Tagesstruktur - [ A ] - Vorbereitung

Zweck und Funktionen

Mit Hilfe dieses Modules kann der Betrieb einer Tagesstruktureinrichtung organisiert werden. Die Mitarbeitenden der Tagesstruktur werden bei der Durchführung folgender Prozesse unterstützt:

  • Verwalten von Stammdaten wie Tarife, Modulgruppen, Module oder Tags
  • Registrierung von SuS in der Tagesstruktur
  • Verwaltung von Anmeldungen für SuS
  • Drucken von Anmeldebestätigungen
  • Bereitstellung von Abrechnungen, welche an externe Systeme übergeben werden können
  • Dokumentation der An- und Abwesenheiten der SuS
  • Bereitstellung von Informationen für die Steuerverwaltung (Steuerbeleg)
Diese Anleitung beschreibt die Vorbereitungsarbeiten zur Einrichtung des Moduls TAGESSTRUKTUR mit den Themen wie: Tarife, Module, Tags oder Anmeldebestätigung (Vorlage).

Die übrigen Prozesse werden in separaten HelpDocs beschrieben:

[ B ] - Registrierung und Anmeldung

Bevor ein SuS das Tagesstrukturangebot nutzen kann, muss eine Registrierung durchgeführt werden. Im Anschluss an die Registrierung können Module durch die Schulverwaltung gebucht werden.

SuS können für ein oder mehrere Module angemeldet werden. Die erstellten Anmeldungen bilden die Basis für die Abrechnung der Leistungen.

[ C ] - Betreuung

Neben der Verwaltung der Anmeldungen, die zur Abrechnung dienen, können Schulen auch die Anwesenheit der SuS dokumentieren. Diese Funktion wurde für die Verwendung von Tablets (im Speziellen für iPads) optimiert und ist für den Einsatz bei Betreuungsteams gedacht, die im direkten Kontakt mit den SuS stehen.

[ D ] - Abrechnung und Steuerbeleg

Die in der Tagesstruktur erbrachten Dienstleistungen werden in regelmässigen Abständen abgerechnet. Es werden Rechnungen für die Eltern erstellt, die dann an ein externes Buchhaltungssystem übertragen werden.

Leistungen der Tagesstruktur sind steuerlich absetzbar. Die Schulverwaltung kann die entsprechenden Dokumente erstellen und an die Eltern versenden.

Die Kapitel der einzelnen Dokumente sind - zu besseren Orientierung - gemäss Dokumententitel bezeichnet.

Start: Teil [ A ] der Anleitungen zum Modul TAGESSTRUKTUR Vorbereitung.

A - Vorbereitungsarbeiten

Bevor das Tagesstruktur-Modul in den täglichen Einsatz genommen werden kann, sind die Grund- oder Stammdaten zu erfassen und weitere Einstellungen vorzunehmen.

Diese Funktionen befindet sich in Tagesstruktur → Einstellungen.

Im Menü EINSTELLUNGEN sind die Register Tags, Tarifgruppe und Elternportal enthalten. Das Register Tags ist hier an erster Stelle aufgeführt, weil es im späteren Tagesbetrieb öfters aufgerufen wird. In dieser Erläuterung beginnen wir jedoch mit Register → Tarifgruppe.

Rabatte wie Geschwistern Rabatt, Familienrabatt etc. werden im Modul RECHNUNGSWESEN erfasst. Dazu ist eine separate HelpDoc RABATTE vorhanden.

A.1 - Tarifgruppen und Tarife

Die Abrechnung der Leistungen der Tagesstruktur erfolgt über Tarife. Tarife werden in Tarifgruppen unterteilt, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen. Die Tarifdaten bilden auch die Grundlage für die Erstellung von Rechnungen und Steuerbelegen.

Die Verwaltung der Tarife ist unter Schulverwaltung / Tagesstruktur / Einstellungen / Tarifgruppe zu finden.

Tarifgruppen verwalten

In der Übersicht der Tarifgruppen können neue Gruppen erstellt, bestehende Gruppe angepasst oder gelöscht werden. Eine Löschung ist nur möglich, wenn die Tarifgruppe noch nicht verwendet wird.

Beim Erstellen einer Tarifgruppe können folgende Informationen erfasst werden:

Feld

Beschreibung

Name

Name der Tarifgruppe. Dieser wird für die Auswahl der Tarifgruppen in anderen Funktionen verwendet.

Status

Ist eine Tarifgruppe aktiv, kann sie in anderen Funktionen ausgewählt werden. Inaktive Gruppen sind für die Auswahl nicht mehr verfügbar, werden aber für die Erstellung von Rechnungen verwendet.

Interne Beschreibung

Diese Beschreibung dient dem Administrator und wird in keiner anderen Funktion angezeigt.

Tarifstufen verwalten

Nach dem Erstellen der Tarifgruppe kann dieser angepasst werden und die entsprechenden Tarife hinterlegt werden.

Folgende Felder können bei einer Tarifstufe erfasst werden:

Feld

Beschreibung

Name

Name der Tarifstufe

Beschreibung

Beschreibung der Tarifstufe

Verpflegungskosten in CHF

Kosten für die Verpflegung, die für die Erstellung der Rechnung benötigt werden und im Steuerbeleg ausgewiesen werden.

Betreuungskosten in CHF

Kosten für die Betreuung, die für die Erstellung der Rechnung benötigt werden und im Steuerbeleg ausgewiesen werden.

Summe

Die Summe der Kosten wird automatisch berechnet. Es ist keine Eingabe notwendig bzw. möglich.

Beim Editieren einer Tarifstufe werden die gleichen Felder angezeigt. Eine Tarifstufe kann nur dann gelöscht werden, wenn diese noch nicht verwendet wird.

A.2 - Modulgruppen

Modulgruppen fassen Module zu einer Einheit zusammen. In den Modulgruppen werden Basisinformationen für die Verrechnungen und die Sichtbarkeit der entsprechenden Modulgruppen und Module verwaltet.

Diese Funktionen befindet sich in Tagesstruktur → Module verwalten.

Bestehende Modulgruppen und Module werden in einer Liste angezeigt.

Tagesstruktur - Module verwalten

[ 1 ] - Button [ + Modulgruppe erstellen ]

[ 2 ] - Button [ + Modul erstellen ]

[ 3 ] - Auswahlkalender - Voreinstellung auf den aktuellen Tag. Mit den Einstellungen wie oben werden somit alle aktiven Modulgruppen und Module angezeigt, dessen Periode diese Auswahldatum enthält.

Ein Klick in den Datumsfeld "von-bis" bietet diese Optionen:

Ein anderes Tagesdatum lässt sich wählen mit 2x Klick auf das entsprechende Datum im Kalender oder im Datumsfeld alles markieren, Datum im Format TT.MM.JJJJ eingeben und mit Enter bestätigen.

[ 4 ] - Der Schieberegler "Alle Module" ist standardmässig auf inaktiv gesetzt. Im Status "aktive" werden sämtliche erfassten Module aufgeführt.

[ 5 ] - Modulgruppen lassen sich mutieren und neu auch duplizieren. Dazu steht das Modal "Modulgruppe kopieren" bereit:

Modulgruppe kopieren

Bei der Erstellung einer Modulgruppe können die folgenden Felder erfasst werden:

Modulgruppe erstellen

Feld

Beschreibung

Name

Name der Modulgruppe, die in anderen Funktionen angezeigt wird

Beschreibung

Interne Beschreibung der Modulgruppe

Status

Aktive Modulgruppen können in anderen Funktionen verwendet werden. Inaktive Modulgruppen sind nicht sichtbar.

Verrechnung

Hier kann zwischen Pauschal- und Effektiv-Verrechnung gewählt werden.

Wird Pauschal gewählt, kann der Verrechnungszeitraum gewählt werden (Monat, Quartal, Semester). Dies bedeutet, dass wenn eine Anmeldung in diesem Zeitraum vorhanden ist, wird ein pauschaler Betrag verrechnet.

Dies im Gegensatz zur effektiven Verrechnung, in der jeder Besuch der Tagesstruktur berechnet wird.

Bearbeitung Anmeldungen

Rollen, welche diese Modulgruppe und deren Module in Anmeldungen verwalten verwenden können. Ist dieses Feld nicht gefüllt, dürfen alle Benutzer diese Modulgruppe verwenden

Bearbeitung Tags

Rollen, welche in dieser Modulgruppe Tags in der Ansicht Betreuung, Details beim SuS verwenden können. Ist dieses Feld nicht gefüllt, dürfen alle Benutzer diese Modulgruppe verwenden

Admin-Benutzer

Liste von Benutzer/innen, welche die Modulgruppe und die dazugehörigen Module verwalten können. Ist dieses Feld nicht gefüllt, dürfen alle Benutzer die Verwaltung durchführen

Ausserhalb der regulären Tagesstruktur buchbar

In der Agenda können Zeiträume definiert werden, in denen keine Tagesstruktur stattfindet. Ist hier der Wert "Nein" gesetzt, so können in diesen Zeiträumen keine Anmeldungen erfasst werden. Wurde der Wert "Ja" gewählt, so können Anmeldungen für alle Zeiträume erstellt werden.

Beispiel: Bei der Durchführung von Ferienhorten wird diese Einstellung auf "Ja" gesetzt, um die Buchung zu ermöglichen.

Darstellung auf Rechnung

Beim Erstellen der Rechnung können die einzelnen Anmeldungen summiert dargestellt werden. Wird z.B. der Wert $Modulname$ ausgewählt, so werden alle Buchungen des Zeitraum pro Modul aggregiert und ausgegeben.

A.3 - Module

Module stellen die für Eltern buchbaren Einheiten dar. Diese enthalten Informationen über die Verrechnung wie z.B. die Standard-Tarifstufe oder die zu verwendende Kontierung. Zusätzlich kann hier einstellt werden wie Module gebucht werden können.

Bei der Erfassung von Modulen können folgende Informationen erfasst werden:

Tab "Basisdaten"

In diesem Tab werden die grundlegenden Informationen zu den Modulen verwaltet.

Feld

Beschreibung

Modulgruppe

Zugehörige Modulgruppe

Name

Name des Moduls. Dieser ist in anderen Funktionen sichtbar

Kürzel

Kürzel des Moduls. Dieses kann auf der Rechnung dargestellt werden

Beschreibung

Interne Beschreibung des Moduls.

Status

Aktive Module können in anderen Funktionen verwendet werden. Inaktive Module sind nicht sichtbar.

Bilder

Bilder dieses Moduls

Zeitraum

Zeitraum, in dem das Modul stattfindet

Zeit

Start- und Endzeit des ersten Modulteils

2. Zeit (optional)

Start- und Endzeit des zweiten Modulteils

Wochentag

Wochentage, an denen das Modul durchgeführt wird

Tab "Verrechnung"

Dieser Tab enthält alle Informationen, die zur Erstellung der Rechnung notwendig sind.

Feld

Beschreibung

Tarifgruppe wählen

Tarifgruppe für die Auswahl der Standard-Tarifstufe

Standard Tarifstufe

Diese Stufe wird bei der Anmeldung angezeigt

Kontierung

Die Kontierung ist für externe Buchhaltungssysteme notwendig, um die entstehenden Beträge auf das richtige Konto buchen zu können.

Tarifstufe auf die Rechnung übernehmen?

Wird diese Option gewählt, so wird auf der Rechnung neben dem Namen des SuS, zu dem die Anmeldung gehört, die entsprechende Tarifstufe angezeigt.

A.4 - Planungsgruppen

Mit Hilfe von Planungsgruppen kann das Angebot der Tagesstruktur weiter strukturiert werden. Planungsgruppen können weiter in Gruppen unterteilt werden.

Diese Funktionen befindet sich in Tagesstruktur → Gruppen einteilen.

Hier können Planungsgruppen und Gruppen erstellt werden. Bei der Erstellung einer Planungsgruppe werden folgende Felder erfasst:

Feld

Beschreibung

Name

Name der Planungsgruppe

Module

Die Module (und deren SuS) welche für diese Planungsgruppe relevant sind

Zeitraum

Zeitraum, für welchen diese Planungsgruppe gültig ist

Bei der Erfassung einer Gruppe werden die folgenden Felder erfasst:

Feld

Beschreibung

Name

Name der Gruppe

Planungsgruppe

Zugehörige Planungsgruppe

Nachdem die Stammdaten erfasst wurden, können nur die SuS den einzelnen Gruppen zugeteilt werden. Dafür muss eine Planungsgruppe und ein Wochentag gewählt werden. Dann kann durch Ziehen (Drag & Drop) ein SuS in die entsprechende Gruppe zugeordnet werden.

A.5 - Tags

Tags bieten die Möglichkeit, einzelne oder mehrere Reservationen mit zusätzlichen Informationen anzureichern. Hauptsächlich werden diese verwendet, um die Kommunikation zwischen dem Administrationsteam und dem Betreuungsteam sicherzustellen.

Diese Funktionen befindet sich in Tagesstruktur → Einstellungen.

Tab Tags: In der Übersicht aller Tags können neue Tags erstellt, bestehende Tags verändert und gelöscht werden.

Einstellungen - Tab Tags

Bei der Erstellung eines Tags können folgende Informationen erfasst werden:

Feld

Beschreibung

Name

Name des Tags

Tag in Betreuungsansicht anzeigen

In der Funktion "Anmeldungen verwalten" werden alle Tags dargestellt. In der Tablet-Funktion "Betreuung" können nur Tags angezeigt werden, welche hier aktiviert werden. So wird verhindert, dass die Auswahl von Tags auf dem Tablet unübersichtlich wird.

A.6 - Vorlage Anmeldebestätigung

Anmeldebestätigungen basieren auf Vorlagen, welche individuell erstellt werden können. Dies bietet die Möglichkeit, mehrere unterschiedliche Anmeldebestätigungen "Tagesstruktur" ausgeben zu können.

Diese Funktionen befindet sich in Master Data / Dokumentenverwaltung → Vorlagen.

Generiert werden die Anmeldebestätigungen im Menü Tagesstruktur / Anmeldungen verwalten → Aktionen für Selektion → Anmeldebestätigungen erstellen. Die Beschreibung dazu befindet sich in der HelpDoc "Tagesstruktur - ​[ B ] - Registrierung und Anmeldung" im Kapitel → Anmeldebestätigungen drucken.

Vorlage erstellen

Das Arbeiten mit Vorlagen wird in der HelpDoc Dokumentenverwaltung im Detail beschrieben. Die Vorlagen für die Tagesstruktur müssen den Vorlagentyp "Tagesstruktur" aufweisen.

In der WORD Vorlage können alle Platzhalter eingefügt werden, welche im Register "Tagesstruktur" aufgeführt sind:

E N D E dieser Anleitung.

Sollten Fragen oder Unregelmässigkeiten festgestellt werden, melden Sie bitte den Vorgang mit Vermerken wie gemachte Eingaben und eines Screenshots via support@pupil.ch.


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