum des Eintrags | Ersteller-Name (Verknüpfung erfolgt über den Schlüssel) |
Eintragstext / Öffentliche Notiz | |
Massnahme oder Entschuldigung / Interne Notiz | |
Eintrag von (Ersteller) | |
Erledigt / Status |
ℹ️ Kategorien, Unterkategorien und Fächer: Diese werden nur importiert, wenn sie als Text genau mit einem bestehenden Eintrag in PUPIL übereinstimmen. Lege fehlende Werte vorgängig in PUPIL an oder passe die Schreibweise in LehrerOffice an.
Aktuelle Kategorien und Unterkategorien in PUPIL (Kanton AG)
Kategorie | Unterkategorie |
Absenz | Krankheit / Unfall · Arzt / Zahnarzt · Berufsvorbereitung · Schnuppertage · Freie Halbtage / Jokertag · Urlaub · Dispensation · Andere |
Aufgabe | Erfüllt · Erteilt · Nicht erfüllt |
Beobachtung | Negative Beobachtung · Neutrale Beobachtung · Positive Beobachtung |
Berufswahl | Berufsberatung · Berufserkundung · Bewerbung · Schnupperlehre · Vorbereitung höhere Schule · Vorstellung Lehrbetrieb |
Gespräch | Beratungsgespräch · Coachinggespräch · Elterngespräch · Gespräch · Schulisches Standortgespräch (SSG) · Standortgespräch · Telefongespräch |
Korrespondenz | – |
Material | – |
Verstoss | – |
Versäumnis | Hausaufgaben · Lektion · Material · Verspätung |
ℹ️ Hinweis zur Kategorie «Absenz»: Auch wenn die Kategorie «Absenz» in PUPIL existiert, werden Journaleinträge vom Eintragstyp «Absenz» beim Import nicht übernommen.
Bevor du startest – Checkliste
Hake folgende Punkte ab, bevor du mit dem Import beginnst:
- Du bist in PUPIL mit der Rolle N&Z-Administration angemeldet
- Alle Schülerinnen und Schüler (SuS) aus der Importdatei sind bereits in PUPIL erfasst
- Alle Lehrpersonen, die als Ersteller in den Daten vorkommen, sind in PUPIL erfasst
- Alle in der Datei vorkommenden Kategorien und Unterkategorien sind in PUPIL angelegt
- Alle in der Datei vorkommenden Fächer sind in PUPIL angelegt
- Das betreffende Schuljahr / Semester ist in PUPIL angelegt
- Du hast die benötigte CSV-Datei aus LehrerOffice exportiert und auf deinem Computer gespeichert
💡 Korrekturen in LehrerOffice vornehmen: Prüfe zuerst, ob du die betroffenen Daten direkt in LehrerOffice anpassen und danach einen neuen Export erstellen kannst – das ist der zuverlässigste Weg. Falls du die CSV-Datei ausnahmsweise in Excel bearbeitest, achte beim Speichern auf das richtige Format (Trennzeichen: Semikolon, Zeichencodierung: UTF-8). Treten nach einer Excel-Bearbeitung viele neue Fehler auf, wurde die Datei wahrscheinlich mit falschen Einstellungen gespeichert.
Schritt 1: CSV-Datei aus LehrerOffice exportieren
Exportiere die benötigte Datei direkt aus LehrerOffice.
- Öffne LehrerOffice Zusatz und navigiere zum Exportbereich
- Wähle den Journal-Export aus: Koneksa_Journal.csv
- Lade die Datei herunter und speichere sie auf deinem Computer – ohne sie zu öffnen oder zu bearbeiten
💡 Tipp: Öffne die Datei nach dem Export nicht in Excel – so bleibt die Zeichencodierung (Umlaute) erhalten.
Schritt 2: CSV-Datei in PUPIL importieren
Der Import folgt einem dreistufigen Ablauf in PUPIL. Mach dich zuerst mit diesem Ablauf vertraut.
Schritt | Was passiert | Deine Aufgabe |
1. Datei hochladen | PUPIL nimmt die CSV-Datei entgegen | Importtyp wählen, Datei auswählen, hochladen |
2. Validierung | PUPIL prüft alle Zeilen auf Fehler | Fehlertabelle prüfen; Fehler in LehrerOffice korrigieren und neu exportieren |
3. Import | PUPIL überträgt die Daten im Hintergrund | Warten, bis der Import abgeschlossen ist; Zusammenfassung prüfen |
ℹ️ Gut zu wissen: Der Import lässt sich erst starten, wenn die Datei keine Fehler mehr enthält. Es kann immer nur ein Import gleichzeitig laufen. Die Validierung schreibt noch keine Daten – du kannst sie also gefahrlos so oft wiederholen, bis die Datei fehlerfrei ist.
Import durchführen
- Navigiere in PUPIL zu Master Data → Personen (SuS/GV/LP/SV/MA/SB) → Datenimporte
- Wähle den Importtyp «Journal»
- Klicke auf «Datei auswählen» und wähle
Koneksa_Journal.csv - Klicke auf «Hochladen»
- Prüfe das Validierungsergebnis und behebe allfällige Fehler (siehe «Fehlerbehandlung» unten)
- Klicke auf «Import starten» und warte, bis der Import abgeschlossen ist
- Nachdem alle Datensätze importiert wurden, wird eine Erfolgsmeldung angezeigt
Fehlerbehandlung
Wenn die Validierung Fehler findet, zeigt PUPIL eine detaillierte Fehlertabelle. Du kannst die Liste als Excel-Datei herunterladen, um sie bequemer abzuarbeiten.
Fehlermeldung | Ursache | Lösung |
Schüler/in nicht gefunden | Der Benutzerschlüssel in der CSV ist in PUPIL nicht vorhanden | Betreffende SuS in PUPIL erfassen, dann erneut importieren |
Ersteller nicht gefunden | Die erfassende Lehrperson ist in PUPIL nicht vorhanden | Lehrperson in PUPIL erfassen |
Kategorie nicht gefunden | Die Kategorie existiert in PUPIL nicht (oder weicht in der Schreibweise ab) | Kategorie in PUPIL anlegen oder Schreibweise in LehrerOffice korrigieren |
Unterkategorie nicht gefunden | Die Unterkategorie existiert in PUPIL nicht (oder weicht ab) | Unterkategorie in PUPIL anlegen oder Schreibweise korrigieren |
Fach nicht gefunden | Das Fach existiert in PUPIL nicht (oder weicht in der Schreibweise ab) | Fach in PUPIL anlegen oder Schreibweise in LehrerOffice korrigieren |
Ungültiges Datum | Datumsformat entspricht nicht TT.MM.JJJJ oder Datum fehlt | Quelldaten in LehrerOffice korrigieren und neu exportieren |
💡 Tipp: Korrigiere Fehler nach Möglichkeit immer in LehrerOffice (Quelldaten) und exportiere die Datei neu – so bleibt LehrerOffice als Quelle konsistent und die Codierung der CSV bleibt erhalten. Fehlende Kategorien, Unterkategorien und Fächer legst du hingegen direkt in PUPIL an.
Ergebnis prüfen
- Navigiere zum Journal.
- Die importierten Einträge erscheinen mit Datum, Kategorie, Unterkategorie, Fach und Inhalt
- Prüfe stichprobenhaft einige Einträge auf Vollständigkeit
- Vergleiche die Anzahl importierter Einträge in der Zusammenfassung mit LehrerOffice – so erkennst du, ob alle Daten übernommen wurden (Absenz-Einträge sind dabei ausgenommen)
Häufige Fragen
Kann ich einen Import rückgängig machen?
Nein – einmal importierte Daten können nicht automatisch rückgängig gemacht werden. Prüfe die Datei deshalb immer gründlich in der Validierung, bevor du den Import startest.
Was passiert, wenn ich den Import zweimal durchführe?
Die Einträge werden doppelt erfasst. Führe den Import daher nur einmal durch.
Warum fehlen nach dem Import die Absenzen?
Das ist beabsichtigt: Journaleinträge vom Eintragstyp «Absenz» werden nicht über den Journal-Import übernommen, sondern über die Absenzverwaltung migriert.
Eine Kategorie / ein Fach wird als «nicht gefunden» angezeigt – warum?
PUPIL gleicht Kategorien, Unterkategorien und Fächer über den Text ab. Schon eine abweichende Schreibweise (z. B. zusätzliche Leerzeichen oder ein anderer Begriff) führt dazu, dass kein passender Eintrag gefunden wird. Lege den Wert in PUPIL an oder passe die Schreibweise in LehrerOffice an, sodass beide exakt übereinstimmen.
Die Fehlertabelle ist sehr lang – wie gehe ich am besten vor?
Lade die Fehlerliste als Excel-Datei herunter. So kannst du alle Fehler sichten, nach Fehlertyp sortieren und strukturiert abarbeiten. Korrigiere, sofern möglich, alle Fehler in LehrerOffice, exportiere die Datei neu und starte die Validierung erneut.
In der Fehlertabelle stehen Namen oder andere Werte bei den Schlüsseln – wie gehe ich am besten vor?
Es gibt in LehrerOffice viele Freitextfelder. Sobald dort eine bestimmte Zeichenkombination (insbesondere " zusammen mit ;) erfasst wird, kann die Zeile beim Import nicht mehr korrekt in Spalten aufgeschlüsselt werden. Prüfe in diesen Fällen das betroffene Freitextfeld in LehrerOffice und entferne problematische Zeichen, bevor du neu exportierst.
Wie lange dauert ein Import?
Das hängt von der Datenmenge ab. Bei grossen Schulen mit vielen Journaleinträgen kann der Import einige Minuten dauern.
Umlaute (ä, ö, ü) werden falsch dargestellt – was ist passiert?
Die CSV-Datei wurde vermutlich in Excel geöffnet und gespeichert, wodurch die Zeichencodierung verändert wurde. Exportiere die Datei in LehrerOffice neu und lade sie hoch, ohne sie zwischendurch zu öffnen.
Ich komme nicht weiter – an wen wende ich mich?
Wenn ein Fehler nach mehreren Versuchen bestehen bleibt oder du unsicher bist, wende dich an den PUPIL-Support. Halte dabei die Exportdatei sowie die Fehlerliste bereit.
