Datenimporte: Absenzen (Konkesa AG)

Diese Anleitung richtet sich an die N&Z-Administration. Sie führt dich Schritt für Schritt durch den Absenzimport aus LehrerOffice in PUPIL im Rahmen des Projekts Koneksa (Umstieg Kanton Aargau). Du benötigst dafür keine technischen Vorkenntnisse – folge einfach den Schritten der Reihe nach.

ℹ️ Warum heisst die Datei «Koneksa_…»? Koneksa ist der Projektname des Kantons Aargau für den Umstieg von LehrerOffice auf PUPIL. Die Exportdatei aus LehrerOffice wurde im Rahmen dieses Projekts mit dem Präfix «Koneksa_» benannt. Die Quelldaten stammen aus LehrerOffice.

⚠️ Bitte zuerst lesen: Ein gestarteter Import kann nicht automatisch rückgängig gemacht werden. Prüfe deine Datei deshalb immer sorgfältig in der Validierung, bevor du den Import startest – und führe den Import nur einmal durch, da sonst Einträge doppelt erfasst werden.

Übersicht: Der Import

Folgende Daten können aus LehrerOffice nach PUPIL importiert werden:

ℹ️ Es werden nur Absenzen importiert: Aus der Datei werden ausschliesslich die Einträge vom Typ «Absenz» (Spalte «Eintragstyp») übernommen. Alle übrigen Journaleinträge werden über den separaten Journal-Import migriert, nicht über den Absenzimport.

Was wird importiert?

Dieser Import überträgt die Absenzen aus LehrerOffice nach PUPIL. Jede Absenz wird über einen Textabgleich dem richtigen Absenzgrund zugeordnet. Es werden nur Einträge mit «Absenz» in der Spalte «Eintragstyp» berücksichtigt.

ℹ️ Absenzgründe: Diese werden nur importiert, wenn sie als Text genau mit einem bestehenden Absenzgrund in PUPIL übereinstimmen. Lege fehlende Gründe vorgängig in PUPIL an oder passe die Schreibweise in LehrerOffice an.

ℹ️ Entschuldigt oder unentschuldigt? Eine Absenz wird als entschuldigt übernommen, wenn die Spalte «Erledigt» den Wert «Ja» enthält oder in der Spalte «EntschuldigtDatum» ein Datum steht. Andernfalls gilt die Absenz als unentschuldigt.

ℹ️ Kommentar: Der Kommentar der Absenz wird aus dem Inhalt der Spalten «Eintragstext» und «MassnahmeOderEntschuldigung» zusammengesetzt.

ℹ️ Lektionen aus Halbtagen: Die Anzahl Lektionen wird aus den Halbtagen berechnet und mit dem in der Konfiguration hinterlegten Wert (Lektionen pro Halbtag = 4) multipliziert.

ℹ️ Bestätigte Absenzen erscheinen im Journal: Importierte Absenzen, die den Status «bestätigt» erhalten, werden – wie eine in PUPIL bestätigte Absenz – zusätzlich im Journal angezeigt.

Aktuelle Absenzgründe in PUPIL (Kanton AG)

Bevor du startest – Checkliste

Hake folgende Punkte ab, bevor du mit dem Import beginnst:

• Du bist in PUPIL mit der Rolle N&Z-Administration angemeldet
• Alle Schülerinnen und Schüler (SuS) aus der Importdatei sind bereits in PUPIL erfasst
• Alle Lehrpersonen, die als Ersteller in den Daten vorkommen, sind in PUPIL erfasst
• Alle in der Datei vorkommenden Absenzgründe sind in PUPIL angelegt
• Das betreffende Schuljahr / Semester ist in PUPIL angelegt
• Du hast die benötigte CSV-Datei aus LehrerOffice exportiert und auf deinem Computer gespeichert

💡 Korrekturen in LehrerOffice vornehmen: Prüfe zuerst, ob du die betroffenen Daten direkt in LehrerOffice anpassen und danach einen neuen Export erstellen kannst – das ist der zuverlässigste Weg. Falls du die CSV-Datei ausnahmsweise in Excel bearbeitest, achte beim Speichern auf das richtige Format (Trennzeichen: Semikolon, Zeichencodierung: UTF-8). Treten nach einer Excel-Bearbeitung viele neue Fehler auf, wurde die Datei wahrscheinlich mit falschen Einstellungen gespeichert.

Schritt 1: CSV-Datei aus LehrerOffice exportieren

Exportiere die benötigte Datei direkt aus LehrerOffice.

1. Öffne LehrerOffice Zusatz und navigiere zum Exportbereich
2. Wähle den Export aus: Koneksa_Journal.csv (dieselbe Datei wie für den Journal-Import – PUPIL filtert beim Absenzimport automatisch die Absenz-Einträge heraus)
3. Lade die Datei herunter und speichere sie auf deinem Computer – ohne sie zu öffnen oder zu bearbeiten

💡 Tipp: Öffne die Datei nach dem Export nicht in Excel – so bleibt die Zeichencodierung (Umlaute) erhalten.

Schritt 2: CSV-Datei in PUPIL importieren

Der Import folgt einem dreistufigen Ablauf in PUPIL. Mach dich zuerst mit diesem Ablauf vertraut.

ℹ️ Gut zu wissen: Der Import lässt sich erst starten, wenn die Datei keine Fehler mehr enthält. Es kann immer nur ein Import gleichzeitig laufen. Die Validierung schreibt noch keine Daten – du kannst sie also gefahrlos so oft wiederholen, bis die Datei fehlerfrei ist.

Import durchführen

1. Navigiere in PUPIL zu Master Data → Personen (SuS/GV/LP/SV/MA/SB) → Datenimporte
2. Wähle den Importtyp «Absenzen»
3. Klicke auf «Datei auswählen» und wähle Koneksa_Journal.csv
4. Klicke auf «Hochladen»
5. Prüfe das Validierungsergebnis und behebe allfällige Fehler (siehe «Fehlerbehandlung» unten)
6. Klicke auf «Import starten» und warte, bis der Import abgeschlossen ist
7. Nachdem alle Datensätze importiert wurden, wird eine Erfolgsmeldung angezeigt

Fehlerbehandlung

Wenn die Validierung Fehler findet, zeigt PUPIL eine detaillierte Fehlertabelle. Du kannst die Liste als Excel-Datei herunterladen, um sie bequemer abzuarbeiten.

💡 Tipp: Korrigiere Fehler nach Möglichkeit immer in LehrerOffice (Quelldaten) und exportiere die Datei neu – so bleibt LehrerOffice als Quelle konsistent und die Codierung der CSV bleibt erhalten. Fehlende Absenzgründe legst du hingegen direkt in PUPIL an.

Ergebnis prüfen

1. Navigiere zu der Absenzverwaltung.
2. Die importierten Absenzen erscheinen mit Datum, Absenzgrund, Lektionen, Status (entschuldigt/unentschuldigt) und Kommentar
3. Prüfe stichprobenhaft einige Absenzen auf Vollständigkeit
4. Vergleiche die Anzahl importierter Absenzen in der Zusammenfassung mit LehrerOffice – so erkennst du, ob alle Daten übernommen wurden

Häufige Fragen

Kann ich einen Import rückgängig machen?

Nein – einmal importierte Daten können nicht automatisch rückgängig gemacht werden. Prüfe die Datei deshalb immer gründlich in der Validierung, bevor du den Import startest.

Was passiert, wenn ich den Import zweimal durchführe?

Die Absenzen werden doppelt erfasst. Führe den Import daher nur einmal durch.

Warum fehlen nach dem Import die übrigen Journaleinträge?

Das ist beabsichtigt: Der Absenzimport übernimmt ausschliesslich Einträge vom Typ «Absenz». Alle anderen Journaleinträge migrierst du über den separaten Journal-Import.

Wie wird bestimmt, ob eine Absenz entschuldigt oder unentschuldigt ist?

Eine Absenz wird als entschuldigt übernommen, wenn die Spalte «Erledigt» den Wert «Ja» enthält oder in der Spalte «EntschuldigtDatum» ein Datum steht. In allen anderen Fällen gilt die Absenz als unentschuldigt.

Ein Absenzgrund wird als «nicht gefunden» angezeigt – warum?

PUPIL gleicht die Absenzgründe über den Text ab. Schon eine abweichende Schreibweise (z. B. zusätzliche Leerzeichen oder ein anderer Begriff) führt dazu, dass kein passender Grund gefunden wird. Lege den Absenzgrund in PUPIL an oder passe die Schreibweise in LehrerOffice an, sodass beide exakt übereinstimmen.

Die Fehlertabelle ist sehr lang – wie gehe ich am besten vor?

Lade die Fehlerliste als Excel-Datei herunter. So kannst du alle Fehler sichten, nach Fehlertyp sortieren und strukturiert abarbeiten. Korrigiere, sofern möglich, alle Fehler in LehrerOffice, exportiere die Datei neu und starte die Validierung erneut.

In der Fehlertabelle stehen Namen oder andere Werte bei den Schlüsseln – wie gehe ich am besten vor?

Es gibt in LehrerOffice viele Freitextfelder. Sobald dort eine bestimmte Zeichenkombination (insbesondere " zusammen mit ;) erfasst wird, kann die Zeile beim Import nicht mehr korrekt in Spalten aufgeschlüsselt werden. Prüfe in diesen Fällen das betroffene Freitextfeld in LehrerOffice und entferne problematische Zeichen, bevor du neu exportierst.

Wie lange dauert ein Import?

Das hängt von der Datenmenge ab. Bei grossen Schulen mit vielen Absenzen kann der Import einige Minuten dauern.

Umlaute (ä, ö, ü) werden falsch dargestellt – was ist passiert?

Die CSV-Datei wurde vermutlich in Excel geöffnet und gespeichert, wodurch die Zeichencodierung verändert wurde. Exportiere die Datei in LehrerOffice neu und lade sie hoch, ohne sie zwischendurch zu öffnen.

Ich komme nicht weiter – an wen wende ich mich?

Wenn ein Fehler nach mehreren Versuchen bestehen bleibt oder du unsicher bist, wende dich an den PUPIL-Support. Halte dabei die Exportdatei sowie die Fehlerliste bereit.